II. Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty Hoá chất mỏ
2. Thủ tục nhập, xuất kho và chứng từ kế toán
+ Thủ tục nhập kho
Công ty có quá trình quản lý kho rất chặt chẽ từ khâu vận chuyển hàng từ đơn vị bán về kho của công ty đợc kiểm nghiệm rất chặt chẽ về số lợng, chất l- ợng hàng hoá, nhận về trớc khi nhập kho
Khi nhập kho thủ kho căn cứ theo số lợng, chất lợng, chủng loại của các phân xởng sản xuất hoặc các phiếu xuất kho của đơn vị bán hàng để nhập khẩu sau khi đã đếm đầy đủ số lợng thủ kho và các phòng ban có liên quan tổ chức lập biên bản hàng hoá để nhập kho, để phòng kế toán căn cứ lập phiếu nhập kho và có chữ ký của các ngời có liên quan.
Phiếu lập kho đợc lập thành 3 liên: 1 liên giao cho ngời giao, 1liên giao cho phòng cung tiêu,1 liên dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho
Có thể khái quát thủ tục nhập kho bằng sơ đồ:
Sơ đồ thủ nhập kho
+ Thủ tục xuất kho
- Trờng hợp xuất khẩu để bán ngoài
Căn cứ vào hợp đồng và yêu cầu từng thời điểm khách hàng mua, phòng kế hoạch tiến hành viết phiếu xuất kho cho khách hàng trong năm theo hợp đồng. để khách hàng xuống kho nhận hàng, thủ kho thực hiện xuất kho theo đúng số lợng, chủng loại ghi trên hoá đơn.
Thủ tục xuất kho có thể đợc khái quát bằng sơ đồ sau:
sơ đồ thủ tục xuất kho
Kiểm nghiệm Nhập kho Phòng Kế Toán Phiếu Nhập Kho
Hàng về Thẻ kho Hoá đơn
biên bản mở kiện Phòng Kế Hoạch Phiếu Xuất Kho Thủ Kho Phòng Kế Toán
Thủ tục xuất kho đợc hoàn tất sau khi đã có đầy đủ các dữ kiện, chữ ký của các bộ phận có liên quan, khách hàng đã có hoá đơn đi đờng phiếu xuất kho cũng đợc lập theo mẫu của bộ tài chính trên đó phải ghi rõ ràng cụ thể theo từng yêu cầu.
Phiếu xuất kho đợc lập 3 liên
1liên lu ở bộ phận lập phiếu phòng Kế hoạch
1liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để hoạch toán
1liên ngời nhận giữ. * Các chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán áp dụng cho kế toán thành phẩm tại công ty bao gồm : thẻ kho: Do thủ kho lập căn cứ vào phiếu nhập xuất kho do phòng kế hoạch yêu cầu thủ kho ghi vào thẻ phiêú nhập xuất kho phòng kế hoạch lập 3 liên đợc gửi cho kế toán 1 liên để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiêt thành phẩm
Do công ty áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song
Tại kho: Sau khi có biên bản kiểm nghiệm của phòng kỹ thuật và có đầy đủ xác nhận của phòng ban liên quan thủ kho bắt đầu lập thủ tục nhập kho và ký vào phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho này đợc chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ và thủ kho ghi vào thẻ phòng kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho mà thủ kho gửi lên kế toán đối chiếu kiểm tra , phân loại theo từng loại thuốcvà chi phí sản xuất tuỳ loại - kế toán tiến hành ghi sổ 1 lần vào sổ chi tiết thành phẩm của loại thuốc tơng ứng và tính ra giá thành thực tế nhập kho cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu số liệu về mặt lợng giữa sổ chi tiết thành phẩm và bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho. Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn phản ánh số lợng thuốc Nhập - Xuất - Tồn trong tháng