III. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty Phát triển Hạ tầng
5. Hạch toán chi phí sản xuất chung
Để đảm bảo kết quả thi công, mỗi công trình còn cần có các yếu tố chi phí khác nh công cụ dụng cụ, bảo hộ lao động, các khoản trích theo lơng .... Những khoản chi phí này không trực tiếp tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhng có một vai trò lớn, góp phần làm cho hoạt động của các đội đảm bảo về mọi mặt. Các khoản chi phí này phát sinh thờng xuyên, đa dạng, có liên quan đến việc quản lý công trình và toàn bộ hoạt động sản xuất chung của đội và đợc gọi là chi phí sản xuất chung.
Tại Công ty Phát triển Hạ tầng Khu Công nghệ cao Hoà Lạc, chi phí sản xuất chung đợc quản lý đội (kế toán đội) tiến hành tập hợp trong quá trình thi công công trình, và định kỳ hàng tháng gửi chứng từ về phòng Tài chính kế toán. Đối với mỗi khoản mục chi phí sản xuất chung sẽ có những chứng từ tơng ứng. Trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, kế toán Công ty sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 627. Tài khoản này đợc chi tiết thành các tiểu khoản sau :
6271: “Chi phí nhân viên phân xởng” 6272: “Chi phí vật liệu”
6273: “Chi phí dụng cụ sản xuất” 6274: “Chi phí khấu hao TSCĐ” 6277: “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này có kết cấu nh sau :
Bên nợ : Tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh. Bên có :
+Kết chuyển chi phí sản xuất chung.
+Giá trị các khoản thu hồi ghi giảm chi phí sản xuất chung. Những chi phí sản xuất chung có liên quan đến nhiều công trình sẽ đợc tập hợp và phân bổ cho từng công trình theo những tiêu thức thích hợp. Những chi phí chi liên quan đến một công trình thì đợc tập hợp trực tiếp cho công trình đó. Các khoản mục chi phí phát sinh đợc hạch toán cụ thể nh sau:
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Chi phí nhân viên phân xởng hay còn đợc hiểu là chi phí nhân viên Đội, bao gồm các khoản mục : chi phí quản lý Đội, các khoản trích theo lơng của công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân lái máy, nhân viên quản lý Đội. Các khoản chi phí này tơng ứng sẽ đợc hạch vào tài khoản 6271. Lơng nhân viên quản lý Đội đợc hởng lơng theo cách tính thời gian. Căn cứ để tính lơng là hệ số lơng, đơn giá tiền lơng và bảng chấm công. Các thủ tục tạm ứng, thanh toán, hạch toán lơng quản lý Đội về cơ bản giống nh lơng công nhân trực tiếp. Thông thờng, nhân viên quản lý Đội sẽ thực hiện thi công một công trình của Đội đó. Trong trờng hợp, nhân viên quản lý Đội thi công một lúc nhiều công trình thì l- ơng sẽ đợc phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp phát sinh cho từng công trình.
Các khoản trích theo lơng của toàn bộ nhân viên trong Đội sẽ đợc trích theo định kỳ hàng tháng. Công nhân thuê ngoài sẽ không đợc hởng các khoản trích này. Trên cơ sở Bảng toán tiền lơng, kế toán Công ty sẽ tiến hành trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn theo quy định và lập bảng tính các khoản trích theo lơng nh sau :
Biểu số 29 :
Bảng tổng hợp Bhxh
Công trình : Đờng 40m Trung hoà- Nhân chính
Tháng 08/03
TT Nội dung Số tiền
1 Lơng nhân công trực tiếp của Đội 314.578.582 2 Lơng công nhân lái máy của Đội 112.245.221
3 Lơng nhân viên quản lý Đội 10.256.278
4 Các khoản trích theo lơng 70.866.214
Tổng số 507.946.295
Ngời lập kế toán công ty Đội trởng
Chi phí nguyên vật liệu phát sinh chủ yếu trong trờng hợp để xây nhà tạm cho nhân viên quản lý Đội, xây lán trại .... Chi phí này phát sinh đợc tập hợp, hạch toán tơng tự chi phí nhân công trực tiếp. Trên cơ sở các hoá đơn, chứng từ hợp lệ, kế toán Công ty sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 6272.
o Chi phí dụng cụ sản xuất:
Dụng cụ của Công ty bao gồm : cuốc, xẻng, dao xây, các thiết bị bảo hộ lao động, ... và các xe máy, thiết bị không đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định. Các dụng cụ hầu hết do Đội tự sắm và quản lý. Chi phí dụng cụ cầm tay đ- ợc phân bổ ba tháng một lần. Chi phí cho các máy nhỏ nh máy mài, máy cắt... đợc phân bổ nhiều lần tuỳ thuộc vào giá trị và thời gian thi công công trình. Các dụng cụ khác nh cốt pha, giàn giáo thờng đợc phân bổ chi phí trong thời gian hai năm. Giá trị công cụ, dụng cụ đợc phân bổ nhiều lần đợc phản ánh vào tài khoản 6273 theo định kỳ hàng tháng hoặc quý. Trong trờng hợp Đội thi công nhiều công trình một lúc thì chi phí công cụ, dụng cụ của Đội đợc phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp
o Chi phí khấu hao tài sản cố định:
Tài sản cố định đợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung là những tài sản cố định phục vụ quản lý Đội nh máy vi tính, máy phôtô, nhà tạm cho cán bộ quản lý ... Giá trị tài sản cố định này đợc tập hợp vào tài khoản 214 và phân bổ khấu hao hàng tháng vào tài khoản 6274. Đồng thời kế toán ghi nợ tài khoản 009 “Nguồn vốn khấu hao”
o Chi phí dịch vụ mua ngoài :
Khi phát sinh các chi phí dịch vụ mua ngoài, kế toán đội sẽ tập hợp các hoá đơn chứng từ, tơng tự Bảng kê hoá đơn chứng từ và chuyển về phòng Tài chính kế toán. Từ các Bảng kê này, kế toán Công ty sẽ tiến hành tổng hợp số liệu, hạch toán vào tài khoản 6278 và lập Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung. Trong trờng hợp Đội thi công nhiều công trình một lúc, chi phí dịch vụ mua ngoài sẽ đợc phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp phát sinh.
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 31/08/2003 Đơn vị tính : Đồng
Trang: 1
Biểu số 30:
Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung
Công trình : Đờng 40m Trung Hoà - Nhân Chính
Tháng 08/03
STT Loại chi phí Số tiền Ghi chú
1 Chi phí nhân viên phân xởng 81.122.492
2 Chi phí nguyên vật liệu 4.561.287
3 Chi phí dụng cụ sản xuất 1.562.364
4 Chi phí khấu hao tài sản cố định 4.364.145
5 Chi phí dịch vụ thuê ngoài 7.214.254
Tổng số 96.824.542
Ngời lập kế toán công ty đội trởng
Từ các hoá đơn chứng từ do Đội chuyển về, kế toán Công ty thực hiện các bút toán phản ánh chi phí và lên sổ Nhật ký chung :
Biểu số 31:
Nhật ký chung
M Khoản = 002B : Đã ờng 40m Trung hoà - Nhân chính
Chứng từ TK nợ TK
có Diễn giải Đối tợng Số tiền Ghi chú
Số Ngày
... ... ... ... ... ... ... ...
02t 02/08/2003 6271 3342 Phải trả tiền lơng Trần Trọng Lâm 3.658.148 03t 02/08/2003 6278 1111 Thanh toán tiền điện Cty điện lực 2.589.215
... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng số 2.658.374.364
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Tổng công ty vinaconex
Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 31/08/2003
Đơn vị tính : Đồng Trang: 1
Dựa trên số liệu của sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán máy sẽ tự động chuyển số liệu sang sổ chi tiết tài khoản 6271, 6272, ... Sổ chi tiết các tài khoản đó có kết cấu nh sau :
Biểu số 32 :
Sổ chi tiết Tài khoản & Công trình
tài khoản = 6271 – Chi phí nhân viên phân xởng công trình = 002b - Đờng 40m Trung hoà- nhân chính
Chứng từ Diễn giải Đơn vị TK Phát sinh Số d cuối kỳ
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
Số d đầu kỳ
02t 02/08/03 Phải trả tiền lơng Đội XD4 3342 3.658.148 3.658.148
... .. … … … … … … …
Tổng số 96.824.542 96.824.542
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Hàng tháng, dựa trên số liệu của Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản, phần mềm kế toán máy sẽ tự động tập hợp chi phí sản xuất chung và lên sổ Cái tài khoản 627. Số liệu trên sổ Cái tài khoản 627 sẽ đợc kế toán Công ty kiểm tra, đối chiếu với các Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu. Sổ Cái tài khoản 627 có kết cấu nh sau:
Biểu số 33 :
Sổ cái tài khoản
tài khoản = 627 – Chi phí sản xuất chung
D nợ đầu kỳ : d Nợ cuối kỳ: 96.824.542
D có đầu kỳ : D có cuối kỳ:
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Tháng : 08/2003 Đơn vị tính : Đồng Trang: 1
TK 111, 3342 TK 627 TK 1541 Tiền lơng, phụ cấp trả cho nhân viên quản lý đội
Tiền ăn ca của nhân viên trong đội
K/c chi phí sản xuất chung
TK 338
Các khoản trích theo lơng của nhân viên trong Đội
TK 152,111,112 Các khoản thu hồi
TK 152,153,111,112
TK 214
TK 111,112,331
TK 133 Chi phí vật liệu, công cụ
dụng cụ cho các Đội
Phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Thuế GTGT đầu vào
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
02t 02/08/03 Phải trả tiền lơng 3342 3.658.148 03t 02/08/03 Thanh toán tiền điện 1111 2.589.215
... ... ... ... ... ...
Tổng số 96.824.542
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Qui trình hạch toán chi phí sản xuất chung có thể đợc khái quát qua sơ đồ sau: