Chức năng và nhiệm vụ các phịng ban

2)

2.4.2Chức năng và nhiệm vụ các phịng ban

 Tổng Giám đốc và 4 Phĩ Tổng Giám đốc: Là người được bổ nhiệm quản lý chung cơng ty, trực tiếp chỉ đạo các bộ phận phịng ban của cơng ty. Chịu trách nhiệm chung, đại diện cho cơng ty ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm quá trình phát triển sản xuất của cơng ty trước tồn thể đơn vị và Nhà nước.

 Giám đốc Tài chính – Nhân sự - Kỹ thuật: Là người trợ giúp cho Giám đốc điều hành và quản lý cơng ty, tìm kiếm và đàm phán để đi đến ký kết các hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng trong và ngồi nước. Chịu trách nhiệm về phần việc đã được phân cơng.

 Phịng Nhân sự: Gồm cĩ 01 trưởng phịng và 07 nhân viên. Chức năng chủ yếu là quản lý lao động, kiểm sốt tiền lương, tuyển dụng lao động, giải quyết chế độ nghỉ việc, giải quyết chế độ tiền lương, thưởng, BHXH cho CB.CNV theo quy định của Nhà nước.

 Phịng Hành chánh Quản trị: Gồm 01 trưởng phịng và 39 nhân viên. Giải quyết và xử lý các vụ việc mang tính chất hành chính, xử lý kỷ luật, tổ chức nơi ăn, ở chăm lo đời sống cho CB.CNV trong tồn cơng ty, quản lý đội xe đưa rước cơng nhân viên, đội bảo vệ và y tế.

 Phịng Kế Tốn tài vụ: Gồm 01 trưởng phịng, 01 phĩ phịng và 08 nhân viên. Chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty. Nhiệm vụ cụ thể là cân đối thu chi, theo dõi tình hình biến động của tài sản, cơng nợ, tính tốn và báo cáo kết quả kinh doanh cho Ban Giám đốc, lập báo cáo tài chính định kỳ theo qui định. Ngồi ra với chức năng kiểm sốt nội bộ phịng kế tốn tài vụ sẽ tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc đề ra các biện pháp để tăng doanh thu, giảm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

 Bộ phận Marketing: Gồm 01 trưởng bộ phận và 05 nhân viên. Cĩ nhiệm vụ chủ yếu là vạch chiến lược và thực hiện kế hoạch tìm kiếm thị trường, khách hàng để hợp tác kinh tế, đàm phán về các điều khoản để tham mưu cho Ban Giám đốc ký kết hợp đồng, lập kế hoạch phân phối, giới thiệu mẫu mã sản phẩm thâm nhập vào thị

trường trong và ngồi nước, phối hợp với phịng kỹ thuật trong việc kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm.

 Phịng Xuất - Nhập khẩu: Gồm 01 trưởng phịng, 01 phĩ phịng và 07 nhân viên. Đảm nhận các cơng tác hồn thành các thủ tịc hải quan xuất nhập khẩu hàng hĩa cho cơng ty, soạn thảo các hợp đồng sản xuất và gia cơng với khách hàng, hồn thành các thủ tục thanh tốn để nộp cho ngân hàng, nhận ủy thác xuất nhập khẩu cho các đơn vị khác để hưởng hoa hồng.

 Phịng Kỹ thuật: Gồm 01 trưởng phịng và 10 nhân viên. Đảm bảo những sản phẩm được sản xuất đúng kỹ thuật. Hướng dẫn kỹ thuật may cho các xí nghiệp trực thuộc. Thiết kế rập mẫu và lập định mức nguyên phụ liệu sử dụng cho từng mã hàng.

 Phịng Mẫu: Gồm 01 trưởng phịng và 30 nhân viên. Đảm nhận cơng tác may mẫu sản phẩm để khách hàng duyệt trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt. Đảm bảo tiến độ hồn tất sản phẩm, đáp ứng nghiêm ngặt các yêu cầu về mẫu như: kích thước, màu sắc, chất liệu, hoa văn, kiểu dáng…Đáp ứng các yêu cầu về mẫu mã của khách hàng, gĩp phần đa dạng hĩa sản phẩm của cơng ty.

 Phịng Tuyển dụng & Đào tạo: Gồm 01 trưởng phịng và 12 nhân viên. Đảm nhận cơng tác hoạch định và phát triển nguồn nhân lực. Đáp ứng nhu cầu tuyển dụng và đào tạo theo chiến lược phát triển, kinh doanh của cơng ty. Thống kê phân tích đánh giá nguồn nhân lực. Tổ chức quản lý và điều hành ngân sách tuyển dụng, đào tạo theo hạn mức đã được phê duyệt.

 Bộ phận cơ điện: Gồm 01 trưởng bộ phận và 07 nhân viên. Thực hiện cơng tác bảo trì và sửa chữa máy mĩc, thiết bị cho các xí nghiệp. Kiểm tra lập kế hoạch sửa chữa thường xuyên, điều phối máy mĩc, thiết bị giữa các xí nghiệp trước khi sản xuất đơn đặt hàng mới.

 Bộ phận Kiểm sốt sản xuất: Gồm 01 trưởng bộ phận và 04 nhân viên. Đảm nhận tổ chức sản xuất theo từng chuyền, phân cơng việc cho nhân viên cấp dưới. Chịu trách nhiệm chung về năng xuất, chất lượng hàng giờ, hàng ngày cũng như doanh thu.

 Bộ phận Quản lý chất lượng (QA): Gồm 01 trưởng bộ phận và 09 nhân viên. Đảm nhận tổ chức kiểm sốt chất lượng từ đầu vào đến đầu ra. Hướng dẫn nhân

viên kiểm tra chất lượng, đưa ra tiêu chuẩn chất lượng để giúp họ thực hiện và xác định vấn đề một cách hiệu quả. Hoạch định chương trình kiểm sốt chất lượng đạt hiệu quả cao để đảm bảo chất lượng đến tay người tiêu dùng, thỏa mãn khách hàng, nâng cao uy tín cơng ty.

 Phịng IT: Gồm 01 trưởng phịng và 04 nhân viên. Đảm nhận nhiệm vụ quản lý hệ thống máy vi tính và hệ thống GPro (theo dõi tiến độ sản xuất và số lượng, tiền lương sản phẩm) của cơng ty.

 Phịng ứng dụng cơng nghệ: Gồm 01 trưởng phịng và 50 nhân viên. Đảm nhận nhiệm vụ lập qui trình cho các xí nghiệp khi sản xuất đơn hàng mới, giúp cho cơng nhân cải thiện thao tác nhằm tăng năng suất.

TRƯỞNG PHỊNG KẾ TỐN KẾ TỐN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TỐN CƠNG NỢ KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG KẾ TỐN CCDC TSCĐ KẾ TỐN VẬT TƯ THÀNH PHẨM KẾ TỐN THANH TỐN KẾ TỐN THUẾ GTGT

2.5.2 Cơ cấu tổ chức kế tốn

 Trưởng Phịng (kế tốn trưởng):

Quản lý chung tồn bộ cơng tác kế tốn tại cơng ty, kiểm tra số liệu hạch tốn trên sổ sách kế tốn, tính hợp pháp của hồ sơ, chứng từ và ký duyệt các chứng từ kế tốn, báo cáo tài chính. Tham mưu ý kiến cho giám đốc trong việc đề ra các quyết định đầu tư, biện pháp nâng cao hiệ quả kinh doanh.

 Phĩ phịng (kế tốn tổng hợp):

- Kiểm tra đối chiếu số liệu báo cáo kế tốn, lập báo cáo tài chính- thống kê chính xác, trung thực.

- Phụ trách cơng việc tính giá thành vào cuối tháng của các xí nghiệp, căn cứ vào các báo cáo của kế tốn xí nghiệp, tổng hợp tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng sản phẩm

- Phân tích tình hình doanh thu, chi phí, hiệu quả sản xuất kinh doanh nhằm đưa ra các biện pháp cải tiến cĩ hiệu quả.

- Định kỳ tiến hành lập các báo cáo kế tốn.

- Được ủy quyền giải quyết các cơng việc khi kế tốn trưởng vắng mặt.

 Kế tốn vật tư – thành phẩm:

- Lập phiếu nhập xuất vật tư

- Theo dõi nguyên phụ liệu tồn, hàng mua trong nước, vật dụng văn phịng phẩm, bao bì, lập phiếu nhập xuất thành phẩm, thành phẩm gia cơng ủy thác, thành phẩm tồn. - Lập báo cáo quý, tháng, năm về vật tư thành phẩm.

 Kế tốn thuế GTGT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Kế tĩan thuế GTGT: lập bảng kê thuế GTGT phải nộp, thuế GTGT được hồn trả, quyết tốn thuế GTGT theo từng quý, năm với cơ quan thuế. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hĩa đơn, chứng từ kế tốn. Chịu trách nhiệm tồn bộ về tờ khai thuế GTGT của cơng Ty.

 Kế tốn cơng nợ:

- Kế tốn cơng nợ: theo dõi cơng nợ khách hàng, xem xét các điều khoản thanh tốn, lên kế hoạch địi nợ khách hàng, trực tiếp nhận tiền của khách hàng, lập bảng cân đối cơng nợ.

- Cuối tháng lập báo cáo về tình hình thanh tốn cho kế tốn tổng hợp.

 Kế tốn tiền lương:

- Tính lương cho cơng nhân viên dựa trên bảng chấm cơng, trích bảo hiểm xã hợi, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm cơng đoàn để nợp cho Nhà nước.

- Cung cấp sớ liệu cho kế toán tởng hợp chi phí tính giá thành sản phẩm.  Kế tốn thanh tốn:

- Lập phiếu thu chi theo lệnh của kế tốn trưởng và Ban Giám đốc, lập báo cáo tổng hợp và chi tiết tình hình thu, chi theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế.

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của chứng từ thanh tốn.

 Kế tốn cơng cụ dụng cụ và tài sản cố định:

- Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị CCDC, TSCĐ hiện cĩ, tình hình tăng giảm và biến động TSCĐ.

- Kiểm tra đối chiếu CCDC tại kho cuối kỳ, lập báo cáo khấu hao và tình hình tăng giảm TSCĐ và kiểm tra các hạn mục xây dựng cơ bản.

 Thủ quỹ:

- Quản lý tiền tệ của cơng ty, báo cáo tình hình tồn quỹ hàng ngày cho lãnh đạo phịng, được quyền yêu cầu xuất trình các chứng từ cần thiết liên quan và cĩ thể từ chối thu chi đối với trường hợp bất hợp lệ. Phối hợp với kế tốn tiền mặt tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt cuối năm.

- Kiểm tra các giấy tạm ứng, yêu cầu giải trừ các báo cáo tạm ứng, yêu cầu người liên quan ký xác nhận nợ tạm ứng.

2.5.3 Hình thức tổ chức kế tốn

Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung. Tất cả các cơng việc kế tốn đều được tập trung và xử lý tại phịng kế tốn như: ghi chép, phân loại chứng từ sổ sách, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết, hạch tốn chi tiết, tổng hợp lập báo cáo tài chính, thực hiện thanh tốn với khách hàng…

- Hình thức sổ kế tốn áp dụng : Chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hằng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh

2.5.4 Hệ thống tài khoản sử dụng tại Cơng ty

Hiện nay cơng ty đang sử dụng hệ thống tài khoản được ban hàng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Cơng ty đã áp dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế tốn và mở các tài khoản chi tiết phù hợp với việc hạch tốn tại Cơng ty.

 Để thuận tiện cho việc tập hợp chi phí sản xuất và hạch tốn, Cơng ty quản lý hàng tồn kho và phân chia thành các nhĩm sau:

TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522: Nguyên phụ liệu

TK 1523: Nhiên liệu

TK 1524: Vật tư phụ tùng máy may

TK 1525: Vật tư cơ điện và thiết bị XDCB TK 1531: Văn phịng phẩm

TK 1532: Bao bì luân chuyển TK 1533: Cơng cụ dụng cụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

 Để theo dõi và hạch tốn chi phí NVLTT, Cơng ty sử dụng các TK sau: TK 621: “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” được chi tiết thành 6 loại:

TK 621M1: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xí nghiệp may 1 TK 621M2: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xí nghiệp may 2 TK 621M3: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xí nghiệp may 3 TK 621M4: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xí nghiệp may 4 TK 621XT: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xưởng thêu TK 621XC: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xưởng cắt TK 621CX: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chung xưởng

 Để theo dõi và hạch tốn chi phí NCTT, Cơng ty sử dụng các TK sau: TK 622: “ Chi phí nhân cơng trực tiếp” được chi tiết thành 6 loại:

TK 622M1: Chi phí nhân cơng trực tiếp xí nghiệp may 1 TK 622M2: Chi phí nhân cơng trực tiếp xí nghiệp may 2 TK 622M3: Chi phí nhân cơng trực tiếp xí nghiệp may 3 TK 622M4: Chi phí nhân cơng trực tiếp xí nghiệp may 4 TK 622XT: Chi phí nhân cơng trực tiếp xưởng thêu TK 622XC: Chi phí nhân cơng trực tiếp xưởng cắt TK 622CX: Chi phí nhân cơng trực tiếp chung xưởng

TK 627: “ Chi phí sản xuất chung” được chi tiết thành 6 loại: TK 627M1: Chi phí sản xuất chung dùng cho xí nghiệp may 1 TK 627M2: Chi phí sản xuất chung xí nghiệp may 2

TK 627M3: Chi phí sản xuất chung xí nghiệp may 3 TK 627M4: Chi phí sản xuất chung xí nghiệp may 4 TK 627XT: Chi phí sản xuất chung xưởng thêu TK 627XC: Chi phí sản xuất chung xưởng cắt

2.5.5 Chế độ, chính sách kế tốn

Chế độ kế tốn: Căn cứ quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và Thơng tư số 64. Theo quyết định ban hành mới nhất của BTC cĩ sửa đổi bổ sung cơng ty đã thực hiện theo đúng những quy định trên và đã chọn chế độ chứng từ kế tốn để áp dụng vào cơng thức hạch tốn tại đơn vị mình.

Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty:

- Niên độ kế tốn : Năm ( bắt đầu từ 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm ). - Đơn vị tiền tệ: VNĐ (thanh tốn trong nước), USD (thanh tốn ngồi nước). - Phương pháp kế tốn TSCĐ :

+ Nguyên tắc đánh giá tài sản: Theo nguyên giá và giá trị cịn lại của TSCĐ. + Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : Cơng ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo QĐ 203/2003/QĐ-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ tài chính.

- Cơng ty áp dụng phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang theo theo định mức. - Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường

xuyên.

- Phương pháp tính thuế GTGT phải nộp: Theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung :

Đối với việc hạch tốn chi phí SXC tại Cơng ty, kế tốn tập hợp theo từng xí nghiệp, từng phân xưởng; mở chi tiết cho từng xí nghiệp, từng phân xưởng và phân bổ cho cho các mã hàng bằng phương pháp phân bổ gián tiếp theo tiêu thức tỉ lệ với tiền lương chính của cơng nhân trực tiếp sản xuất.

- Hệ thống báo cáo gồm: Bảng cân đối kế tốn; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bản thuyết minh báo cáo tài chính.

- Các chứng từ tại phịng kế tốn Cơng ty

+ Chứng từ nhập kho bao gồm: giấy đề nghị nhập kho, hĩa đơn, báo giá, đơn đặt hàng (hợp đồng đối với những mặt hàng cĩ giá trị lớn).

+ Chứng từ thanh tốn:

Đối với hàng hĩa là vật tư vật dụng: hĩa đơn, phiếu nhập kho, báo giá, đơn đặt hàng (hợp đồng đối với những mặt hàng cĩ giá trị lớn).

Đối với hàng may gia cơng ngồi: hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, hĩa đơn và các hồ sơ khác liên quan.

2.5.5 Tin học hĩa cơng tác kế tốn tại Cơng ty

Hiện nay Cơng ty đang sử dụng phần mềm EFECT (Chương trình viết bằng ngơn ngữ FOXPRO) để xử lý số liệu và cơng ty đã nối mạng các phịng ban và các đơn vị nhằm mục đích liên lạc thơng tin nhanh hơn.

Chương trình nhập liệu dữ liệu như sau:

Trình tự thực hiện: từ những chứng từ gốc ban đầu do các phịng ban cĩ liên quan cung cấp, nhân viên kế tốn căn cứ vào các chứng từ này nhập trực tiếp vào máy. Cuối tháng, những nhân viên phụ trách phần hành kế tốn kiểm tra lại số liệu và cho in ra báo cáo theo yêu cầu trên. Sau đĩ, các nhân viên kế tốn mang các số liệu tập hợp cuối kỳ cho bộ phận kế tốn tổng hợp. Tại đây, bộ phận kế tốn tổng hợp sẽ xử lý số liệu bằng chương trình EXCEL nhằm xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ.

2.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty qua các năm

Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty (Đơn vị tính: VNĐ)

Chỉ tiêu 2008 2009 2010

Doanh thu bán hàng và

cung cấp dịch vụ 529.237.999.247 646.068.012.503 656.803.338.015 Doanh thu hoạt động (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});