1. Khái quát chung về XNLH
1.1.4. Kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001
Tổng vốn (đồng) 42.790.270.200 87.943.513.287
Tổng doanh thu (đồng) 49.301.273.612 72.601.247.640
Nộp ngân sách (thuế TNDN) (đồng) 0 0
Số lao động bình quân (ngời) 678 680
Thu nhập bình quân đầu ngời (đồng/ngời/tháng) 1.355.600 1.820.000 1.2. Tổ chức bộ máy quản lý, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban tại XNLH 1.2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý
XNLH đợc tổ chức, quản lý và điều hành theo một cấp, trong đó Cơ quan XNLH là cơ quan tham mu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, quản lý, điều hành chung trong toàn XNLH, các đơn vị thành phần trực thuộc XNLH là những đơn vị trực tiếp sản xuất và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác theo uỷ quyền của Tổng giám đốc. Nh vậy, XNLH thực hiện chỉ đạo điều hành trực tuyến (theo sơ đồ H.1 trang 36, sơ đồ chi tiết H.2 trang 37). Cụ thể là :
-Tổng giám đốc là ngời có quyền điều hành cao nhất trong XNLH. -Giúp việc cho Tổng giám đốc có 02 Phó Tổng giám đốc.
-Cơ quan XNLH có 03 Phòng nghiệp vụ, tham mu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực tổ chức, quản lý và điều hành chung.
-Các đơn vị thành phần đợc tổ chức theo mô hình, có 01 Giám đốc, các Phó Giám đốc giúp việc và các phòng, ban nghiệp vụ, đội, xởng tơng ứng với quy mô hoạt động và theo uỷ quyền cụ thể của tổng giám đốc.
Quan hệ giữa Cơ quan XNLH và các đơn vị đợc quy định theo phân cấp tạm thời của XNLH.
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Mỗi ban, mỗi khối chức năng và đơn vị trực thuộc đều có chức năng nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên, để phục vụ cho mục đích nghiên cứu của mình, em xin đề cập đến các phòng ban tại cơ quan XNLH.
Phòng Nhân chính -Chức năng:
+ Là tham mu về công tác tổ chức cán bộ lao động, tiền lơng. Sắp xếp dây chuyền sản xuất hợp lý, quản lý lao động dôi d, quản trị Văn phòng, tổ chức hoạt động của cơ quan Văn phòng;
+ Thừa lệnh Tổng giám đốc hớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các Xí nghiệp thành phần thực hiện chế độ chính sách, qui định của Nhà nớc và quyết định của Xí nghiệp Liên hợp trong các lĩnh vực công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lơng.
- Nhiệm vụ:
+Các nhiệm vụ về công tác tổ chức cán bộ lao động +Các nhiệm vụ về tiền lơng
+ Các nhiệm vụ về giải quyết lao động dôi d, lập phơng án trình Tổng giám đốc giải quyết.
+ Các nhiệm vụ về quản lý công tác văn phòng. Phòng tài chính - kế toán
- Chức năng
+ Giúp Tổng giám đốc về lĩnh vực tài chính trong toàn doanh nghiệp; + Quản lý và giám sát việc thực hiện chế độ tài chính của Nhà nớc và Tổng công ty trong doanh nghiệp.
- Nhiệm vụ
+ Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán tài chính tại Văn phòng XNLH và các đơn vị thành phần;
+ Phân tích hoạt động kinh tế, tài chính nhằm đánh giá đúng đắn hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị, từng hoạt động kinh doanh và toàn XNLH;
+ Kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ quản lý tài chính - kế toán trong toàn XNLH;
+ Thực hiện các công tác tài chính + Thực hiện công tác kế toán Phòng kế hoạch - đầu t
- Chức năng
+ Tham mu cho Tổng Giám đốc về các lĩnh vực xác lập phân tích, quản lý và thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh, đầu t phát triển trong toàn XNLH;
+ Thừa lệnh Tổng Giám đốc trong việc: hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát các đơn vị thành phần trong việc triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất - kinh doanh;
+ Tổ chức các hoạt động kinh doanh, nghiên cứu thị trờng;
+ Là đầu mối quan hệ với các cơ quan chức năng cấp trên và các đơn vị thành viên trong việc giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực sản xuất - kinh doanh và đầu t phát triển;
+ Là uỷ viên thờng trực các tiểu ban nghiệp vụ thuộc lĩnh vực sản xuất - kinh doanh và đầu t phát triển.
- Nhiệm vụ
+ Các nhiệm vụ về kế hoạch sản xuất - kinh doanh; + Các nhiệm vụ về kế hoạch đầu t phát triển;
+ Quản lý tài sản, vật t, phụ tùng; + Các nhiệm vụ về thống kê báo cáo;
+ Các nhiệm vụ khác nh tìm hiểu các chế độ chính sách mới ban hành của Nhà nớc có liên quan đến các lĩnh vực chuyên môn của phòng. Tổ chức phổ biến cho các đơn vị thành viên biết và thực hiện.
1.3.Tổ chức công tác kế toán 1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại XNLH đợc tổ chức phân tán. Tại các đơn vị thành phần của XN có tổ chức bộ máy kế toán riêng để hạch toán thu nhập và chi phí của các hoạt động kinh doanh của mình. Định kỳ, các đơn vị thành phần lập báo cáo tài chính và gửi lên cơ quan văn phòng XNLH để tập hợp thu nhập, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, các nghĩa vụ với Nhà nớc của XNLH.
Sơ đồ H.1 : Tổ chức bộ máy quản lý tại XNLH vận tải biển pha sông
TCTY
XNLH Vận tải biển phasông
cơ quan xnlh xí nghiệp vận tải ven biển cảng khuyến l- ơng xí nghiệp dịch vụ tổng hợp chi nhánh xnlh tại th. phốhồ chí minh
Sơ đồ H.3: Bộ máy kế toán tại XNLH Vận tải biển pha sông
tổ chức kế toán xnlh vận tải biển pha sông
Tổ chức kế toán cơ quan XNLH Tổ chức kế toán xn vận tải ven biển Tổ chức kế toán cảng khuyến lơng Tổ chức kế toán xn dịch vụ tổng hợp Tổ chức kế toán chi nhánh tp hồ chí mính : chỉ đạo : báo cáo
Sơ đồ H.2 : Tổ chức bộ máy quản lý - sản xuất của XNLH Vận tải biển pha sông
tổng giám đốc
phó tổng giám đốc nội
chính phó tổng giám đốc kinh doanh
xn dịch vụ tổng hợp cơ quan xn liên hợp cảng khuyến lơng chi nhánh tp hồ chí minh xn vận tải ven biển p.nc p. kh - tvụ p. tc- kt P. Kth vật t P.Bvệ-Đời sống 05 đội xởng p.nc p. kh - đt p. tc- kt P.K. thuật P.Đại lý vận tải Xởng p.nc p. kh - đt p. tc- kt p.nc p.kh - kd p. tc- kt p. xdcb
1.3.2.Hình thức sổ kế toán
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại XNLH là hình thức chứng từ ghi sổ.
1.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo và hệ thống sổ kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo
Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, trong đó có XNLH Vận tải biển pha sông, bao gồm 6 biểu mẫu báo cáo:
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 -DN Lu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN Báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất-kinh doanh Mẫu số B04-HH Báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết cho từng hoạt động Mẫu số B05-HH Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DN
Tuy nhiên Tổng công ty cha quy định báo cáo lu chuyển tiền tệ là báo cáo bắt buộc phải lập và gửi nhng khuyến khích các doanh nghiệp trực thuộc lập và sử dụng. Trên thực tế tại các đơn vị thành phần của XNLH cũng nh tại cơ quan XNLH cha lập báo cáo lu chuyển tiền tệ.
Các đơn vị thành phần của XNLH phải lập và gửi báo cáo tài chính vào cuối quý, cuối năm cho cơ quan XNLH, tại cơ quan XNLH vào cuối quý, cuối năm cũng phải lập báo cáo tài chính, kết hợp với các báo cáo tài chính tại các đơn vị thành phần gửi đến để lập ra báo cáo tài chính cho toàn XNLH Vận tải biển pha sông, báo cáo này cuối quý, cuối năm đợc lập và gửi cho Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam.
Báo cáo (bảng) quản trị do kế toán phần hành lập và bao gồm:
+ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL , đợc áp dụng tại các đơn vị có hoạt động sản xuất-kinh doanh;
+ Bảng chi tiết số d các tài khoản công nợ; + Bảng phân tích chi phí quản lý
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp gồm tất cả các sổ kế toán của các toản khoản cấp một. Sổ chi tiêt bao gồm sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết các tài khoản công nợ, sổ chi tiết
chi phí hoạt động sản xuất - kinh doanh, sổ chi tiết NVL hàng hoá, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết thuế.
Tuy nhiên tại các đơn vị khác nhau mà sử dụng một phần hay toàn bộ hệ thống sổ chi tiết trên. Ví dụ tại cơ quan XNLH là đơn vị không trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh nên hệ thống sổ chi tiết áp dụng ở đây chỉ bao gồm sổ quỹ, sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết thuế, còn tại Cảng Khuyến Lơng là đơn vị trực tiếp thực hiện sản xuất- kinh doanh nên hệ thống sổ chi tiết áp dụng ở đây bao gồm tất cả các loại sổ chi tiết nh trên.
1.3.4. Khái quát hạch toán một số phần hành chủ yếu tại cơ quan XNLH
Tại XNLH có áp dụng kế toán máy, kế toán viên nhập số liệu từ các chứng từ gốc vào máy theo một chơng trình kế toán đã cài sẵn. Các chứng từ này có thể đợc nhập vào hàng ngày hoặc hàng tuần...Định kỳ, hàng quý, hàng năm, hoặc tuỳ theo yêu cầu quản lý, kế toán viên in các báo cáo tài chính, các bảng (biểu) kế toán quản trị, các sổ cái, các sổ chi tiết. Các tài liệu này đợc lu trữ nh những tài liệu kế toán đợc lập theo phơng pháp thủ công. Do vậy, đối với mỗi phần hành kế toán nhất định, ta không thể phân định đợc rõ ràng tất cả trình tự mà các số liệu đợc luân chuyển qua các loại sổ sách khác nhau, nhng ta có thể kiểm tra đợc tính hợp lý, chính xác của các số liệu thông qua việc đối chiếu giữa các tài liệu đã đợc in ra.
Phần hành tiền mặt:
Phiếu thu, phiếu chi
Chứng từ ghi sổ Bảng đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản tổng hợp (111, 334...)
Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị Sổ chi tiết TK Đa số liệu vào máy Vào số liệu thủ công
Phần hành tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng
Đa số liệu vào máy
Vào số liệu thủ công
Lấy số liệu ra từ máy
2. Thực trạng tình hình tài chính của Xí nghiệp liên hợp Vận tải biển pha sông sông
2. 1. Đánh giá khái quát tình hình tài chính tại XNLH2.1.1. Đánh giá khái quát tình hình tài chính qua BCĐKT 2.1.1. Đánh giá khái quát tình hình tài chính qua BCĐKT
Bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, bảng thanh quyết toán lơng...
Chứng từ ghi sổ Bảng đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản tổng hợp (Tk 334,Tk 338...)
Bảng cân đối kế toán Bảng chi tiết số d các tài khoản công nợ.
Sổ chi tiết tk 334, tk 338
Bảng 1: Bảng cân đối kế toán tại XNLH Quý IV năm 2001
(dạng rút gọn)
Đơn vị tính : đồng
Tài sản Mã số Số đầu năm Số cuối năm A. TSLĐ & ĐTNH
I. Tiền
II. Các khoản đầu t TCNH III. Các khoản phải thu IV. Hàng tồn kho V. Tài sản lu động khác VI. Chi sự nghiệp B. TSCĐ & ĐTDH I. TSCĐ
II. Các khoản đầu t TCDH III. Chi phí XDCBD
IV. Các khoản ký quỹ, ký cợc dài hạn 100 110 120 130 140 150 200 210 220 230 240 13.124.666.999 1.154.860.418 0 6.587.736.822 2.322.597.445 3.059.472.314 0 29.665.603.201 25.219.718.739 2.478.100.866 1.947.783.596 20.000.000 15.448.810.733 3.180.515.803 0 6.524.753.204 2.201.996.301 3.540.545.425 0 70.641.857.067 68.571.125.790 1.815.700.000 235.031.277 20.000.000 Tổng cộng tài sản 250 42.790.270.200 86.089.667.800 Nguồn vốn A. Nợ phải trả I. Nợ ngắn hạn II. Nợ dài hạn III. Nợ khác B. Nguồn vốn CSH I. Nguồn vốn quỹ
II. Nguồn kinh phí, quỹ khác
300 310 320 330 400 410 420 30.629.123.631 15.843.973.631 14.725.000.000 60.150.000 12.161.146.569 12.051.422.880 109.723.689 72.358.609.990 22.462.309.426 48.970.166.200 926.133.464 13.731.058.710 13.570.102.757 160.955.953 Tổng cộng nguồn vốn 430 42.790.270.200 86.089.667.800
2.1.1.1. So sánh sự biến động của tổng tài sản và tổng nguồn vốn
Qua bảng BCĐKT năm 2001 của XNLH ta thấy:
Tổng số tài sản của XNLH cuối kỳ so với đầu năm tăng: 43.299.397.600 đồng (86.089.667.800 - 42.790.270.200) với số tơng đối tăng lên là 101,2 % (= 43.299.397.600 x 100 / 42.790.270.200 ). Trong đó TSLĐ cuối kỳ so với đầu năm tăng 2.324.143.734 (đồng) (= 15.448.810.733 -13.124.666.999) với số tơng đối tăng lên là 17,7% (= 2.324.143.734 x 100 / 13.124.666.999), còn TSCĐ cuối kỳ so với đầu năm tăng 43.351.407.051 đồng ( = 68.571.125.790 - 25.219.718.739) với số tăng tơng đối là 171,9 % (=43.351.407.051 x 100 / 25.219.718.739) . Nh vậy việc tăng nguồn tài sản chủ yếu do tăng TSCĐ.
Nguồn vốn chủ sở hữu của XNLH cuối kỳ so với đầu kỳ tăng thêm 1.569.912.141đồng (13.731.058.710 - 12.161.146.569) với tốc độ tăng tơng đối là 12,909%.
Nh vậy, quy mô tài sản của XNLH đã đợc đầu t thêm 43.299.397.600 đồng, tơng ứng 101,2 %, nhng nguồn vốn chủ sở hữu chỉ tăng 1.569.912.141 đồng, tơng ứng 12,909 %, chứng tỏ hầu hết tài sản tăng thêm đợc đầu t từ nguồn vốn vay và chiếm dụng.
2.1.1.2. Phân tích sự biến động của các khoản mục trong BCĐKT
Mối quan hệ cân đối các khoản mục trong BCĐKT Xét mối quan hệ cân đối:
B.nguồn vốn = A. tài sản [I + II + IV + V(2,3) +VI ] +B. tài sản (I + II + III) (1)
+Tại thời điểm đầu năm 2001:
Vế trái phơng trình (1) = 1.154.860.418 + 2.322.597.445 + 25.219.718.739 + 2.478.100.866 + 1.947.783.596
= 33.123.061.064 (đồng) +Tại thời điểm cuối năm 2001:
Vế trái phơng trình (1) =3.180.515.803 +2.201.996.301 +15.170.286 + 68.571.125.790 +1.815.700.000 +235.031.277 = 76.019.539.457 (đồng)
Bảng 2: Bảng phân tích mối quan hệ gia các khoản mục trong quan hệ (1) Đơn vị tính : đồng Chỉ tiêu B.nguồn vốn (NVCSH) A. tài sản [I + II + IV + V(2,3)
+VI ] +B. tài sản (I + II + III) Chênh lệch
(1) (2) (3) =(1) -(2)
Đầu năm 12.161.146.569 33.123.061.064 -20.961.914.495
Cuối năm 13.731.058.710 76.019.539.457 -62.288.480.747
Tại thời điểm đầu kỳ, nguồn vốn chủ sở hữu không đủ trang trải cho những hoạt động cơ bản là 20.961.914.495 đồng nên để quá trình kinh doanh đợc bình thờng, XNLH phải huy động thêm nguồn vốn từ các khoản vay, đi chiếm dụng vốn của bên ngoài dới hình thức mua trả chậm, tận dụng các khoản phải thanh toán nhng cha đến hạn.
Tại thời điểm cuối kỳ, nguồn vốn chủ sở hữu vẫn không đủ trang trải cho những hoạt động chủ yếu, mức độ không bảo đảm cao hơn đầu kỳ, cụ thể là 62.288.480.747 đồng.
Do thiếu vốn để bù đắp tài sản, XNLH buộc phải đi vay để trang trải cho mọi hoạt động sản xuất - kinh doanh của mình, nh vậy đã tạo nên thế cân đối mới bởi quan hệ cân đối sau:
B.nguồn vốn + A. nguồn vốn [ I (1) + II ] = A.tài sản [ I + II + IV + V (2,3) + VI ] + B.tài sản (I + II + III ) (2).
+Tại thời điểm đầu năm 2001:
Vế trái phơng trình (2) = 12.161.146.569 + 530.000.000 + 14.725.000.000 = 27.416.146.569 (đồng )
Vế phải phơng trình (2) = 1.154.860.418 + 2.322.597.445 + 25.219.718.739 + 2.478.100.866 + 1.947.783.596
= 33.123.061.064 (đồng) +Tại thời điểm cuối năm 2001
= 66.501.224.910 (đồng)
Vế phải phơng trình (2) = 3.180.515.803 + 2.201.996.301 + 15.170.286 + 68.571.125.790 + 1.815.700.000 + 235.031.277 = 76.019.539.457 (đồng)
Bảng 3: Bảng phân tích mối quan hệ gia các khoản mục
trong quan hệ (2) Đơn vị tính : đồng Chỉ tiêu B.nguồn vốn + A. nguồn vốn [ I (1) + II ] A.tài sản [ I + II + IV + V (2,3) + VI ] +
B.tài sản (I + II + III ) Chênh lệch
(1) (2) (3) = (1) - (2)
Đầu năm 27.416.146.569 33.123.061.064 - 5.706.914.495 Cuối năm 66.501.224.910 76.019.539.457 - 9.518.314.547
Thông qua kết quả tính toán của bảng 3 ta thấy:
Tại thời điểm đầu kỳ, doanh nghiệp thiếu một lợng vốn 20.961.914.495 đồng, nên phải đi vay một lợng là 15.255.000.000 đồng, số còn lại là 5.706.914.495 đồng doanh nghiệp đi chiếm dụng vốn các đơn vị khác...
Tình hình này cho thấy số vốn đi chiếm dụng lớn hơn số vốn bị chiếm dụng cụ thể là:
-Vốn đi chiếm dụng = A.nguồn vốn [(2 - >8)I +III]
= 30.629.123.631 - 530.000.000 - 14.725.000.000 = 15.374.123.631 (đồng)
-Vốn bị chiếm dụng = A.tài sản [III + (1,4,5)V + B.tài sản (IV)] =6.587.736.822 + 3.059.472.314 + 20.000.000 =9.667.209.136 (đồng)
-Vốn đi chiếm dụng lớn hơn vốn bị chiếm dụng một khoản là: 15.374.123.631 - 9.667.209.136 = 5.706.914.495 (đồng)