III. Thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu bằng phơng thức tín dụng
d.Kiểm tra chứng từ bảo hiểm (Insuarance policy)
Chứng từ bảo hiểm hàng hoá do những rủi ro xảy ra. Ngân hàng chỉ nhận các chứng từ do Công ty bảo hiểm hay các đại lý của họ hoặc những ng- ời Bảo hiểm cấp.
- Các chứng từ Bảo hiểm phải thể hiện rằng bảo hiểm có hiệu lực chậm nhất kể từ ngày bốc hàng.
- Loại tiền Bảo hiểm phải cùng với loại tiền trong L/C
- Thanh toán viên phải kiểm tra loại bảo hiểm, chứng từ hàng hoá phải thể hiện đúng tên tầu, cảng đến các đặc điểm hàng hoá, ngời thụ hởng bảo hiểm...
e. Kiểm tra chứng từ khác :
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận kiểm nghiệm : Đối với hàng hoá phải qua kiểm nghiệm.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch: Đối với hàng thực phẩm động thực vật - Giấy chứng nhận trọng lợng hàng hoá
- Giấy chứng nhậnphân tích: Đối với hàng hoá nguyên liệu thô - Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hoá
- Bảng kê chi tiết đóng gói
- Giấy chứng nhận kiểm tra hàng hoá của tổ chức trung gian
Qua kiểm tra chứng từ có gì sai sót không phù hợp với quy định của L/C thì giải quyết nh sau:
- Đối với chứng từ sai sót không nghiêm trọng và có thể sửa chữa đợc thì báo ngay cho khách hàng biết để sửa chữa lại chứng từ.
- Chứng từ xuất trình có sai sót mà khách hàng không thể sửa chữa đợc trên th hoặc điện đòi tiền gửi Ngân hàng nớc ngoài cần ghi đầy đủ các sai sót, đồng thời chỉ thị cách thức trả tiền khi Ngân hàng trả tiền đồng ý bỏ qua những sai sót và chấp nhận trả tiền.
1.3. Gửi bộ chứng từ đòi tiền:
Sau khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên gửi điện hoặc th đòi tiền Ngân hàng trả theo L/C quy định.
- Ngân hàng trả tiền và Ngân hàng mở L/C là cùng một Ngân hàng của Nhật bản thì thanh toán viên gửi bộ chứng từ và hối phiếu đến ngân hàng đó.
- Ngân hàng trả tiền và Ngân hàng mở L/C là hai ngân hàng khác
nhau. Thanh toán viên phải lập thêm hối phiếu nữa đòi tiền ngân hàng trả
tìên còn bộ chứng từ thì gửi tới ngân hàng mở L/C.
Yêu cầu của điện trả tiền là phải ghi rõ số L/C của ngân hàng nớc ngoài, số tham chiếu của Ngân hàng Ngoại thơng và chỉ thị rõ số tiền đợc ghi có vào tài khoản tiền gửi của Vietcombank tại Ngân hàng nào.
Số tiền đòi gồm giá trị hối phiếu hoặc giá trị hoá đơn và tiền phí thanh toán nếu phí này do phía nhập khẩu chịu, bên cạnh đó thanh toán viên phải gửi kèm theo bản xác nhận chứng từ phù hợp và yêu cầu của Ngân hàng trả tiền xác nhận lại bằng Telex.
Trong trờng hợp cơ sở Ngân hàng Ngoại thơng cha có mã hoá với ngân hàng trả tiền thì có thể gửi điện đòi tiền theo một trong các cách sau:
a. Gửi lệnh đòi tiền đến một Ngân hàng đại lý có quan hệ tốt với Ngân hàng. Ngoại thơng Việt Nam để yêu cầu họ giải mã và trực tiếp truyền lệnh đòi tiền đó tới Ngân hàng trả tiền hoặc.
b. Gửi trực tiếp đòi tiền đến Ngân hàng trả tièn và nêu rõ mã sẽ do
Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam...(Hà nội hoặc chi nhánh Vietcombank Ho Chi Minh city) cung cấp cho quý khách đồng thời điện cho cơ sở Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đó (Có quan hệ đại lý với Ngân hàng trả tiền) theo nội dung sau đay để nhờ mã giúp. Đề nghị mã với Ngân hàng...(Tên Ngân hàng trả tiền) số tiền... vào ngày... (Ngày điện đòi tiền Ngân hàng trả tiền cũng là ngày ghi trên th gửi chứng từ) xin xác nhận mã trực tiếp với họ.
c. Gửi trực tiếp toàn bộ nội dung điện đòi tiền đến cơ sở Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam có quan hệ đại lý với Ngân hàng trả tiền để yêu cầu cơ sở Ngân hàng Ngoại thơng đó mã và chuyển trực tiếp điện đòi tiền, ngày đòi tiền là ngày ghi trên th gửi chứng từ.
- Ngay sau khi điện đòi tiền nớc ngoài, thanh toán viên phải lập th gửi chứng từ cho ngân hàng nớc ngoài đúng nh chỉ thị trong L/C về gửi chứng từ (Ngày ghi trên th là ngày điện đòi tiền)và xác nhận chúng tôi đã đòi tiền bằng điện / Telex ngày... Tránh thực hiện hai lần.
- Nếu L/C không cho phép đòi tiền thì lập th đòi tiền Ngân hàng nớc ngoài đúng nh các chỉ thị liên quan, ghi trong L/C. Th đòi tiền phải có đầy đủ chữ ký đợc ủy quyền đúng theo quy định trên th đòi tiền:
* Chứng nhận các điều khoản của L/C đợc thực hiện đúng
* Đề nghị họ trả tiền vào tài khoản Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam hoặc tài khoản của chi nhánh tại họ hay tại Ngân hàng đại lý khác ngay khi nhận đợc chứng từ này.
* Ghi thêm số tiền phí mà ta phải thu (Nếu L/C cho phép).
Để thu hút khách hàng Vietcombank quy định việc kiểm tra chứng từ cũng nh các thủ tục đòi tiền nớc ngoài...Phải đợc tiến hành trong 08 giờ làm việc kể từ khi nhận đợc chứng từ của khách hàng. Trong khi đó UCP 500 cho phép kiểm tra trong vòng 7 ngày làm việc.
1.4. Thanh toán L/C:
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ hàng xuất khẩu do đơn vị xuất trình, nếu bộ chứng từ có sai sót mà đơn vị xuất khẩu không thể khắc phục đợc Vietcombank sẽ gửi th đòi tiền Ngân hàng mở L/C, trên th đòi tiền phải ghi đầy đủ các sai sót và yêu cầu Ngân hàng mở L/C, thông báo cho Ngời mở L/C để chấp nhận sai sót, trả tiền theo chỉ dẫn ghi trên th đòi tiền. Nếu chứng
từ hợp lệ do đơn vị yêu cầu, Vietcombank có thể không hoặc có thể chiết khấu.
a. Chiết khấu truy đòi:
Đơn vị xuất nhập khẩu yêu cầu đợc chiết khấu, đơn vị đó phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Bộ chứng từ xuất trình phải hoàn hảo.
- Khách hàng cam kết hoàn lại số tiền đã ứng trớc và tiền lãi nếu số tiền đó bị Ngời mua từ chối trả hoặc bị Mỹ phong toả với USD.
- Số tiền chiết khấu dới 100% trị giá hoá đơn và chịu lãi bằng lãi vay ngoại tệ cùng loại. Vietcombank ít thực hiện chiết khấu miễn truy đòi bộ chứng từ mà mới chỉ dừng lại ở việc chiết khấu truy đòi tiền hàng. Việc không thực hiện chiết khấu miễn truy đòi hay mua đứt bán đoạn bộ chứng từ là do nhiều nguyên nhân cả chủ quan lẫn khách quan, nguyên nhân là do chứng từ các đơn vị xuất trình hầu nh còn ssai sót. Khả năng thanh toán cũng nh khả năng tài chính của ngời mua và ngân hàng mở L/C phía Việt Nam cha hiểu nên rủi ro nhiều.
- Nếu thực hiện việc chiết khấu miễn truy đòi thì sẽ tạo đợc lợi thế cho khách hàng thu hút đợc khách hàng sẽ nhiều hơn.
- Khi chiết khấu truy đòi hạch toán:
Nợ: TK tiền hàng xuất khẩu chờ báo có (279.070) Có: Tài khoản tiền gửi khách hàng.
Nợ: TK tiền gửi của Vietcombank ở Ngân hàng đại lý.
Có: Tất toán TK khoản tiền hàng xuất khẩu chờ báo có (79.070)
- Khi nhận đợc thông báo trả tiền hoặc báo có của Ngân hàng nớc ngoài có mã hoá thanh toán viên hạch toán của Vietcombank ở Nớc ngoài đồng thờ thu phí theo phơng thức :
A = --- 360 x100
A : Tiền phí phải thu
VD: Trị giá tiền hàng xuất chờ báo có
D : Số ngày chênh lệch kể từ ngày cơ sở Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam ghi có tài khoản của khách hàng đến ngày ngân hàng đại lý ghi có của tài khoản Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam.
Hạch toán: IR < hoặc = mức lãi suất cho vay ngoại tệ của Ngân hàng Ngoại thơng.
Nợ: TK tiền gửi của đơn vị
Có: Dịch vụ phí thanh toán Quốc tế (809.05 ngoại tệ 16)
Thực chất đây là một khoản cho vay đợc thế chấp bởi một L/C at Sight nếu là khoản vay không kỳ hạn hoặc một L/C trả chậm có kỳ hạn. Nếu quá 3 tháng kể từ ngày Ngân hàng Ngoại thơng gửi chứng từ đòi tiền mà không nhận đợc thông báo trả tiền hoặc báo có của Ngân hàng nớc ngoài thì Vietcombank tự động trích tài khoản tiền gửi của đơn vị để thu nợ.
Nếu tài khoản đó hết số d thì chuyển sang nợ quá hạn và thông báo cho phòng tín dụng theo dõi.
b. Trờng hợp không chiết khấu :
Đơn vị xuất khẩu sẽ nhận đợc thanh toán tiền hàng khi nhận đợc báo có của Ngân hàng đại lý. Vietcombank thanh toán cho đơn vị.
- Tiền hàng:
Nợ: TK tiền gỉ của Vietcombank ở nớc ngoài. Có: TK tiền gửi của đơn vị.
- Thủ tục phí đối nội, đối ngoại và thủ tục phí thanh toán 0,25% tối thiểu 10 USD tối đa 150 USD.
Có: TK thu thủ tục phí Quốc tế.
Sau đó thanh toán viên vào hồ sơ L/C đa vào máy vi tính các yếu tố quy định, ký số d L/C.
Nếu quá 10 ngày kể từ ngày ta điện đòi Ngân hàng trả tiền đối với bộ chứng từ có sai sót mà cha nhận đợc sự trả lời hoặc chấp nhận trả tiền, Vietcombank phải điện cho Ngân hàng trả tiền nhắc thanh toán.Khi nhận đợc điện từ chối thanh toán, thanh toán viên phải kiểm tra lai hồ sơ để xác minh đồng thời báo ngay cho đơn vị xuất nhập khẩu Việt Nam để giải quyết trực tiếp với khách hàng.
Trờng hợp thanh toán ngay chiết khấu miễn truy đòi tiền hàng thì hạch toán :
* Sau khi kiểm tra chứng từ do đơn vị xuất trình và yêu câu thanh toán ngay số tiền chiết khấu.
Nợ: TK chiết khấu từ hàng xuất khẩu: 279 08 Ngoại tệ đơn vị Có: TK tiền gửi đơn vị
* Khi nớc ngoài thông báo trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền có mã hoá hoặc báo có.
Nợ: TK tiền gửi ngoại tệ của Vietcombank ở Nớc ngoài.
Có: TK chiết khấu chứng từ hàng xuất khẩu: 279 08 Ngoại tệ đơn vị
Số tiền chênh lệch:
Thừa:
Ghi Có tài khoản dịch vụ phí thanh toán Quốc tế 809.05 ngoại tệ 16
Thiếu:
Ghi nợ tài khoản 819.95 NT 13.
Tóm lại: Thanh toán trong thanh toán xuất khẩu bằng phơng thức tín dụng chứng từ với Nhật Bản, Loại L/C đợc sử dụng chủ yếu là không huỷ ngang, trả tiền ngay. Trong quá trình thanh toán bằng th tín dụng không phải
là không có sai sót và vớng mắc, do đó Ngân hàng và các đơn vị xuất khẩu giúp đỡ lẫn nhâu cùng thực hiện. Với chức năng là Ngời bạn trung thành là Ngời hỗ trợ đắc lực cho cho các Doanh nghiệp Việt Nam thâm nhập vào thị trờng Nhật bản. Thanh toán viên của Vietcombank phải tiến hành thủ tục một cách nhanh nhất cho khách hàng tức là việc triển khai kỹ thuật nghiệp vụ trên phải có hiệu quả cao nhất và nhanh nhất nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới của Vietcombank để thích ứng với cơ chế thị trờng.
Tuy nhiên trong việc triển khai kỹ thuật nghiệp vụ để đạt hiệu quả cao hơn nữa cần chú ý các vấn đề ký quỹ, hình thức thanh toán cách thức trả tiền, quan hệ khách hàng... Để đạt đợc là Ngời bạn tin cậy giữ vai trò chủ đạo trong thanh toán quốc tế của Vietcombank.
2. Thanh toán hàng nhập khẩu theo phơng thức L/C
2. 1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Ngân hàng Ngoại thơng chỉ tiếp nhận hồ sơ thanh toán hàng nhập cho khách hàng khi còn đủ các điều kiện sau:
Khi nhận đợc đợc th yêu cầu mở hoặc điều chỉnh L/C của khách hàng, phải kiểm tra nội dung theo mẫu qui định, kiểm tra nguồn vốn và khả năng thanh toán của khách hàng đối vơí L/C yêu cầu mở, để yêu cầu ký quỹ hoặc xem xét điều kiện miễn giảm ký quỹ theo qui định của Giám đốc.
Sau khi kiểm tra nếu hợp lệ thanh toán viên lập hồ sơ L/C, đa số liệu vào mạng vi tính theo qui định. Việc mở L/C hoặc điều chỉnh L/C đợc thực hiện theo những phớng thức sau: Nếu bằng điện thì theo mẫu MT700, MT701,MT707 ,
Bằng TElEX có mã khoá
- Th : Theo mẫu qui định của NHNT và phải có đầy đủ chữ ký uỷ quyền. Hạch toán số tiền ký quỹ nếu có và thu thủ tục phí theo biểu phí dịch vụ hiện hành của NHNT.
Trờng hợp khách hàng yêu cầu mở L/C xác nhận, trớc khi mở L/C ngoài việc kiểm tra nguồn vốn của L/C tthanh toán viên phải tra điều khoản qui định phí xác nhận. Nếu ngời mua chịu phí phải xác định rõ nguồn tiền trả phí xác nhận.
Khi mở L/C xác nhận, trong L/C phải chi ra tên địa chỉ đầy đủ của ngân hàng xác nhận trong trờng hợp Ngân hàng thông báo đồng thời là ngân hàng xác nhận thì trong L/C phải ghi “ please add your confir mation (đối vơí L/C mở bằng Telex hoặc bằng th) và chỉ rõ phí xác nhận do ai chịu.
Nếu một ngân hàng xác nhận không phải là ngân hàng thông báo thì phải liên hệ trớc với ngân hàng đại lý có quan hệ tốt với NHNT đề nghị họ xác nhận, nếu họ chấp thuận thì căn cứ theo yêu cầu của họ khi mở L/C phải thông báo cho biết để họ gỉ xác nhận L/C cho ngân hàng thông báo Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam sẽ lhông chịu trách nhiệm đối với bất kỳ sự chậm trễ nào gây ra do chậm xác nhận L/C của Ngân hàng nớc ngoài
Trờng hợp Ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ, khi chuyển tiền ký quỹ trên lệnh chuyển tiền phải yêu cầu họ trả lãi số tiền ký quỹ kể từ ngày họ nhận đợc tiền đến khi thanh toán xong L/C đó. Thanh toán viên phải theo dõi chặt chẽ và hạch toán tiền ký quỹ theo chế độ hiện hành.
Đối với L/C phải ký quy theo quy định của Ngân hàng Ngoại thơng thì thanh toán viên phải thực hiện hạch toán ký quỹ theo chế độ. Mức phí ký quỹ chung cho từng khách hàng do Giám đốc quyết định.
Đối với L/C xác nhận số tiền ký quỹ không đợc thấp hơn số tiền Ngân hàng Ngoại thơng phải ký quỹ tại Ngân hàng nớc ngòai.
Trờng hợp phí điều chỉnh do ngời hởng lợi chịu, trong điện hoặc th gửi Ngân hàng thông báo phải ghi rõ: Phí điều chỉnh sẽ đợc trừ vào tiền hàng khi thanh toán L/C hoặc lập th đòi phí sau.
Phải có hồ sơ theo dõi các khoản phí đã đòi NH nớc ngoài, trong vòng 30 ngày không đợc nhận tiền phí thì phải nhắc NH thông báo. Định kỳ vào đầu tháng sau đó phải báo cáo số liệu về việc thu phí nớc ngoài cho trởng phòng để xử lý kịp thời những khoản phí cha thu đợc.
18 Trong thời hạn hiệu lực của L/C, nếu :
- Ngân Hàng thông báo yêu cầu huỷ L/C : Thanh toán viên phải thông báo ngay cho ngời mua và đề nghị họ trả lời bằng văn bản, khi nhận dợc trả lời của khách hàng bằng văn bản thì phải điện ngay cho Ngân Hàng thông báo biết.
Ngời mua yêu cầu huỷ L/C : căn cứ vào th uêu cầu của khách hàng NHNT điện báo cho NH thông báo biết, trong nội dung điện ghi rõ “trong vòng 07 ngày làm việc nếu không nhận đợc trả lời thì L/C tự động huỷ ”
Khi L/c hết hạn hiệu lực hoặc L/c đợc phép huỷ, phải huỷ số d L/C và hoàn trả ký quỹ nếu có.
2.2. Kiểm tra chứng từ, giao chứng từ, trả tiền:
Khi nhận đợc chứng từ giao hàng từ nớc ngoài, thanh toán viên phải kiểm tra chứng từ trớc khi giao cho khách hàng.
* Trờng hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện :
Khi nhận đợc đòi tiền của NH nớc ngoài xác nhận chứng từ phù hợp,