V. Hình thức sổ sách kế toán chi phí sản xuất
2. 2 Tổ chức quản lý ở công ty may Hồ Gơm
Công ty may Hồ Gơm là công ty hạch toán kinh doanh độc lập trực thuộc tổng công ty dệt may Việt Nam, đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến tham mu. trên công ty có các ban giám đốc, dới là phòng ban chức năng.
+ Ban giám đốc gồm một giám đốc, một phó giám đốc và một trởng phòng kế toán.
- Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nớc theo quy định hiện hành. Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh theo một chế độ thủ trởng
Các phân xưởng
Phân xưởng I Phân xưởng II
Tổ cắt 1,3Tổ Tổ 5,7 Tổ 9,11 Tổ 13 Tổ làthêu đóng gói Tổ cắt Tổ 2,4 Tổ 6,8 10,Tổ 12 Tổ 14 thêuTổ là đóng gói
có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ may quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm gọn nhẹ đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và sản xuất. + Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm:
- Phòng kế toán tài vụ: Có trách nhiệm đôn đốc kiểm tra các chi phí đã phát sinh trong quá trình sản xuất, tính đúng, tính đủ để phục vụ cho việc hạch toán kế toán đợc đảm bảo chính xác, đôn dốc nhắc nhở việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, quản lý sản xuất ở các phân xởng và trong toàn công ty. Xác định kết quả các hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm hiểu nhu cầu thị trờng xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, đieuù hành sản xuất ký kết các hợp đồng sản xuất đảm bảo về chất lợng và số lợng cũng nh chủng loại
- Phòng thị trờng: Tìm khách hàng để ký kết gia công may mặc và mua bán dứt khoát, chịu trách nhiệm hoàn thiện chứng từ giao cho khách hàng và đôn đốc việc thanh toán với khách hàng nớc ngoài cùng với các phòng chức…
năng thực hiện các hợp đồng đã ký kết.
- Phòng kỹ thụt và kiểm tra chất lợng sản phẩm, xây dựng và quản lý theo dõi các quy trình vi phạm kỹ thuật trong quá trình sản xuất đảm bảo chất lợng sản phẩm. Khi có kế hoạch thì triển khai giác mẫu, thử mẫu thông qua khách hàng duyệt sau đó mới đem xuống sản xuất hàng loạt, xác định mức hao phí nguyên vật liệu, hỡng dẫn cách đóng gói cho các phân xởng sản xuất. Đồng thời kiểm tra chất lợng sản phẩm và cả chất lợng nguyên vật liệu phụ xuất từ kho của các phân xởng.
- Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức và chỉ đạo điều độ tiến độ sản xuất, điều hoà bố trí tuyển dụng lao động và giải quyết các vấn đề tiền lơng. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để lập bảng phân bổ tiền lơngvà bảo hiểm xã hội.
- Phòng bảo vệ và ban xây dựng cơ bản: Có trách nhiệm bảo vệ tài sản và giữ gìn an ninh trật tự trong nội bộ công ty. Quản lý giám sát quá trình xây dựng, chịu trách nhiệm với ban giám đốc về chất lợng kỹ thuật và tiến độ thi cônghiên cứuác công trình.
- Mỗi phòng ban của công ty, tuy có nhiệm vụ chức năng khác nhau, song có mối quan hệ mật thiết với nhau, cùng phục vụ cho việc quản lý điều
hành sản xuất kinh doanh của công ty nhằm đạt hiệu quả cao trong sản xuất và kinh doanh.
Sơ đồ 04: Sơ đồ tổ chức quản lý ở công ty may Hồ Gơm .
2.3 Tổ chức bộ may máy kế toán của công ty may Hồ Gơm:
Do đặc điểm của loại hình kinh doanh khá phức tạp các nghiệp vụ phát sinh với khối lợng lớn nên yêu cầu bộ máy kế toán của công ty phải đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và sử dụng hình thức ...để hạch toán. Phơng pháp kế toán mà doanh nghiệp áp dụng là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung ở phòng kế toán tài vụ các phân xởng sản xuất không có tổ chức bộ máy riêng.
Bộ máy kế toán là một mắt xích quan trọng của hệ thống quản lý sản xuất với nhiệm vụ, tổ chức thực hiện kiểm tra toàn bộ hệ thống các thông tin kinh tế của công ty, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính của công ty.Về nguyên tắc, cơ cấu kinh tế đợc tổ chức theo phần hành .. kế toán, mỗi nhân viên phụ trách một phần hành. Nhng do đặc điểm thực tế của công ty, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo phơng thức ghép việc, nghĩa là nhân viên kế toán phải kiêm nhiều phần hành kế toán.
Tại các xí nghiệp thành viên nhân viên hạch toán có nhiệm vụ làm các công việc sau:
Giám đốc công ty Phó giám đốc công ty Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch Phòng thị trư ờng Phòng kỹ thuật và KCS Phòng tổ chức hành chính Phòng bảo vệ và ban xây dựng
- Tại kho công ty thủ kho phải tuân theo chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuầt kho để ghi vào thẻ kho, cuối tháng lên bảng nhập, xuất, tồn, chuyển lên phòng kế toán của công ty. ngoài ra còn phải tiến hành đo đếm các nguyên vật liệu trớc khi cấp phát cho xí nghiệp thành viên.
- Tại các phân xởng: Nhân viên thống kê phân xởng phải theo dõi nguyên vật liệu đa vào sản xuất dến khi giao sản phẩm cho công ty.
Các xí nghiệp may phải theo dõi từng chủng loại vật liệu đa vào sản xuất theo từng mã hàng. Số lợng nguyên vật liệu đợc cắt ra từ nguyên vật liệu ấy, theo dõi số lợng bán thành phẩm, tình hình sản xuất đạt đợc để tính lơng cho công nhân. Cuối tháng phải lập báo cáo nguyên vật liệu, báo cáo chế biến, báo cáo sản phẩm dở dang để chuyển lên phòng kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của công ty, bộ máy kế toán của công ty may Hồ Gơm có bốn cán bộ, đợc tổ chức theo các phần hành kế toán sau:
- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp và làm công việc kế toán tài sản cố định(TSCĐ), nguồn vốn công nợ của công ty. Trong phần hành này kế toán phụ trách tài khoản 211, TK 214, TK 411, TK 412... Phân loại TSCĐ hiện có của công ty và tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp tuyến tính bình quân.. Cuối tháng lập bảng phân bổ số 3 “Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ “ vào NKCT.. số 9” Ghi có TK 211". Ngoài ra kế toán theo dõi công nợ phải thu, phải trả của công ty với khách hàng. ở phần hành này kế toán có trách nhiệm hạch toán TK 131, 136, 138, 331, kế toán ghi sổ kế toán cho từng đối tợng cụ thể và lập NKCT.. số 5 bảng hệ số 11.
Mặt khác kế toán còn phải tập hợp số liệu kế toán toàn công ty để báo cáo kế toán theo quý. Cuối niên độ kế toán lập báo cáo tài chính năm và thuyết minh báo cáo tài chính.
- Kế toán tập hợp chi phí và tính toán thành phẩm, kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ, thành phẩm mà thủ kho gửi lên ..và các TK 152, 153, 135, vào sổ chi tiết vật t thành phẩm. Cuối kỳ tổng hợp số liệu, lập báo cáo vật liệu theo quý. Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ, cho quá trình sản xuất kế toán vào TK 621, TK 627. Căn cứ vào bảng phân bổ lơng và các khoản trích theo lơng để tập hợp vào TK 622.
Đó là cơ sở để kế toán tập hợp số liệu tính toán giá thành sản phẩm với phơng pháp tính giá theo đơn đặt hàng.
- Bộ phận kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và doanh thu bán hàng. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu chi, thì kế toán viết phiếu thu chi. Hàng tháng lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch. Ngân hàng đầu t và phất triển Hà Nội, ngân hàng ngoại thơng. Kế toán quản lý các TK 111, TK 112, TK 413 và chi tiết từng tài khoản. Thờng thì kế toán lập NKCT số 1, NKCT số 2, bảng kệ số 1, bảng kệ số 2 vào mỗi quý. Căn cứ vào tình hình tiêu thụ sản phẩm, kế toán hạch toán doanh thu bán hàng của công ty.
Thủ quỹ kiêm bộ phận kế toán tiền lơng, tại khâu này kế toán phụ trách TK 334, TK 338 (TK 338.2, TK 338.3, TK 338.4). Hàng tháng căn cứ vào sản l- ợng của công nhân theo báo cáo của các phân xởng và đơn giá lơng đợc hởng để tính ra số lơng phải trả cho công nhân viên, căn cứ vào bậc lơng để tính lơng cho cán bộ quản lý. Cuối mỗi tháng lập bảng thanh toán lơng và bảng phân bổ số 1 với chức năng chính là một thủ quỹ phải chịu trách nhiệm quỹ tiền mặt với công ty. Thủ quỹ căn c vào phiếu thu chi hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi vào sổ quỹ vốn thu hoặc chi để làm căn cứ đối chiếu với sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền của kế toán tiền mặt. Nếu sự đối chiếu nay không khớp nhau thì cả hai phải tìm ra nguyên nhân và đề ra biện pháp x lý thích hợp. Công ty đã xây dựng hệ thống TK trên cơ sở những quy định về hệ thống TK chung do các doanh nghiệp do bộ tài chính ban hành và áp dụng từ ngày 11/11/1995. Sau đó có một số thay đổi từ ngày 1/1/1996. Công ty đã sử dụng gần hết 74 TK do bộ tài chính ban hành và cũng bắt đầu sử dụng TK 133 " Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ " từ ngày 1/1/1999.
Chuyên đề tốt nghiệp Nguyễn Văn Toản KT2-K2
Sơ đồ 05: Mô hình tổ chức bộ máy của công ty may Hồ Gơm
II. Tình hình thực tế kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm ở công ty may Hồ Gơm.