II. Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty Hoá chất mỏ
4. Kế toán tiêu thụ thành phẩm
Với t cách là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Tiêu thụ thành phẩm cần đợc theo dõi, giám sát chặt chẽ, bên cạnh các biện pháp về sản xuất và thị trờng , kế toán là công cụ tất yếu và có hiệu quả nhất mà các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải sử dụng trong quá trình tổ chức tiêu thụ thành phẩm của doanh nghiệp. Kế toán tiêu thụ thành phẩm có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quảnlývà tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, nó cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết về quá trình tiêu thụ một cách nhanh chóng chính xác và đầy đủ nhất, làm cơ sở tin cậy cho việc ra quyết định kinh doanh nâng cao hiệu quả của quá trình quản lý và tiêu thụ sản phẩm
Để đảm bảo vai trò trên, Kế toán tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp phải thực hiện tốt các nghiệp vụ sau:
- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời , đồng thời quan sát chặt chẽ về tình hình hiện có cũng nh sự biến động của từng loại sản phẩm trên cả hai mặt và giá trị.
-Phản ánh và giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ, tình hình thanh toán với khách hàng, lập dự phòng giảm giá .
- Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí và thu nhập phát sinh trong quá trình tiêu thụ, xác định chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ thành phẩm của doanh nghiệp
- Cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc đề ra các chính sách về SX và tiêu thụ.
+ Tiêu thụ thành phẩm do công ty tự sản xuất
+ Tiêu thụ hàng hoá do công mua trong và ngoài nớc đến từng hộ tiêu thụ. Trên công ty ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá và các xí nghiệp là đơn vị kinh doanh tơng ứng. Hàng hoá chủ yếu do công ty mua cấp cho xí nghiệp bán trên quan hệ thanh toán công nợ nội bộ.
Thành phẩm của công ty Hoá chất mỏ bao gồm 4 loại chính là thuốc nổ AH1, thuốc nổ ZECNO, thuốc nổ ANFO thờng và thuốc nổ ANFO chịu nớc. trong quá trình tiêu thụ thành phẩm luôn có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và bộ phanạh kho nhằm bảo đảm thủ tục đơn giản nhanh gọn cho khách hàng
Kế toán tiêu thụ thành phẩm của công ty sử dụng " Hoá đơn giá trị gia tăng" làm chứng từ gốc. Hoá đơn này xác định số lợng, chất lợng đơn giá và số tiền bán sản phẩm chokhách hàng. Hoá đơn này là căn cứ để kế toán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán có liên quan, đồng thời nó cũng là chứng từ cho khách hàng vận chuyển hàng trên đờng, lập phiếu kho, thanh toán tiên mua hàng và ghi sổ kế toán.
Quy trình hạch toán( Xem biểu số 02 )
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số chứng từ sau:
- Phiếu thu: Dùng trong trờng hợp khách hàng thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt.
- Giấy báo có của ngân hàng: Dùng trong trờng hợp khách hàng trả tiền cho công ty thông qua ngân hàng.
Khi bán hàng, kế toán lập hoá đơn GTGT thành 3 liên ( đặt dới giấy than viết một lần) liên 1 dùng để lu trữ , liên 2 và liên 3 ngời mua đem xuống kho thành phẩm để nhận hàng. Sau khi đã nhận hàng thì khách hàng và thủ kho ký nhận vào các chứng từ này, sau đó liên 2 đợc giao cho khách hàng liên3 giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ
VD: Ngày 11/2001 Công ty HCM bán cho công ty Cơ Khí Hoá Chất 21 một lô thuốc nổ, giá bán cha có thuế là 516.218.680 đồng tổng giá trị thanh toán là 542.029.614 đồng. Kế toán lập hoá đơn GTGT theo mẫu sau: Biểu số 06
Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT - 3LL
(liên 2 : Giao cho khách hàng) Ngày 30 tháng 11 năm 2001
Đơn vị bán : Công ty HCM
Địa chỉ : Phờng Phơng Liệt - Quận Thanh Xuân - Thành Phố Hà Nội
Số tài khoản : Mã số 01.001010721
Điện thoại :
Họ tên ngời mua :
Đơn vị : Công ty Cơ Khí Hoá Chất 21 Địa chỉ:
Số tài khoản: Mã số : 46001054991
Điện thoại:
STT Tên hàng hoá,dvụ Đ.V.T Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Tấn 38 13.586.360 516.281.680
Cộng tiền hàng : 516.281.680 huế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 25.814.084 Tổng cộng thanh toán: 542.095.764
Số tiền bằng chữ: Năm trăm bốn mơi hai triệu, không trăm chín mơi năm ngàn bảy trăm sáu mơi bốn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Do đặc điểm trên nên hiện nay công ty đang áp dung phơng thức tiêu thụ duy nhất là phơng thức tiêu thụ trực tiếp và chấp nhận cho khách hàng thanh toán sau một tháng qua chuyển khoản hoặc tiền mặt.
Tất cả các XN trong công ty khi khách hàng đến mua hàng sau khi xem xét các thủ tục cần thiết về.
- Giấy phép kinh doanh do UBND tỉnh khách hàng c trú cấp.
- Giấy phép vận chuyển vật liệu nổ do phòng cháy chữa cháy địa phơng khách hàng c trú cấp
Hợp đồng mua bán VLN ⇒ lúc đó các XN mới cấp hàng theo mẫu hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Hiện nay công ty áp dụng phơng thức bán hàng bên mua nhân trực tiếp việc mua bán diễn ra tại kho DN hoặc DN trở hàng đến tận địa chỉ của ngời tiêu dùng có tính thêm chi phí vận chuyển riêng ( theo thoả thuận của khách hàng )
Để theo dõi giá vốn hàng bán kế toán mở " Sổ chi tiết TK 632" - Giá vốn hàng bán . Sổ chi tiết TK 632 đợc mở chung cho cả 4 loại thuốc nổ của công ty, sổ này dùng để theo dõi giá vốn hàng xuất bán trong kỳ. Đến cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 632 kế toán lập " Bảng tổng hợp phát sinh theo đối ứng một TK "
Tổng phát sinh theo đối ứng một TK
P/s nợ trong kỳ: 1.929.000.000 P/s có trong kỳ :1.929.000.000 D nợ cuối kỳ D có cuối kỳ
TK 632 – Giá vốn hàng bán
Tên tài khoản đối ứng TK đ/ P/s nợ P/s có
Hàng hoá - VP – VNL 156 3261000000
Kết quả kd – VP – kd phụ 911 3261000000
Chi phí bán hàng là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hoá bao gồm chi phí bảo quản, đóng góp vận chuyển , giới thiệu, bảo hành sản phẩm.Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài , khối lợng hàng hoá tồn kho tơng đối lớn thì cuối kỳ phải phân bổ chi phí tập hợp đợc cho số hàng tiêu thụ trong kỳ
Chứng từ gốc thể hiện việc phát sinh doanh thu bán hàng và làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thực tế phát sinh kế toán ghi nhận doanh thu tiêu thụ bằng bút toán.
Nợ TK 131: Tổng giá trị thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Lấy ví dụ : ngày 30/11/2001 Kế toán ghi nh sau: Nợ TK 131: 542.095.764
Có TK 511: 516.218.680 Có TK 3331: 25.814.084
Từ hoá đơn thuế GTGT kế toán thực hiện việc ghi sổ trên " Sổ chi tiết TK 511 Doanh thu bán hàng" Sổ chi tiết TK 511 đợc mở chung cho các loại thuốc nổ của công ty , cuối tháng , căn cứ vào sổ chi tiết TK 511 kế toán lập bảng " Tổng hợp phát sinh theo đối ứng một TK cách lập bảng này nh sau:
- Cột phát sinh Nợ: Kế toán căn cứ vào tổng các phát sinh có trên sổ chi tiết TK 511để ghi vào cột này
- Cột phát sinh Có : Căn cứ vào tổng các chi phí có trên sổ chi tiết TK511. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp phát sinh theo đối ứng một TK, Kế toán ghi vào NKCT số 8 cột Có TK 511 - Nợ các TK
Do VLN là một loại hàng đặc biệt, cần phải đảm bảo an toàn tuyệt đối trong SX và sử dụng do đó quy trình SX thuốc nổ cần tuân thủ nghiêm ngặt theo tiêu chuẩn quy định. Vì vậy, thành phẩm của công ty HCM thờng đợc bảo đảm chất lợng tốt, do đó trờng hợp hàng bán bị trả lại do kém phẩm chất là ít xảy ra. Mặt khác, giá bán thuốc nổ do Uỷ ban vật giá nhà nớc duyệt từng tháng nên tr- ờng hợp giảm giá hàng bán cũng hầu nh không xảy ra. Do đó doanh thu bán hàng phát sinh của công ty thờng cũng chính là doanh thu thuần.
Sổ chi tiết TK 511
Tháng 11/2001 Đơn vị :ĐVN
Ngày Số CT Diễn giải TK
ĐƯ
Số tiền
D đầu tháng 30/11 K/c doanh thu KD ≠ 911 3719730000 10/11 2618 Xuất bán 180 tấn TT- 2113 131 578340000 13/11 2611 Xuất bán 60 tấn xốp – 2121 131 205560000 13/11 2612 Xuất bán 120 tấn TT – 2113 131 319560000 20/11 2619 Xuất bán 120 tấn xốp – 2121 131 411120000 21/11 2622 Xuất bán 60 tấn xốp – 215 131 205560000 22/11 2623 Xuất bán 60 tấn TT – 2131 131 60060000
22/11 2624 Xuất bán thuốc ZECNO 131 330020000
22/11 2625 Xuất bán ANFO thờng 131 275536000
22/11 2626 Xuất bán ANFO chịu nớc 131 310200000
30/11 2627 Xuất bán AH1 . . 131 565044000 Cộng phát sinh 3719730000 3719730000 D cuôí tháng
Bảng tổng hợp phát sinh theo TK đối ứng
P/s nợ trong kỳ:2275920000 P/s có trong kỳ :227592000
D nợ cuối kỳ D có cuối kỳ
Tên TK đối ứng TK đ/ P/s nợ P/s có
Phải thu của khách hàng- VP 131 2.275.920.000
Kết quả kinh – VP – KD phụ 911 2.275.920.000
Khi bán hàng cho khách hàng, căn cứ vào các hoá đơn GTGT, kế toán còn phải ghi vào " Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng" . Sổ này đợc mở riêng cho từng khách hàng và đến cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết này, kế toán lập " Sổ công Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng"
Sổ chi tiết TK 131
Tháng 11/2001
Ngày CT Diễn giải TK Số tiền
Nợ Có
D đầu tháng 31.218.869.067 673.672.848
6/11 Bắc cạn xuất dầu cho 2115 336 46.782.020
9/11 HN xuất dây điện 336 238.126.800
10/11 Ninh bình xuất sợi cho Z 121 336 284.348.789 19/11 HP xuất ống thép cho Z 131 336 111.014.628 21/11 Xuất bán 60 tấn xốp 511 411.120.000 30/11 TB xuất hàng cho Z 131 . . . 336 3.712.500 Cộng phát sinh 8.116.958.845 38.365.753 38.623.789.311 Trờng hợp thanh toán
Phiếu thu
Ghi nợ Tk: 111 có TK :131 Đơn vị nộp : Công ty Cơ khí Hoá chất 21
Địa chỉ :
Về khoản : Thanh toán tiền hàng Số tiền : 542.095.764
Bằng chữ : Năm trăm bốn mơi hai triệu không trăm chín mơi năm nghìn bấy trăm sáu mơi t nghìn đồng chẵn.
Nhận ngày / / 2001 Kế toán trởng Kế toán thanh toán Đơn vị nộp Thủ quỹ (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Sau đó số liệu đợc đa vào nhật ký chứng từ số 1 và bảng kê số 1
Hiện nay công ty Hoá chất mỏ đang tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) bằng phơng pháp khấu trừ thuế. trong quá trình bán hàng, kế toán tính toán và kê khai nộp thuế GTGT đầu ra. khi viết hoá đơn GTGT kế toán ghi rõ giá bán cha có thuế GTGT, số thuế GTGT phải nộp và tổng giá trị thanh toán. số thuế GTGT phải nộp đợc phản ánh trên TK3331 (333111- ThuếGTGT phải nộp của mặt hàng vật liệu nổ). mức thuế GTGT đầu ra đang áp dụng đối với mặt hàng thuốc nổ của Công ty là 5%. kế toán tính thuế GTGt phải nộp bằng công thức sau:
Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu cha có thuế * 0,05
Lấy ví dụ ngày 03/11/2000, Công ty Hoá chất mỏ bán 1 lô thuốc nổ AH1 cho Công ty cơ khí Hoá chất 21 với giá bán cha có thuế là 516.281.680. kế toán tính thuế GTGT phải nộp nh sau:
Thuế GTGT phải nộp = 516.281.680 * 0,05 = 25.810.934 Và tổng giá thanh toán là 542.095.764
Kế toán sẽ phản ánh bút toán Nợ Tk 131: 542.095.764
Có TK 511: 516.281.680 Có TK 3331 : 25.814.084
Số thuế GTGT phải nộp đợc theo dõi trên “ Sổ chi tiết TK 3331- thuế GTGT phải nộp ”. Hàng tháng sau khi đã tổng hợp đợc doanh thu bán hàng, kế toán lập “ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra”
CT Diễn giải TK đ/ Số tiền SH NT Nợ Có D dầu kỳ 523123612 523123612 2618 10 Xuất bán 180 tấn TT – 2113 131 29367000 2622 21 Xuất bán 60 tấn xốp Z2121 131 9789000 2623 22 Xuất bán 60 tấn xốp Z 15 136 10278000 2627 27 Xuất bán 150 tấn xốp Z2121 131 41112000
2628 29 Xuất điều chuyển 15 tấn PG 136 48472500
2631 30 Xuất đ/c 107 tấn 136 18414750
2634 .