II. Tình hình thực tế kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
5. Phơng pháp tập hợp chi phí sản xuất
5.1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu
Để có một sản phẩm may mặc hoàn chỉnh cần rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mặt khác mỗi khách hàng lại có yêu cầu riêng về kiểu cách, mằu sắc. Thế nhng ở công ty may Hồ Gơm do quy mô sản xuất nhỏ, kế toán không chi tiết khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thành hai loại vật liệu chính và vật liệu phụ. Đây chính là hạn chế trong công tác quản lý và tập hợp các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty.
Đối với loại hình sản xuất gia công hàng may mặc thì toàn bộ số nguyên vật liệu ( cả chính và phụ) thậm chí cả bao bì đóng gói đều do bên khách hàng chuyền đến theo điều kiện CIF tại cảng hảI phòng (nghĩa là mọi chi phí vận chuyển, bảo hiểm số nguyên vật liệu đó từ nơi đặt hàng tới cảng HảI Phòng là do bên đặt hàng gia công chụi)
Số lợng nguyên vật liệu, vật liệu mà bên đặt hàng chuyển đến kho công ty đợc tính toán xác định dựa trên cơ sở số lợng sản phẩm đặt gia công và định mức nguyên vật liệu tính cho một đơn vị sản phẩm. Định mức nguyên liệu,vật liệu đã đợc công ty cùng phía khác hàng nghiên cứu xây dựng phù hợp với định mức tiêu hao thực tế và cùng đợc hai bên đồng ý trớc khi ký kết hợp đồng gia công.
Ngoài ra số nguyên vật liệu đã đợc tính toán theo đơn đặt hàng nh trên,bên phía khách hàng đặt gia công còn phải chịu trách nhiệm 3% số nguyên vật liệu để bù vào sự hao hụt, kém phẩm chất trong quá trình vận chuyển và sản xuất.
Khi số nguyên vật liệu nói trên đợc nhập vào kho của công ty thì kế toán chỉ quản lý về mặt số lợng theo từng hợp đồng gia công và khi có lệnh sản xuất cung cấp nguyên vật liệu, vật liệu cho phân xởng kế toán cũng không hạch toán
giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, vật liệu cho các phân xởng kế toán cũng không hạch toán giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu dùng cho sản xuất trong kỳ và khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, phần chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ mà kế toán chỉ hạch toán vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phần chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ,mà kế toán chỉ hạch toán vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phần chi phí vận chuyển nguyên vật liệu từ cảng HảI Phòng về kho của công ty theo từng mã hàng của sản phẩm gia công. Đây chính là biểu hiện khác biệt lớn nhất giữa hai loại hình sản xuất ở công ty may Hồ Gơm, sản xuất hàng gia công và hàng Fob.
Chi phí nguyên vật liệu ở công ty may Hồ Gơm đợc quản lý và hạch toán theo từng mã hàng sản phẩm gia công trong suốt quá trìnhsản xuất. Quá trình đó có thể khái quát trên hai mặt, quản lý về mặt số lợng và hạch toán vận chuyển cho từng mã hàng.
5.1.1- Quản lý về mặt số lợng
Đây chính là sự theo dõi quản lý số lợng nguyên vật liệu đợc đa vào sản xuất trong kỳ, kiểm tra giám sát việc thực hiện các định mức tiêu hao cho phòng kỹ thuật xây dựng cho từng mã hàng. Việc theo dõi chi phí nguyên vật liệu về mặt hiện vật tơng đối phức tạp, mõi loại vải có thể đợc dùng để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, nhng công ty đã khắc phục bằng cách sử dụng phơng pháp hạch toán bàn cắt nên đã đợc phản ánh chính xác số lợng vải tiêu hao thực tế cho mỗi mặt hàng liên quan.
Kế toán phải theo dõi chi phí nguyên vật liệu chính tiêu hao từ khi vật liệu đợc bắt đầu đa vào sản xuất, tức là thời điểm đợc xuất kho giao vật liệu cho các xí nghiệp. Căn cứ để thủ kho viết “phiếu xuất kho”, giao vật liệu cho các xí nghiệp khi có kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất và định mức tiêu hao vật liệutheo từng mã hàng của công ty giao cho các xí nghiệp. Nhân viên kế toán d- ới các phân xởng tính toán số lợng từng loại vải thực tế tiêu hao cho mỗi loại hàng số lợng vảI thừa thiếu do hạch toán bàn cắt rồi lập “phiếu theo dõi bàn cắt” (Biểu 06)
Theo biểu 06 ngày 21/12/99 phân xởng cắt của xí nghiệp may đợc nhận 605,09 m vải, trải đợc 90 lá chiều dài. Chiều dài mỗi lá là 6,25m.
Nh vậy số vải trải đợc là: 90 *6,25m = 562,5m Hao phí đầu bàn đoạn nối là :90 * 0,03m =2,7 m Tổng số vải tiêu hao thực tế là : 562,5 +2,7=565,2m Số vảI còn lại là : 605,09 –565,2 = 39,89 m
Tuy nhiên trên thực tế số vải nhập về kho đầu dấu của xí nghiệp chỉ là 37,53m còn lại những vải nhỏ, vụn, không sử dụng đợc nữa.
Phần thiếu 39,89 – 37,53 = 2,36m gọi là thiếu do hạch toán bàn cắt. Từ các “phiếu theo dõi bàn cắt” cuối tháng nhân viên hạch toán tyổng hợp số liệu để lên sổ chi tiết vật t (biểu số 07).
Sổ này đợc lập vào cuối mỗi tháng cho tất cả các mã hàng và theo từng loại nguyên vật liệu thể hiện số lợn nguyên vật liệu nhập xuất, tồn kho của từng mã hàng vào thời điểm cuối mỗi tháng.
Cuối mỗi quúy căn cứ vào sổ chi tiết vật t đã lập hàng tháng đối với từng loại nguyên vật liệu kế toán tổng hợp và lập “bảng cân đối vật t” (biểu số 08).
“Bảng cân đối vật t” phán ánh tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu có liên quan đến các mặt hàng sản xuất trong quý ở phạm vi toàn công ty. Bảng cân đối vật t này cho biết:
-Số lợng nguyên vật liệu mỗi loại tồn đầu quý ở kho của công ty là bao nhiêu
-Số lợng nguyên vật liệu mỗi loại đã nhập vào kho của công ty trong quý là bao nhiêu.
-Số lợng nguyên vật liệu trong quý đã xuất cho các phân xởng là bao nhiêu
-Số lợng nguyên vật liệu còn tồn cuối quý ở kho cha xuất chi các phân x- ởng là bao nhiêu.
“Bảng cân đối vật t” này cũng chỉ mới thể hiện đợc về mặt lợng nguyên vật liệu nhập – xuất -tồn trong quý mà cha thể hiện đợc lợng tiền (chi phí vận chuyển) phân bổ cho số nguyên vật liệu đó.
Cuối quý căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm đã phân loại theo từng mã hàng của từng đơn đặt hàng. Kế toán tổng hợp lại và lập “báo cáo tổng hợp vật t” (biểu số 09)
“Báo cáo tổng hợp vật t” cho biết từng loại mã hàng dã nhập kho trong quý là bao nhiêu, bất kê mã hàng đó là do phân xởng nào sản xuất. Đây chính
là căn cứ để phân bổ chi phí vận chuyển nguyên vật liệu, lơng cho công nhân sản xuất và là cơ sở để tính giá thành sản phẩm. Do vậy cũng trên “ báo cáo tổng hợp” đã thể hiện đợc tiền lơng cho một đơn vị sản phẩm và số tiền vận chuyển phân bổ cho số lợng nguyên vật liệu sản xuất ra số sản phẩm đó là bao nhiêu.
5.1.2 Hạch toán chi phí vận chuyển nguyên vật liệu trực tiếp
ở công ty may Hồ Gơm để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán căn cứ vào tổng chi phí vận chuyển nguyên vật liệu từ cảng về kho công ty của tât cả các mã hàng thuộc đơn đặt hàng sản xuất trong quý. Sau đó chi phí vận chuyển đợc phân bổ cho số lợng sản phẩm sản xuất trong quý (theo từng mã hàng ) căn cứ vào số sản phẩm hoàn thành nhập kho và đơn giá tiền lơng của một sản phẩm.
Cách tính cụ thể nh sau:
-Nếu gọi: Tổng chi phí nguyên vật liệu của tất cả các đơn đặt hàng trong kỳ là A
-Khối lợng sản phẩm nhập kho của từng mã hàng là Xi
-Đơn giá lơng của một đơn vị sản phẩm của từng mã hàng là Di
Thì ta có: i d i x * i d i x A ∑ = i hàng mã Của liệu vật n ê chuyểnNguy vận phí Chi
Ví dụ: Theo HĐ số 92 đã ký với khách hàng Scavin – Hàn Quốc ngày 20/12/99. Công ty phảI vận chuyển số nguyên vật liệu từ cảng HảI Phòng về kho công ty. Chi phí vận chuyển tất cả số nguyên vật liệu của hoá đơn này là 116.850.086. Tổng chi phí vận chuyển tất cả các đơn đặt hàng sản xuất trong quý tập hợp đợc là 322.007.269 đồng . Tổng số tiền lơng tính theo đơn giá của từng mã hàng sản xuất trong quý là 713.720.130 đồng.
Căn cứ vào báo cáo tổng hợp (Biểu số 09) trong quý đã sản xuất nhập kho 7.156 sản phẩm thuộc mã hàng HO-107 của đơn đặt hàng số 92 với đơn giá tính lơng cho một đơn vị sản phẩm là 6.936,6 đồng.
Nh vậy chi phí nguyên vật liệu phân bổ cho lợng nguyên vật liệu tơng ứng để sản xuất số sản phẩm đó là :
7 , 816 . 375 . 22 7156 6 , 6930 . 130 . 720 . 713 ì = đồng
Kết quả này phản ánh trên “báo cáo tổng hợp” dòng mã hàng HO-107 thuộc đơn đặt hàng số 92 của khách hàng Scavin “cột” chi phí nguyên vật liệu
Đối với mã hàng thuộc đơn đặt hàng đó hoặc những mã hàng khác thuộc đơn đặt hàng khác cũng đợc tính toán một cách tơng tự. ở công ty may Hồ Gơm kế toán cuối mỗi quí tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu (biểu số 10)
Biểu số 10 - Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Công ty may Hồ- Gơm Quí 4 /99 Phòng kế toán STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK 152 1 Tài khoản 621 263.402.136 2 Tài khoản 627 42.363.669 3 Tài khoản 641 102.412.361 4 Tài khoản 642 1.157.500 Cộng 490.335.666
Ngời lập biểu Kế Toán trởng Ngày 31 tháng 12 năm 2004 (ký,họ và tên)
Công ty may Hồ Gơm sử dụng TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo dạng bàn cờ để tập hợp chi phí sản xuất. Căn cứ vào các bảng phân bổ và các nhật ký chứng từ kế toán lập bàn cờ (biểu số 11). Từ biểu lập bàn cờ này kế toán lập bảng cân đối tài khoản (biểu số 12), từ đó kế toán lập sổ cái Tk621 (biểu số 13).
Biểu số 13 Sổ cái - TK 621
Công ty may Hồ Gơm - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số d đầu năm
Nợ Có
0 0
Ghi có các TK Quý I Quý II Quý III Quý VI
TK 111 9.428.623 16.754.693 TK 131 5.094.532 41.850.440 TK 152 2.003.298.632 263.402.136 Cộng phát sinh nợ 2.018.379.970 322.007.269 Cộng phát sinh có 2.018.379.970 322.007.269 Số d cuối kỳ Nợ Có
Ngời lập biểu Kế Toán trởng Ngày 31 tháng 12 năm 2004 (ký,họ và tên)