Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán là bước đầu tiên trong quy trình kiểm toán. Đây là quá trình tiếp cận để thu thập những thông tin về khách hàng nhằm giúp kiểm toán viên tìm hiểu về các nhu cầu của họ, đánh giá về khả năng phục vụ và các vấn đề khác như thời gian thực hiện, phí kiểm toán… Dựa vào đó, nếu đồng ý, kiểm toán viên sẽ ký hợp đồng kiểm toán với khách hàng. Công việc này được thực hiện qua các bước sau:
Tiếp nhận khách hàng:
Theo VSA số 220 về “Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán”: “Trong quá trình duy trì khách hàng hiện có và đánh giá khách hàng tiềm năng,
Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán Thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán
Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ
Đánh giá tính trọng yếu, tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm toán
công ty kiểm toán phải cân nhắc đến tính độc lập, năng lực phục vụ khách hàng của công ty kiểm toán và tính chính trực của Ban quản lý của khách hàng”.
Việc đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán là rất cần thiết vì việc chấp nhận một khách hàng mới hay tiếp tục kiểm toán cho một khách hàng cũ có khả năng làm tăng rủi ro cho hoạt động của kiểm toán viên hay làm hại đến uy tín của công ty kiểm toán.
Vì thế nên khi được mời kiểm toán, công ty kiểm toán phải phân công cho những kiểm toán viên nhiều kinh nghiệm để thẩm định về khả năng đảm nhận công việc, cũng như dự kiến về thời gian và phí kiểm toán.
Đối với khách hàng mới:
Trước hết, kiểm toán viên cần tìm hiểu lý do mời kiểm toán của khách hàng, thu thập thông tin về các khía cạnh như lĩnh vực kinh doanh, tình trạng tài chính,… Kiểm toán viên phải tăng lượng thông tin cần thu thập khi mà báo cáo tài chính của khách hàng sẽ được sử dụng rộng rãi, nhất là đối với các công ty cổ phần có niêm yết trên thị trường chứng khoản, những công ty có nhiều công nợ… Kiểm toán viên cũng cần thu thập thông tin từ các ngân hàng dữ liệu, từ báo chí, sách báo chuyên ngành,…
Trong trường hợp đơn vị đã có kiểm toán viên tiền nhiệm, kiểm toán viên cần tìm cách thu thập các thông tin hữu ích từ phía các kiểm toán viên tiền nhiệm, chẳng hạn như những thông tin về tính chính trực của các nhà quản lý đơn vị, các bất đồng giữa hai bên (nếu có), lý do khiến họ không tiếp tục cộng tác với nhau,… Kiểm toán viên sẽ phải rất thận trọng trong các trường hợp:
- Khách hàng không đồng ý cho tiếp xúc với kiểm toán viên tiền nhiệm. - Trước đây giữa đôi bên đã xảy ra những bất đồng nghiêm trọng, nên các câu trả lời của kiểm toán viên tiền nhiệm bị giới hạn và họ không thể cung cấp những thông tin cần thiết.
- Qua ý kiến của người tiền nhiệm, kiểm toán viên đã phát hiện được một số vấn đề bất thường và trọng yếu.
Với các thông tin thu thập được, kiểm toán viên nghiên cứu và phân tích sơ bộ về tình hình tài chính của đơn vị, đánh giá và ước lượng sơ bộ về mức
trọng yếu và rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kinh doanh của khách hàng để quyết định xem có nhận lời kiểm toán hay không. Nếu tiếp nhận, kiểm toán viên cần khẳng định được rằng sẽ không vi phạm luật pháp và đạo đức nghề nghiệp. Kiểm toán viên không nên nhận lời kiểm toán khi tính độc lập không được bảo đảm hoặc xét thấy không đủ năng lực phục vụ khách hàng.
Đối với khách hàng cũ:
Hàng năm, sau khi hoàn thành kiểm toán, kiểm toán viên cần cập nhật thông tin nhằm đánh giá lại về các khách hàng hiện hữu để xem có nên tiếp tục kiểm toán cho họ hay không, kiểm toán viên cũng cần nghiên cứu xem có cần phải thay đổi nội dung của hợp đồng kiểm toán hay không,…
Có những trường hợp, kiểm toán viên cần phải ngưng kiểm toán cho khách hàng, thí dụ khi đang xảy ra tranh chấp giữa khách hàng và kiểm toán viên, hay giữa đôi bên đã có sự mâu thuẫn về phạm vi kiểm toán, hay từng có những tranh luận về các thủ tục kiểm toán cần thực thi,…
Phân công kiểm toán viên:
Sau khi đã xem xét khả năng chấp nhận khách hàng, công ty kiểm toán cần ước lượng quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện cuộc kiểm toán. Việc lựa chọn này được tiến hành trên yêu cầu về số người, trình độ khả năng và yêu cầu chuyên môn kỹ thuật và thường do Ban Giám đốc công ty kiểm toán trực tiếp chỉ đạo.
Theo ISA số 220: “Công việc kiểm toán chỉ được phân công cho những nhân viên được đào tạo tương xứng, có kinh nghiệm và năng lực chuyên môn đáp ứng được yêu cầu thực tế”.
Do đó, khi phân công kiểm toán viên, công ty kiểm toán cần tuân thủ yêu cầu trên. Ngoài ra, đối với khách hàng lâu năm, một mặt, tổ chức kiểm toán nên hạn chế việc thường xuyên thay đổi kiểm toán viên, nhằm giúp cho họ nắm vững được những nét đặc thù trong kinh doanh, duy trì được mối liên hệ mật thiết giữa hai bên… Mặt khác, công ty kiểm toán phải có chính sách luân chuyển kiểm toán viên để tránh việc quá quen thuộc với khách hàng, dễ dẫn đến
sức ỳ về tâm lý và kiểm tra theo lối mòn, hoặc mất đi tính khách quan, độc lập, …
Ký kết hợp đồng kiểm toán:
Sau khi đã quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng, bước cuối cùng trong giai đoạn chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán mà công ty kiểm toán phải thực hiện là ký kết hợp đồng kiểm toán.
Trước khi đi đến ký kết hợp đồng kiểm toán, công ty kiểm toán sẽ có những trao đổi và thảo luận sơ bộ với khách hàng về một số điều khoản chính trong hợp đồng kiểm toán như: mục đích và phạm vi kiểm toán, trách nhiệm của Ban giám đốc công ty khách hàng và kiểm toán viên, hình thức thông báo kết quả kiểm toán, thời gian tiến hành cuộc kiểm toán, căn cứ tính giá phí cuộc kiểm toán và hình thức thanh toán,… Nếu công ty khách hàng và công ty kiểm toán đều đồng ý với những điều khoản trong hợp đồng kiểm toán thì hai bên sẽ kí kết vào hợp đồng kiểm toán. Đây là sự thoả thuận chính thức giữa công ty kiểm toán và khách hàng về việc thực hiện kiểm toán và các dịch vụ liên quan khác. Và lúc này, công ty kiểm toán trở thành chủ thể kiểm toán chính thức của công ty khách hàng.