Là một công ty trực thuộc Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam nên các hoạt động kinh doanh nói chung, công tác kế toán nói riêng mang tính đặc thù: Vừa hạch toán độc lập, lại vừa hạch toán phụ thuộc theo quy định của tổng công ty.
Xuất phát từ đặc trng kinh doanh trên địa bàn rộng, với doanh thu hàng năm cao( Năm 2001 gần 130 tỷ đồng Việt Nam) các nghiệp kinh tế phát sinh nhiều đòi
hỏi công tác tổ chức hạch toán đặc trng riêng. Bộ máy kế toán của Bảo Việt Nhân thọ Hà Nội gồm 25 ngời đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung có kết hợp với phân tán ở mức độ thấp
+ Trởng phòng tài chính kế toán( Kế toán trởng) có chức năng giám sát chung, bao quát toàn bộ hoạt động của phòng, phụ trách công tác chi tiêu và các chế độ tài chính.
- Trực tiếp thông báo, cung cấp các thông tin kế toán cho ban giám đốc, chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp.
- Thay mặt cho giám đốc tổ chức hạch toán toàn công ty và thực hiện các khoản đóng góp với ngân sách nhà nớc: thuế môn bài, nhà đất...
+ Phó trởng phòng tài chính kế toán phụ trách công tác tổng hợp, kế hoạch, thống kê có nhiệm vụ tổng hợp kiểm tra lập báo cáo quyết toán tài chính của công ty, lập báo cáo thống kê phân tích hoạt động tài chính, soạn thảo văn bản, chế độ kinh doanh, tổng hợp các kế hoạch kinh doanh của công ty.
+ Bộ phận kế toán chi:
Thực hiện các công tác chi tiêu của công ty nh: Chi trả quyền lợi bảo hiểm , Chi hoa hồng đại lý, Chi quản lý kinh doanh, Chi cho vay theo hợp đồng bảo hiểm nhân thọ.
Đồng thời lập, kiểm tra tổng hợp, báo cáo phân tích số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh và chuyển tiền đầu t về tổng công ty kịp thời, đúng quy định.
+ Kế toán thu tại công ty có nhiệm vụ:
- Thực hiện thu phí trực tiếp trên tổng công ty, tổng hợp doanh thu giữa các văn phòng khai thác về văn phòng công ty.
- Đối chiếu số liệu thu phí với các phòng nghiệp vụ của công ty và quyết toán hoá đơn của các phòng khai thác.
+ Kế toán chuyên thu tại các phòng khai thác :
- Chịu sự phân công công việc và kiểm tra việc thực hiện của trởng phòng Tài chính - kế toán. thu phí đầy đủ kịp thời nộp về công ty theo đúng quy định, quản lý việc giao nhận và sử dụng hoá đơn thu phí bảo hiểm, đôn đốc thu nợ phí và kiểm tra công tác thu phí, sử dụng hoá đơn của cán bộ khai thác cán bộ chuyên thu.
- Chịu trách nhiệm quản lý, đề xuất các biện pháp tăng cờng an toàn quỹ tiền mặt tại các phòng khai thác.
- Thực hiện chi trả hoa hồng đại lý,
+ Thủ quỹ có nhiệm vụ thực hiện thu, chi, cập nhập sổ quỹ, tiến hành kiểm kê quỹ thờng xuyên, kịp thời, đúng quy định và đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt của công ty.
Dới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty BHNT Hà Nội:
Sơ đồ tổ chức và phân công công việc
Phòng tài chính - kế toán
Theo quyết định số 1296 TD/QĐ/CĐKT của Bộ Tài Chính, tất cả các doanh nghiệp bảo hiểm đều phải sử dụng một hình thức sổ kế toán duy nhất là hình thức “ Chứng từ ghi sổ ”.
Tại công ty Bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội đang áp dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ‘ Chứng từ ghi sổ “. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức
“ Chứng từ ghi sổ “ đợc biểu diễn theo sơ đồ sau:
Trởng phòng
Phụ trách công tác chi tiêu và chế độ tài chính
Phó trởng phòng
Phụ trách công tác thu phí bảo hiểm
Kế toán chi trả quyền lợi bảo
hiểm
Phó trởng phòng
Phụ trách công tác tổng hợp, thống kê
Kế toán thu tại văn
phòng công ty Kế toán chi trả hoa hồng, chi quản lý Bộ phận kiểm tra kế
toán tài chính
Kế toán tổng hợp
Thủ quỹ Kế toán chuyên thu
tại phòng khai thác
Chuyên viên kế hoạch thống kê
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 12: Phản ánh trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ” chứng từ ghi sổ “.
II.2. Đặc điểm hạch toán Doanh thu - Chi phí - XĐKQ tại công ty
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bảo hiểm, công ty bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội là đơn vị đầu tiên gia nhập thị trờng bảo hiểm Nhân thọ còn quá mới mẻ tại Việt Nam. Tính đến hết năm 2001, tức là sau 5 năm triển khai hoạt động kinh doanh bảo hiểm Nhân thọ tại Hà Nội, công ty mới chỉ kinh doanh một loại hình bảo hiểm duy nhất là hoạt động kinh doanh bảo hiểm gốc vì thế trong
Chứng từ gốc ( bảng tổng
hợp chứng từ gốc ) Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối
kế toán tài chínhBáo cáo
Bảng tổng hợp chi tiết 35
phạm vi bài viết này chỉ xét đến Doanh thu - Chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh bảo hiểm gốc.
Hiện nay tại công ty bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội đợc miễn nộp thuế GTGT và thuế TNDN vì thế tại công ty hiện nay chỉ phải nộp thuế môn bài và việc nộp thuế này mỗi năm thực hiện một lần.
Vì là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên hiện nay tại công ty bảo hiểm Nhân thọ Hà Nội, công tác xác định kết quả còn rất hạn chế, tại công ty hiện nay không
tiến hành lập báo cáo kế toán, bảng cân đối tài khoản việc xác định kết quả chỉ dừng lại ở báo cáo tổng hợp thu chi .
II.3. Kế toán doanh thu hoạt động kinh doanh tại công ty BHNT Hà Nội.
II.3.1. Quy trình kế toán thu phí bảo hiểm gốc tại công ty BHNT Hà Nội.
Phòng TC-KT ngoài các kế toán quản lý chung tại văn phòng công ty còn có các kế toán chuyên thu làm việc tại các phòng khai thác khu vực. Quy trình phát sinh nghiệp vụ kế toán thu phí bảo hiểm gốc liên quan chặt chẽ với các trờng hợp sử dụng và quy trình sử dụng các chứng từ thu phí:
1.Biên lai tạm thu
Biên lai tạm thu chỉ sử dụng để tạm thu phí bảo hiểm đầu tiên. Biên lai đợc đóng thành từng quyển, mỗi quyển 25 số, mỗi số gồm có 3 liên:
+ Liên 1 - liên kế toán ( màu trắng ): Là liên lu tại kế toán
+ Liên 2 - liên khách hàng ( màu đỏ ): giao cho khách hàng, mặt sau của liên này là giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời.
+ Liên 3 - liên nghiệp vụ( màu vàng ): Phòng phát hành hợp đồng sẽ làm chứng từ gốc để phát hành ra hợp đồng. Sau đó phòng phát hành sẽ in ra hoá đơn thu phí bảo hiểm đầu tiên với số tiền đúng bằng số phí của hợp đồng và để cùng với bộ hợp đồng gốc trả cho khách hàng.
Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam Công ty BHNT Hà Nội
Biên lai