biên bản kiểm kê kho thuốc nhuộm
Sáu tháng cuối năm 1999
Thời điểm kiểm kê : 0 giờ ngày 01 tháng 1 năm 2000 Thành phần kiểm kê: * Thủ kho: Lê Phúc Vinh
* Thống kê: Trần Thanh Hà * Kế toán : Cao Hồng Vợng
SH Tên vật t ĐV Tồn sổ sách Tồn kiểm kê Chênh lệch
Ghi chú
12 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tổng- Thuốc nhuộm Drimarene Yellow Drimarene Blue Drimarene Violet Derpersol Navy C-4r Derpersol Violet Derpersol Black Lamefin NP Mikethren Terasil Blue Terasil Blue BG-02 ... Kg - - - - - - - - - 14.926,446 47,299 8,551 15,504 119,220 86,667 504,467 60,455 1.091,622 138,908 81,971 14 927,053 47,299 8,551 15,.504 119,.220 86,667 504,467 60,256 1091,852 139,100 81,971 0.607 (0.185) (0.190) 0.230 0.192
Thủ kho Thống kê Kế toán Phòng SXKD Phòng KTTC
Kết quả kiểm kê cho thấy số lợng nguyên vật liệu bị hao hụt là không đáng kể, chứng tỏ đã có sự theo dõi, kiểm tra chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho.
Qua nghiên cứu thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị, em nhận thấy hoạt động quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty đợc tổ chức với qui mô khá phù hợp. Hệ thống kho tàng (gồm 9 kho) bố trí thuận tiện, an toàn kịp thời phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Trực tiếp quản lý kho là những nhân viên có trách nhiệm và năng lực, đảm bảo nguyên vật liệu trong kho đợc bảo quản đầy đủ về số lợng và giá trị.
Về nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính trong công tác cấp phát và tiếp nhận vật t. Để việc cung ứng đạt hiệu quả công ty đã thực hiện theo các nội dung sau:
-Chủng loại nguyên vật liệu cần mua: đúng chủng loại mong muốn (cả nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ). Đây là một yêu cầu có tính bắt buộc. Do đó, công ty đã cử những cán bộ kỹ thuật có năng lực chuyên môn làm nhiệm vụ kiểm nghiệm vật t.
-Lợng cần dùng và lợng cần mua: đúng số lợng mong muốn, nhằm phục vụ yêu cầu sản xuất và dự trữ. Tính toán chính xác lợng vật t cần thiết cũng làm giảm ứ đọng vốn kinh doanh. xn dịch vụ xây dựng
-Chất lợng nguyên vật liệu: đúng chất lợng mong muốn để phù hợp với yêu cầu chế tạo, đa ra các sản phẩm phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Chất lợng cao nhất về mặt kỹ thuật cha phải là tối u và sẽ dẫn đến sự lãng phí, không tiết kiệm đợc chi phí về nguyên vật liệu. Ngợc lại, chất lợng thấp dẫn đến chất lợng sản phẩm không đảm bảo, tỉ lệ phế liệu phế phẩm nhiều. Do vậy đối với công ty hiện nay, chất lợng nguyên vật liệu mua vào đạt tiêu chuẩn mong muốn.
-Thời điểm cần nguyên vật liệu: đúng thời điểm mong muốn. Đạt đợc mục tiêu này là công ty đã hạn chế đợc vấn đề ứ đọng vốn, giảm chi phí bảo quản vừa đảm bảo sự kịp thời cho sản xuất.
-Dự tính chi phí và đảm bảo khả năng tài chính : giảm thiểu chi phí. Công ty tìm hiểu lựa chọn thị trờng, chọn ngời bán có giá bán phù hợp với khả năng tài chính của công ty mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lợng nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất. Bên cạnh đó, chi phí phục vụ quá trình thu mua cũng đợc chú trọng, giảm đợc chi phí thu mua là giảm đợc chi phí sản xuất sản phẩm.
Đối với công tác quản lý kho, công ty đã làm tốt các mặt sau: Nguyên vật liệu trong kho không để xảy ra tình trạng ẩm mốc, thay đổi phẩm chất và giảm chất lợng. Hệ thống kho tàng, đặc biệt là kho nguyên vật liệu chính, đảm bảo các điều kiện về kỹ thuật và các điều kiện khác đối với kho nguyên vật liệu. Tuỳ theo tình hình và đặc điểm của hệ thống kho, thủ kho phân loại và sẵp xếp vật t theo qui cách phẩm chất, không để tình trạng vật t bừa bãi, lộn xộn. Vật t đợc sắp xếp khoa học, hợp lí tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo vệ, dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, sử dụng hợp lý diện tích kho, đảm bảo an toàn lao động trong kho.
Về hệ thống chứng từ dùng để theo dõi kho nguyên vật liệu đợc thực hiện theo đúng chế độ Nhà nớc đã ban hành, cung cấp kịp thời thông tin cho các nhà quản lý. Ngoài việc áp dụng hệ thống chứng từ mang tính bắt buộc, công ty không chú trọng nghiên cứu sử dụng các chứng từ có khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng cờng công tác hạch toán kinh tế nh Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ, Phiếu xuất vật t theo hạn mức ... Các chứng từ đợc luân chuyển và ghi chép nhiều lần: một lần vào sổ chi tiết vật t, một lần nhập vào máy vi tính in ra bảng kê chi tiết và một lần cùng với hoá đơn mua hàng vào sổ chi tiết số 2. Việc ghi chép nhiều
lần một chứng từ sẽ đảm bảo yêu cầu kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên , với khối lợng ghi chép nh vậy sẽ làm công việc của kế toán tăng lên nhiều.
Hệ thống sổ sách phần hành vật liệu, công ty sử dụng theo mẫu hớng dẫn của chế độ kế toán hiện hành : Bảng kê số 3, Bảng phân bổ số 2, Nhật ký chứng từ số 5, sổ cái tài khoản. Nội dung trên các sổ thể hiện đúng yêu cầu của tên sổ. Hiện nay, công ty không sử dụng Nhật ký chứng từ số 6 theo dõi hàng đi đờng vì lý do vật liệu cung cấp trong nớc thờng mang đến tận kho của công ty, đối với hàng nhập ngoại thì hàng và hoá đơn cùng về. Trong trờng hợp hàng về trớc hoá đơn, kế toán đợi hoá đơn về mới ghi sổ (trờng hợp này ít xảy ra). Đối với sổ cái tài khoản, công ty mở mỗi tờ sổ cho một tài khoản chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ do nghiệp vụ phát sinh nhiều với một tài khoản chi tiết. Điều này có thể tạo điều kiện cho kế toán theo dõi chi tiết cho từng tài khoản. Tuy nhiên, kế toán không tổng hợp số liệu ở tài khoản chi tiết vào tài khoản tổng hợp 152 " Nguyên vật liệu" theo qui định, dẫn đến khó khăn cho kế toán khi lập các bảng biểu, báo cáo tài chính.
Phần BA
Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty
Dệt may Hà Nội
I-Nhận xét chung về tổ chức hạch toán vật liệu ở công ty Dệt Hà Nội
1.Nhận xét về công tác quản lý vật liệu:
Qua chặng đờng hơn 20 năm xây dựng và phát triển, công ty Dệt Hà Nội đã không ngừng phát triển lớn mạnh và trởng thành về mọi mặt. Trong lịch sử phát triển của mình, công ty đã đạt đợc nhiều thành tựu to lớn, trở thành lá cờ đầu của ngành Dệt may Việt Nam. Có thể coi công ty là một trong những doanh nghiệp Dệt may sớm nhất đợc cấp chứng chỉ ISO 9002. Để đạt đợc những kết quả nh trên, công ty đã thực hiện tốt việc quản lý vật liệu sản xuất nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng.
Nh chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là một yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, việc quản lý tốt nguyên vật liệu là một biện phát giúp doanh nghiệp kiểm soát đợc lợng vật liệu cần dùng là bao nhiêu để đáp ứng yêu cầu sản xuất, có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu kịp thời. Công ty Dệt may Hà Nội đã xác định cho mình một mô hình quản lý khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản, sử dụng cho sản xuất. Công ty đã có sự theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở các xí nghiệp. Tại các xí nghiệp nhỏ đó có đội ngũ cán bộ phụ trách tình hình nguyên vật liệu dùng cho sản xuất và nắm vững số tồn kho nguyên vật liệu. Số nguyên vật liệu tồn lại trong kho sau quá trình sản xuất là bao nhiêu, để có kế hoạch bảo quản.
Khâu thu mua: công ty có đội ngũ cán bộ tiếp liệu đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chất lợng
chủng loại.
Khâu bảo quản : công ty xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý khoa học. Trong các kho đều đợc trang bị đầy đủ các phơng tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp, đảm bảo cho vật liệu đợc phản ánh trung thực về mặt số lợng và giá trị .
Khâu sử dụng: nguyên vật liệu đợc sử dụng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu , phòng kinh doanh xem xét nhu cầu tính hợp lý hợp lệ và theo đó sẽ xuất kho đáp ứng yêu cầu theo số thực có.