19. Sắp xếp dữ liệu
20.1. Sử dụng chức năng lọc tự động
Bảng tính Excel có những chức năng cơ bản, xử lí dữ liệu như một cơ sở dữ liệu. Ta có thể dùng phép lọc dữ liệu để lấy ra các thông tin cần thiết.
Lọc tức là loại bỏ các dòng trong bảng mà ta không quan tâm. Chỉ những dòng thoả mãn điều kiện lọc mới được hiển thị và xử lí. Việc lọc dữ liệu sẽ làm cho bảng kết quả thu gọn hơn, xử lí nhanh hơn. Ví dụ: Lọc ra những cán bộ có chức vụ là Nhân viên: Bảng tính trước khi lọc Bảng tính sau khi lọc Thao tác: Chọn một ô trong vùng dữ liệu. Mở bảng Data, chọn Filter / AutoFilter. Trên tất cả các dòng nhãn tên cột sẽ xuất hiện một nút bấm có dấu tam giác trỏ xuống. Nhấn chuột vào đây sẽ buông xuống một danh sách chọn cho phép chọn các
điều kiện lọc.
All: lấy tất cả, không loại trừ dòng nào.
Top 10: lấy 10 dòng đầu tiên.
Custom: điều kiện do ta tự xác định.
Nhấn chuột vào dòng ta muốn. Lúc này, chỉ những dòng thoảđiều kiện lọc mới được xuất hiện.
Tự thiết lập điều kiện lọc: Nếu điều kiện lọc ta cần không có mặt trong danh sách chọn thì nhấn Customđể tự thiết lập điều kiện. Một hộp thoại sẽ hiện ra như sau:
Hình 30. Hộp thoại Lọc nâng cao
Hộp thoại cho phép thiết lập một biểu thức điều kiện lôgic bao gồm các phép toán AND hoặc OR.
Chọn trong danh sách bên trái phép toán như trong hình minh họa. Nhập hoặc chọn giá trị trong ô bên phải.
Hình 31. Nhập vào điều kiện lọc
Ví dụ : nếu bảng có cột năm sinh và ta lọc chỉ xét những người sinh sau năm 1967 thì cần chọn is greater than ở danh sách chọn bên trái và 1967 ở bên phải.