I. Khái quát chung về công ty cổ phần thơng mại Sơn Anh.
4. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô và địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mô hình tổ chức quản lý và phân cấp quản lí kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, số lợng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp. Việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán hợp lí, tạo điều kiện thực hiện tốt nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp, nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin kế toán cho các đối tợng sử dụng thông tin, phục vụ hữu hiệu cho công tác quản lý doanh nghiệp.
Là một công cụ quản lí kinh tế, hoạt động kế toán của Công ty luôn bám sát tình hình kinh doanh, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, chính xác, kịp thời cho công tác quản lí và chỉ đạo kinh doanh.
Sơ đồ: Bộ máy kế toán của Công ty
- Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trởng: Phụ trách tập hợp số liệu, chịu trách nhiệm hớng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các công việc do các kế toán viên
Kế toán trưởng Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư hàng hoá Thủ quỹ Kế toán tiền lư ơng, TSCĐ Kế toán chi phí
thực hiện. Tổ chức v kiểm tra công tác kế toán của Công ty, thiết kế công tácà huy động vốn cũng nh sử dụng nguồn vốn sao cho có hiệu quả nhất. Đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc, cấp trên và nhà nớc về các thông tin kế toán cung cấp.
- Kế toán tổng hợp: thực hiện phần hành công tác kế toán tổng hợp của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm hớng dẫn đôn đốc công tác kế toán của các trung tâm, chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo, kế toán cùng kế toán trởng.
- Kế toán công nợ: theo dõi, thanh toán số tiền còn nợ ngời bán và số tiền còn phải thu của khách hàng.
- Thủ quỹ: quản lí tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ hợp lí, hợp pháp, hợp lệ để tiến hành nhập quỹ và ghi sổ.
- Kế toán chi phí, tài vụ: Có trách nhiệm tập hợp các chi phí phát sinh trong toàn doanh nghiệp và lên báo cáo tài chính.
- Kế toán tiền lơng, tài sản cố định: theo dõi tiền lơng, tiền bảo hiểm, tiền trợ cấp tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ trong toàn doanh nghiệp.…
- Kế toán vật t hàng hoá: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá.
4.2. Nhiệm vụ phòng kế toán Công ty cổ phần thơng mại Sơn Anh
Khi mới thành lập Công ty cổ phần thơng mại Sơn Anh gặp phải một số khó khăn nh: phải xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, cách thức hạch toán, ghi chép, hình thức kế toán áp dụng cho phù hợp với chế độ kế toán nh… ng dần dần công tác kế toán đi vào nề nếp, việc tổ chức hạch toán tơng đối hợp lý và khoa học, thông tin kế toán cung cấp kịp thời, chính xác, hữu dụng, phục vụ có hiệu quả cho yêu cầu quản lí kinh tế tài chính của Công ty. Để phù hợp với chế độ kế toán hiện nay, Công ty áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung".
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán "Nhật ký chung" là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo dõi trình tự thời gian phát sinh và theo dõi nội dung của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt - Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Giải thích trình tự ghi sổ:
1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã đợc kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung.
Trờng hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan (các nghiệp vụ đã ghi vào sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung).
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký
đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
2) Những chứng từ gốc phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
3) Căn cứ vào sổ nhật ký hàng ngày kế toán ghi vào Sổ Cái các tìa khoản kế toán có liên quan.
4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết.
5) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh.
6) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái của các tài khoản tơng ứng.
7) Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập Báo cáo tài chính.