III. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty Phát triển Hạ tầng
4.Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
Chi phí sử dụng máy thi công là một đặc trng của ngành xây dựng. Với đặc điểm thi công hạ tầng xây dựng đờng giao thông, cầu cống, Công ty sử dụng rất nhiều máy thi công trong quá trình sản xuất kinh doanh. Máy thi công tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, tạo ra sản phẩm xây lắp, do đó, chi phí sử dụng máy thi công là một khoản mục chi phí tính và giá thành sản phẩm xây lắp.
Hiện nay, với số lợng lớn công trình mà Công ty thi công, máy thi công là phơng tiện hỗ trợ không thể thiếu. Mặt khác, để thuận lợi cho quá trình quản lý và sử dụng máy thi công, Công ty có thiết lập một Đội máy thi công riêng. Đội này còn đợc gọi là Đội thi công cơ giới. Tại Đội, máy thi công đợc phân chia thành nhiều loại và đợc quản lý một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, đặc thù của ngành xây lắp là địa điểm thi công không cố định một nơi, công trình có thể ở
rất xa, nên Đội thi công cơ giới không thể phục vụ máy thi công cho tất cả các công trình của Công ty. Vì vậy, để đảm bảo đợc tiến độ thi công, các Đội thi công xây lắp cũng tự mua sắm xe máy, thiết bị, hoặc thuê ngoài máy thi công tuỳ theo nhu cầu.
Ngay từ khi bắt đầu thi công công trình, các Đội thi công xây lắp phải có kế hoạch sử dụng xe máy, thiết bị cho từng giai đoạn thi công và cho cả công trình. Khi Đội tự mua sắm máy móc thiết bị hoặc sử dụng xe máy thiết bị của Công ty cũng nh thuê xe máy, thiết bị của cơ quan khác đều phải báo cáo Công ty làm hợp đồng và tính toán giá cả, hiệu suất theo quy định hiện hành. Đồng thời, Đội nhận thầu phải thờng xuyên tổ chức kiểm kê hiện vật và giá trị các Danh mục xe máy thiết bị, làm tốt công tác tính toán chi phí.
Biểu 18 :
danh mục xe máy, thiết bị
TT Tên XMTB Ký hiệu CS Thợ vận hành Ghi chú
Pc Thợ chính Thợ phụ
I. Máy ủi : (08máy)
1 Máy ủi Komatsu D60P-6 170 Hà Long Nhật Nguyễn Tiến Sơn CT đờng 40m
... ... ... ... ... ... ...
II. Máy đào : (07 máy)
1 Máy đào xích Kobelco SK 200-2 140 Nguyễn Đinh Gia Phạm Thành Hải CT đờng 40m
... ... ... ... ... ... ...
Ngày lập, 02 tháng 9 năm 2003
Ngời lập Kế toán trởng Giám đốc
Khoản mục chi phí sử dụng máy thi công đợc Công ty hạch toán thông qua tài khoản 623 “Chi phí sử dụng máy thi công”. Tài khoản này đợc mở chi tiết thành các tiểu khoản sau để phản ánh chi tiết các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng máy thi công nh sau :
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
6231 “Chi phí nhân công” 6232 “Chi phí nguyên vật liệu”
6233 “Chi phí sửa chữa thờng xuyên tài sản cố định” 6234 “Chi phí khấu hao máy thi công”
6237 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” 6238 “Chi phí bằng tiền khác” Tài khoản 623 có kết cấu :
- Bên nợ : Tập hợp chi phí sử dụng máy thi công - Bên có : Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công
Trong quá trình thi công, khi có nhu cầu, Đội có thể sử dụng xe máy thiết bị của Đội mình. Trong quá trình sử dụng máy, các khoản chi phí phát sinh đợc kế toán Đội hoặc cán bộ quản lý Đội tập hợp và chuyển về phòng Tài chính kế toán của Công ty. Tại đây, kế toán chi phí giá thành kiểm tra các chứng từ và tiến hành hạch toán. Mỗi yếu tố chi phí sử dụng máy thi công khác nhau sẽ có phong pháp hạch toán cụ thể khác nhau, bao gồm: chi phí nhân công điều khiển máy, chi phí nguyên, nhiên vật liệu, chi phí sửa chữa thờng xuyên xe máy thiết bị, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác, tơng ứng với các tiểu khoản của tài khoản 623. Từng khoản mục chi phí trên đợc tổ chức hạch toán nh sau :
o Chi phí nhân công điều khiển máy:
Quá trình hạch toán chi phí nhân công điều khiển xe máy, thiết bị về cơ bản giống với quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp. Công nhân điều khiển xe máy, thiết bị trong trờng hợp này là những công nhân thuộc danh sách của công ty, đợc hởng lơng theo sản phẩm (khoán công việc). Tơng tự nh công nhân trực tiếp sản xuất, đội ngũ công nhân lái máy cũng đợc trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định chung. Công nhân điều khiển máy thi công của Đội nào thì trực thuộc sự quản lý của các Đội tơng ứng. Kết quả theo dõi công việc của công nhân đó đợc ghi nhận trong Bảng chấm công (Biểu số 11), định kỳ hàng tháng sẽ đợc chuyển về phòng Tài chính Kế toán, phòng Tổ chức hành chính để lên Bảng thanh toán lơng theo từng đội (Biểu số 14) và theo từng công trình. Dựa trên các chứng từ hợp lệ, kế
toán lơng sẽ tiến hành các thủ tục tạm ứng hoặc thanh toán lơng cho công nhân lái xe máy, thiết bị. Chi phí nhân công điều khiển xe máy, thiết bị đợc hạch toán vào tài khoản 6231, trừ các khoản trích theo lơng.
o Chi phí nguyên, nhiên vật liệu cho máy thi công:
Quá trình vận hành xe máy, thiết bị đòi hỏi phải có nguyên, nhiên liệu phục vụ máy. Tại Đội thi công, việc theo dõi các nhu cầu về sử dụng nguyên, nhiên liệu cho máy sẽ do máy trởng hoặc lái máy đảm nhận. Khi phát sinh nhu cầu này, máy trởng hoặc lái máy sẽ đề nghị Đội cung ứng hoặc đề nghị Đội xin tạm ứng tiền để đi mua. Quá trình cung ứng này về cơ bản tơng tự với quá trình cung ứng nguyên vật liệu trực tiếp cho thi công công trình. Khi máy trởng hoặc lái máy mua nguyên, nhiên vật liệu thì có nghĩa vụ phải tập hợp các hoá đơn, chứng từ để làm cơ sở cho việc thanh toán và hạch toán khoản chi phí phát sinh. Đồng thời, máy trởng phải theo dõi máy thi công trên mọi phơng diện : từng hạng mục công trình có sự tham gia của máy thi công, lợng nguyên, nhiên vật liệu cho máy thi công, thời gian vận hành máy thi công, và các yếu tố có liên quan đến việc bảo dỡng, sữa chữa, thời gian không hoạt động ... Các phơng diện này sẽ đợc máy trởng theo dõi và lập thành bảng Nhật trình sử dụng máy thi công. Nhật trình sử dụng máy thi công còn là chứng từ để đối chiếu, kiểm tra hoạt động của công nhân lái máy tình trạng sử dụng chi tiết cụ thể của từng xe máy, thiết bị. Định kỳ hàng tháng, kế toán Công ty tiến hành định khoản chi phí nguyên, nhiên vật liệu phục vụ vào tài khoản 6232 trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp lệ và Nhật trình sử dụng máy thi công. Tuy nhiên Nhật trình sử dụng máy thi công chỉ là chứng từ theo dõi cho từng máy thi công chứ không bao quát đợc chi phí về nguyên, nhiên vật liệu cho máy thi công cho cả một công trình hoặc tất cả các công trình. Vì vậy, để theo dõi đợc tổng quát và đáp ứng yêu cầu hạch toán cũng nh yêu cầu về quản lý, kế toán cần lập Bảng tổng hợp xe máy, thiết bị, và Bảng tổng hợp về chi phí nguyên, nhiên liệu sử dụng cho máy thi công. Các bảng tổng hợp này cũng là cơ sở để hạch toán, ghi nhận chi phí để lập Bảng tổng hợp chi phí máy thi công sau này. Nhật trình sử dụng máy thi công có mẫu nh sau:
Biểu số 19 :
Nhật trình sử dụng máy thi công
Tháng .08 năm .2003.. Bộ phận quản lý : Đờng 40m Trung Hoà - Nhân Chính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày Ca Nội dung công việc Hạng mục công trình Đội sử dụng Thời gian
ngừng Giờ máy hoạt động
Ca máy hoạt Nhiên liệu Thợ vận hành (ghi rõ Cán bộ kỹ thuật xác nhận (ký và Chờ việc BD SC Di chuyển Phục vụ khác Sản xuất Thực lĩnh Tiêu hao ĐM
1 1+2 Xúc đá Đờng 40m ĐXD4 7h00’ Hoàng Lê Quý
12 2 Cào đá Đờng 40m ĐXD4 5h00’ Hoàng Lê Quý
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Phần tổng hợp cuối tháng Phần tổng hợp nhiên liệu, dầu mỡ phụ cuối tháng
Công trình Đội Ca Kỳ
SX SC BD TSX Đờng 40m ĐXD4
Máy trởng Phòng kế hoạch Phòng TC-KT phòng CG-VT
Nhiên liệu, dầu mỡ phụ Đvị Lĩnh Tiêu thụ Tồn cuối kỳ
Dầu Diezen lít 1500 1425 75
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Tên thiết bị : Máy đào Kato Ký hiệu : HD 900–
Máy trởng : Hoàng Lê Quý Lái phụ : Nguyễn Văn Giang Định mức : ...
Hàng tháng, trên cơ sở Nhật trình sử dụng máy thi công, kế toán Công ty lập Bảng tổng hợp xe máy, thiết bị để theo dõi thời gian sử dụng máy thi công đối với từng công trình và toàn bộ các công trình mà Công ty thi công nh sau :
Biểu số 20:
Bảng tổng hợp xe máy, thiết bị
Tháng 08/2003
TT Tên thiết bị SĐKKH CT nhà A5 40m THNCCT đờng … Tổng cộng Ghi chú Lái máy
Giờ Ca Giờ Ca … … Giờ Ca 1 Máy ủi Komatsu D60P-6 26 4
2 Máy đào Kobelco SK200-2 13 2
… … … … … … … … … … … … …
Tổng cộng
Phụ trách bộ phận Chỉ huy công trờng Ngời lập
Đồng thời, kế toán Công ty sẽ dựa vào Nhật trình sử dụng máy thi công để lập Bảng tổng hợp chi phí nguyên, nhiên liệu sử dụng cho máy thi công theo định kỳ hàng tháng, chi tiết cho từng công trình. Bảng tổng hợp có mẫu nh sau :
Biểu số 21 :
Bảng tổng hợp chi phí nguyên, nhiên liệu sử dụng cho xe máy, thiết bị
Tháng 08/2003
TT Tên vật t Giá không thuế (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
VAT đầu vào
Tổng cộng Công trình Đơn vị thi công
1 Dầu Diezen 49.044.864 4.578.836 53.623.700 Đờng 40m THNC ĐXD4 2 Dầu Nhớt 854.544 85.456 940.000 Đờng 40m THNC ĐXD4
... ... ... ... ... ... ...
Tổng cộng 34.864.698 3.256.702 38.121.400
Ngời lập Kế toán công ty Đội trởng
o Chi phí sửa chữa thờng xuyên xe máy, thiết bị:
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Để xe máy, thiết bị của Đội xây dựng cũng nh của Công ty luôn hoạt động hiệu quả, các máy móc thiết bị phải đợc bảo dỡng thờng xuyên, phát hiện hỏng hóc kịp thời để có phơng án sửa chữa thích hợp. Với số lợng máy khá lớn của mỗi Đội xây dựng, Công ty lập tài khoản chi tiết 6233 để theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa, bảo dỡng thờng xuyên xe máy, thiết bị. Tuỳ theo tình trạng của mỗi xe máy, thiết bị, máy trởng hoặc lái máy phải có phơng án dự trù vật t bảo dỡng, sửa chữa xe máy thiết bị định kỳ. Phòng Cơ giới vật t có nhiệm vụ gửi cho phòng Tài chính kế toán các chứng từ có liên quan đến chi phí sửa chữa, bảo dỡng thờng xuyên nh : Bản Kế hoạch bảo dỡng xe máy, thiết bị hàng tháng, Dự trù vật t bảo dỡng định kỳ xe máy, thiết bị, giấy Đề nghị bảo dỡng, sửa chữa xe máy, thiết bị, Biên bản xác nhận tình trạng h hỏng xe máy, thiết bị, Biên bản xác nhận khối lợng công việc hoàn thành ... Trên cơ sở đó, kế toán Công ty sẽ tiến hành lập Bảng tổng hợp chi phí bảo dỡng, sửa chữa hàng tháng và định khoản vào tài khoản 6233.
Biểu số 22 :
Bảng tổng hợp chi phí bảo dỡng sửa chữa nhỏ–
Công trờng : Đờng 40m Trung hoà-Nhân Chính Tháng 08/2003
TT thiết bịTên Tên vật t Số l-ợng Đơn giá Thành tiền Tổng chi phí từng thiết bị Ghi chú
1 SK 200-5Máy đào Răng gầu 5 30.400 152.000 722.000 Sửa chữa đề 1 250.000 250.000 Hàn cần đào 1 320.000 320.000 … … … … … … … … Tổng cộng 10.623.200 10.623.200
Phụ trách bộ phận Chỉ huy công trờng Ngời lập
o Chi phí khấu hao máy thi công :
Phần lớn các xe máy, thiết bị của công ty có giá trị lớn và đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định. Các tài sản này đợc Công ty tiến hành trích khấu hao theo phơng pháp khấu hao đờng thẳng. Việc trích khấu hao đợc thực hiện mỗi tháng một lần và đợc hạch toán vào tài khoản 6234. Tài sản cố định của Công ty đợc theo dõi khấu hao trên Bảng khấu hao tài sản cố định nh sau :
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Biểu số 23 :
Khấu hao tài sản cố định
Số M sốã Tên Đơn vị SL Nớc
SX
Nguyên giá Đ khấu haoã Kỳ này Luỹ kế khấu hao
Còn lại % Khấu hao
1 MĐ01 Máy đào Kobelco SK 200 Đội XD4 1 Nhật 650.000.000 130.000.000 20 108.333.333 140.833.333 509.166.667 2 MĐ02 Máy trộn bêtông JG150TQ Đội XD4 1 TQ 27.000.000 5.400.000 20 450.000 5.850.000 21.150.000
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng cộng 2.654.241.000 364.421.364 60.654.521 425.075.885 2.229.165.115
Ngày lập 05/11/2003
ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 31/08/2003 Đơn vị tính : Đồng
o Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác :
Trong trờng hợp máy thi công của Đội không đủ đáp ứng nhu cầu thi công, Đội có thể xin Công ty điều động máy của Đội thi công khác hoặc thuê máy ngoài. Về cơ bản, cả hai cách thức này đều là thuê máy từ đơn vị khác và đều phải lập hợp đồng thuê máy (tơng tự hợp đồng giao nhận khoán). Ngoài ra chứng từ thuê máy còn có phiếu theo dõi ca máy thi công, hoá đơn ... Trên các chứng từ này, hai bên thuê và cho phải thống nhất về thời gian, số tiền thuê máy và thuế phải nộp. Các máy thi công thờng đợc Đội thuê dới dạng khoán công việc và thuê trọn gói (thuê cả ngời điều khiển máy lẫn các chi phí để vận hành máy). Cuối tháng hoặc hết hạn hợp đồng, kế toán căn cứ vào Biên bản xác nhận khối lợng công việc hoàn thành, Hợp đồng thuê máy và các chứng từ hợp lệ khác để lập Bảng tổng hợp chi phí thuê máy thi công. Số liệu trên các chứng từ này sẽ là cơ sở để kế toán phản ánh vào tài khoản 6237.
Biểu số 24 :
Bảng tổng hợp chi phí thuê máy thi công
Công trình : ĐƯờng 40m Trung hoà Nhân chính
Tháng 08/2003
TT Tên xe máy, thiết bị Đơn vị cho thuê Số tiền
1 Máy trộn bê tông Đội TC cơ giới 2.589.145
2 Máy xúc Cty An Lộc 4.594.187
... ... ... ...
Tổng cộng 84.597.123
Ngời lập kế toán công ty Đội trởng
Ngoài ra các chi phí khác phát sinh phục vụ máy thi công mà không thể hạch toán vào các khoản mục trên, đợc kế toán tập hợp định kỳ hàng tháng và phản ánh vào tài khoản 6238.
Dựa trên số liệu đầy đủ của tất cả các khoản mục chi phí máy thi công, kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công.
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Tổng công ty vinaconex Công ty Ptht Khu cnc Hoà lạc
Từ ngày 01/08/2003 đến ngày 30/09/2003 Đơn vị tính : Đồng
Trang: 1
Biểu số 25 :
Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công
Công trình : Đờng 40m Trung Hoà Nhân Chính Tháng 08/03
STT Loại chi phí Số tiền Ghi chú
1 Chi phí nhân công điều khiển máy 112.245.221 2 Chi phí nguyên, nhiên liệu chạy máy 34.864.698 3 Chi phí sửa chữa thờng xuyên XMTB 10.623.200 4 Chi phí khấu hao máy thi công 40.259.488 5 Chi phí dịch vụ thuê ngoài 84.597.123
6 Chi phí bằng tiền khác 26.369.877
Tổng số 308.959.567
Ngời lập kế toán công ty đội trởng
Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công cùng với các chứng từ về máy thi công đợc kế toán cập nhật là căn cứ ghi Nhật ký chung. Đồng thời số liệu trên Nhật ký chung phải đợc kiểm tra đối chiếu lại với các hoá đơn, chứng từ và các bảng tổng hợp có liên quan.
Biểu số 26 : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});