64221 2.967.906
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy thuốc lá Thăng
Thăng Long.
Phòng tài chính kế toán của nhà máy thuốc lá Thăng Long đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập chung (còn gọi là tổ chức kế toán một cấp). Phòng kế toán phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu thập, ghi sổ xử lý thông tin, lập các báp cáo kế toán của nhà máy. Tại phòng kế toán có 12 cán bộ kế toán với sự phân công nhiệm vụ cụ thể nh sau:
- Trởng phòng kế toán: Phụ trách chung, chụi trách nhiệm trớc giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng nh các hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới kế toán tài chính. Tổ chức công tác kế toán - thống kê trong nhà máy phù hợp chế độ quản lý tài chính của nhà nớc, thực hiện các chính sách chế độ về công tác tài chính kế toán. Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp đồng. Tổ chức công tác tái kiểm, kiểm kê định kỳ theo đúng quy định. Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát cán bộ thống kê kế toán các đơn vị trong nhà máy. Tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp.
- Một phó phòng kế toán: Giúp việc cho trởng phòng, thay mặt phòng giải quyết các công việc khi trởng phòng đi vắng, chịu trách nhiệm với tr- ởng phòng các phần việc đợc giao. Đảm nhiệm công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, kế toán nghiệp vụ về vốn kinh doanh và các quỹ xí nghiệp.
- Một kế toán thanh toán với ngời bán và xây dựng cơ bản: Chịu trách nhiệm theo dõi về số lợng, giá cả các loại vật t. Kiểm tra tính hợp pháp
Cuốn điếu Đóng bao Đóng tút
Đóng kiện Sợi thành phẩm
của các chứng từ khi thanh toán. Theo dõi các khoản công nợ với ngời bán. Kiểm tra các khoản thanh quyết toán các công trình và hạng mục công trình về xây dựng cơ bản.
- Một kế toán tiêu thụ thành phẩm, thanh toán với ngời mua: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm về mặt số lợng . Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lợng hàng, giá trị tiền cũng nh thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng. Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh các giấy tờ có giá trị nh tiền ... để thực hiện việc mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng kiểm tra các khoản thanh toán (nếu có) cho khách hàng. Thực hiện việc kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng . - Một kế toán tài sản cố định, xác định kết quả kinh doanh :Theo dõi tài
sản hiện có cũng nh việc tăng giảm tài sản cố định trong nhà máy về mặt nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nơi sử dụng của tài sản cố định. Hàng tháng tính khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn, thực hiện kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy định . Xác định kết quả kinh doanh và các khoản thanh toán ngân sách Nhà nớc.
- Hai kế toán nguyên vật liệu đợc chia thành:
• Một kế toán nguyên liệu chính ( lá thuốc lá ), tạm ứng, phải thu phải trả khác : có trách nhiệm theo dõi về số lợng, giá cả nguyên vật liệu thuốc lá qua các hợp đồng. Theo dõi về tình hình đầu t trồng nguyên liệu thuốc lá thông qua các hợp đồng với chủ đầu t. Kiểm tra hợp đồng trớc khi thanh toán. Theo dõi các khoản công nợ với ngời bán nguyên liệu. Theo dõi các khoản công nợ với ngời bán nguyên liệu chính . Theo dõi tình hình nhập xuất - tồn - kho nguyên liệu và hạch toán theo quy định. Ngoài ra còn theo dõi việc tạm ứng của cán bộ công nhân viên và các khoản phải thu phải trả khác.
• Một kế toán vật t: Theo dõi việc nhập - xuất - tồn các loại vật liệu phụ nh giấy cuốn, tem, tút, nhãn, công cụ dụng cụ, hạch toán đúng theo quy định. - Một kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công
đoàn: Có nhiệm vụ thanh toán tiền lơng, thởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của giám đốc. Thanh toán việc trích lập và sử dụng của nhà máy . Thanh toán các khoản phải thu, chi của công đoàn.
- Một kế toán tiền mặt, tền gửi ngân hàng, kho vật liệu xây dựng: Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trớc khi lập phiếu thu, chi. Cùng với thủ quỹ đối chiếu kiểm tra số d tồn quỹ sổ sách và thực tế. Các giao dịch với ngân hàng về các khoản vay hay thanh toán qua ngân hàng. Theo dõi nhâp - xuất - tồn kho vật liệu xây dựng.
- Một thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy. Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định . Quản lý các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp , bảo lãnh các giấy tờ có giá trị nh tiền (kỳ phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm...) và các khoản ký quỹ bằng vàng của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng.
- Hai kỹ s tin học : Chụi trách nhiệm xây dựng và bảo trì các hệ thống quản lý trên các thiết bị tin học trong toàn nhà máy. Cài đặt, hớng dẫn vận hành các phần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc. Theo dõi quá trình sử dụng các thiết bị của máy tính ở tất cả các đơn vị của nhà máy. Soạn thảo quy định và kiểm tra việc sử dụng máy vi tính, bảo mật t liệu. Sơ đồ 17: Sơ đồ bộ máy kế toán của Nhà máy
Do nhà máy sử dụng máy vi tính trong hạch toán kế toán nên trình độ chuyên môn hoá cao. Kế toán đợc chia thành hai phần lớn: Kế toán các phần hành và kế toán tính giá thành và tổng hợp. Kế toán từng phần hành hàng ngày nhập các số liệu vào máy. Dựa vào các số liệu đó định kỳ kế toán tính giá thành và tổng hợp tính ra giá thành , lập các báo cáo chung của nhà máy.
2.2.2.Tìm hiểu chung về hệ thống tài khoản, chứng từ, hình thức sổ thống kế toán.
a) Hệ thống chứng từ .
Chứng từ kế toán của Nhà máy áp dụng theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài Chính có sửa đổi cho phù hợp với các điều kiện của Nhà máy. Các chứng từ đợc nhà máy áp dụng theo mẫu của Bộ Tài chính là các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho vật liệu phụ và công cụ dụng cụ, phiếu xuất kho vật liệu phụ và công cụ dụng cụ... Ngoài ra còn có các chứng từ đợc Nhà máy sửa đổi áp dụng cho phù hợp với điều kiện của mình nh các phiếu nhập kho nguyên liệu chính, phiếu xuất kho nguyên liệu chính. Chứng từ đợc kế toán vào máy vi tính rất thuận lợi cho việc xem xét đối chiếu một cách tổng hợp đồng thời kế toán cũng lu lại chứng từ đó ở ngoài để có cơ sở pháp lý cho các số liệu chứng từ trên máy.
b) Hệ thống tài khoản kế toán.
Nhà máy hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán đợc sử dụng trong tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Hệ thống tài khoản này đợc xây dựng dựa trên “Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp” do Bộ Tài Chính ban hành theo quy định 1411/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995, tuân thủ các tài khoản cấp một và cấp tài khoản hai theo quy định, đồng thời đợc chi tiết hoá thêm các tài khoản cấp hai và cấp ba cho phù hợp với đặc điểm ngành. Hệ thống tài khoản kế toán này áp dụng thống nhất trong tổng công ty thuốc lá Việt Nam từ ngày 01 tháng 01 năm 1996.
Đối với các tài khoản loại 1: Tài sản l u động.
Trởng phòng Kế toán giá thành Kế toán tiêu thụ Kế toán tiền tơng Kế toán vật liệu Kế toán TSCĐ
- Tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng chỉ sử dụng tiền Việt Nam đồng, Nhà máy không có ngoại tệ vì Tổng công ty thuốc lá là công ty 91, trong tổng công ty có công ty xuất, nhập khẩu riêng (TK 1111, TK 1121).
- Tài khoản các khoản phải thu đợc chi tiết đến tài khoản cấp 4, bao gồm các TK:
+ TK 131: Phải thu của khách hàng. + TK 138: Phải thu khác.
+ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. - Tài khoản tạm ứng: TK 141
- Tài khoản hàng tồn kho: Do có nhiều loại hàng tồn kho nên TK này đợc phân theo từng nhóm và đợc chi tiết trong mỗi nhóm.
+ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. + TK 153: Công cụ, dụng cụ.
+ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. + TK 155: Thành phẩm.
+ TK 156: Hàng hoá. + TK 157: Hàng gửi bán.
+ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Loại 2: Tài sản cố định: Nhà máy không có TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính. + TK 211: TSCĐ hữu hình. + TK 214: Hao mòn TSCĐ hữu hình. + TK 222: Góp vốn liên doanh. + TK 241: XDCB dở dang. + TK 244: Ký quỹ, ký cợc dài hạn. Loại 3: Nợ phải trả.
- TK 311: Vay ngắn hạn, trong TK này chỉ có vay ngắn hạn ngân hàng. - TK 331: Phải trả nhà cung cấp.
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc, trong đó thuế thu nhập cá nhân đợc hạch toán vào TK các loại thuế khác.
- TK 334: Phải trả công nhân viên. Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu.
- TK 411: Nguồn vốn kinh doanh.
- TK 414: Quỹ đầu t phát triển kinh doanh. - TK 415: Quỹ dự trữ.
- TK 431: Quỹ khen thởng, phúc lợi. - TK 441: Nguồn vốn đầu t XDCB.
Tài khoản loại 5, loại 6: Theo giống TK kế toán doanh nghiệp, riêng TK loại 6 đợc chi tiết cụ thể thành các TK cấp 3, 4... nhiều do quy mô của Nhà máy lớn, có nhiều loại sản phẩm, nhiều phân xởng.
Các TK loại 7:
- TK 711: Thu nhập tài chính (chủ yếu là lãi TGNH).
Tài khoản loại 8:
- TK 811: Chi phí tài chính (chủ yếu là lãi vay) - TK 821: Chi phí bất thờng (hầu nh không có) TK loại 9: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. TK ngoài bảng: TK 004, TK 009.
Tổng công ty thuốc lá Việt Nam thống nhất sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra và hàng xuất dùng.
Trên cơ sở các quy định của tổng công ty, nhà máy thuốc lá Thăng Long vận dụng chấp hành đúng theo quy định đồng thời phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh của nhà máy. Giá nguyên vật liệu nhập kho tính theo giá nhập thực tế. Giá nguyên vật liệu xuất kho tính theogiá bình quân gia quyền. Nhà máy chịu thuế tiêu thụ đặc biệt tính trên doanh thu bán thuốc lá.
c)Hệ thống sổ kế toán.
Nhà máy hiện đang ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ. Đây là một hình thức phù với một cơ sở sản xuất có quy mô lớn, số lợng nghiệp vụ nhiều, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao nh nhà máy. Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng, đựoc ban hành thống nhất tạo nên kỷ cơng cho việc ghi chép sổ sách. Nhiều chỉ tiêu quản lý đợc kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán nhật ký chứng từ, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn.
Theo hình thức kế toán NKCT, toàn bộ công tác hạch toán từ việc ghi sổ chi tiết đến tổng hợp, lập báo cáo, đều đợc thực hiện tại phòng kế toán của Nhà máy. ở dới các phân xởng không bố trí các nhân viên kế toán mà chỉ có những nhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế dới phân xởng, cuối tháng lập báo cáo theo chỉ tiêu số lợng gửi về phòng kế toán để xử lý và hạch toán.
Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết áp dụng tại nhà máy theo đúng chế độ của Bộ Tài Chính ban hành. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 7... các bảng kê các sổ cái TK phải trả nhà cung cấp (TK131), TK phải thu khách hàng( TK331), TK chi phí sản xuất kinh doanh dở dang(TK154), TK thành phẩm(TK155)...
Sổ kế toán chi tiết bao gồm hình thức sổ số d trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, các thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp...
Sơ đồ 18: Trình tự kế toán theo hình thức NKCT tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long.
52
Chứng từ gốc và BPB
NKCT
Ghi hàng ngày.
Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng.
d) Hệ thống báo cáo kế toán.
Các báo cáo kế toán định kỳ theo quy định của Nhà nớc. Việc lập và gửi báo cáo theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tr- ởng Bộ Tài Chính, gồm:
- Biểu số B01 - DN “Bảng cân đối kế toán”.
- Biểu số B02 - DN “Kết quả hoạt động kinh doanh”. - Biểu số B03 - DN “Lu chuyển tiền tệ”.
- Biểu số B09 - DN “Thuyết minh báo cáo tài chính”.
Ngoài các báo cáo theo quy định của Bộ Tài Chính, Bộ quản lý chuyên ngành, các đơn vị phải báo cáo một số chỉ tiêu cho Tổng công ty theo biểu mẫu sau:
- Biểu số B01 - TCKT “Báo cáo tiêu thụ lãi lỗ từng mặt hàng”. - Biểu số B02 - TCKT “Báo cáo giá thành đơn vị SP chủ yếu” - Biểu số B03 - TCKT “Báo cáo tình hình công nợ”.
- Biểu số B04 - TCKT “Báo cáo tình hình thực hiện đầu t XDCB”. - Biểu số B05 - TCKT “Báo cáo thanh toán với Tổng công ty”.
- Biểu số B06 - TCKT “Báo cáo tăng giảm TSCĐ và nguồn vốn kinh doanh”.
- Biểu số B07 - TCKT “Báo cáo nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu”. - Biểu số B08 - TCKT “Báo cáo quỹ đầu t vùng nguyên liệu”. - Biểu số B09 - TCKT “Báo cáo tình hình vay vốn”.
Tất cả các biểu báo cáo tài chính đợc lập và gửi vào cuối mỗi quý (cuối tháng thứ 3, thứ 6, thứ 9, thứ 12) theo quy định của Nhà nớc.
Thời hạn gửi báo cáo đối với báo cáo quý là chậm nhất 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý, đối với báo cáo năm chậm nhất 30 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán.
Sổ Cái
2.3.Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long.
2.3.1.Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Nhà máy.
Do những đặc điểm đặc thù trong ngành sản xuất thuốc lá nên nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của Nhà máy thuốc lá Thăng Long có những đặc điểm riêng biệt so với các ngành sản xuất khác. Đặc điểm nổi bật nhất đó là sự đa dạng về chủng loại chất lợng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Sự đa dạng đó là để đáp ứng nhu cầu sản xuất ra nhiều loại thuốc khác nhau: từ những loại thuốc cao cấp tới những loại thuốc bình dân phục vụ nhu cầu của ngời tiêu dùng. Để sản xuất ra thuốc lá nguyên liệu chính của Nhà máy là lá thuốc lá. Lá thuốc lá đợc phân thành các vùng, dới các vùng đợc chia nhỏ thành các cấp. Lá thuốc lá đợc chia thành hai loại chính là lá thuốc lá vàng và lá thuốc lá nâu. Nguồn nhập có thể ở trong nớc hoặc nhập từ nớc ngoài. Lá thuốc lá vàng đợc chia thành 3 vùng và 17 cấp. Lá thuốc lá nâu đợc chia thành 2 vùng Gia Lai và Đồng Nai. Lá thuốc lá nhập ngoại đợc nhập từ các nớc Trung Quốc, Singapore... Ngoài ra để sản xuất thuốc lá còn cần phải có các loại vật liệu phụ nh tem, tút, giấy cuốn, hơng liệu..
Mỗi loại thuốc lá nh Điện Biên, Thăng Long, Dunhill, Vinataba...cần có các