64221 2.967.906
2.5.5. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu,công cụ, dụng cụ
cụ.
Định kỳ một năm một lần Nhà máy thuốc lá Thăng Long tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách. Khi có chênh lệch, phòng kế hoạch vật t và phòng kế toán lập biên bản kiểm kê, dùng biên bản kiểm kê làm chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê.
Kết quả kiểm kê đợc xử lý nh sau:
- Trờng hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách:
+ Nếu thiếu trong định mức, kế toán lập phiếu xuất kho và coi giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho này tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 642: Trị giá NVL, CCDC thiếu hụt trong định mức.
Có TK 152, 153: Trị giá NVL, CCDC thiếu hụt trong định mức.
+ Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng tiến hành xử lý nh trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này. Kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1388): Số thiếu hụt ngoài định mức. Có TK 152, 153: Số thiếu hụt ngoài định mức.
- Trờng hợp kiểm kê thấy thừa so với sổ sách kế toán, kế toán theo dõi riêng trên TK 002, coi nh đây là vật t giữ hộ xử lý.
Theo nh cách kiểm kê trên của Nhà máy ta thấy cơ bản là theo đúng theo nh quy định kế toán hiện hành. Kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu giúp cho Nhà máy đánh giá đợc chính xác giá trị vật t thực có của mình, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán để tìm ra phần chênh lệch và có biện pháp xử lý thích hợp. Thông thờng kết kê của nhà máy bao giờ cũng có chênh lệch so với con số ghi trên sổ kế toán bởi vì số liệu ghi trên sổ kế toán là số liệu của vật t ghi tại thời điểm trớc lúc kiểm kê rất lâu, mà vật t dung trong sản xuất thuốc lá nh lá thuốc lá, giấy cuốn... lại bị ảnh hởng lớn bởi điều kiện khí hậu, thời tiết. Dựa vào kết quả kiểm kê nhà máy có kế hoạch thu mua, bảo quản phù hợp do đó đã giảm đợc mất mát hao hụt trong các năm tiếp theo. Đó cũng là để hớng tới mục tiêu giảm chi phí, nâng cao chất lợng sản phẩm của Nhà máy.
Phần III: Phơng hớng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại nhà
máy thuốc lá thăng long 3.1. Nhận xét.
Hoạt động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói chung và tại nhà máy thuốc lá Thăng Long nói riêng đều hớng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Mỗi doanh nghiệp đều có những phơng án và những biện pháp khác nhau để nhằm đạt đợc mục đích đó. Song một trong những biện pháp cơ bản nhất đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm.
Là một công cụ quản lý kinh tế, kế toán góp phần quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
Tại nhà máy thuốc lá Thăng Long, chi phí nguyên vật kiệu, công cụ dụng cụ là yếu tố chiếm tỷ trọng rất lớn (hơn 60%) trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cờng quản lý cũng nh hoàn thiện công tác kế toán (cụ thể nh kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đã và đang đợc nhà máy chú ý quan tâm.
Qua thời gian ngắn thực tập tại nhà máy, học hỏi và vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ em rút ra đợc những vấn đề sau đây.
3.1.1. Ưu điểm.
Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một Nhà máy lớn hoạt động kinh doanh có thể nói là rất thành công. Sản phẩm của Nhà máy đứng vững trên, phù hợp thị hiếu của ngời tiêu dùng trong xã hội, với uy tín cao về chất lợng và giá cả của sản phẩm. Sản phẩm của Nhà máy đã cạnh tranh thành công với các sản phẩm trong cũng nh ngoài nớc. Đạt đợc những thành tích đó là nhờ có sự cố gắng nỗ lực của Nhà máy trong việc không ngừng tăng cờng công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là quản lý yếu tố đầu vào (một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh) ở các khâu thu mua, sử dụng, dự trữ...cũng nh việc tổ chức công tác kế toán nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
* Công tác quản lý, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Quản lý thu mua: nhìn chung Nhà máy đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Với khối lợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng lớn, nhiều chủng loại nhng Nhà máy vẫn cung cấp đáp ứng đầy đủ kịp thời cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quy trình sản xuất cũng cho thấy tinh thần trách nhiệm và sự nỗ lực của toàn Nhà máy. Phòng nguyên liệu, phòng kế hoạch vật t thực hiện nhiệm vụ thu mua, nhập kho nguyên vật liệu đã có rất nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo cung ứng kịp thời, đầy đủ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho quá trình sản xuất thuốc lá đợc tiến hành liên tục, không bị gián đoạn và cũng không để tồn kho quá mức gây ứ đọng vốn lu động
- Quản lý sử dụng: Nhà máy có 6 phân xởng sản xuất với những nhiệm vụ sản xuất khác nhau. Mỗi phân xởng đều có các cán bộ thống kê phân xởng thực hiện nhập xuất, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các phân xởng. Công việc đó đợc các cán bộ thủ kho thực hiện khá tốt, cung cấp đầy đủ kịp thời và chính xác số liệu cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán giá thành. Hàng năm, phòng kế hoạch vật t cùng ban giám đốc luôn lập các kế hoạch sản xuất cụ thể, lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cụ thể nhằm đảm bảo thực hiện sản xuất kinh doanh tiết kiệm, hiệu quả.
- Quản lý dự trữ bảo quản: Đặc điểm riêng của thuốc lá là dễ bị ẩm, mốc... chịu ảnh hởng rất lớn vào thời tiết khí hậu và những vật liệu khác cũng vậy, có những đặc điểm đòi hỏi sự quản lý rất riêng. Vì vậy, Nhà máy đã tổ chức hệ thống kho một cách khá khoa học, hợp lý, phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phù hợp với việc phân công công tác kế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Nhà máy.
* Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
- Hiện nay, Nhà máy đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ - một hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - khá phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, quy mô sản xuất của Nhà máy. Điều này đã tạo điều kiện thúc đẩy các phần hành kinh tế đợc tiến hành hiệu quả, đảm bảo số liệu chính xác, kịp
thời, đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản lý, đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công việc ở các khâu.
- Việc hạch toán hàng tồn kho đợc Nhà máy thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đảm bảo có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời tại bất kỳ thời điểm nào.
- Kế toán chi tiết nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy áp dụng theo phơng pháp sổ số d rất phù hợp với đặc diểm của Nhà máy.Vì Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một Nhà máy lớn với số lợng nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ diễn ra thờng xuyên với khối lợng lớn, nhiều chủng loại.
- Đặc biệt, cùng với sự phát triển áp dụng tiến bộ khoa học công nghiệp vào quản lý, Nhà máy đã trang bị hệ thống máy vi tính khá đầy đủ để phục vụ cho công tác kế toán đa máy vi tính vào nh một công cụ quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khá hữu hiệu, giảm khối lợng công tác ghi chép của kế toán, đáp ứng kịp thời việc cung cấp số liệu bất cứ lúc có nhu cầu thông tin về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Hơn nữa, Nhà máy có một đội ngũ kế toán có trình độ tơng đối khá, các kế toán viên đã sử dụng máy vi tính trong từng phần hành kế toán của mình có sự trợ giúp của các kỹ s máy tính của phòng. Đây thực sự là một u điểm của Nhà máy trong công tác hạch toán và quản ký nguyên vật lệu và công cụ dụng cụ.
Có thể kết luận rằng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long đợc thực hiện khá tốt, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của Nhà máy, đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tính toán phân bổ chính xác cho từng phân xởng... Ngoài ra việc áp dụng máy vi tính vào giúp cho công việc kế toán đợc tiến hành nhanh hiệu quả hơn, độ chính xác đảm bảo hơn.
Bên cạnh những u điểm nổi bật của Nhà máy vẫn còn tồn tại một số thiếu sót trong công tác quản lý và công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Dới đây là một số thiếu sót của Nhà máy:
*Về tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
- Để quản lý đúng, đủ, chính xác nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ngoài sự trang bị về kho tàng, phơng tiện bảo vệ cần phải có sự theo dõi chặt chẽ và khoa học của thủ kho.Thủ kho là ngời thờng xuyên quản lý trực tiếp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Để quản lý một khối lợng lớn vật liệu, đa dạng về chủng loại đòi hỏi thủ kho phải có biện pháp quản lý khoa học, hiệu quả. Nếu thủ kho chỉ làm thủ công việc ghi chép bằng tay thì khó tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn, do vậy cần vận dụng các kỹ thuật tiên tiến để thực hiện có hiệu quả công tác quản lý. Nhng thực tế tại Nhà máy, thủ kho vẫn theo dõi và ghi sổ hoàn toàn theo cách thủ công. Do đó thủ kho (Đặc biệt là thủ kho nguyên liệu chính) có nhiều sổ sách cồng kềnh, cha khoa học, cha tiết kiệm sức lao động và cha đạt đợc năng suất cao.
* Về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. a) Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
- Nhà máy lựa chọn phơng pháp sổ số d trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là rất đúng đắn vì phơng pháp sổ số d thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nh tại Nhà máy. Tuy nhiên, nhà máy đã cải biến phơng pháp này cho phù hợp với việc dùng máy tính vì vậy đã không thực hiện đúng nh phơng pháp sổ số d: không có sổ số d, ...Theo cách hạch toán của Nhà máy có sự trùng lắp giữa kho và phòng kế toán vì cùng theo dõi số lợng nguyên vật liệu nhập, xuất trong tháng mà làm theo phơng pháp sổ số d thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số lợng. Cách hạch toán của Nhà máy giống với phơng pháp thẻ song song hơn.
- Điều kiện để thực hiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d là phải có sổ danh điểm vật liệu khoa học, hợp lý và phải sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết. Tuy nhiên Nhà máy hiện đang áp dụng giá bình quân cả kỳ dự trữ vì vậy không thể hạch toán theo phơng pháp sổ số d đợc.
b) Tổ chức công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
- Hiện nay, Nhà máy không sử dụng TK 151 “Hàng đang đi đờng” và nhật ký chứng từ số 6 nên khi hàng mua đang đi đờng (Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua, có hoá đơn chứng từ đầy đủ cha về nhập kho không đợc phản ánh trên sổ kế toán. Đây là một thiếu sót của Nhà máy bởi vì theo nguyên tắc kế toán là tất cả những gì thuộc tài sản của doanh nghiệp đều phải phản ánh trên sổ kế toán.
- Do Nhà máy không sử dụng giá hạch toán nên bảng kê số 3 không có ý nghĩa thực sự là để tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất
kho trong kỳ mà chỉ có ý nghĩa tổng hợp các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn nh bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
- Khi bán thành phẩm Nhà máy có sử dụng các hình thức khuyến mại nh: khuyến mại áo phông, bật lửa... Hàng khuyến mại đợc hạch toán vào tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là cha phù hợp. Bởi vì hàng khuyến mại không qua quá trình sản xuất vì thế không nên hạch toán qua TK 152, 153.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long.
Dựa trên một số thiếu sót trên của Nhà máy em xin mạnh dạn đa ra những kiến nghị sau.
ý
kiến 1: Xây dựng giá hạch toán và sử dụng hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế.
Trong Nhà máy thuốc lá Thăng Long tình hình nhập-xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng diễn ra hàng ngày, liên tục gồm rất nhiều loại, thứ có quy cách, kích cỡ, chất lợng khác nhau, đợc thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, giá mua khác nhau, chi phí thu mua khác nhau cũng nh việc xuất sử dụng cho nhiều đối tợng khác nhau với các mục đích khác nhau. Vì vậy việc sử dụng giá hạch toán tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long là rất phù hợp và cần thiết. Việc sử dụng giá hạch toán sẽ giảm bớt khối lợng ghi chép, công việc kế toán hàng ngày... và đặc biệt, đó là điều kiện quan trong để thực hiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d, tránh đợc việc ghi chép trùng lặp, tách biệt giữa kho và phòng kế toán ở Nhà máy hiện nay. Giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Nhà máy có thể lấy giá mua (giá ghi trên hoá đơn) cộng với chi phí thu mua, vận chuyển kế hoạch hoặc có thẻ lấy giá kế hoạch do Nhà máy xây dựng. Với mỗi nhóm nguyên vật liệu cùng đặc tính, chủng loại có một giá hạch toán phù hợp. Giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc quy định thống nhất trong phạm vi Nhà máy và đợc sử dụng ổn định trong một niên độ kế toán (từ 01/01 đến 31/12).
Giá hạch toán chỉ sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Vì vậy để ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán cần phải tổng hợp đợc giá thực tế của nguyên vật liệu còn tồn kho đầu tháng và nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập trong tháng. Cuối tháng kế toán chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho và tồn kho cuối tháng thành giá thực tế để đảm bảo phơng án chính xác, trung thực giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn phục vụ đúng nguyên tắc cho kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và kế toán tập hợp chi phí sản xuất, phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Việc tính chuyển giá hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ thành giá thực tế đợc tiến hành thực hiện trên bảng kê số 3.
kiến 2:ý Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phơng pháp sổ số d.
Thực hiện kế toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d rất phù hợp với điều