64221 2.967.906
2.3.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu,công cụ, dụng cụ tại Nhà máy
máy.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của sản xuất kinh doanh, công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng ngày càng phải hoàn thiện.
Nguyên vật liệu của Nhà máy với những đặc điểm riêng nh trên có ảnh hởng lớn tới tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Việc quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đợc xem là một nội dung quản lý quan trọng của Nhà máy. Công việc này đợc tổ chức thực hiện bởi các phòng: phòng kế hoạch vật t, phòng nguyên liệu, phòng kỹ thuật công nghệ, phòng KCS, thủ kho, phòng tài vụ... Quá trình quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một quá trình kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận. Quá trình này bắt đầu từ khâu tổ chức thu mua đến khâu bảo quản dự trữ.
a) Tổ chức thu mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Hàng năm, cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, Nhà máy tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên cơ sở cân đối giữa nhu cầu với khả năng. Tổ chức thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thực hiện bởi phòng nguyên liệu và phòng kế hoạch vật t.
Phòng nguyên liệu quản lý việc thu mua nguyên liệu chính là lá thuốc lá. Cụ thể nhiệm vụ của phòng là tổ chức thu mua nguyên liệu chính theo kế hoạch từng năm để phục vụ sản xuất đồng thời bảo quản nguyên liệu trong kho. Phòng còn có nhiệm vụ cử cán bộ xuống các địa phơng chỉ đạo trồng thí điểm các loại cây thuốc lá, nghiên cứu các loại cây thuốc lá, hớng dẫn gieo trồng, đầu t kỹ thuật và tạo điều kiện vốn cho nông dân. Nhờ việc thực hiện mở rộng các vùng trồng thuốc lá Nhà máy có kế hoạch chủ động trong sản xuất kinh doanh.
Phòng kế hoạch vật t chiụ trách nhiệm đảm bảo về vật t, phụ liệu, công cụ, dụng cụ, xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch thu mua. Việc cung cấp vật t của phòng đợc thực hiện bằng cách phân công 3 cán bộ phụ trách từng phần việc. Một cán bộ phụ trách thu mua vật liệu phụ nh: tem, tút, hơng liệu... Một các bộ phụ trách thu mua nguyên liệu nh: xăng, dầu, than... và các phụ tùng thay thế nh dây cu roa, ru băng... Một cán bộ phụ trách toàn bộ các vật t còn lại. Với việc tổ chức thu mua theo kế hoạch, có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ đảm bảo cung cấp vật liệu, công cụ, dụng cụ đầy đủ, kịp thời. Khi nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua về tới Nhà máy, phòng KCS, kỹ thuật công nghệ thực hiện kiểm tra chất lợng. Nếu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đáp ứng đợc nhu cầu về chất lợng theo kế hoạch thì đợc phép nhập kho. Thủ kho tiến hành nhập kho, ghi số lợng thực nhập và lập phiếu
nhập kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho, hoá đơn của ngời bán lên phòng tài vụ giao cho kế toán vật t quản lý.
Hiện nay, nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ của Nhà máy chủ yếu là mua ngoài. Nhà máy ký kết hợp đồng với các đơn vị cung cấp. Đơn vị cung cấp cung cấp thờng xuyên chủ yếu nhất cho Nhà máy là công ty xuất nhập khẩu thuốc lá (cùng trực thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam). Công ty xuất nhập khẩu thuốc lá cung cấp hầu hết các loại vật t, đặc biệt là nguyên vật liệu nhập ngoại cho Nhà máy nh: lá thuốc lá nhập ngoại, các loại giấy cuốn, băng viền, mực in, keo sáp, nhãn, tút chỉ xé, đầu lọc... Đối với nguyên liệu mua ở thị trờng trong nớc, lá thuốc lá đợc thu mua chủ yếu của công ty nguyên liệu thuốc lá Bắc, công ty nguyên liệu thuốc lá Nam, Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn... Các loại vật t khác đợc Nhà máy thu mua trên thị trờng. Đối với các Nhà máy cung cấp nguyên liệu trong nớc, Nhà máy áp dụng phơng thức thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng... Các loại nguyên vật liệu nhập từ nớc ngoài, Nhà máy thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng cho công ty xuất nhập khẩu trên cơ sở tỷ giá hối đoái từng thời điểm mua.
b) Tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Khâu thu mua đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thì khâu bảo quản cũng không kém phần quan trọng. Tổ chức bảo quản tốt hay không tốt ảnh hởng lớn tới số lợng cũng nh chất l- ợng nguyên vật liêụ, công cụ, dụng cụ. Để bảo quản nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Nhà máy có 3 kho chính: kho nguyên liệu, kho vật liệu phụ, kho cơ khí.
Kho nguyên liệu bảo quản và dự trữ nguyên liệu chính là lá thuốc lá. Kho có diện tích tơng đối rộng, đợc xây 2 tầng. Tầng 2 dùng để bảo quản các loại lá thuốc lá có chất lợng tốt nh: lá nhập ngoại, lá cấp 1, cấp 2... Tầng 1 dùng để bảo quản các loại lá thuốc lá chất lợng kém hơn. Do lá thuốc lá dễ bị ẩm mốc nên công việc bảo quản kho nguyên liệu khá vất vả. Nguyên liệu mua về đợc đóng trong các bao tải bằng đay và đợc đặt vào kho trên một tấm ván kê cách mặt đất khoảng 10cm để tránh ẩm. Định kỳ hàng tháng( 10 – 15 ngày) tiến hành đảo chuyển để tránh ẩm mốc hoặc bị cháy...
Kho nguyên liệu phụ dự trữ và bảo quản các loại vật liệu phụ nh: tem, giấy cuốn, đầu lọc, hơng liệu... Mỗi loại vật liệu ở kho đợc xếp riêng thành từng nhóm để tiện cho việc theo dõi và xuất hàng. Những vật liệu này cũng dễ bị hỏng, phụ thuộc vào thời tiết nên kho vật liệu phụ đợc bố trí thoáng, rộng, khô ráo.
Kho cơ khí bao gồm những vật liệu phụ khác, nhiên liệu và công cụ, dụng cụ. Kho cơ khí đợc chia thành 3 kho: kho xăng dầu, kho kim loại, kho chứa các loại khác. Để đảm bảo an toàn kho xăng dầu đợc đặt cách xa kho chính và nơi làm việc. Kho kim loại đợc xây dựng riêng một kho vì kim loại thờng to, nặng và dễ bị han rỉ. Kho chính chứa các loại cơ khí khác. Trong kho chính có các giá kê hàng cách xa mặt đất, có nhiều lớp để phân loại vật liệu công cụ, dụng cụ theo từng nhóm.
Định kỳ, Nhà máy tiến hành kiểm kê kho để phát hiện những thiếu hụt, h hỏng và có biện pháp khắc phục kịp thời.