I. Quá trình phát triển của xí nghiệp
3.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp
Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình khối lợng công tác kế toán cũng nh chất lợng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên
kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phân hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều đợc quy định rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ớc lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động đợc có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán theo tính chất khác nhau của khối lợng công tác kế toán của từng đơn vị.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD và quản lý hiện nay, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đã tổ chức bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Đây là loai hình tổ chức phù hợp với quy mộ hiện tại của xí nghiệp, nó phát huy đợc vai trò, nhiệm vụ cung cấp các thông tin tài chính một cách kịp thời, phục vụ cho quá trình ra quyết định, đồng thời nó cũng đảm bảo cho kết quả mà hệ thống kế toán của xí nghiệo đem lại phải lớn hơn nhiều so với chi phí phục vụ cho bản thân nó. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc mô tả theo sơ đồ 1.3. dới đây.
Sơ đồ 1.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp.
Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trong Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội .
Phòng kế toán của xí nghiệp in có chức năng và nhiệm vụ tổ chức quản lý và sử dụng các nguồn vốn đúng mục đích và có hiệu quả. Khi có các kế hoạch
Kế toán trư ởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tscđ Kế toán nvl Kế toán tiền lư ơng Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ
đáp ứng kịp thời theo thời gian và tiến độ. Các chứng từ thu- chi mở sổ sách ghi chép lu giữ đầy đủ, rõ ràng, cuối mỗi tháng, quý năm phai làm báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo đúng Luật kế toán và các văn bẳn hớng dẫn của Bộ, ngành có liên quan. Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý, theo dõi, sử dụng cácquỹ đã đợc Giám đốc phê duyệt và trích nọp theo đúng chế độ quy định của nhà nớc và NXB. Sau mỗi kỳ kinh doanh ngắn hạn và dài hạn bên cạnh việc lập báo cáo, phòng kế toán có trách nhiệm phân tích, đánh giá đúng thực trạng tình hình tài chính của Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội để từ đó đề xuất, kiến nghị những biện pháp nhằm phát huy những mặt mạnh, có hiệu quả và khắc phục những mặt tồn tại, cha hiệu quả.
Do đặc điểm SXKD và quy mô hoạt động nên hiện nay phòng kế toán của Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đợc biên chế 8 cán bộ với khả năng chuyên môn khá thành thực:
Kế toán trỏng: Là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tổ chức, vận hành bộ máy kế toán của xí nghiệp, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động tài chính, kế toán, kết quả SXKD và tình hình thu nộp cho Ngân sách nhà nớc, đảm cho hoạt động của xí nghiệp về tính họp pháp, hợp lý của các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong xí nghiệp một cách thờng xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả kế hoạc sản xuất của xí nghiệp,, phát hiện những lãng phí và thiệt hại đã xảy ra, những việc làm không có hiệu quả, những trì trệ trong SXKD để có biện pháp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động và doanh lợi của xí nghiệp ngày càng tăng. Thông qua công tác- tài chính- kế toán, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phơng án sản phẩm, cải tiến quản lý kinh doanh của xí nghiệp nhằm khai thác và sử dụng có hiệu quả và nâng cao không ngừng hiệu quả của vốn vào SXKD, đảm bảo và phát huy chế độ tự chủ tài chính của xí nghiệp.
Kế toán vốn bằng tiền: Là ngời chịu trách nhiệm về các khoản mục nh tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ của nhà nớc nh:Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam. Hàng ngày ,phản ánh tình hình thu ,chi và tồn quỹ tiền mặt , thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách,phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt ;Phản ánh tình hình tăng ,giảm và số d tiền gửi ngân hàng hàng ngày ,giám sát việc chấp hành chế
độ thanh toán không dùng tiền mặt; Phản ánh các khoản tiền dang chuyển ,kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để Xí nghiệp có biện pháp thích hợp , giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời; Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ việc chập hành chế độ thu , chi và quản lý tiền mặt , tiền gửi ngân hàng va các quy định trong chề độ quản lý lu thông tiền tệ hiện hành.
Kế toán TSCĐ: Tổ chức ghi chép ,phản ánh ,tổng hợp số liệu một cách chính xác ,đầy đủ kịp thời về số lợng ,hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có ,tình hình tăng ,giảm và di chuyển TSCĐ tronh nội bộ Xí nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu t,việc bảo quản và sử dụng TSCĐ ;Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ tong qúa trình sử dụng, tính toán khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng, phân bổ chính xác số khấu hao vào chi phí SXKD trong kỳ; Tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dự toán sửa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác chi phí sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ; Tham gia kiểm kê ,kiểm tra định kỳ hay bất thờng TSCĐ ,tham gia đánh giá lại TSCĐ khi cần thiết ,tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở Xí nghiệp .
Kế toán NVL :có nhiệm vụ tổ chức chứng từ ,TK kế toán. sổ kế toán phù hợp để hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song ;Thực hiện ghi chép tính toán ,phản ánh chính xác , trung thực , kịp thời số lợng ,chất lơng và giá thành thực tế cửa NVL xuất kho ;Tập hợp và phản ánh đày đủ ,chính xác ,kịp thời số lợng và giá trị NVL xuất kho,kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL ; Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí SXKD
Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trij NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thừa thiếu ,ứ đọng,kém phẩm chất để Xí nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiện hại có thể xảy ra.
Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng :Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán và thu nhập đầy đủ đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản lý về lao động ,từng đơn vị lao động; Phản ánh ,ghi chép ,tổng hợp số liệu về số lợng lao động,thời gian kết quả lao động,tính lơng và trích các khoản theo l- ơng ,phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tợng sử dụng lao động; Hớng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán ca các phân xởng ,các bộ phận SXKD ,các phòng ban thực hiện đầy đủ các hạch toán nghiệp vụ lao động ,tiền lơng đúng
.các khoản phụ cấp ,trợ cấp cho ngời lao động ;Lập báo cáo về lao động,tiền l- ơng phục vụ cho công tác uản lý Nhà nớc và quản lý của Xí nghiệp .
Kế toán công nợ :Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phai thu,phải trả giữa Xí nghiệp In NXB Lao động- Xã hội với khách hàng hoặc nhà cung cấp .Đối với các khoản phải trả:Mọi khoản nợ phải trả của Xí nghiệp đều phải đợc kế toán ghi chi tiết theo từng đối tợng, từng nghiệp vụ thanh toán.Số nợ phải trả của Xí nghiệp trên TK tông hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên TK chi tiết của các chủ nợ ;Thanh toán kịp thời,đúng hạn các công nợ cho các chủ nợ ,tránh gây tình trạng kéo dài thời hạn trả nợ.Đối với các khoản phải thu: Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tợng phải thu,từng khoản phải thu,từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán ;Mọi khoản nợ phải thu của Xí nghiệp đều phải đợc kế toán ghi chi tiết theo từng đối tợng ,từng nghiệp vụ thanh toán, số nợ phải thu của Xí nghiệp trên TK tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên TK chi tiết của các con nợ ; Trong kế toán chi tiết ,kế toán phải đợc tiến hành phân loại các khoản nợ phải thu theo từng đối tợng và thời hạn thanh toán để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời .Trờng hợp một đối tợng vừa có công nợ phải thu vùa có công nợ phải trả ,sau khi hai bên đối chiếu xác nhân nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ.
Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ :Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời và chính xác các khoản doanh thu ,các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động, từng phân xởng ,phòng ban trong Xí nghiệp; Đồng thời phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động ,giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc và tình hình phân phối kết quả hoạt động ; Định kỳ cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
Thủ quỹ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt do thủ quỹ chụi trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do Gíà đốc Xí nghiệp chỉ định và chụi trách nhiệm giữ quỹ.Thủ quỹ không đợc nhờ ngời khác làm thay. Trờng hợp cần thiết thì phải làm thủ tục uỷ quyền cho ngời làm thay và đợc sụ đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Xí nghiệp.Thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số d trên Sổ quỹ.Hàng ngày sau khi thu,chi tiền quỹ phải ghi vào sổ quỹ,cuối ngày phải lập báo cáo quỹ nộp cho kế toán.