Khi tổn thất xảy ra đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển, người được bảo hiểm phải nhanh chóng thông báo ngay cho đại lí bảo hiểm giải quyết khiếu nại nếu hư hỏng, mất mát đối với hàng hóa có thể được bồi thường. Sau khi đã có kết quả giám định, người bảo hiểm cần tiến hành khiếu nại để được bồi thường. Thông thường hồ sơ khiếu nại bao gồm các chứng từ, giấy tờ khác nhau tùy thuộc vào loại tổn thất và người được bảo hiểm phải chứng minh bằng văn bản các yếu tố sau:
- Người khiếu nại có lợi ích bảo hiểm;
- Hàng hóa hư hỏng hoặc mất mát đã được bảo hiểm; - Tổn thất thuộc một rủi ro đã được bảo hiểm;
- Hư hỏng hoặc mất mát xảy ra trong thời hạn bảo hiểm; - Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm;
- Mức độ tổn thất đối với hàng hóa; - Số tiền bồi thường;
- Đảm bảo người bảo hiểm có thể đòi người thứ ba bồi thường; Các chứng từ trong hồ sơ khiếu nại gồm:
- Đơn bảo hiểm hoặc Giấy chứng nhận bảo hiểm;
- Vận đơn đường biển bản gốc hoặc hợp đồng thuê tàu (nếu có); - Bản gốc hoặc bản sao Hóa đơn thương mại;
- Hóa đơn về các chi phí khác;
- Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng; - Biên bản nhận hàng kết toán với tàu; - Phiếu đóng gói (bản chính);
- Kháng nghị hàng hải hoặc nhật kí hàng hải;
- Thư khiếu nại có ghi rõ số tiền yêu cầu bồi thường.
Ngoài ra còn có thể có các giấy tờ sau: Biên bản giám định, thư dự kháng, biên bản dỡ hàng, giấy chứng nhận hàng thiếu do đại lý tàu biển cấp, văn bản tuyên bố tổn thất chung của thuyền trưởng, bản tính toán phân bổ tổn chung của Lý toán sư…
Để khiếu nại có hiệu lực cần chú ý đến thời hạn khiếu nại (2 năm kể từ ngày có tổn thất hoặc phát hiện tổn thất), tuy nhiên bộ hồ sơ khiếu nại phải gửi cho Công ty bảo hiểm trong vòng 9 tháng để người bảo hiểm kịp thời khiếu nại các bên liên quan.
1.2.3.Cách tính toán bồi thường tổn thất
Sau khi xác định được nguyên nhân, mức độ tổn thất và trách nhiệm thuộc về người bảo hiểm - mặt đặc tính – thì công việc tiếp theo của người bảo hiểm là xác định mức độ tổn thất và tính toán số tiền bồi thường của người bảo hiểm – mặt định lượng. Đây là công việc rất quan trọng coa tính chất quyết định đến mức độ bù đắp của người bảo hiểm đối với tổn thất của hàng hóa được bảo hiểm.