+ Tổ chức lại hệ thống kho tàng:
Qua thực tế ở cụng ty em thấy hệ thống kho tàng rất chật hẹp khụng đảm bảo việc dự trữ, bảo quản cỏc chủng loại vật tư riờng biệt đề phũng bất trắc rủi ro. Vỡ vật Cụng ty cần sắp xếp nhà kho đỳng vị trớ, diện tớch để đảm bảo cỏc đặc trưng vật chất của chỳng, xõy dựng mới cơ sở vật chất, nõng cấp nhà kho.
+ Xõy dựng hệ thống kho tàng định mức dự trữ họp lý:
Xõy dựng hệ thống định mức dự trữ hợp lý đảm bảo kịp thời cho sản xuất vừa khụng gõy ứ đọng, đảm bảo tiến độ sản xuất của từng phõn xưởng, cỏc dõy truyền sản xuất khụng phải chờ đợi gõy giỏn đoạn sản xuất.
Tỡnh hỡnh sử dụng và dự trữ nguyờn vật liệu cho sản xuất kinh doanh của Cụng ty: muốn cho cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành đều đặn liờn tục phải thường xuyờn đảm bảo cho cỏc loại nguyờn vật liệu đủ về số lượng, chất lượng, đứng quy cỏch phẩm chất. Đõy là vấn đề bắt buộc khụng thể thiếu được trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Vỡ vậy, việc đảm bảo nguyờn vật liệu sản xuất là một tất yếu khỏch quan:
- Đảm bảo cung ứng dự trữ sử dụng tiết kiệm cỏc nguyờn vật liệu cú tỏc động mạnh mẽ đến cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Đảm bảo cho chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động. - Đảm bảo đến tài chớnh của doanh nghiệp
Ngoài ra, để phục vụ tốt cho yờu cầu quản lý cần phải biết đầy đủ và cụ thể số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của từng loại nguyờn vật liệu sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời để cho việc đối chiếu giữa kho và phũng kế toỏn trở nờn dễ dàng hơn. Vấn đề đặt ra là muốn tỡm kiếm về thụng tin về nguyờn vật liệu nào thỡ nguyờn vật liệu đú phải được phõn chia chi tiết theo tớnh năng lý hoỏ, theo quy cỏch phẩm chất. Do vậy theo em kế toỏn cần lập sổ điểm danh vật tư, sổ này được mở theo từng loại nguyờn vật liệu (nguyờn vật liệu chớnh, nguyờn vật liệu phụ, nhiờn liệu, phụ tựng thay thế…) Sổ danh điểm vật tư là sổ danh mục tập hợp toàn bộ cỏc loại nguyờn vật liệu mà cụng ty đang sử dụng. Trong sổ danh điểm vật tư theo dừi từng loại, từng nhúm, từng quy cỏch sản phẩm chặt chẽ giỳp cho cụng tỏc hạch toỏn và quản lý nguyờn vật liệu được chặt chẽ, thống nhất dễ dàng. Để lập được sổ danh mục vật tư điều quan trọng là phải xõy dựng được bộ mật mó chớnh xỏc, đầy đủ khụng trựng lặp thuận tiện và hợp lý. Cụng ty cú thể xõy dựng bộ mó nguyờn vật liệu dựa vào đặc điểm sau:
- Dựa vào từng loại nguyờn vật liệu
- Dựa vào từng nhúm nguyờn vật liệu trong mỗi loại - Dựa vào từng thứ tự nguyờn vật liệu trong mỗi loại
Trước hết bộ mó nguyờn vật liệu phải được xõy dựng dựa trờn cơ sở số liệu của tài khoản cấp 2 đối với vật liệu đú:
- Vật liệu chớnh - 1521 - Vật liệu phụ - 1522 - Nhiờn liệu - 1523
- Phụ tựng thay thế - 1524
Trong mỗi loại nguyờn vật liệu phõn ra thành từng nhúm và lập mó số cho từng nhúm.
* Nguyờn vật liệu chớnh:
+ Nhúm giấy: 1521 - 01
- Giấy Trường Xuõn (84 x 120): 1521-01-01 - Giấy Trường Xuõn (79x109): 1521-01-02 … + Nhúm bỡa: 1521 – 02 - Bỡa học sinh (79 x 109): 1521-02-01 - Bỡa đỳp lếch nhật (65 x 86): 1521-02- 02 * Nguyờn vật liệu phụ: + Nhúm mực: 1522-01 - Mực đen TQ: 1522-01-01 - Mực đỏ sen LD: 1522-01-02 … + Nhúm bản nhụm: 1522-02 - Bản nhụm 16 trang 770x1030: 1522-02-01 - Bản nhụm 8 trang: 1522-02-02 - Bản nhụm mỏy goss: 1522-02-03 … * Nhúm nhiờn liệu: + Nhúm dầu nhớt: 1523-01 - Dầu nhớt 16 trang: 1523-01-01 - Dầu nhớt mỏy dao: 1523-01-02 … * Nhúm phụ tựng thay thế: + Nhúm bộ lụ fi: 1524-01 - Bộ lụ fi 66: 1524-01-01 - Bộ lụ fi 80: 1524-01-02 + Nhúm vũng bi: 1524-02
- Vũng bi ngoại: 1524-02-01 - Vũng bi C6: 1524-02-02….
Nguyờn vật liệu được sắp xếp theo từng nhúm, từng thứ tuỳ thuộc vào tớnh chất và ở kho nào. Thực tế tại cụng ty chưa xõy dựng sổ danh điểm vật tư nờn ảnh hưởng đến quỏ trỡnh theo dừi sự biến động của vật tư, số lượng cỏc chi tiết rất nhiều nờn việc tỡm kiếm tờn của cỏc vật tư mất thời gian và cú khi cũn trựng tờn. Vỡ vậy để đảm bảo cụng tỏc chặt chẽ, kiểm tra phỏt hiện khi sai sút cụng ty nờn xõy dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất. Trong điều kiện hiện nay cụng ty nờn sổ danh điểm vật tư theo mẫu sau:
Biểu số 3.1:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Ký hiệu nhúm Tờn vật tư Đơn vị
tớnh
Đơn giỏ Ghi chỳ
Nhúm Danh điểm
Nguyờn vật liệu chớnh 1521-01 1521-01-01 Giấy Trường Xuõn (84 x 120) Tờ
1521-01-02 Giấy Trường Xuõn (79 x 109) Tờ 1521-02 1521-02-01 Bỡa đỳp lếch nhật(65 x 86) Tờ 1521-02-02 Bỡa học sinh(79 x 109) Tờ Nguyờn vật liệu phụ 1522-01 1522-01-01 Mực đen TQ Kg 1522-01-02 Mực đỏ sen LD Kg 1522-02 1522-02-01 Bản nhụm 8 trang Tấm 1522-02-02 Bản nhụm mỏy goss Tấm
Hiện nay cụng ty ỏp dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ, hỡnh thức rất phự hợp với quy mụ và loại hỡnh hoạt động của cụng ty, đội ngũ nhõn viờn kế toỏn nhưng thời gian lập chứng từ ghi sổ là một quỏ trỡnh dài nờn việc tập hợp ảnh hưởng đến tới số liệu chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm. Cụng ty nờn quy định lập chứng từ ghi sổ là một thỏng vỡ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh khụng nhiều, cụng việc của kế toỏn sẽ dàn đều trong thỏng. Cỏc thụng tin về quỏ trỡnh lập chứng từ ghi sổ sẽ nhanh chúng và thuận tiện, đơn giản hơn, trỏnh được tỡnh trạng cộng quỏ nhiều con số cựng một lỳc.
Như vậy cỏc chứng từ ban đầu về tập hợp chi phớ sau khi kiểm tra sẽ làm cơ sở để ghi vào cỏc sổ chi tiết và lập chứng từ ghi sổ theo định kỳ hàng thỏng. Cỏc chứng từ sẽ là chứng từ đớnh kốm và chuyển tới bộ phận kế toỏn tổng hợp.
Vớ dụ 3.1: Căn cứ vào vớ dụ 2.2, kế toỏn hạch toỏn đơn giỏ xuất kho thỏng 4 như sau:
- Tồn đầu kỳ: số lượng: 450 tờ, đơn giỏ: 4000đồng/ tờ (tổng tiền 1.800.000 đồng) - Nhập trong thỏng 4:
+ 06/04: nhập 600 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3.200 đồng/ tờ (1920000 đồng) + 10/04: nhập 500 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3.200 đồng/ tờ (1600000 đồng) + 20/04: nhập 2000 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3300 đồng/ tờ (6600000 đồng)
3.3.3. Biện phỏp 3: Hoàn thiện về sổ sỏch kế toỏn.
Hiện nay ở cụng ty khụng sử dụng sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, việc ghi chộp kế toỏn chỉ thực hiện được việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo nội dung kinh tế trờn sổ cỏi mà chưa phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế theo trỡnh tự thời gian. Cụng ty nờn sử dụng sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi chộp cỏc chứng từ ghi sổ theo trỡnh từ thời gian nhằm bảo quản và lưu giữ và quản lý cỏc
= Giỏ bỡnh quõn gia quyền cả kỳ
1800 + 1920 + 1600 + 6600 450 + 600 + 500 + 2000
chứng từ ghi sổ hạn chế việc ghi chộp trựng lặp. Số liệu trờn sổ Đăng ký chứng từ là căn cứ để đối chiếu với số liệu trờn bảng cõn đối số phỏt.
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Biểu số 3.2:
- Sổ này cú …trang, đỏnh sổ trang từ 01 đến trang… - Ngày mở sổ:….
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng
Ngày… thỏng… năm….
Giỏm đốc
Như vậy theo những kiến nghị trờn thỡ trỡnh tự ghi sổ kế toỏn tổng hợp chi phớ sản xuất kinh doanh như sau: định kỳ căn cứ vào số lượng nguyờn vật liệu xuất dựng cho sản xuất sản phẩm, kế toàn lập chứng từ ghi sổ sau đú ghi vào sổ cỏi. Cuối thỏng căn cứ vào số liệu trờn sổ cỏi để lập bảng cõn đối số phỏt sinh tài khoản và tiến hành lập đối chiếu giữa sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng cõn đối số phỏt sinh tài khoản. Kế toỏn căn cứ vào bảng cõn đối số phỏt sinh tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết để lập cõn đối kế toỏn.
Đơn vị: Địa chỉ:
Mẫu số S02b – DN
Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm: … Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày thỏng A B 1 Cộng thỏng
Vớ dụ 3.2: Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 85 ngày 27/06/2008 và số 86 ngày 30/06/2008, kế toỏn ghi vào sổ đăng ký chứng từ sổ như sau:
Biểu số 3.3:
CHỨNG TỪ GHI SỔ số 085
Ngày 27/06/2008
Trớch yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chỳ
Nợ Cú Mua NVL 1522 331 17.097.630 133 1.709.763 Cộng 18.807.393 Kốm theo: chứng từ gốc Biểu số 3.4: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 086 Ngày 30/06/2008
Trớch yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chỳ
Nợ Cú
Hạch toỏn NVL xuất kho 621 1522 489.764.851
Cộng 489.764.851
Kốm theo:….. chứng từ gốc
Kế toỏn ghi sổ
Ngày 30 thỏng 06 năm 2008
Trưởng phũng kế toỏn
CễNG TY IN BÁO HẢI PHềNG Mẫu số S02 – DN
Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh Kế toỏn ghi sổ (Ký, họ tờn) Ngày 27 thỏng 06 năm 2008 Trưởng phũng kế toỏn (Ký, họ tờn)
CễNG TY IN BÁO HẢI PHềNG Mẫu số S02 – DN
Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh
Biểu số 3.5:
- Sổ này cú …trang, đỏnh sổ trang từ 01 đến trang… - Ngày mở sổ:….
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng
Ngày 30 thỏng 06 năm 2008
Giỏm đốc
3.3.4. Biện phỏp 4: Về lập bỏo cỏo vật tư cuối kỳ.
Trong kỳ nguyờn vật liệu phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất vẫn cũn tỡnh trạng lượng tiờu hao nguyờn vật liệu thực tế ớt hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm: 2008 Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày thỏng A B 1 … … …. 085 27/06 18.807.393 086 30/06 489.764.851 … … …. Cộng thỏng 3.980.756.826
vẫn cũn nguyờn vật liệu ở phõn xưởng chưa được sử dụng. Cỏc bộ phận sản xuất cần lập bỏo cỏo vật tư cũn lại cuối kỳ gửi cho phũng kế toỏn để theo dừi nguyờn vật liệu cuối kỳ, đồng thời làm căn cứ kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện định mức sử dụng nguyờn vật liệu.
Hàng thỏng cỏc phõn xưởng sản xuất phỏt hiện thấy số nguyờn vật liệu vẫn cũn tồn lại, căn cứ vào từng loại nguyờn vật liệu và khả năng sử dụng nú ở kỳ tiếp theo mà cú thể phõn chia số lượng nguyờn vật liệu cũn tồn thành hai loại sau: - Nếu số lượng nguyờn vật liệu khụng cần sử dụng ở cỏc thỏng tiếp theo thỡ lập phiếu nhập kho (Mẫu 02-VT) và nhập kho của cụng ty để quản lý và sử dụng vào việc khỏc.
- Nếu vật tư cũn tiếp sử dụng ở kỳ sau thỡ cỏc đơn vị lập phiếu bỏo cỏo vật tư tồn cuối kỳ và lập thành 2 bản:
+ 01 liờn giao cho phũng kế toỏn
+ 01 liờn giao cho phũng kế toỏn vật tư
Đơn vị: Địa chỉ:
Mẫu số S04 – VT
Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh
Biểu số 3.6: PHIẾU VẬT TƯ CềN LẠI CUỐI KỲ
Ngày… thỏng …năm … Số:…
Bộ phận sử dụng:……
STT quy cỏch vật tưTờn nhón hiệu, Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Lý do sử dụng
A B C 1 2 3
Phụ trỏch bộ phận sử dụng
Ký tờn
3.3.5. Biện phỏp 5: Về ỏp dụng phần mềm kế toỏn trong cụng ty
phỏt triển của thế giới, do đú việc ỏp dụng cụng nghề phần mềm chuyờn dụng là hoàn toàn cần thiết đối với doanh nghiệp. Mặc dự chi phớ đầu tư khỏ cao nhưng mang lại lợi ớch đỏng kể về mặt kinh tế cho cụng ty. Việc đưa cụng nghệ thụng tin và ỏp dụng phần mềm vào trong cụng tỏc hạch toỏn sẽ giỳp kế toỏn đưa ra được những thụng tin kịp thời đồng thời việc tớnh toỏn chớnh xỏc cao hơn và quản lý dữ liệu an toàn,…Để đem lại hiệu quả kinh tế và lợi nhuận cao nhất thỡ cụng ty nờn tham khảo một số phần mềm kế toỏn: Misa, Adsoft…
3.2.6. Biện phỏp 6: Về nõng cao việc sử dụng tiết kiệm nguyờn vật liệu để hạ giỏ thành sản phẩm.
Trong cỏc ngành sản xuất một số biện phỏp để hạ giỏ thành trong cụng tỏc sản xuất là tiết kiệm cỏc yếu tố chi phớ sản xuất, nhưng để thực hiện được mục tiờu đú thỡ khi sử dụng khụng phải là bớt xộn một cỏch mỏy múc mà phải trong điều kiện giảm nhưng phải đảm bảo đỳng tiến độ sản xuất. Do đú hạ giỏ thành doanh nghiệp mới cú lói trờn cơ sở mở rộng quy mụ sản xuất. Đõy là một trong những yếu tố quyết định đến sự sống cũn và phỏt triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh trang ngày nay.
Nguyờn vật liệu là một trong những nhõn tố cấu thành nờn sản phẩm và nú chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phớ, vỡ vậy việc tiết kiệm chi phớ ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạ giỏ thành sản phẩm.
Xuất phỏp từ đặc điểm thực tế của cụng ty, em xin đưa ra một số biện phỏp nhằm tiết kiệm nguyờn vật liệu:
- Trờn cơ sở yờu cầu sản xuất của doanh nghiệp đặt ra phải tiến hành mua nguyờn vật liệu do đú cỏc đơn vị sản xuất phải chấp hành tốt về định mức nhưng cũng phải đảm bảo cho chất lượng sản phẩm.
- Cú chế độ khen thưởng, kỷ luật đớch đỏng đối với những cỏ nhõn sử dụng tiết kiệm hay lóng phớ nguyờn vật liệu.
- Giảm bớt mức hao phớ trong cụng tỏc thu mua, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vật tư. Khụng để cho nguyờn vật liệu hư hỏng, mất mỏt, xuống cấp.
- Cụng ty cần mở rộng hơn nữa mối quan hệ của bạn hàng, cần phải cú bạn hàng lõu dài khi cần là cú thể mua nguyờn vật liệu. Do đú trỏnh được hiện tượng tồn kho quỏ nhiều nguyờn vật liệu.
- Trong điều kiện cú thể cụng ty nờn sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyờn vật liệu để hạ giỏ thành sản phẩm.
3.3.7. Biện phỏp 7: Về lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho trong doanh nghiệp. nghiệp.
Để đảm bảo nguyờn tắc thận trong kinh doanh, cỏc doanh nghiệp cú khối lượng nguyờn vật liệu nhiều trong khi giỏ cả thị trường biến động thường xuyờn. Do đú việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho là một việc làm hết sức cần thiết. Tuy nhiờn hiện nay Cụng ty In Bỏo Hải phũng khụng tiến hành dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho nhằm bự đắp cỏc khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ tồn bị giảm giỏ; đồng thời cũng phản ỏnh đỳng giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập bỏo cỏo tài chớnh vào cuối kỳ hạch toỏn.
- Trong trường hợp dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toỏn