Sơ đồ 10: Cơ cấu tổ chức của công ty Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội. Ban giám đốc Phòng tổng hợp Phòng phát hành hợp đồng Phòng quản lý đại lý Phòng dịch vụ khách hàng Phòng tài chính kế toán Phòng quản lý hợp đồng Phòng tin học
Phòng khai thác Bảo hiểm nhân thọ quận, huyện
Tổ đại lý
Đại lý
Xuất phát từ đặc trng hoạt động kinh doanh, để công tác quản lý có hiệu quả tổ chức công ty chia làm hai khối: Khối quản lý và khối văn phòng khai thác. Ban giám đốc đứng đầu là giám đốc giữ vai trò lãnh đạo chung cho toàn công ty, chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty, trớc nhà nớc về mọi mặt đồng thời cũng là đại diện cho quyền lợi của cán bộ, công nhân viên toàn công ty.
Khối quản lý :
Đợc chia làm 6 phòng ban chức năng dới sự điều hành trực tiếp của ban giám đốc, gồm:
+ Phòng tổng hợp:
Có nhiệm vụ đảm nhận các công tác tổng hợp nh xắp xếp lịch công tác cho toàn công ty, theo dõi nắm bắt tình hình thực hiện, soạn thảo công văn, tổ chức công tác cán bộ, hành chính văn th. Định kỳ lập báo cáo trình giám đốc công ty xem xét quản lý .
+ Phòng quản lý đại lý:
Tổ chức quản lý các đại lý, cộng tác viên khai thác bảo hiểm. Thực hiện quản lý, kiểm tra hồ sơ, tuyển dụng và đào tạo đại lý.
+ Phòng phát hành hợp đồng:
Có nhiệm vụ đánh giá rủi ro thông qua kiểm tra sức khoẻ để đa ra quyết định từ chối hay chấp nhận bảo hiểm, từ đó có thể phát hành hợp đồng cho ngời tham gia bảo hiểm.
+ Phòng quản lý hợp đồng:
Có nhiệm vụ quản lý tình trạng hiệu lực của hợp đồng sau khi phòng phát hành hợp đồng chuyển sang, gồm:
Giải quyết quyền lợi bảo hiểm: Trả tiền bảo hiểm, thanh toán giá trị giải ớc, chi bồi thờng.
Theo dõi tình hình thu phí, nợ phí và các thay đổi khác có liên quan.
+ Phòng dịch vụ khách hàng:
Có thể nói đây là một trong những thành công lớn của Bảo việt Nhân thọ Hà Nội với việc thành lập phòng dịch vụ khách hàng vào tháng 11 năm 2000 xuất
phát từ yêu cầu cấp thiết của hoạt động kinh doanh bảo hiểm Nhân thọ. Phòng có nhiệm vụ:
- Phục vụ giải đáp thắc mắc của khách hàng về các vấn đề có liên quan đến Bảo hiểm Nhân thọ.
- Hỗ trợ đại lý trong hoạt động chăm sóc sau khi bán hàng: trợ giá tặng phẩm, vật phẩm để đại lý làm quà tặng khách hàng.
- Thúc đẩy hoạt động khuyếch trơng, khuyếch cáo, makerting cho công ty. - Thờng xuyên khảo sát nhu cầu khách hàng để từ đó đề xuất các biện pháp hoàn thiện thêm sản phẩm trình tổng công ty.
+ Phòng tài chính kế toán:
Thực hiện công tác hạch toán thu chi: Thu phí bảo hiểm, thu hoạt động khác, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội, chi kinh doanh chi quản lý. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ quản lý kế toán, tài chính nghiên cứu chế độ quản lý, xây dựng định mức chi tiêu làm tham mu cho lãnh đạo và thực hiện thống kê truyền số liệu lên tổng công ty.
Khối văn phòng khai thác:
Gồm 18 văn phòng khai thác chuyên nghiệp và 1 tổ bán chuyên nghiệp đợc đặt tại các quận huyện trong thành phố Hà Nội. Đây là nơi trực tiếp nhận kế hoạch khai thác của công ty, các văn phòng này chịu sự quản lý trực tiếp của phòng quản lý đại lý trên công ty.
Giữa các phòng ban trong Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội có mối quan hệ mật thiết, hàng tuần, hàng tháng, định kỳ các phòng ban xây dựng kế hoạch trình giám đốc xét duyệt để có các quyết định quản lý đúng đắn.
Với mô hình tổ chức quản lý kinh doanh nói trên công ty có điều kiện quản lý chặt chẽ về mặt kỹ thuật kinh tế cũng nh tổ chức tới từng địa bàn để nâng cao hiệu quả kinh doanh.