Báo cáo hiệu quả quy ớc cuối năm
3.2.3. Về phía côngty bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội:
+ Tiếp tục hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp và khoa học. Mô hình tổ chức mạng lới khai thác rộng khắp nh hiện nay tại các địa bàn trên thành phố khiến cho công tác thu phí bảo hiểm gặp nhiều khó khăn và rất phức tạp đồng thời không kiểm soát đợc các khoản chi. Để đảm bảo cho quản lý và hạch toán thuận tiện nên chăng Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội cần kiến nghị lên tổng công ty bảo hiểm Việt Nam áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán đáp ứng quá trình kinh daonh bảo hiểm.
+ Đầu t thích đáng để đào tạo các nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng nh kiến thức tin học không ngừng xây dựng cơ sở vật chất, hoàn thiện các phần mềm vi tính trong đó có phần mềm kế toán trên máy để tạo điều kiện cho việc lập báo cáo kịp thời chính xác .
Nói tóm lại để hoàn thiện kế toán doanh thu chi phí bảo hiểm, cần phải có sự tác động từ nhiều phía. Một mặt, công ty bảo hiểm nhân thọ Hà Nội cần chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình , tập trung áp dụng phơng pháp tính toán, trích lập, hạch toán doanh thu và chi phí, tôn trọng pháp luật , đồng thời có kiến nghị với tổng công ty bảo hiểm Việt Nam để sửa đổi hạch toán cho phù hợp. Mặt khác, nhà nớc cần chuẩn hoá và ban hành những văn bản pháp quy phù hợp với chuẩn mực, thông lệ quốc tế, làm cơ sở cho việc hạch toán đạt hiệu quả.
Nội dung cơ bản của việc hoàn thiện kế toán doanh thu và chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm tại công ty bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội.
Đối với doanh thu kinh đoanh bảo hiểm gốc:
Giải pháp 1: Về công tác thu phí bảo hiểm gốc tại Công ty Bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội.
Nh đã biết, đối với công ty bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội thì hạch toán doanh thu và chi phí là 2 mảng quan trọng nhất, gồm 2 hoạt động chính là thu phí bảo hiểm gốc và chi phí kinh doanh bảo hiểm. Hiện nay công tác thu phí bảo hiểm gốc tại công ty còn có khá nhiều bất cập và gặp nhiều khó khăn đòi hỏi phải có sự hoàn thiện để đảm bảo cho kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ nhất: Về công tác tổ chức thu phí bảo hiểm gốc hiện nay:
Các kế toán chuyên thu tại các phòng khai thác đều kiêm nhiệm việc thu tiền, quản lý tiền, giữ tiền, nộp tiền giống nh một thủ quỹ. Điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm và cha đúng với nguyên tắc tổ chức kế toán. Công ty bảo hiểm nhân thọ Hà Nội cần có biện pháp bổ sung thêm cán bộ quản lý tiền tại các phòng khai thác. Mặt khác, khối lợng công tác kế toán tổng hợp, kế toán thu
quá lớn và không đều đặc biệt với các kế toán chuyên thu vào cuối mỗi tháng khốilơngj thu phí rất lớn vừa phải thu tiền, vừa phải thu hoá đơn nhập, hoá đơn nộp tiền ngay trong ngày nên công việc rất vất vả.
Thứ 2 : Công tác quản lý thu phí:
Để quản lý công tác thu phí công ty cần tổ chức việc thu phí theo địa bàn. Tổ chức kiểm tra thờng xuyên hơn công tác thu phí của đại lý.
Phối hợp với tổ trởng chuyên thu theo dõi tiến độ thu phí hàng ngày, tăng c- ờng kiểm tra khách hàng vào đầu tháng.
Xây dựng chơng trình quản lý hoá đơn và theo dõi tiến độ thu phí, đảm bảo tổng hợp đợc số liệu thu phí hàng ngày của toàn công ty.
Giải pháp 2: Xác định lại đối tợng tập hợp chi phí kinh doanh bảo hiểm gốc để phù hợp với điều kiện kinh doanh trên địa bàn.Các văn phòng đại diện hoạt động độc lập riêng rẽ nhau, công ty nên xác định đối tợng tập hợp chi phí kinh doanh bảo hiểm ở từng phòng khai thác. Điều này phù hợp bởi vì:
Thứ nhất: Tập hợp chi phí trực tiếp cho từng phòng khai thác sẽ phản ánh đúng và đầy đủ các chi phí thực sự phải chi ra ở đây. Đặc biệt trong điều kiện các nghiệp vụ ngày càng phát sinh nhuều ở các phòng khai thác sẽ nâng cao nên tránh lãng phí nguồn lực, mặt khác tạo điều kiện cho kế toán trên văn phòng công ty có thời gian nghiên cứu tham mu cho lãnh đạo làm tốt hơn.
Thứ 2: Việc tập hợp chi phí kinh doanh theo từng phòng khai thác còn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch chi phí , đánh giá tình hình quản lý kinh doanh đợc sát sao hơn đây chính là tiền đề cho việc gắn trách nhiệm, quy trách nhiệm cho từng phòng khai thác, từng cán bộ với hoạt động kinh doanh góp phần thúc đẩy hạ đợc chi phí trực tiếp có thể, hạ mức bảo hiểm để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trờng.
Theo cách này, TK 6241 - Chi phí trực tiếp kinh doanh bảo hiểm gốc đợc mở chi tiết cho từng phòng khia thác.
TK 6241A: Chi phí trực tiếp phòng khai thác 1 TK 6241A: Chi phí trực tiếp phòng khai thác 2 TK 6241A: Chi phí trực tiếp phòng khai thác 3. .
. .
TK 6241Q:Chi trực tiếp phòng khai thác 17. 79
Giải pháp 3: Về hạch toán chi trả giá trị giải ớc.
Nh chúng ta đã biết, GTGƯ là số tiền mà doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ trả lại cho khách hàng có hợp đồng có hiệu lực từ 2 năm trở lên khi ngời tham gia bảo hiểm gặp khó khăn phải huỷ bỏ hợp đồng.
Giá trị giải ớc đợc tính bằng công thức:
GTGƯ = Dự phòng phí - phí giải ớc.
Dự phòng phí đợc tính trong bảo hiểm Nhân thọ là dự phòng toán học đã đ- ợc trình bày ở trên. Việc hoàn lại giá trị giải ớc này thực chất phải đợc coi là khoản điều chỉnh làm giảm doanh thu của doanh nghiệp. Hiện nay ở BHNT Hà Nội khoản chi phí này đợc tính vào chi phí trực tiếp khi kinh doanh bảo hiểm theo phiếu thanh toán trả tiền bảo hiểm số... ngày ... tháng ... năm 2001kế toán hạch toán nh sau: Nợ TK 6241.2071: 18.654.732 Có TK 331.2071: 18.654.732 Khi thực trả: Nợ TK 3311.2071 18.654.732 Có TK 111.2071 18.654.732.
Với việc hạch toán này sẽ làm tăng thêm một lợng chi phí rất lớn( trong năm 2001công ty phải chi trả trên 7.5 tỷ VNĐ ) mà thực chất nó lại không phải là chi phí. Vì thế sẽ gây ra biến động lớn cho chi phí kinh doanh của công ty ảnh h- ởng đến các quyết định kinh doanh của công ty. Theo em khoản chi phí này nên hạch toán vào khoản hàng bán bị trả lại để cuối kỳ kết chuyển điều chỉnh giảm doanh thu, kế toán sẽ hạch toán lại nh sau:
Khi phát sinh:
Nợ TK 5311( chi tiết theokhoản mục):
Có TK 3311( chi tiết theokhoản mục): Khi thực trả:
Nợ TK 3311( chi tiết theokhoản mục):
Có TK 111,112( chi tiết theokhoản mục):
Giải pháp 4: Về việc hạch toán các khoản dự phòng
Dự phòng toán học và cam kết chia lời đối doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ có một vai trò quan trọng. Để khắc phục tình trạng dự phòng phân bổ từ trên tổng công ty ớc tính theo số chi phí thu chi, tạo điều kiện chủ động kinh doanh chi bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội, công ty cần có kiến nghị với Tổng công ty đợc tiến hành
trích lập ngay tại đơn vị mình và thay đổi cách hạch toán phù hợp. Đây thực chất là khoản nợ của nhà bảo hiểm đối với khách hàng và trên bảng cân đối kế toán có chiếm một tỷ trọng rất lớn( có công ty lên tới 90%). Khoản trích lập này cũng đợc hạch toán vào khoản chi phí trực tiếp kinh doanh bảo hiểm. Vì vậy để thay đổi tình hình trích lập sử dụng ngoài TK 3351, kế toán cần mở chi tiết thêm TK 624131: Chi dự phòng nghiệp vụ bảo hiểm gốc.
Cuối kỳ khi trích lập dự phòng kế toán ghi(Khi phân bổ tính toán lãi chia ) Nợ TK 624131
Có TK 3351
Giải pháp 5: Về công tác hạch toán chi trả lãi cho chủ hợp đồng.
Dự phòng chi trả lãi cho chủ hợp đồng đợc đợc tổng công ty phân bổ xuống và kế toán hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính. Điều nàykhông đúng với chế độ kế toán quy định cho doanh nghiệp bảo hiểm và cha sát với bản chất của các khoản chi. Mặt khác do đặc điểm kinh doanh các khoản phí thu đợc, doanh thu trong kỳ đều đợc chuyển tập trung về tổng công ty. Tổng công ty chịu trách nhiệm đầu t tài chính về các khoản này. Vì vậy dới công ty có thể nói hoạt động đầu t tài chính này không có, chỉ mới có nghiệp vụ cho vay theo hợp đồng. Do đó việc hạch toán va theo dõi gặp khó khăn, mâu thuẫn ảnh hởng tới tới công tác quản trị doanh nghiệp. Khoản chi này chiếm tỷ trọng không đáng kể nhng lại có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm , tạo điều kiện khuyến khích khách hàng tham gia tăng uy tín của doanh nghiệp.để đảm bảo thuận lợi cho công tác hạch toán đợc chặt chẽ, kkế toán khi nhận đợc lãi chia và phân bổ cho hợp đồng phải định khoản: Nợ TK 62417 Có TK 33117 Khi thực trả: Nợ TK 33117 Có TK 112,13111
Giải pháp 6: Hạch toán các khoản chi phí quản lý ( chi phí giám định )
Các khoản chi giám định hiện nay của công ty đợc hạch toán nh sau: Nợ TK 6421( chi tiết theo từng nghiệp vụ )
Có TK 111.
Việc hạch toán nh vậy là không đúng với bản chất và quy định của chế độ kế toán hiện hành. Thực tế khoản chi này trong côngty bảo hiểm không lớn lắm
nhng ảnh hởng tới việc phân tích tình hình chi phí quản lý kinh doanh bảo hiểm Nhân thọ. Chi phí giám định bao gồm: số tiền trả cho các trung tâm y tế, các bác sĩ kiểm tra sức khoẻ, chi sao hồ sơ tại bệnh viện ... việc tính toán các chi phí này là hoàn toàn đúng nhng việc hạch toán cha hợp lý. Điều này cha phản ánh chính xác ở từng lĩnh vực hoạt động trực tiếpvà quản lý chung của doanh nghiệp nên không báo cáo đợc thông tin đúng về tình hình chi phí quá trình kinh doanh bảo hiểm nhân thọ. Để khắc phục tình trạng này, kế toán nên hạch toán nh sau:
Khi phát sinh các khoản chi giám định Nợ TK 6412
Có TK 33113 Khi thực chi
Nợ TK 33113 Có TK 111
Giải pháp 7: Về công tác xác định kết quả kinh doanh cuối năm TC
Do điều kiện là một đơn vị hạch toán phụ thuộc nên hiện nay ở công ty không lập Bảng cân đối kế toán còn Báo cáo kết quả kinh doanh thì mới chỉ dừng lại ở mức báo cáo sơ bộ. Việc phân tích các chỉ tiêu tài chính hầu nh đều do phòng tài chính kế toán đảm nhận. Điều này góp phần làm hạn chế việc tự chủ của công ty. Vì vậy thời gian tới công ty nên đề nghị Tổng công ty cho phép lập Bảng cân đối kế toán đồng thời tổ chức phân tích, đánh giá các chỉ tiêu TC quan trọng, điều đó sẽ giúp công ty chủ động hơn về tài chính cúng nh chủ động hơn trong kinh doanh. Nhất là trong điều kiện hiện nay việc cạnh tranh thị trờng bảo hiểm đang ngày càng gay gắt thì việc phân tích đánh giá các chỉ tiêu tài chính sẽ giúp công ty thêm sức mạnh.
Giải pháp 8: Hoàn thiện kế toán quản trị
Kế toán quản trị là công cụ quản trị, một công cụ rất quan trọng trong quá trình hoạch định và kiểm soát doanh thu chi phí, thu nhập, tính toán hiệu quả quá trình kinh doanh nhằm đa ra các quyết định quản trị đúng đắn.
Mục đích và yêu cầu của kế toán quản trị là phải tính toán đợc doanh thu và chi phí của từng hạt động kinh doanh hay từng địa điểm kinh doanh, phân tích chi tiết đợc kết quả của từng hoạt động, loại sản phẩm hàng hoá dịch vụ đó. Ngoài ra kế toán quản trị còn phải tính toán nhu cầu thị trờng nhằm có kế hoạch ổn định đa ra các biện pháp cạnh tranh, mở rộng thị trờng và phát triển doanh nghiệp theo h- ớng có lợi nhất.
Kế toán quản trị có 3 chức năng: Chức năng hoạch định, chức năng đánh giá, kiểm tra và chức năng phân tích. Chính vì vậy, kế toán quản trị gắn với khoa học phân tích hoạt động kinh doanh, đặc biệt vấn đề phân tích trớc và phân tích trong quá trình kinh doanh để hỗ trợ các quyết định kinh daonh của nhà quản lý. Để tồn tại và phát triển trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp bảo hiểm phải xác định kết quả kinh doanh bảo hiểm chi tiết theo từng nghiệp vụ.
Tổ chức kế toán quản trị để theo dõi doanh thu chi phí kinh doanh theo từng nghiệp vụ bảo hiểm là việc làm hết sức cần thiết. Căn cứ vào mức độ rủi ro sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá đúng tiềm năng của thị trờng và có kế hoạch triển khai nghiệp vụ.
Việc theo dõi thu chi kinh doanh bảo hiểm sẽ giúp cho doanh nghiệp trích lập dự phòng bảo hiểm chính xác, phục vụ cho việc cung cấp thông tin chi tiết giúp cho kế toán quản trị và doanh nghiệp bảo hiểm thấy đợc mối quan hệ giữa doanh thu chi phí và lợi nhuận của từng nghiệp vụ để doanh nghiệp có các quyết định tối u trong quá trình kinh doanh.
Tổ chức tốt kế toán quản trị nhằm cung cấp doanh thu chi phí theo từng nghiệp vụ bảo hiểm là một công việc tơng đối khó khăn cho các doanh nghiệp bảo hiểm. Công việc này đòi hỏi cán bộ kế toán trong toàn doanh nghiệp cấp trên cho đến đơn vị cấp dới phải hiểu biết bảo hiểm để phân loại chi tiết, chi phí cho từng nghiệp vụ. Đồng thời nó còn phụ thuộc vào khả năng xử lý thông tin bằng tin học hoá công tác kế toán.
Trên đây là một vài giải pháp trớc mắt nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán doanh thu chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm tại công ty bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội. Xét về lâu dài, nhằm đẩy mạnh quá trình tin học hoá kế toán ngày càng hiện đại, thay vì sử dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” kế toán nh hiện nay, công ty có thể áp dụng các hình thức kế toán khác phù hợp hơn. Mặt khác, công ty phải tăng cờng đào tạo nhân viên, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng nh có kiến thức tin học vững chắc đảm bảo ứng dụng khoa học kỹ thuật có hiệu quả và nâng cao vai trò của kế toán trong quản lý tại công ty Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội.
Giải pháp 9: Về hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
Do quy định chung tất cả các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm đều phải sử dụng hình thức “chứng từ ghi sổ”. Tuy nhiên nếu so với lý thuyết hình thức sổ
Công ty đang áp dụng còn cha đầy đủ thiếu “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Nh vậy việc ghi sổ theo trình tự thời gian đã bị dồn sang ghi kèm với nội dung kinh tế trên sổ cái. Vì vậy Công ty nên mở thêm “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” để ghi tách việc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian
Mặt khác, do trung thành tuyệt đối với quy định, doanh nghiệp bảo hiểm vẫn áp dụng hình thức “chứng từ ghi sổ” trong điều kiện tin học hoá công tác kế toán ngày càng hiện đại cũng có những bất cập. Với hình thức này công tác kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối kỳ làm cho thời gian công tác kế toán phân bố không đều, thờng đầu tháng công việc còn ít cuối tháng các công việc lại dồn ứ nhiều ảnh hởng đến việc lập báo cáo kế toán gây tình trạng chậm trễ về thông tin ảnh hởng đến các quyết định quản lý
Kết luận
Việc nghiên cứu những vấn đề lý luận thực tiễn về công tác kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhân thọ cho thấy kế toán có một vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Để góp phần cho hoạt động bảo hiểm ngày càng phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, công ty phải kết hợp nhiều biện pháp khác nhau, trong đó có việc