II. CÁC CÔNG TÁC ĐƯỢC CHÚ TRỌNG
2. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ TỪNG PHÒNG BAN
2.1 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
TGĐTGĐ TGĐ P.BÁN HÀNG P.BÁN HÀNG P. SẢN XUẤT P. SẢN XUẤT KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TRƯỞNG PTGĐ (PHỤ TRÁCH TC) PTGĐ (PHỤ TRÁCH TC) PTGD (PHỤ TRÁCH CN HCM) PTGD (PHỤ TRÁCH CN HCM) P.HCNS P.HCNS VP TGĐVP TGĐ KH MUA HÀNG KH MUA HÀNG CHẤT LƯỢNG CHẤT LƯỢNG ITIT P.F-MKT P.F-MKT PTGĐ (PHỤ TRÁCH NS) PTGĐ (PHỤ TRÁCH NS) HÀNH CHÍNH HÀNH CHÍNH KHOKHO P. C-MKT P. C-MKT P. DỰ ẤNP. DỰ ẤN CN HCM CN HCM HĐ QTRI BAN KS ĐHĐ CĐôn g
Là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty, gồm có : Đại hội đồng cổ đông thành lập, đại hội đồng cổ đông thường niên và đại hội đồng cổ đông bất thường.
Đại hội đồng cổ đông thành lập có nhiệm vụ : Thảo luận và thông qua điều lệ công ty, bầu hội đồng quản trị và ban kiểm soát của công ty, thông qua phương án sản xuất kinh doanh của công ty, thông qua phương án bộ máy tổ chức quản lý và mạng lưới của công ty, ấn định thù lao và các quyền lợi của hội đồng quản trị, ban kiểm soát.
Đại hội đồng cỏ đông thường niên có nhiệm vụ : Thông qua báo cáo của hội đồng quản trị về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh, báo cáo của ban kiểm soát, thông qua đề nghị của hội đồng quản trị về quyết toán năm tài chính, phương pháp phân phối, sử dụng lợi nhuận, sử dụng các quỹ. Quyết định phương hướng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư năm tài chinh mới.Quyết định tăng giảm vốn điều lệ, gọi vốn cổ phần và phát hành cổ phiếu. Xem xét và xử lý các vi phạm của hội đồng quản trị, ban giám đốc và ban kiểm soát gây hại cho công ty và cổ đông công ty. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát theo quy định. Quyết định thành lập hay giải thể chi nhánh văn phòng, đại diện công ty.
Đại hội cổ đông bất thường : Được triệu tập để giải quyết các trường hợp phát sinh, những vấn đề bất thường ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công ty.
Nhiệm vụ của đại hội cổ đông bất thường là : Quyết định xử lý các vấn đề bất thường, bãi, miễn và bầu bổ sung, thay thế thành viên của hội đồng quản trị, kiểm soát viên, giải thể chi nhánh, văn phòng đại diện. Biểu quyết sửa đổi bổ sung điều lệ công ty, xử lý các vấn đề khẩn cấp khác.
2.2 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty do đại hội cổ đông bầu ra, gồm 5 thành viên. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Chịu trách nhiệm trước cổ đông về những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp, luật gây thiệt hại cho công ty.
2.3 TỔNG GIÁM ĐỐC
các quyết định của hội đồng quản trị. Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo nghị quyết của đại hội cổ đông, điều lệ công ty và tuân thủ pháp luật.
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty.
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, bảo toàn phát triển vốn.
Xây dựng và trình hội đồng quản trị, phê duyệt kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm, các quy chế điều hành, quản lý công ty, quy chế tài chính, quy chế lao động tiền lương, quy chế sử dụng lao động .v.v. kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức công ty.
Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất.
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các trưởng phòng ban, các chức danh tương đương và cán bộ công nhân viên dưới quyền trừ các chức danh do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức.
Chịu sự kiểm tra, giám sát của hội đồng quản trị, đại hội cổ đông và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho công ty. Chịu sự kiểm tra, giám sát của hội đồng quản trị, ban kiểm soát, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện điều hành công ty.
2.4 BAN KIỂM SOÁT
Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản trị, điều hành công ty cổ phần Diana. Ban kiểm soát gồm 3 thành viên do đại hội đồng cổ đông bầu và bãi nhiệm với đa só phiếu tính theo số cổ phần bằng thể thức trực tiếp hoặc bỏ phiều kín.
2.5 PHÓ GIÁM ĐỐC 1
Quản lý toàn bộ vấn đề tài chính của công ty 2.6 PHÓ GIÁM ĐỐC 2
Quản lý toàn bộ hoạt động của chi nhánh Hồ Chí Minh.
2.7 PHÓ GIÁM ĐỐC 3
Quản lý toàn bộ hệ thống nhân sự. 2.8 PHÒNG BÁN HÀNG
- Xây dựng kế hoạch bán hàng và những chương trình xúc tiến bán hàng theo định hướng của công ty.
- Khai thác và tìm kiếm nguồn hàng.
- Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh.
- Kết hợp với phòng C.Marketing và Field Marketing thực hiện công tác quảng bá thương hiệu, quảng bá sản phẩm...Thiết lập và xây dựng hệ thống các kênh phân phối các sản phẩm của Công ty.
- Đề xuất ý kiến xây dựng chính sách bán hàng, kế hoạch bán hàng…với ban giám đốc.. - Tham gia xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 -2000.
2.9 PHÒNG KẾ TOÁNCó chức năng nhiệm vụ như sau : Có chức năng nhiệm vụ như sau :
- Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán. Đôn đốc giám sát tình hình hoạt động tài chính, nắm bắt hoạt động kinh doanh của công ty, của các chi nhánh một cách kịp thời, đầy đủ. Phân tích hoạt động kế toán, tham mưu cho Phó giám đốc phụ trách về tài chính và tổng giám đốc về khả năng, năng lực tài chính công ty.
- Xây dựng mô hình hạch toán phù hợp với đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của công ty. Phản ánh, ghi chép và giám sát các hoạt động kinh tế phát sinh trong công ty. Nắm bắt đầy đủ, kịp thời, chính xác số liệu, kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, hợp lệ nội dung chứng từ. Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản và mẫu sổ sách được nhà nước quy định. Ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ mọi phát sinh thu, chi trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tổng hợp và lập các báo cáo kế toán tài chính vào mỗi kỳ kế toán
- Xây dựng chương trình cho ban lãnh đạo công ty ban hành các quy định về tài chính, kế toán, giá cả. Đó là hướng dẫn tổ chức và thực hiện công tác tài chính kế toán của chi nhánh phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty. Đề xuất với phó tổng giám đốc phụ trách tài chính, tổng giám đốc xem xét phân bổ các nguồn vốn đáp ứng nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Theo dõi, giám sát, đôn đốc việc thu hồi công nợ, đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn. Không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ tài chính, kế toán nội bộ. Phối hợp có hiệu quả với chi nhánh trên các mặt công tác nghiệp vụ, lập báo cáo tài chính thống kê theo quy định.
Kết hợp với các bộ phận chức năng khác lập kế hoạch sản xuât kinh doanh của công ty. 2.10 PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
- Quản lý hành chính, quản lý nhân sự của Công ty.
- Thực hiện và giám sát thực hiện các nội quy, chính sách lao động của Công ty. - Quản lý các tài sản trong Công ty.
- Tuyển dụng nhân sự và xây dựng chế độ đối với người lao động
- Lập kế hoạch nhân sự hàng năm, kế hoạch đào tạo, nâng bậc, tuyển dụng…Lập và lưu giữ hồ sơ cán bộ công nhân viên công ty.
- Tham mưu cho Phó giám đốc phụ trách nhân sự các biện pháp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.
- Làm cầu nối công tác từ ban lãnh đạo xuống các phòng ban và ngược lại, làm trung tâm thông tin giữa các truyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo đến nơi cần thiết một cách kịp thời, chính xác.
2.11 PHÒNG C.MARKETING