Kế toán nghiệp xuất kho NVL

II. Thực trạng kế toán NVL Xínghiệp in thuộc NXB Lao động xã hội

4.2.Kế toán nghiệp xuất kho NVL

4. Kế toán tổng hợp tại xí nghiệp

4.2.Kế toán nghiệp xuất kho NVL

Do cha tính đợc giá NVL xuất kho ngay trong tháng mà phải chờ đến cuối

tháng mới tính đợc nên việc lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp xuất kho đợc thực hiện một lần vào ngày cuối cùng của tháng. Kỳ kế toán của xí nghiệp là theo quý chính vì vậy mà kế toán cha phân bổ chi phí NVL cho từng khoản mục chi phí theo tháng mà chỉ đến cuối kỳ kế toán tập hợp tất cả các chứng từ xuất kho NVL để phân bổ chi phí. Qua đó, kế toán lập một chứng từ ghi sổ cho cả quý về nghiệp vụ xuất kho NVL.

Ngày 31 tháng 5 năm 2006 STT Ghi có TK Đ/t sử dụng TK152 TK1521 Giấy TK1522 Bản kẽm TK1523 Mực in TK1523 NVL phụ TK1525 pttt Cộng 1 Nợ TK621 452.011,05 2 56.739.27 2 24.793.528 34.267.366 567.811.219 2 Nợ TK627 2.978.976 2.978.976 3 Nợ TK642 1.480.000 1.480.000 Tổng cộng 453.491.053 56.739.27 2 24.793.528 34.267.366 2.978.976 572.270.19.5

Từ bảng phân bổ nvl trên, kế toán lên chứng từ ghi sổ đợc thể hiện trên biểu 1.14 dới đây.

Biểu 1.14: Chứng từ ghi sổ nghiệp vụ xuất kho chứng từ ghi sổ Ngày31 tháng 5 năm 2006 Số 36 Đvt: đồng Chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú sh nt Nợ Có Nợ Có PX

25 31/12 - Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2(79x109) - Xuất giấy Bãi

Bằng

60g/m2(65x98) - Xuất giấy Trờng

Xuân

- 70g/m2(84x120) - Xuất giấy Cút sê

230g/m2(79x10 9) - …… 621 152 1 94.593.535,41 94.593.535,41 Tổng cộng 94.593.535,4 1 94.593.535,41 chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 5 năm 2006 Số: 40 Đvt: đồng Chứng từ

gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú

SH NT Nợ Có Nợ Có 31/12 Chi phí nvl trực tiếp 621 152 567.811.219 572.270.19 5 - Giấy 1521 453.491.05 3 - Bản in 1522 56.739.272 - Mực in 1523 24.793.528 - nvl phụ 1524 34.267..366

chung

Chi phí quản lý DN 642 1.480.000

Tổng cộng 572.270.19

5 572.270.195

4.3. Kế toán kết quả kiểm kê N VL

Việc kiểm kê NVL tại xí nghiệp thờng đợc tiến hành định kỳ cứ một năm hai lần vào cuối quý hai và cuối quý bốn để xác định lợng tồn kho của từng loại NVL, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu. Kết quả kiểm kê đợc lập thành biên bản đợc Thủ trởng đơn vị, kế toán tr- ởng, thủ kho và trởng ban kiểm kê ký.

Tuỳ theo kết quả kiểm kê là đủ, thừa hay thiếu và số lợng NVL bị h hỏng, xuống cấp, giảm chất lợng mà kế toán NVL định khoản khác nhau. Nếu phát hiện thì kế toán phải lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ giảm NVL, với chứng từ ghi sổ này cách lập tơng tự nh các nghiệp vụ xuất kho NVL, và chứng từ gốc đợc sử dụng để lập biên bản kiểm kê. Ngợc lại, phát hiện thừa thì kế toán lập chứng từ ghi sổ tơng tự các nghiệp vụ nhập kho. Trong trờng hợp NVL kiểm kê đủ và chất lợng không bị ảnh hởng gì thì kế toán không định khoản

Biểu 1.15: Biên bản kiểm kê NVl xí nghiệp in nxb lao động- x hộiã

phòng vật t

Biên bản kiểm kê

( Vật t, sản phẩm, hàng hoá)

Ngày 31 tháng 5 năm 2006

- Thời điểm kiểm kê: 9 giờ 31 tháng 5 năm 2006 - Biên bản kiểm nghiệm gồm:

Ông, bà: Nguyễn Hữu Bình Trởng ban Ông, bà: Đỗ Bảo Châu Uỷ viên

Ông, bà: Trần Thu Hơng Uỷ viên - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dới đây:

Stt Tên nhãn hiệu,

quy cách vật t Mã số Đvt Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất

Thừa Thiếu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền 1 Giấy Bãi Bằng60g/m2 65x98 B60652 Tờ 420,431 1.130 475.087 1.130 475.087 0 0 0 0 Còn tốt …. … … … …. … … … … … … … … … … Ngày 31 tháng 5 năm2006

Các chứng từ ghi sổ đợc lập sẽ là căn cứ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Và số này đợc dùng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Biểu sau đây trich sổ đăng ký chứng từ ghi sổ của xí nghiệp In tháng 5 năm 2006

Biểu 1.16 sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Từ ngày 01 tháng 5 đến ngày 5 tháng 5 năm 2006

Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền

Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày

…… 36 31/12 94/593.535,41

07 05/05 48.868.900 ….. …. ……

… … … 40 31/12 572.270.195

Tổng cộng Tổng cộng

Cuối kỳ kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập để lên Sổ Cái TK 1521, 1522, 1523, 1524, 1525 và Sổ Cái TK mẹ 152. Các sổ cái trên đợc kế toán tổng hợp sử dụng để đối chiếu với sổ chi tiết vật t của từng loại NVL ( với Sổ cái TK 1521 lại có rất nhiều Sổ chi tiết của nó ).

Biểu 1.17: Sổ cái TK 152 sổ cái Tháng 5 năm 2006 TK152 Đơn vị: đồng Ngày ghi sổ

ctgs Diễn giải ĐƯTK Số tiền

Số hiệu Ngày tháng Nợ Có D đầu kỳ 531.320.76 5 … … … …. ..… … … 05/05 07 05/05 - NhậpgiấyBãiBằng70g/m2 khổ 48x84 - Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 42x60 3311 1.143.634 19.418.181 - Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ65x98 2.790.814 - NhậpgiấyBãi Bằng70g/m2 khổ42x60 10.332.880 - Nhập giấy cút sê 80g/m2 khổ 65x86 4.725.000 - Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 49x65 6.015.763 … … … … … … …

31/12 36 31/12 - Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ(79x109)

621 8.196.580.56

- Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ(65x98)

4.188.012,18 - Xuất giấy Trờng Xuân

70g/m2 khổ(84x120)

9.616.455,00 - Xuất giấy Trờng Xuân

70g/m2 khổ (42x60)

210.772.80 - Xuất giấy cút sê 230g/m2

khổ(65x86)

7.754.171,70 - Xuất giấy cút sê 230g/m2

khổ(79x109) 1.185.801,00 …. … … … … … … … … Cộng phát sinh trong kỳ 613.571.47 3 830.378.728

chơng III

nhận xét kiến nghị - công tác kế toán–

nguyên vật liệu công cụ dụng cụ– –

I. Đánh giá NVL tại xí nghiệp in thuộc NXB lao động- xã hội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Trong những năm qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc NXB lao động – xã hội và ban giám đốc xí nghiệp in thuộc NXB lao động – xã hội cùng với sự nỗ lực tận tình của tập thể cán bộ công nhân viên, xí nghiệp không ngừng mở rộng, qui mô sản xuất thị trờng tiêu thụ, chú trọng đổi mới công nghệ đầu t trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lợng, hạ giá thành sản phẩm, tăng cờng khả năng cạnh tranh trên thị trờng nghành in. Sau một thời gian thực tập chuyên đề tại xí nghiệp in NXB lao động – xã hội em xin đa ra một số đánh giá sau

+ Những u điểm :

Khâu thu mua mua NVL của xí nghiệp in có nhiều thuận lợi vì xí nghiệp là một đơn vị kinh doanh trong linh vực in ấn có uy tín lâu năm nên đợc nhiều nhà cung cấp tín nhiệm. thông thờng, xí nghiệp chỉ cần gọi điện mua hàng là có thể nhận hàng đợc ngay, và việc thanh toán đối vớí những nhà cung cấp này không bị rằng buộc nhiều về thời gian. Chính vì vậy với khối lợng NVL đa dạng về chủng loại mẫu mã nhng xí nghiệp vẫn cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất

Xí nghiệp đã xây dựng đợc một hệ thống kho tàng với trang bị đầy đủ các phơng tiện bảo quản NVL tốt bố trí sắp xếp NVL trong kho một cách khoa học hợp lý

Thủ kho và kế toán NVL là giấy và bản in, xí nghiệp là những ngời có kinh nghiệm lâu năm, có trình độ quản lý, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về NVL nên đợc ban lãnh đạo xí nghiệp rất tín nhiệm

Với những NVL là giấy và bản in, xí nghiệp đã theo dõi đựoc theo từng đơn đặt hàng thông qua lệnh sản xuất còn các NVL khác, khi có nhu cầu sử dụng bộ phận sử dụng làm giấy xin lĩnh vật t gửi lên phòng kế hoạch bằng cách đó tuy cha xây dựng định mức tiêu hao cho NVL cho sản xuất mà vẫn tránh đợc tình trạng hao hụt, mất mát

- Về hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng tại xí nghiệp đảm bảo đầy đủ, hợp lý, ngoài ra xí nghiệp còn mở thêm một TK cấp 2 để theo dõi sự biến động của NVL, các chứng từ nhìn chung đảm bảo đợc luân chuyển một cách khoa học

- Hình thức sổ sách kế toán mà xí nghiệp đang áp dụng là hình thức chức ghi sổ, hình thức sổ này phù hợp với đặc điểm quy mô của xí nghiệp. Đây là hình thức có nhiều đặc điểm: ghi chép đơn giản kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký, và sổ cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rơi cho phép thực hiện chuyên môn hoá đợc phân công lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động

- Về việc hạch toán tổng hợp NVL, xí nghiệp thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Với phơng pháp này NVL của xí nghiệp đợc quản lý một cách chặt chẽ và xí nghiệp cũng nắm bắt đợc tình hình nhập- xuất- tồn NVL một cách thờng xuyên kịp thời

- Xí nghiệp đã đa phần mềm kế toán vào sử dụng là rất phù hợp với xu thế chung của thời đại, góp phần giảm nhẹ khối lợng ghi chép cho kế toán

- Nhìn chung công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL của xí nghiệp in là khá tiện lợi và phù hợp với yêu cầu tổ chức quản lý, hạch toán tại đơn vị, đảm bảo cung cấp các thông tin tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ tốt cho quá trình ra quyết định của ban giám đốc xí nghiệp

+ Nh ợc điểm

- Bên cạnh u điểm trên, công tác tổ chức quản lý và hạch toán, kế toán NVL xí nghiệp in còn tồn tại một số nhợc điểm

- Xí nghiệp in mới chỉ lập hệ thống báo kế toán tài chính bắt buộc để gửi cho cơ quan chức năng và phân tích tình tài chính một cách tổng quát, mà cha lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Chính vì vậy, báo cáo quản trị chính là phơng tiện để ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của xí nghiệp đồng thời nó cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định

- Thời gian cập nhập chứng từ tại xí nghiệp là cha hợp lý, thời gian xuất kho của nvl diễn ra trớc khi kế toán tiến hành nhập phiếu xuất kho vào trong máy. Hàng đã đợc cập nhập vào máy gây nên tình trạng xuất một lợng vật t mang giá trị âm.

- + Về phơng pháp hạch toán chi tiết nvl áp dụng tại xí nghiệp là phơng pháp thẻ song song có nhiều u điểm tuy nhiên nó cũng có những nhợc điểm là giữa kế toán nvl và thủ kho ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lọng nvl và công việc thờng bị dồn vào cuối tháng và nó chỉ thích hợp với những dn có ít loại nvl.

- + Quy mô sản xuất của xí nghiệp hiện nay ngày càng đợc mở rộng, nhng xí nghiệp cha có kế hoạch một cách khoa học để xây dựng mức dự trự nvl phục vụ cho quá trình sản xuất nếu thực hiện đơn đặt hàng lớn mà không thu mua đ- ợc nvl kịp thời thì có thể dẫn đến tình trạng ngừng trệ trong sản xuất.

- +Để duy trì cho hoạt động sản xuất đợc liên tục, xí nghiệp luôn dự trữ một l- ợng nvl cần thiết trong kho. Những nvl này bao gồm: giấy, mực in, bản in, axít, cồn đó là những … nvl dễ h hỏng, mục nát, giảm chất lợng,nhng xí nghiệp cha lập dự phòng giảm giá để chủ động bù đắp tổn thát cha lập dự phòng giảm giá nvl tồn kho gây ra.

II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nvl tại xí ngiệp thuộc nxb lao động, xã hội. thuộc nxb lao động, xã hội.

- Sau một thời gian thực tập đợc tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác kế toán nvl tại xí nghiệp in em xin đa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn na kế toán nvl tại xí nghiệp in.

Định mức tiêu hao cho các nvl khác ngoài giấy và bản in điều hành xây dựng hệ thống định mức cho nvl. Xí nghiệp cần tiến hành phân loại đơn dặt hàng theo từng loại ấn phẩm và phân loại theo từng cấp khác. nhau căn xứ vào số lọng ấn phẩm khách hàng đã đặt hàng.

Định mức bao nhiêu mực trên trang giấy in và trang in là căn cứ theo từng khổ giấy in. Từ đó căn cứ vào đơn đặt hàng, đơn đặt hàng với số lợng bao nhiêu ấn phẩm có bao nhiêu tờ để từ đó ta nhân lên lợng mực cần có cho đơn đặt hàng đó.

Giá nvl xuất kho tại xí nghiệp hiện nay đang tính theo phơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Nhng để hạch toán nvl một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thf với các nghiệp vụ xuất kho nvl áp dụng phơng pháp này se tận dụng đợc u điểm là giá nvl xuất kho đơc tính cập nhật với những thay đổi mới nhất của giá nvl nhập kho. Đây là u điểm lớn của ph-

ơng pháp này so với các phơng pháp tính giá nvl xuất kho khác. Ngoài u điểm nêu trên, phơng pháp này còn cung cấp cho các nhà quản lý biết đợc giá trị nvl tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng Theo phong pháp này cứ sau mỗi lần nhập kho nvl giá bình quân của nvl sẽ đợc tính ngay theo CT sau:

Giá nvl Giá thực tế nvl tồn trớc khi nhập + Giá thực tế nvl nhập bình quân =

sau mỗi lần nhập Số lợng nvl tồn trớc khi nhập + Số lợng nvl nhập kho

giá thực tế Giá bình quân Lợng nvl

= x

nvl xuất kho của một đơn vị nvl xuất kho

Ngoài ra do đặc điểm của nghành in nen nvl của xí nghiệp chủ yếu là giấy và mực in, đây là những nvl phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trờng nên rất dễ h hỏng, mục nát, mất mát. Chính vì vậy xí nghiệp cũng nên tiến hành lập dự phòng giảm giá nvl để chủ động trong việc bù đắp các tổn thất do giảm giá gây ra. Khoản dự phòng đợc xác định dựa trên số chên lệch giữa giá trị ghi trên số kế toán của xí nghiệp và giá trị trực tế trên thị tròng của lợng nvl tồn trong kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Mức dự phòng Số lợng nvl Giá đơn vị Giá đơn vị nvl

giảm giá nvl = bị giảm giá x nvl trên sổ - tồn kho trên cuối niên độ cuối niên độ kế toán thị trờng

-Phơng pháp hạch toán chi tiết nvl tại xí nghiệp in là phơng pháp thẻ song song, mặc dù nó có nhiều u điểm song với số lợng nvl nhiều, và nghiệp vụ nhập xuất trong kỳ lớn nh xí nghiệp in bây giờ thì phơng pháp này tỏ ra là không hợp lí nữa. Theo em xí nghiệp nên chuyển sang sử dụng phuong pháp sổ số d giữa thủ kho và kế toán nvl, phù hợp với dn sủ dụng nhiều loại nvl với số lợng nvl nhập- xuất trong kỳ nhiều. Hơn nữa khối lợng công việc sẽ đợc dàn đều trong tháng, áp lực công việc đối với kế toán giảm. Chính vì những lí do trên nên theo em , xí nghiệp In nên chuyển sang áp dụng phơng pháp sổ số d vào hạch toán chi tiết nvl

tiêu số lợng. Mỗi tháng đợc ghi vào một cột. Sổ số d này đợc kế toán mở cho từng kho vào ngày đầu năm và sử dụng cho cả năm.

Kế toán dựa vào số lợng nhập- xuất của từng loại nvl đợc tổng hợp từ các chứng từ nhập – xuất mà kế toán nhận đợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày một lần và giá hạch toán có tính trị giá thành tiền nvl nhập –