Mục đích của việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát là để kiểm tra sự tuân thủ các quy định của Nhà nước và của doanh nghiệp về bán hàng và cung cấp dịch vụ, về doanh thu và ghi nhận doanh thu. Hay nói cách khác là để khẳng định lại mức rủi ro kiểm soát đã đánh giá trong giai đoạn lập kế hoạch. Theo đó, kiểm toán viên sẽ thực hiện các thử nghiệm kiểm soát cho những thủ tục kiểm soát mà mình dự định là sẽ giảm các thử nghiệm cơ bản. Dưới đây là một số thử nghiệm kiểm soát thường được sử dụng:
Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng:
Các thử nghiệm cụ thể sẽ tuỳ thuộc vào thủ tục kiểm soát hiện hữu tại đơn vị. Để hình dung được cách thiết kế các thử nghiệm kiểm soát đối với hoạt động này, chúng ta sẽ xem xét một vài thử nghiệm cụ thể. Thí dụ, kiểm toán viên thường chọn mẫu trong các hoá đơn phát hành trong kỳ để:
- Đối chiếu với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ chuyển hàng về chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, ngày gửi hàng, chữ ký,… nhằm thu thập bằng chứng rằng hoá đơn được lập trên cơ sở các nghiệp vụ bán hàng thực sự xảy ra và quá trình thực hiện nghiệp vụ đã tuân thủ đúng các quy định nội bộ của đơn vị.
- Kiểm tra chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sở xét duyệt để xem có tuân thủ các thủ tục xét duyệt bán chịu hay không.
- Xem xét tổng cộng của từng loại hàng, tổng cộng từng hoá đơn, so sánh giá trên hoá đơn với bảng giá được duyệt tại mỗi thời điểm. Thử nghiệm này nhằm chứng minh rằng hoá đơn được tính giá chính xác và việc kiểm tra chúng trước khi gửi đi được thực hiện một cách hữu hiệu.
- Sau khi xem xét về tính chính xác như trên, kiểm toán viên sẽ lần theo các hoá đơn để kiểm tra việc ghi chép chúng trên sổ sách kế toán. Thử nghiệm này nhằm thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát liên quan đến việc ghi chép đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu trên sổ sách kế toán.
Khi thử nghiệm, kiểm toán viên còn cần chú ý về các thủ tục kiểm soát đối với các khoản hàng ký gửi vì chúng có thể đã được ghi nhầm vào doanh thu bán hàng. Nếu đơn vị đã có những thủ tục kiểm soát để ngăn chặn sai sót này, thí dụ như sử dụng biểu mẫu chứng từ riêng để phản ánh các trường hợp hàng gửi bán, kiểm toán viên sẽ thử nghiệm trên thủ tục kiểm soát đã có xem chúng có thực sự hiện hữu và vận hành đúng không.
Ngoài ra, kiểm toán viên còn cần tìm hiểu về chính sách bán hàng cho hưởng chiết khấu của đơn vị, vì một chính sách rõ ràng sẽ là biểu hiện của kiểm soát nội bộ vững mạnh. Kiểm toán viên có thể xem các sổ liên quan để kiểm tra việc thực hiện các chính sách này.
Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng với những hoá đơn liên quan: Thử nghiệm trên đã so sánh giữa hoá đơn với đơn đặt hàng nhằm bảo đảm các hoá đơn được lập chính xác trên cơ sở số hàng được giao. Tuy nhiên, thử nghiệm trên không giúp phát hiện được các trường hợp hàng đã được gửi đi
nhưng vì một lý do nào đó mà không lập hoá đơn. Để kiểm tra vấn đề này, cần chọn mẫu các chứng từ chuyển hàng đã lập trong năm và đối chiếu với hoá đơn có liên quan. Cần đặc biệt lưu ý đến số thứ tự liên tục của các chứng từ là đơn đặt hàng, chứng từ chuyển hàng và hoá đơn bán hàng.
Xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại, hay bị hư hỏng: Tất cả hàng hoá bị trả lại hay bị hư hỏng đều phải được chứng minh bởi các tài liệu đã được đánh số thứ tự, được xét duyệt và ký bởi cấp có thẩm quyền và họ phải độc lập với việc chi quỹ hay giữ sổ kế toán. Kiểm soát nội bộ tốt liên quan đến hàng bán bị trả lại bao giờ cũng phải bao gồm các thủ tục kiểm tra và xét duyệt trước khi nhận lại hàng.
Để chứng minh sự hiện hữu cũng như hữu hiệu của thủ tục kiểm soát trên (nếu có), kiểm toán viên có thể chọn mẫu chứng từ liên quan (thí dụ chứng từ nhận hàng bị trả lại) để kiểm tra chữ ký xét duyệt của người có thẩm quyền và đối chiếu quy trình thực tế với quy định của đơn vị. Mặt khác, cần kiểm tra việc tính giá, cộng dồn, ghi vào nhật ký, chuyển vào sổ cái, sổ chi tiết hàng bị trả lại và các tài khoản có liên quan khác.
Có thể tóm tắt các thử nghiệm kiểm soát cần thực hiện trong mối quan hệ với các mục tiêu kiểm soát và sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ trong bảng sau:
Biểu 1.3. Bảng tổng hợp các mục tiêu, các quá trình KSNB và các thử nghiệm kiểm soát đối với khoản mục doanh thu
Mục tiêu
KSNB Quá trình KSNB chủ yếu Các thử nghiệm kiểm soát
1. Doanh thu ghi sổ là có thật
- Quá trình vào sổ doanh thu được chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển đã được phép và các đơn đặt hàng đã phê chuẩn của khách.
- Các hoá đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước và được theo dõi ghi chép đúng đắn.
- Các báo cáo hàng tháng được gửi cho khách hàng, các vụ kiện
- Xem xét các bản sao hoá đơn bán hàng chứng minh cho vận đơn và cho đơn đặt hàng của khách.
- Ghi chép trọn vẹn chuỗi số thứ tự các hoá đơn bán hàng.
- Quan sát xem liệu các báo cáo có được gửi đi hay không và xem xét hồ sơ thư từ của khách hàng.
được theo dõi độc lập. 2. Các nghiệp vụ tiêu thụ được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn
- Sự phê chuẩn cụ thể hoặc phê chuẩn chung phải có ở ba điểm chính, thông qua các thể thức đúng đắn:
Chuẩn y sự bán chịu trước khi gửi hàng.
Gửi hàng.
Xác định giá và phương thức, cước phí vận chuyển, và các khoản chiết khấu.
- Xem xét các chứng từ về sự phê chuẩn đúng đắn tại ba điểm chính đó 3. Doanh thu bán hàng được ghi sổ đầy đủ - Các chứng từ vận chuyển được đánh số trước và ghi chép.
- Hoá đơn bán hàng được đánh số trước và ghi chép
- Kiểm tra tính liên tục từ đầu đến cuối thứ tự các chứng từ vận chuyển.
- Kiểm tra tính liên tục từ đầu đến cuối thứ tự các hoá đơn bán hàng.
4. Doanh thu bán hàng được đánh giá đúng đắn
- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hoá đơn và quá trình chuyển sổ, quá trình kiểm tra này được thực hiện bởi một người độc lập.
- Xem xét dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ trên các chứng từ nghi vấn.
5. Doanh thu bán hàng được phân loại đúng đắn
- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ.
- Quá trình xem xét lại và kiểm tra nội bộ.
- Xem xét lại tính đúng đắn và đầy đủ của sơ đồ tài khoản. - Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ trên các chứng từ nghi vấn.
6. Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng kỳ
- Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổ doanh thu theo căn cứ hàng ngày và càng gần ngày phát sinh càng tốt.
- Kiểm tra nội bộ.
- Xem xét các chứng từ chưa tính tiền và chưa vào sổ, các chứng từ thu tiền của doanh thu nhận trước, doanh thu bán chịu. - Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ về các chứng từ nghi vấn. 7. Các nghiệp vụ tiêu thụ được ghi chép và cộng dồn đúng đắn - Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ phụ các khoản phải thu
- Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng.
- Kiểm tra nội bộ.
- Quan sát các thể thức kế toán. - Quan sát quá trình lập và gửi các báo cáo có đều đặn không. - Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ.