Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
ở công ty dệt may Hà Nội, để phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu kế toán dùng cách tính giá sau:
Khi nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ, công ty sử dụng giá thực tế. Giá này đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập:
- Nguyên vật liệu chính của công ty là bông xơ đợc thu mua trên thị trờng trong nớc và chủ yếu là nhập ngoại. Giá thực tế vật liệu mua trong nớc bằng với giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua phát sinh ( nếu có). Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên hoá đơn ngời bán cộng thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh. Thờng thì nguyên vật liệu đợc vận chuyển đến tận kho của công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ...
- Đối với nguyên vật liệu do công ty tự sản xuất chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí chế biến thực tế phát sinh.
- Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng, giá thực tế nhập kho là giá thực tế có thể sử dụng đợc, giá có thể bán hoặc giá ớc tính.
- Vật liệu do công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất giao chế biến cộng chi phí liên quan.
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu :
Phòng kinh doanh là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật t, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật t theo kế hoạch cung cấp. Phòng kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật t. Khi nhận đ- ợc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do ngời bán gửi đến, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng đợc chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lợng, chất lợng quy cách vật t, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật t. Nếu vật t đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cở sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng kinh doanh cũng lập biên bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập.
Phiếu nhập kho vật t đợc lập thành 3 liên : - 1liên lu tại phòng kinh doanh
- 1liên giao cho ngời nhập hàng để làm thủ tục thanh toán - 1liên giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho
Định kỳ phiếu nhập vật t đợc chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lu.
Đối vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kinh doanh căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng đợc lập thành 3 liên và giao cho các đối tợng nh trên.
Trờng hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kinh doanh, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho).
Nh vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm các chứng từ: - Hoá đơn GTGT Bảng 2.1 - Biên bản kiểm nghiệm vật t
- phiếu nhập kho Bảng 2.2 - thẻ kho Bảng 2.3
Sơ đồ trình tự nhập kho nguyên vật liệu
Dới đây là các chứng từ của thủ tục nhập kho theo ví dụ sau: công ty mua 197.166 kg bông TQ cấp I với đơn giá: 18.700 đồng tơng đơng với 1,34 USD/ kg của công ty ITOCHU HONGKONG. Khi đó công ty nhận đợc hoá đơn GTGT của công ty ITOCHU HONGKONG.
Hoá đơn kiêm
phiếu xuất kho kiểm nghiệmBiên bản Phiếu nhập kho Thẻ kho Kiểm tra số thực nhập
Công ty Dệt may Hà Nội Bảng 2.1
hoá đơn giá trị gia tăng
Ngày 25/2/2000 Đơn vị bán hàng : itochu hong kong Địa chỉ :
Đơn vị mua hàng : Công ty Dệt may Hà Nội Địa chỉ : Số 1 Mai Động
Hình thức thanh toán : Ngoại tệ
STT Tên,qui cách sản phẩm, hàng hoá ĐVT Số lợng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1. Bông TQ cấp I Kg 197.160 18.700,00 (Tỷ giá 14.000đồng) 3.687.004.200 Cộng 3.687.004.200
Thuế suất thuế GTGT 10%
Tiền thuế GTGT : 368.700.420 đồng Tổng cộng thanh toán : 4.055.704.620 đồng
(Viết bằng chữ : Bốn tỷ không trăm năm mơi nhăm triệu bảy trăm linh bốn nghìn sáu trăm hai mơi đồng).
Ngời mua Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Cán bộ tiếp liệu căn cứ vào hoá đơn mua hàng để lập phiếu nhập kho theo mẫu d- ới đây:
Công ty Dệt may Hà Nội Bảng 2.2 phiếu nhập kho
Đơn vị bán : ITOCHU HONGKONG
Chứng từ số : 17708 ngày 25 tháng 2 năm 2000 Biên bản kiểm nghiệm số :
Nhập vào kho : Bông xơ
STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật t Đơn VT Số lợng nhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Mã 1 Bông TQ cấp 1 (01 loại) Kg 197.160 18.700 3.687.004.200 BX BTQ Cộng 3.687.004.200
Cộng thành tiền : Ba tỉ sáu trăm tám mơi bảy triệu không trăm linh bốn nghìn hai trăm đồng.
Thủ kho Ngời giao Phụ trách kinh doanh
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải đợc theo dõi trên một thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý chính xác của các chứng từ, rồi tiến hành ghi số thực nhập thực xuất lên thẻ kho. Do vậy, thẻ kho sẽ đợc dùng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán.
Thẻ kho
Tháng 5 năm 2000 Kho: Bông xơ Tên hàng: Bông TQ cấp 1-BX BTQ Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
NT SH SL GT SL GT SL GT T Tồn đầu tháng 8.357 5/5 17708 ITOCHU HONGKONG 197.166 19/5 8725 Nhà máy sợi 1 117.250 22/5 8837 Nhà máy sợi 2 29.680 Tồn cuối tháng 58.593 Kế toán trởng: Ngày...tháng...năm... Ngời lập biểu
Định kỳ sau 15 ngày thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ hoá đơn chứng từ lên phòng kế toán. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ và có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận đợc các chứng từ này.
Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phỉếu giao nhận chứng từ. Kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tợng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). Tiếp
theo, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính để lên bảng kê chi tiết nhập vật t cho từng kho (Bảng 2.4).
Căn cứ trên phiếu nhập vật liệu vào máy vi tính: - Số phiếu nhập
- Ngày tháng
- Tên khách hàng (đơn vị bán) - Tỷ giá ngoại tệ (nếu có ) - Mã vật t
- Số lợng vật liệu nhập
- Đơn giá nhập: tiền VNĐ, ngoại tệ
Khi nhập xong dữ liệu, trên máy sẽ tự tính cột thành tiền: theo công thức đã cài đặt sẵn.
Thành tiền = Số lợng ì Đơn giá
Từ các bảng kê nhập chi tiết vật t ở các kho trên, kế toán tổng hợp số liệu theo tài khoản để lập “Bảng tổng hợp nhập vật t” - (Bảng 2.5). Tơng tự, “Bảng tổng hợp xuất vật t” - (Bảng 2.12) cũng đợc lên bằng cách dựa vào các bảng kê chi tíết xuất vật t.
Để theo dõi chi tiết quá trình nhập vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán từng ngời bán, công ty sử dụng Sổ chi tiết số 2-Thanh toán với ngời bán (Bảng 2.6). Đối với khách hàng thờng xuyên, kế toán mở cho mỗi ngời từ một đến hai tờ sổ. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ mua vật liệu, kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập ghi chép vào sổ. Cuối tháng sổ chi tiết sẽ đợc tính toán cho từng ngời bán.
Kết cấu sổ chi tiết số 2, cơ sở số liệu và cách ghi: - Cột số d đầu tháng: Số d cuối tháng trớc chuyển sang.
- Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toán ghi số liệu, ngày tháng nhập, chứng từ, nội dung kế toán phát sinh, giá thực tế qui đổi ra VNĐ ( nếu mua bằng ngoại tệ).
- Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi vào cột Nợ hay Có của TK 331 và đối ứng với các TK có liên quan.
- Tính ra số d cuối tháng bằng : Số d đầu tháng (D có) cộng (+) cột Có trừ (-) cột Nợ. Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi Sổ chi tiết số 2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Mỗi dòng trên Nhật ký chứng từ số 5 đợc ghi chi tiết cho một ngời bán. Sau khi lên hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên Nợ của TK 331,Có TK 331, tính ra số d cuối tháng. Số liệu ghi trên Nhật ký chứng từ số 5 vẫn có thể đối chiếu với bảng tổng hợp nhập để lên Bảng kê số 3.
Kết cấu của Nhật ký chứng từ số 5:
- Tên đơn vị bán hàng: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với công ty.
- Cột số d đầu tháng : Ghi số d tháng trớc của TK 331 (chi tiết theo từng ngời bán).
- Phần ghi có TK 331- nợ các TK khác: Ghi chi tiết số tiền phải thanh toán cho từng đơn vị bán tính theo giá mua.
- Phần theo dõi thanh toán : Ghi số tiền đã thanh toán cho từng đơn vị bán hàng. - Cột số d cuối tháng: Ghi số d cuối tháng của TK 331(chi tiết cho từng đơn vị bán).
Mẫu sổ Nhật ký chứng từ số 5-Bảng 2.7
Việc ghi chép nh trên cho phép công ty tổng hợp tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp, nắm bắt thông tin từng nhà cung cấp một cách nhanh nhất và đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán.