I. Quá trình phát triển của xí nghiệp
1.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp
• Mô hình tổ chức
Do xí nghiệp In là một đơn vị SXKD trực thuộc NXB nên bộ máy quản lý của xí nghiệp không lớn , nên để thuận tiện cho việc quản lý và điều hành xí nghiệp tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyết chức năng . Mô hình tổ chức này đợc mô tả theo sơ đồ 1.1 dới đây
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý của xí nghiệp In
* Chức năng quản lý của từng phòng ban. Giám đốc Phó giám đốc PX In PX chế bản kcs PX tời xa giấy PX hoàn thiện Kho BP bình bản BP phơi bản BP hoàn thiện BP vi tính máy BP dao Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng vật tư Phòng hành chính Phòng kế toán- tài vụ Phòng bảo vệ
Xí ngiệp in Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội tổ chức quản lý theo hình thức tập trung mọi hoạt động SXKD chịu sự chỉ đạo của Giám đốc. Do xí nghiệp in là đơn vị trực thuộc NXB- Lao động xã hội và có quy mô nhỏ nên Giám đốc lãnh đạo hầu hết trực tiếp đến từng phòng, ban, phân xởng. Dới Giám đốc có một phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực theo sự uỷ quyền của Giám đốc
- Giám đốc: Là ngời phụ trách , quản lý chỉ đạo các hoạt động của Xí nghiệp in xác lập, phê duyệt, chính sách chất lợng, Giám đốc có quyền dự kiến ngời phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB- Lao động xã hội quyết định, khi đợc phê duyệt Giám đốc xí nghiệp in dựng quy chế làm việc và phân công bố trí vị trí công việc cho từng công nhân, các bộ phận thuộc phạm vi quản lý trong toàn xí nghiệp . Dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng quy định của nhà nớc và của NXB đề ra. Giám đốc của xí nghiệp in do Giám đốc NXB- Lao động xã hội bổ nhiệm và là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc NXB về mọi hoạt động SXKD trong xí nghiệp.
- Phó giám đốc: Là ngời do giám đốc NXB lao động xã hội bổ nhiệm giữa giám đốc xí nghiệp In điều hành một hoặc một lĩnh vực hoạt động của xí nghiệp In theo sự uỷ quyền của giám đốc xí nghiệp In và giám đốc NXB lao động _ xã hội
- Phòng kế hoạch: Là phòng chuyên môn , nghiệp vụ của xí nghiệp In có trách nhiệm tham mu, giúp việc cho giám đốc về lĩnh vực SXKD , đầu t thiết bị và quan hệ với khách hàng thu hút nguồn việc, liên doanh, liên kết để phát triển phòng kế hoạch nhiệm vụ phải nắm vững chủ trơng, chính sách của đảng ằm nhà nớc trong lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt là những chủ trơng, chính sách có kế hoặch đầu t bổ xung thêm thiết bị. thờng xuyên đi sâu, đi sát nghiên cứu thị trờng nhằm tuyên truyền, quảng bá thơng hiệu khả năng và thành tích mà xí nghiệp In đã và sẽ làm đợc để gây uy tín và thu hút khách hàng đi đôi với kế hoặch sản xuất, phải xây dựng kế hoặch giá thành toàn bộ hoặc từng nhóm , phế phẩm xây dựng các chỉ tiêu định mức về kinh tế kỹ thuật. Theo dõi, kiểm tra tình hình SXKD của toàn xí nghiệp. Cuối mỗi kỳ kế hoạch (tháng, quý, năm) phòng kế hoạch phải có báo cáo, đánh giá kịp thời về hiệu quả xây dựng của toàn đơn vị và kiến nghị, đề xuất những phơng hớng, biện pháp cần điều
- Phòng hành chính: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, đợc thành lập để tham mu cho giám đốc trong công tác nội chính phụ trách các mặt nh văn th lu trữ, y tế an toàn lao động bảo hiểm xã hộ , công tác hành chính, công tác thi đua khen thởng, công tác quản trị đời sống , công tác tổ chức đào tạo quản lý phân phối lao động theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất , theo dõi cấp phát trang thiết bị lao động. Phối hợp với các phòng, ban phân xởng xây dựng quy chế trong xí nghiệp và đôn đốc thực hiện. Quản lý con dấu và mở số sách theo dõi việc ban hành các công văn , giấy tờ của xí nghiệp tiếp nhận và phân bổ các công văn , giấy tờ từ nơi khác chuyển đến . Quản lý tài sản chung của xí nghiệp và chịu trách nhiệm mua sắm , trang bị các điều kiện phơng tiện làm việc và bảo đảm an ninh trật tự
+ Phòng kế toán, tài vụ: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In , đợc thành lập với chức năng hạch toán kế toán hoạt động SXKD cung cấp tài chính cho các hoạt động SXKD của xí nghiệp, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính kết quả kinh doanh làm cở sở để ban giám đốc đa ra các quyết định .
+ Phòng kỹ thuật: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, đợc thành lập với chức năng quản lý các quy trình công nghệ sản xuất trong xí nghiệp. Nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng để thiết kế sản phẩm cho phù hợp, khảo sát sản phẩm mới t vấn kỹ thuật cho khách hàng .
+ Phòng vật t: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, đợc thành lập để thực hiện để xây dựng, kiểm soát công tác chuẩn bị, phê duyệt tài liệu mua hàng. Lựa chọn nhà cung ứng , tổ chức tiếp nhận vật t, đảm bảo chất lợng của NVL mua về phù hợp với những yêu cầu chất lợng sản phẩm của xí nghiệp + Kho: Là bộ phận có nhiệm vụ giao nhận, bảo quản, dự trữ, cấp phát vật t đảm bảo số lợng, chất lợng, quy cách màu sắc, chủng loại đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Tổ chức bảo quản vật t đảm bảo an toàn phòng cháy nổ, mất cắp, lãng phí . Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc quản lý kho của xí nghiệp …
Ngoài các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên còn có phòng bảo vệ và một số phòng khác. Tóm lại bộ máy quản lý của xí nghiệp In NXB lao động – xã hội nh trên là phù hợp với điều kiện phát triển tại của xí nghiệp. Tất cả các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và đ- ợc chỉ đạo thống nhất tập trung của ban giam đốc xí nghiệp để có thể thực hiện tốt các chức năng , nhiệm vụ của mình, tránh đợc sự chỉ đạo trùng lặp trong
khâu tổ chức và chỉ đạo và sản xuất . Thông tin giữa cán bộ chỉ đạo và nhân viên đợc giải quyết nhanh hơn . Tất cả những điều đó nhằm tạo cho việc kiểm tra chất lợng , quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy định công nghệ của từng phần xởng, góp phần nâng cao số lợng và chất lợng của sản phẩm đem lại hiệu quả hoạt động SXKD cho xí nghiệp