Mỗi năm theo quy định của Nhà nước, cụng ty tiến hành việc kiểm kờ hàng tồn kho và cỏc tài sản khỏc một lần vào cuối năm.
Mục đớch của việc kiểm kờ nguyờn vật liệu là xỏc định lại số lượng, giỏ trị, chất lượng vật tư tồn kho, phỏt hiện chờnh lệch giữa sổ sỏch thực tế nhằm bảo vệ tài sản và chấn chỉnh cụng tỏc quản lý vật tư của cụng ty.
Trước mỗi lần kiểm kờ được sự thụng bỏo của hội đồng kiểm kờ cụng ty, thủ kho phải hoàn tất thẻ kho để tạo điều kiện kiểm kờ. Đồng thời, ở phũng kế toỏn cỏc sổ kế toỏn về vật tư đều được khoỏ sổ khi kế toỏn tớnh ra giỏ trị hàng tồn kho nguyờn vật liệu.
Thụng qua việc cõn, đo, đong, đếm... Hội đồng kiểm kờ thể hiện kết quả kiểm kờ trờn biờn bản kiểm kờ vật tư. Căn cứ vào bản kiểm kờ Giỏm đốc cựng với hội đồng kiểm kờ sẽ cú những quyết định xử lý thớch hợp như: thanh lý, nhượng bỏn,
quyết định bồi thường nếu cỏ nhõn làm hư hỏng hoặc mất mỏt ...Căn cứ vào biờn bản xử lý kết quả kế toỏn tiến hành ghi sổ.
Núi chung, cụng tỏc kiểm kờ kho của Cụng ty In Bỏo Hải phũng được tiến hành nghiờm tỳc.
Vớ dụ: Ngày 30/6/2008 Hội đồng kiểm kờ của cụng ty lập biờn bản kiểm kờ vật tư như sau:
Biểu số 2.25:
BIấN BẢN KIỂM Kấ NGUYấN VẬT LIỆU
Năm 2008
Hụm nay, ngày 30 thỏng 06 năm 2008 cụng ty In Bỏo Hải phũng tiến hành kiểm kờ kho nguyờn vật liệu đỳng theo tiến độ. Biờn bản kiểm nghiệm bao gồm:
1. Trần Thị Trang – Cỏn bộ phũng kinh doanh 2. Nguyễn Văn Toàn – Cỏn bộ phũng kỹ thuật 3. Phạm Thu Thuỷ - Kế toỏn Nguyờn vật liệu Đó kiểm kờ loại hàng sau:
STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch sản phẩm Đơn vị tớnh Số lượng Theo chứng từ Theo thực tế kiểm nghiệm Đỳng quy cỏch phẩm chất Sai quy cỏch phẩm chất
1. Giấy Trường Xuõn (84x120) Tờ 750 750 750 0
2. Giấy Trường Xuõn (79x109) Tờ 650 650 650 0
3. Bỡa Việt Trỡ Tờ 1.061 1.061 1.061 0
4. Giấy can A4 Hộp 4 4 4 0
5. Giấy ụ ly Cuộn 3 3 3 0
…. …. …. … … …
Kết luận: Nguyờn vật liệu của cụng ty đủ về mặt số lượng, đỳng phẩm chất, quy cỏch chất lượng, mẫu mó, khụng bị chờnh lệch so với sổ sỏch. Hội đồng kiểm kờ nhất trớ với biờn bản kiểm kờ trờn, bỏo cỏo trỡnh cấp trờn.
Hải phũng, ngày 30 thỏng 6 năm 2008
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CễNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY IN BÁO HẢI PHềNG