19. Sắp xếp dữ liệu
19.2. Sắp xếp cả bảng tính theo tối đa ba cột:
Xác định các cột dùng để làm mốc sắp xếp.
Nhấn chuột vào một ô thuộc cột cần sắp xếp ( hoặc chỉ cần thuộc vùng dữ liệu cần sắp xếp).
Mở bảng chọn Data, chọn Sort. Một hộp thoại hiện ra cho phép xác định các lựa chọn:
Trong danh sách chọn Sort by, hãy chọn tên cột dùng làm mốc để sắp xếp. Ví dụNăm sinh.
Lựa chọn sắp xếp theo chiều tăng dần (ascending) hay giảm dần (descending). (tham khảo thêm trật tự sắp xếp trong mục 4.2)
Danh sách chọn Then by phía dưới cho phép sắp xếp tiếp theo ở mức thứ hai. Chẳng hạn, nếu có nhiều người cùng Năm sinh ta có thể sắp tiếp dựa vào cột Tên.
Nhấn OKđể kết thúc lựa chọn và thực hiện sắp xếp. 19.3. Sắp xếp một vùng dữ liệu thuộc bảng tính Lựa chọn (bôi đen) vùng dữ liệu cần sắp xếp. Mở bảng chọn Data, chọn Sort.
Trong hộp Sort by , lựa chọn tên cột dùng để
sắp xếp (Column A, Column B,…)
Nhấn vào lựa chọn “No header row” Các thao tác còn lại cũng tương tự như sắp xếp toàn bộ bảng tính
Lưu ý :
Thông thường thì một bảng biểu bao giờ cũng có dòng đầu đề cột, ví dụ : Họ và tên, năm sinh , lương ... Excel biết tựđộng loại bỏ dòng đầu đề này, chỉ sắp xếp các dòng dữ liệu. Trường hợp đặc biệt, bảng đang xét không có dòng đầu đề cột thì phải đánh dấu lựa chọn My list has no header row, để tiến hành sắp xếp gồm cả dòng đầu tiên. Với kiểu dữ liệu xâu kí tự có thể lựa chọn sắp xếp không phân biệt chữ hoa chữ thường hay có phân biệt chữ hoa chữ thường.
Thao tác:
Nhấn nút Option.
đánh dấu chọn Case Sensitive để sắp xếp có
phân biệt chữ hoa, chữ thường.
Thông thường thao tác sắp xếp dựa trên dữ liệu dạng cột nhưng có thể chuyển sắp xếp theo dòng
Thao tác:
Trong hộp thoại Sort Options, nhấn vào lựa chọn Sort left to right
19.4. Trật tự sắp xếp mặc định
Kiểu số : từ số âm nhỏ nhất đến số dương lớn nhất. Kiểu xâu kí tự, so sánh từ trái sáng phải, từng kí tự. Ví dụ : "A100," sẽ xếp sau "A1" và trước "A11."
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (space) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z .
Kiểu logic: FALSE đứng trước TRUE. Mọi giá trị error là bằng nhau.
20.Lọc dữ liệu
20.1. Sử dụng chức năng lọc tựđộng
Bảng tính Excel có những chức năng cơ bản, xử lí dữ liệu như một cơ sở dữ liệu. Ta có thể dùng phép lọc dữ liệu để lấy ra các thông tin cần thiết.
Lọc tức là loại bỏ các dòng trong bảng mà ta không quan tâm. Chỉ những dòng thoả mãn điều kiện lọc mới được hiển thị và xử lí. Việc lọc dữ liệu sẽ làm cho bảng kết quả thu gọn hơn, xử lí nhanh hơn. Ví dụ: Lọc ra những cán bộ có chức vụ là Nhân viên: Bảng tính trước khi lọc Bảng tính sau khi lọc Thao tác: Chọn một ô trong vùng dữ liệu. Mở bảng Data, chọn Filter / AutoFilter. Trên tất cả các dòng nhãn tên cột sẽ xuất hiện một nút bấm có dấu tam giác trỏ xuống. Nhấn chuột vào đây sẽ buông xuống một danh sách chọn cho phép chọn các
điều kiện lọc.
All: lấy tất cả, không loại trừ dòng nào.
Top 10: lấy 10 dòng đầu tiên.
Custom: điều kiện do ta tự xác định.
Nhấn chuột vào dòng ta muốn. Lúc này, chỉ những dòng thoảđiều kiện lọc mới được xuất hiện.
Tự thiết lập điều kiện lọc: Nếu điều kiện lọc ta cần không có mặt trong danh sách chọn thì nhấn Customđể tự thiết lập điều kiện. Một hộp thoại sẽ hiện ra như sau:
Hình 30. Hộp thoại Lọc nâng cao
Hộp thoại cho phép thiết lập một biểu thức điều kiện lôgic bao gồm các phép toán AND hoặc OR.
Chọn trong danh sách bên trái phép toán như trong hình minh họa. Nhập hoặc chọn giá trị trong ô bên phải.
Hình 31. Nhập vào điều kiện lọc
Ví dụ : nếu bảng có cột năm sinh và ta lọc chỉ xét những người sinh sau năm 1967 thì cần chọn is greater than ở danh sách chọn bên trái và 1967 ở bên phải.
20.2. Lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện:
Có thể lọc tiếp bảng kết quả nhận được theo một điều kiện khác. Các thao tác tiến hành hoàn toàn tương tự.
20.3. Xoá bỏ lọc dữ liệu đã thiết lập:
Chọn cột có lọc, bỏ đánh dấu lọc hoặc mở bảng chọn Data, chọn Filter / show all.
Khi lọc có tác dụng thì chỉ có các dòng thoả mãn điều kiện (được hiển thị) mới tham gia vào các phép tính. Ví dụ, phép tính tổng cột sẽ thay bằng SUBTOTAL.
M
Mộộttsốsố đđiềiềuukkiiệệnnlọlọcctthhưườờnngggặgặpp::
equal bằng does not equal không bằng
is greater
than lớn hơn is less than nhỏ hơn
begins with bắt đầu bằng does not begin with
không bắt đầu bằng
ends with kết thúc bằng does not end with không kết thúc bằng
contains có chứa does not contain không chứa
20.4. Một số hàm cơ bản
Hàm được chia thành các nhóm khác nhau. Đó là các hàm toán học thông thường, hàm về thời gian, ngày tháng, về xử lí xâu kí tự , xử lí thống kê, hàm tài chính ... Excel có trên 200
hàm đã làm sẵn. Dưới đây chỉ giới thiệu một số hàm hay dùng nhất.
20.5. Hàm SUM:
Tính tổng các giá trị của danh sách đối số.
Dạng thức: =SUM(Đối số 1, Đối số 2,... Đối số n). Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô ..
Ví dụ: =SUM(B1:B5) - tính tổng số trong phạm vi từ B1 đến B5.
20.6. Hàm AVERAGE:
Tính trung bình cộng các giá trị của danh sách đối số. Dạng thức: =AVERAGE(Đối số 1, Đối số 2,... Đối số n). Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô ..
Ví dụ: =AVERAGE(A1,B5:B12) - tính trung bình cộng các ô trong phạm vi từ B5 đến B12 và ô A1.
20.7. Hàm COUNT:
Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng.
Dạng thức: =COUNT(Đối số 1, Đối số 2,... Đối số n).
Ví dụ: =COUNT(F4:F6) - đếm những ô dữ liệu cùng kiểu từ ô f4 đến f16.
20.8. Hàm MAX, MIN:
Cho giá trị cao nhất và thấp nhất trong danh sách đối số. Dạng thức: =MAX(Đối số 1, Đối số 2,... Đối số n). Dạng thức: =MIN(Đối số 1, Đối số 2,... Đối số n).
Ví dụ: =MIN (G4:G13) - cho giá trị cực tiểu của vùng danh sách bậc lương.
20.9. Hàm IF:
Nếu biểu thức điều kiện đúng thì hàm nhận giá trị khi đúng, nếu không sẽ nhận giá trị khi sai. Dạng thức: =IF(Biểu thức điều kiện, gía trị khi đúng, gía trị khi sai).
Biểu thức điều kiện là biểu thức logic bất kì, nhận giá trị đúng hoặc sai.
Ví dụ: =IF(E4>=4.75, “trocap”,”khong”). Với bậc lương lớn hơn hoặc bằng 4,75 thì được hưởng phụ cấp, còn ngược lại không được hưởng chế độ phụ cấp.
20.10.Hàm RANK:
Tìm thứ bậc của một giá trị trong một dãy gía trị.
Dạng thức: =RANK( giá trị, vùng dãy giá trị, cách xếp thứ bậc). Trong đó: Giá trị: giá trị hoặc địa chỉ ô.
Vùng dãy giá trị : vùng ô.
Cách xếp thứ bậc: tăng hoặc giảm dần (có giá trị là 0 hoặc 1):
0 (hoặc không ghi = mặc định): Thứ bậc được xếp theo trật tự giảm dần.
1: Thứ bậc được xếp theo trật tự tăng dần.
20.11.Hàm VLOOKUP:
V = Vertical. Tra tìm trên bảng đối chiếu và điền số liệu tự động. Bảng đối chiếu tổ chức theo cột.
Dạng thức của hàm:
VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng bảng đối chiếu, cột trả kết quả, sắp xếp vùng đối chiếu) Để cho dễ hiểu ta xét ví dụ sau: trong bảng phụ cấp đã quy định mức phụ cấp cho từng chức vụ, ta phải đối chiếu điền vào bảng lương chính một cách tự động:
Cần dùng công thức = VLOOKUP(D4,$C$17:$D$20,2).
Vùng bảng đối chiếu C17:D20 được sắp xếp theo giá trị tăng dần của cột Cvụ.
Giá trị tìm kiếm là chức vụ, sẽ chứa trong các ô của cột chức vụ - cột D. Vùng bảng đối chiếu là $C$17:$D$20, với địa chỉ tuyệt đối. Cột trả kết quả trong bảng đối chiếu là cột
Pcấp. Nó là cột thứ hai trong bảng đối chiếu ( Bảng đối chiếu có thể nhiều hơn 2 cột).
Ta điền công thức trên vào ô đầu tiên D4, sau đó tiến hành sao chép xuống các ô dưới. Trong công thức, phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối để vùng bảng đối chiếu không thay đổi. Excel sẽ thực hiện tra tìm trên cột chỉ mục (quy định là cột đầu tiên) của bảng đối chiếu và trả về kết quả tìm thấy tương ứng trong cột kết quả.
Hàm VLOOKUP có các tham số:
Giá trị tìm kiếm: Có thể là một xâu kí tự, một giá trị số, địa chỉ ô chứa giá trị cần tra tìm.
Vùng bảng đối chiếu: gồm hai phần:
Cột chỉ mục: Những dữ liệu trong cột chỉ mục dùng đểđối chiếu với giá trị tìm kiếm
Những cột khác là cột trả lại kết quả tương ứng theo vị trí tìm thấy tại cột chỉ
Cột trả kết quả: Số thứ tự của cột chứa dữ liệu trả lại trong vùng bảng đối chiếu. Thứ
tựđược tính từ trái sang phải và bắt đầu từ số 1 (cột chỉ mục). Có thể có nhiều trả kết quả trong một vùng bảng đối chiếu.
Tham số sắp xếp vùng đối chiếu: chứa giá trị logic (0 hoặc 1).
Nếu bỏ qua tham số này thì tương đương với cột này nhận giá trị 1-tức là có sắp xếp, khi đó đòi hỏi vùng bảng tìm kiếm phải được sắp xếp theo giá trị tăng dần của cột chỉ
mục . Giá trị tìm kiếm và giá trị trên cột chỉ mục được tham chiếu tương đối. Ví dụ:
điểmTB xếp loại 0 không đạt 6.5 trung bình 8.5 khá 9.0 giỏi 10.0 xuất sắc
Kết quả của công thức=VLOOKUP ( 7.0, vùng bảng tham chiếu, 2) là giá trị xếp loại trung bình. Ởđây giá trị 7.0 tham chiếu tương đối đến giá trị 6.5.
Nếu ghi giá trị 0 cho tham số này, khi đó cột chỉ mục không bắt buộc phải sắp xếp. Giá trị tìm kiếm và giá trị trên cột chỉ mục được tham chiếu tuyệt đối. Nếu không có tham chiếu xác định thì báo lỗi N/A xuất hiện. Trong ví dụ trên kết quả của công thức=VLOOKUP ( 7.0, vùng bảng tham chiếu, 2,0) là N/A vì không có giá trị 7.0 trong cột điểmTB. Vậy tùy theo số liệu của bài toán mà sử dụng giá trị 0 hoặc 1 cho tham số
sắp xếp vùng đối chiếu.
20.12.Hàm SUMIF:
Tính tổng theo điều kiện đơn giản.
Dạng thức: =SUMIF(vùng ước lượng,điều kiện, vùng tính toán). Hàm SUMIF có các tham số:
Vùng ước lượng: là một vùng ô.
Điều kiện: có thể là hằng số, tọa độ của một ô, hay dạng thức ">160000"
Vùng tính toán: các ô thật sự cần tính toán. Nếu bỏ qua tham số này thì vùng ước lượng được lấy làm vùng tính toán.
20.13.Hàm COUNTIF:
Đếm theo điều kiện đơn giản.
Dạng thức: =COUNTIF(vùng ước lượng,điều kiện). Hàm COUNTIF có các tham số:
Vùng ước lượng: là một vùng ô.
Điều kiện: có thể là hằng số, tọa độ của một ô, hay dạng thức ">160000" Ví dụ minh họa: