Hàng ngày, kế toán nhận đợc hoá đơn bán hàng (GTGT) từ các trạm gửi về, kế toán tiến hành kiểm tra, tổng hợp và lấy làm căn cứ để theo dõi chi tiết tình hình bán hàng của Công ty trên sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng đ- ợc kế toán mở cho từng trạm than để theo dõi phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ bán than phát sinh trong tháng.
Ví dụ: Sổ chi tiết bán hàng trong tháng 12 năm 2005 của trạm Ô Cách nh sau:
Cột 1,2: Kế toán ghi số liệu và ngày lập hoá đơn bán hàng.
Cột 3: Kế toán ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Tên đơn vị mua than của Công ty)
Cột 4: Kế toán ghi loại than bán theo từng nghiệp vụ.
Cột 5, 6,7,8,9,10,11: Kế toán ghi tên các loại than bán và đơn giá bán của chúng, đồng thời ghi số lợng than bán ra xuống dới tơng ứng với từng loại hoá đơn bán hàng.
Cột 12, 13, 14, 15: Kế toán ghi tổng số lợng, tổng doanh thu, tổng số thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán của tất cả các loại than bán ra của từng hoá đơn bán hàng.
Dòng tổng cộng: Kế toán cộng dồn theo từng cột của tất cả các hoá đơn bán hàng trong tháng, số liệu ở dòng tổng cộng ứng với cột 13 (tiền bán) chính là trong doanh thu bán hàng của trạm trong tháng.
Công ty Kinh doanh và Chế biến than miền Bắc Công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội
Sổ chi tiết bán hàng
Tháng 12 năm 2005 Hoá đơn bán Đơn vị mua Địa chỉ đơn
vị mua
Phơng thức bán
Chủng loại Số lợng (tấn) Giá bán (cha VAT)
Doanh thu Thuế GTGT Tổng giá thanh toán (đ) Số Ngày
19568 10/12 XN Bánh mứt kẹo Hà Nội Cám 6c sáu 16,300 400,000 6.520.000.000 326.000.000 6.846.000.000 19569 18/12 CTCP Chế biến tre trúc
XK Cao Bằng
Cám 6 MK 320,000 300,000 96.000.000.000 4.800.000.000 100.800.000.000
19570 19/12 Anh Thiện Cám 6c sáu 3,240 360,000 1.166.400.000 58.320.000 1.224.720.000
19571 21/12 Chị Chung Cám 6c sáu 4,000 360,000 1.440.000.000 72.000.000 1.512.000.000
19572 23/12 Cty SX và TM Thái Hoà Cám 6 MK 75,687 360,000 22.706.100.000 1.135.305.000 23.841.405.000 19573 24/12 Cty CP que hàn Đức Việt Cám 6c sáu 26,460 360,000 9.525.600.000 476.280.000 10.011.880.000 19574 26/12 CTCP Chế biến tre trúc XK Cao Bằng Cám 6 MK 381,225 300,000 114.367.500.00 0 5.718.375.000 120.085.875.000 Cộng 826,912 251.725.000,00 0 12.586.280.00 0 264.311.880.000 Ngời lập biểu (Đã ký) Kế toán trởng (Đã ký)
bảng tổng hợp tiền bán than các trạm
Tháng 12 năm 2005
TT Tên đơn vị Lợng bán (tấn) Tiền bán (đ) GTGT (đ)Tiền thuế Tiền bán có thuế (đ)
1 Trạm than Vĩnh Tuy A 10,807,570 3.174.274.217 158.713.711 3.332.987.928 2 CH số 1- Vĩnh Tuy 9.977,604 2.973.248.870 148.662.444 3.121.911.344 3 CH số 2- Vĩnh Tuy 1.537,120 504.708.729 25.235.436 529.944.165 4 CH số 3- Vĩnh Tuy 574,966 189.193.742 9.459.687 198.653.429 5 Trạm than Giáp Nhị 10.950,700 3.181.127.390 159.056.370 3.340.183.760 6 Trạm than Cổ Loa 13.585,760 3.931.576.818 196.578.841 4.128.155.659 7 Trạm than Ô Cách 826,912 251.725.600 12.586.280 264.311.880 Tổng cộng 48.260,632 14.205.855.36 6 710.292.794 14.916.148.160 Ngời lập biểu (Đã ký) Kế toán trởng(Đã ký)
Nhìn vào bảng tổng hợp tiền bán than các trạm toàn Công ty tháng 12 năm 2005, ta thấy tháng 12 năm 2005 Công ty đã tiêu thụ đợc 48.260,632 tấn than các loại với doanh số bán ra là 14.205.855.366 (đ) và thuế GTGT đầu ra t- ơng ứng là 710.292.794 (đ). Tổng doanh thu bán hàng trong tháng là cơ sở để kế toán ghi vào sổ NKCT số 8 và Sổ Cái TK511.
Việc hạch toán doanh thu bán hàng ở Công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội không đợc chia thành doanh thu thu tiền ngay và doanh thu thu tiền sau mà việc hạch toán doanh thu đều phải phản ánh thông qua tài khoản 131- Phải thu của khách hàng.
Để theo dõi tình hình công nợ chung cho các khách hàng, kế toán Công ty dùng bảng kê số 11. Bảng kê này gồm hai phần chính: Phần ghi Nợ Tk131, ghi Có TK liên quan và phần ghi Có TK 131, ghi Nợ TK liên quan.
Công ty Kinh doanh và Chế biến than Miền Bắc Công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội
Bảng kê số 11
Phải thu của khách hàng (TK131)
Tháng 12 năm 2005
TT Tên ngời mua Số d đầu tháng Ghi Nợ TK 131, Ghi Có các TK Ghi Có TK 131, ghi Nợ các TK Số d cuối tháng TK511 TK 3331 Cộng Nợ TK131 TK111 TK 112 Cộng có TK131
I Trạm Vĩnh Tuy 8.521.265,192 3.174.274.217 158.713.712 3.332.987.929 2.265.426.105 1.102.625.000 3.386.051.105 8.216.202.016 1 Cty Gốm Đại Thanh 361.915,534 74.429.300 3.721.464 78.150.746 100.000.000 100.000.000 340.066.298
2 Cty VLXD Đại La 456.090,333 50.000.000 50.000.000 406.090.333
3 Cty Gốm Từ Sơn 234.476,085 510.066.000 25.503.300 535.569.300 100.000.000 600.000.000 700.000.000 70.045.385 4 Cty CP Đông Triều 158.783,240 229.970.000 11.498.500 241.468.500 251.740 400.000.000 400.251.740
5 Bán lẻ tiền séc - 2.238.856 111.944 2.350.800 2.625.000 2.625.000 274.200 6 Bán lẻ tiền mặt (360.000.000) 2.357.570.061 117.878.504 2.475.448.565 2.115.174.365 2.115.174.365 (274.200) …….. … … … … … … … … VII Trạm Ô Cách 251.725.600 12.586.280 264.311.880 264.311.880 - 1 Bán lẻ tiền mặt 251.725.600 12.586.280 264.311.880 264.311.880 Tổng cộng 4.346.388,34 14.250.855.366 710.292.794 14.916.148.16 0 6.614.078.317 7.371.894.396 13.985.972.686 5.276.563.608 Ngời lập (Đã ký) Kế toán trởng(Đã ký)
Nhìn vào bảng kê số 11 của Công ty trong tháng 12 năm 2005, ta thấy: Trong tháng có những khách hàng do ứng trớc tiền hàng cho Công ty. Tính đến cuối tháng, số tiền ứng trớc cho Công ty là 274.200 đồng. Nhìn vào bảng kê số 11, ta cũng thấy khách hàng của Công ty mua than và thanh toán tiền hàng nh một hoạt động thờng xuyên, khách hàng nợ Công ty chủ yếu là khách hàng quen, việc mua than diễn ra nh nhu cầu tất yếu, Công ty đi chiếm dụng một phần vốn của khách hàng ứng trớc có điều kiện thuận lợi về vốn cho kinh doanh. Bên cạnh đó, Công ty cũng để cho khách hàng nợ để giữ khách hàng. Từ bảng kê này, ta thấy mối quan hệ của Công ty với khách hàng là rất tốt, kinh doanh dựa trên uy tín là chủ yếu.
Số liệu bảng kê số 11 này cũng là cơ sở để kế toán phản ánh vào NKCT số 8 khi phát sinh Có TK511 và các TK liên quan khác để đáp ứng nhu cầu kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng và xác định kết quả. Đồng thời, bảng kê số 11 cũng là căn cứ để kế toán lập báo cáo công nợ hàng bán trong tháng.
