2. Thực trạng quy trình kiểm toán Hàng tồn kho trong kiểm toán tài chính do Công ty S&S thực hiện.
2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán 2.1.1 Thực hiện các thủ tục kiểm soát.
Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm soát sau khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu lực. Thủ tục kiểm soát được triển khai nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các bằng chứng kiểm toán giai đoạn này phải chứng minh được:
- Thiết kế các hoạt động kiểm soát cụ thể của khách hàng thích hợp để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trọng yếu.
- Hoạt động kiểm soát đã được triển khai theo đúng yêu cầu của thiết kế trong thực tế. Bằng chứng về sự vận hành hữu hiệu này liên quan đến cách thức áp dụng các hoạt động kiểm soát về tính nhất quán trong quá trình áp dụng và đối tượng áp dụng những hoạt động đó.
Các phương pháp kiểm toán viên áp dụng trong kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm : điều tra, phỏng vấn.
Kiểm toán viên bắt đầu thủ tục kiểm soát với mục tiêu xem xét sự quan tâm và hiểu biết của ban quản lý khách hàng về tình hình sản xuất và mức dự trữ hàng tồn kho.
Giấy tờ làm việc số 1 của kiểm toán viên
S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD.
Name of Client …Stellar FootWear………… W.P.No…….... 1 ……….
Accouting Period …… 2006 ……… Complied by … DDB …
Mục tiêu : Sự sự kiểm tra, theo dõi của Ban quản lý đối với tình hình sản xuất và mức dự trữ hàng tồn kho.
Công việc thực hiện
- Phỏng vấn Ban quản lý về các quy định cho việc lập báo cáo tình hình sản xuất.
- Yêu cầu cung cấp các báo cáo trên trong một số tháng.
- Xem xét, so sánh báo cáo tình hình sản xuất với báo cáo kiểm soát sản phẩm để xác định có khớp đúng hay không, xem xét các báo cáo quản lý chi phí sản xuất trên góc độ cách thức lập và sự ký nhận của cấp quản lý.
- Nhận dạng các biến động lớn, bất thường.
- Phỏng vấn kế toán trưởng về nguyên nhân sự biến động. - Phỏng vấn Ban giám đốc về các vấn đề này.
Kết quả :
Khách hàng đã cung cấp đủ các báo cáo sản xuất theo yêu cầu của kiểm toán viên. Mỗi báo cáo đều được trình bày khoa hoc và có chữ ký của Ban giám đốc công ty.
Một phát hiện của kiểm toán viên là : chi phí sản xuất trong 6 tháng đầu năm tăng đều tuy nhiên giảm trong tháng 7 và giảm dần trong các tháng tiếp theo trong khi khối lượng hàng tồn cũng như sản phẩm xuất bán thay đổi không đáng kể. Kế toán trưởng cho biết nguyên nhân là do giá mua vật liệu từ thị trường trong nước giảm do có sự cạnh tranh trong việc cung cấp các mặt hàng này.
Kiểm toán viên cũng làm một động tác kỹ thuật là trao đổi vấn để này với ban quản lý. Ban quản lý nắm rõ sự các biến động và khẳng định công ty đã có dự toán sản xuất thường xuyên để có thể thích ứng kịp thời với biến động của thị
Kết luận : Mục tiên đạt được
Trong khi tiến hành phỏng vấn, thì để thu được những bằng chứng xác đáng, các câu hỏi mà kiểm toán viên đưa ra đều gọn, rõ, dễ hiểu và linh hoạt. Nguyên tắc này được áp dụng cả trong việc đưa ra những câu hỏi theo câu trả lời cụ thể và cả trong việc lựa chọn câu hỏi đóng hoặc câu hỏi mở. Câu hỏi đóng thường sử dụng nhiều trong các phiếu phỏng vấn với câu hỏi “có” hoặc “khôn” để xác nhận một điểm cụ thể. Câu hỏi mở thường được sử dụng trong các trường hợp hỏi đáp trực tiếp hoặc trong các phiếu điều tra cần tăng them tính hoàn chỉnh và chi tiết của những câu trả lời.
Quan sát cho phép kiểm toán viên có được nhận thức trực diện về đối tượng kiểm toán và qua đó có thể thu thập bằng chứng kiểm toán tin cậy khi kiểm toán viên trực tiếp quan sát hiện trường.
Sau khi phỏng vấn ban quản lý, kiểm toán viên tiếp tục thực hiện các thủ tục kiểm soát. Mục tiêu tiếp theo là xem xét việc phân cách trách nhiệm và đối chiếu giữa bộ phận ghi sổ và thủ kho.
Giấy tờ làm việc số 2 của kiểm toán viên
S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD.
Name of Client………Stellar FootWear …….. W.P.NO……… 2 …….
Accouting Period……… 2006 ………... Complied by … DDB …
Mục tiêu : Xem xét việc phân cách trách nhiệm và đối chiếu thường xuyên giữa kế toán và thủ kho trong quản lý hàng tồn kho.
Công việc thực hiện:
- Phỏng vấn kế toán trưởng về quy định đối với việc phân công trách nhiệm giữa bộ phận ghi sổ với bộ phận kho.
- Phỏng vấn kế toán vật tư và thủ kho về các thủ tục này.
- Xem xét sự đối chiếu giữa các bộ phận và kiểm tra các dấu hiệu của việc đối chiếu trên chứng từ.
- Xem xét mức độ của sự đối chiếu này.
- Kiểm tra việc xử lý các chênh lệch được phát hiện. Kết quả:
Qua phỏng vấn:
- Các bộ phận chức năng đều nắm được quy định chung. - Công tác đối chiếu thực hiện vào cuối tháng.
Qua kiểm tra, xem xét:
- Chênh lệch được điều chỉnh trên sổ kế toán.
- Có hai sự điều chỉnh vào cuối tháng 4 và cuối tháng 7.
- Kế toán đã hạch toán thiếu 2 phiếu xuất kho vào cuối tháng 4 do chứng từ chuyển muộn nên hạch toán sang tháng 5. Chênh lệch còn lại do kế toán ghi nhầm giá một lô hàng.
- Tất cả sai lệch được điều chỉnh kịp thời và chính xác.
Kết luận : Mục tiêu đạt được. Sự đối chiếu được tiến hàng thường xuyên và chính xác.
Các biện pháp kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán về thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện trên cơ sở tôn trọng những nguyên tắc cơ bản sau:
- Thực hiện đồng bộ các biện pháp.
- Biện pháp kỹ thuật phải thích ứng với loại hình hoạt động cần kiểm tra. - Bảo đảm tính kế thừa và phát triển các biện pháp kỹ thuật kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ.
Một mục tiêu quan trọng mà khi tiến hành các đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các kiểm toán viên thường hướng đến là cách tổ chức chứng từ. Cụ thể là cách phân loại, sắp xếp, đặc biệt là việc đánh số thứ tự tham chiếu trên mỗi chứng từ.
Đây cũng là mục tiêu tiếp theo của kiểm toán viên.
Giấy tờ làm việc số 3 của kiểm toán viên
S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD.
Name of Client …… Stellar FootWear … W.P.NO …… 3 ……..
Accouting Period …….. 2006 ……… Complied by …DDB…
Mục tiêu : Xem xét cách tổ chức chứng từ.
Công việc thực hiện
- Chọn ngẫu nhiên một bộ chứng từ. - Xét loại hình nghiệp vụ trên đó.
- Kiểm tra việc đánh số thứ tự trên các chứng từ liền nhau. - Kiểm tra các chứng từ liên quan.
Kết quả:
STT Ngày tháng Nghiệp vụ Phiếu nhập kho Số lượng Giá trị
1 02/06/06 NK VL HDD12/TX PNK6008 50 4760 (1) 2 03/06/06 Nhập chỉ màu PNK6009 46 2350 (2) 3 05/06/06 NK VL PNK6010 99 7690 (3) … .. … … …
(1) Đã kiểm tra vào phiếu nhập kho, đơn đặt mua hàng
(2) Đã kiểm tra phiếu nhập kho, biên bản kiểm định chất lượng sản phẩm
Kết luận : Mục tiên đạt được. Các chứng từ kèm theo các nghiệp vụ kiểm tra đều đầy đủ và có sự phê chuẩn. Chứng từ được đánh số đầy đủ đảm bảo sự hợp lý về thứ từ dãy số với trình tự thời gián phát sinh nghiệp vụ hàng tồn kho.
Từ những kết quả thu được từ các thủ tục kiểm soát, kiểm toán viên nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp hoạt động khá hiệu lực, từ việc xây dựng quy định đến việc thực hiện đều được đảm bảo, do đó giảm bớt các thủ tục kiểm tra chi tiết.
Thủ tục phân tích được thực hiện nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về sự hợp lý trong biến động của các khoản mục cũng như nhận định về tính chất của các biến động đó. Qua phân tích kiểm toán viên có thể tăng cường độ tin cậy cho các bằng chứng kiểm toán của mình.
Dựa vào số liệu từ bảng Cân đối kế toán của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành những thủ tục phân tích đầu tiên, nhằm phát hiện những xu hướng bất thường của khoản mục trong năm 2006 so với 2005.
Kiểm toán viên nhận thấy số dư cuối kỳ của tài khoản nguyên vật liệu và thành phẩm đều tăng nhiều so với năm trước. Kế toán trưởng cho biết, cuối năm 2006 công ty đã ký kết hợp đồng với các khách hàng ở Singapore nên đã tiến hành sản xuất với khối lượng nhiều hơn để đáp ứng các đơn hàng. Mặt khác, vào thời điểm cuối năm công ty quyết định nhập một số lượng lớn nguyên liệu thô phục vụ cho kế hoạch sản xuất trong năm 2007.
Giấy tờ làm việc số 4 của kiểm toán viên
S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD.
Name of Client…… Stellar FootWear .…. W.P.NO …… 4 …….
Accouting Period…… 2006 ……… Complied by …DDB… Subject……… Hàng tồn kho ……… Date .05../.02../. 2007 ..
Công việc thực hiện
- Tính tỉ lệ vòng quay hàng tồn kho. - So sánh tỷ lệ này năm 2006 với 2005. - Tìm hiểu nguyên nhân sự thay đổi. Kết quả
STT Chỉ tiêu Năm nay Năm trước
1 Giá vốn hàng bán 32.356.555 23.346.252
2 Bình quân hàng tồn kho 5.289.755 4.283.716
3 Tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho 6,11 5,45
4 Thời gian vòng quay 59 70
Qua tính toán kiểm toán viên thấy hàng tồn kho năm 2006 quay vòng nhanh hơn năm 2005 nhưng thay đổi nhỏ, không đáng kể
Tuy nhiên để xác định rõ hơn thì cần thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết cho từng loại vật tư hàng hóa.
Giấy tờ làm việc sô 5 của kiểm toán viên
S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD.
Name of Client ……Stellar FootWear … W.P.NO…… 5 …….
Accouting Period ……… 2006 ………… Complied by … DDB …
Subject …… Hàng tồn kho ………. Date …05../…02../…2007
Mục tiêu : Phát hiện sự biến động giá hàng tồn kho trong kỳ.
Công việc thực hiện
- Tập hợp giá sản phẩm nhập trong các tháng và so sánh. - Giải thích với những chênh lệch lớn.
Kết quả :
- Giá nguyên vật liệu mua vào có biến động nhỏ, giảm dần vào cuối năm. Nguyên nhân là do biến động của thị trường cung cấp nguyên liệu đầu vào, giá nguyên liệu giảm.
- Chi phí sản xuất giảm do chi phí nguyên vật liệu giảm. Xu hướng này là hợp lý.
Kết luận
Không có sự bất thường trong tính giá sản phẩm sản xuất.
2..2.3. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết.
Kiểm tra chi tiết trong giai đoạn này là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật cụ thể của trắc nghiệm tin cậy thuộc trắc nghiệm công việc và trắc nghiệm trực tiếp số dư để kiểm toán cho khoản mục hàng tồn kho.
Các kỹ thuật được áp dụng : so sánh, tính toán, xác nhận, kiểm tra thực tế , quan sát, soát xét lại chứng từ, sổ sách. Quá trình kiểm tra chi tiết được các kiểm toán viên thực hiện khoa học theo các bước sau:
- Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết
+ Xác định mục tiêu của các biện pháp + Lựa chọn các khoản mục trong tổng thể - Lựa chọn các khoản mục để kiểm tra chi tiết.
- Lựa chọn khoản mục chính.
- Thực hiện kiểm tra trên các khoản mục đã chọn. - Đánh giá kết quả kiểm tra chi tiết.
- Xử lý chênh lệch kiểm toán.
Giấy tờ làm việc số 6 của kiểm toán viên
S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD.
Name of Client …… Stellar FootWear ……… W.P.NO …… 6 …….
Accouting Period ……… 2006 ……….. Complied by …DDB…
Subject ……… Hàng tồn kho ………... Date .06../.02../.2007
Mục tiêu : Kiểm tra sự chính xác giữa số dư cuối kỳ với sổ cái, bảng cân đối phát sinh.
Công việc thực hiện : So sánh số dư hàng tồn kho với số dư trên bảng cân đối phát sinh và sổ cái
Kết quả:
STT Theo báo cáo Theo BCĐ PS Chênh lệch
Nguyên vật liệu 3.875.011 3.875.010,75 (0,25)
Công cụ dụng cụ 30.145 30.145 -
Sản phẩm dở dang 576.089 576.089 -
Thành phẩm 4.670.055 4.670.055 -
Tổng 9.151.300 9.151.299,75 (0,25)
Kết luận : Mục tiêu đạt được. chênh lệch là nhỏ do quá trình tính toán làm tròn số. Có thể thấy, việc cập nhật, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận thực hiện tương đối tốt
Kiểm toán viên xem xét qua các sổ chi tiết hàng tồn kho, phát hiện ra một số bán thành phẩm nhập từ Hàn Quốc từ tháng 11 năm 2005 nhưng hiện lưu trữ trong kho. Qua phỏng vấn được biết, là số hàng này không được đưa vào gia công vì do thay đổi trong hợp đồng giữa công ty và công ty mẹ bên Hàn Quốc. Theo thỏa thuận thì số hàng này phải được chuyển trả về Hàn Quốc nhưng so chậm trễ trong công tác vận chuyển cũng như chưa thống nhất được về chi phí nên hiện tại số hàng này vẫn còn lưu trong kho của công ty. Tuy nhiên, tổng giá trị số hàng này tương đối nhỏ nên không ảnh hưởng nhiều đến quá trình lưu trữ hàng tồn kho.
Một thủ tục quan trọng để xác định số dư khoản mục hàng tồn kho đó là kiểm kê vật chất. Đối với kiểm kê hàng tồn kho ở công ty Stellar FootWear công việc được thực hiện như sau:
- Kiểm kê được tiến hành với sự có mặt của ban quản lý khách hàng và sự giám sát của kiểm toán viên . Ngoài ra, hạn chế sự có mặt của những người có trách nhiệm trực tiếp đối với hàng tồn kho.
- Khách hàng phải có cam kết về quyền sở hữu đối với toàn bộ số hàng tiến hành kiểm kê.
- Phân biệt rõ số hàng đã kiểm kê với số hàng còn lại.
- Kiểm toán viên cần chú ý tới điều kiện, chất lượng của hàng hóa.
- Nếu có phát hiện đặc biệt cần lập biên bản va phải có xác nhận của khách hàng
- Biên bản kiểm kê phải được trình bày đúng và đầy đủ các yếu tô theo quy định
Giấy tờ làm việc số 7 của kiểm toán viên
S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD.
Name of Client ……Stellar FootWear …… W.P.NO…… 7 …….
Accouting Period …… 2006 ……… Complied by …DDB… Subject …… Hàng tồn kho ……… Date …05../…02../…2007..
Mục tiêu : Kiểm kê hàng tồn kho Thành phần tham gia:
Ông Phan Văn Ngọc - Phòng kinh doanh Bà Trịnh Thu Hảo - Xưởng may
Ông Phan Anh Tú - Xưởng thêu Đại diện bên kiểm toán: Đỗ Đình Bảo
Địa điểm : Kho vật liệu chính công ty Stellar FootWear Thời gian thực hiện 9h ngày 31/12/2006
Kiểm kê toàn bộ đối với số vật liệu trong kho. Kết quả kiểm kê
Tất cả các biên bản kiểm kê được tập hợp lại, số thu được từ kiểm kê được đối chiếu với sổ sách ghi chép.
STT Khu vực Loại vật tư Số lượng kiểm
kê
Các phát hiện
1 I Chỉ màu 18 hộp Hàng tốt
2 I Vải màu 5 cuộn Hàng tốt
… …
Kết luận chung
Thời gian và thủ tục kiểm kê được tiến hành theo đúng quy định. Kiểm kê diến ra khá thuận lợi nhờ công ty Stellar có cách sắp xếp dự trữ hàng tồn kho hợp lý khoa học. Ở các khu vực khác nhau trong mỗi kho kiểm kê, vật tư, sản phẩm của doanh nghiệp được xếp theo lô có đánh thứ tự riêng, có dấu hiệu tài sản của