1. Công tác chuẩn bị và kế hoạch định hớng
5.1Việc thực hiện và theo dõi các kế hoạch phát triển đã đợc phê duyệt của ban quản lý thôn bản
khai mọi hỗ trợ đã đợc thông qua khi các thông tin đợc phản hồi tới xã.
• Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm công khai các kế hoạch thôn bản ở nơi dễ tiếp nhận công chúng (trung tâm xã).
• Trởng bản có trách nhiệm niêm yết công kế hoạch thôn bản ở những nơi dễ tiếp cận công chúng (nhà văn hoá, nhà trởng bản)
• Các thông tin về “hỗ trợ bên ngoài đợc phê duyệt”trong kế hoạch thôn bản và đợc niêm yết công khai [VDP B5] đang đợc từng bớc đa thêm vào vì mọi thông tin từ thấp cao hơn đợc cấp dần dần
Bớc 5: thực hiện và theo dõi
* Thời điểm: Có thể bắt đầu ngay sau hội thảo lập kế hoạch cấp xã nh - ng tuỳ thuộc vào thời gian các hoạt động đợc lập kế hoạch, và vào thời gian có đợc hỗ trợ từ bên ngoài
* Thời gian: Một năm (cho đến khi kết thúc năm tài chính sau)
5.1 Việc thực hiện và theo dõi các kế hoạch phát triển đã đợc phê duyệt của ban quản lý thôn bản ban quản lý thôn bản
Kết quả Trách nhiệm Các tiêu chuẩn
Các ghi chép theo dõi Ban quản lý thôn bản+ ban quản lý xã
[VDP B5] Các ghi chép theo dõi Đơn vị cung cấp dịch
vụ công và các nguồn đầu t
Cơ sở dữ liệu trên máy tính (Excel, MS Access, SPSS,...)
ở cấp thôn bản:
• Theo dõi chung việc thực hiện kế hoạch thôn bản. Đối với mỗi hoạt động và tiền dự án, công việc này có thể đợc giao cho cá nhân hay các nhóm (trách nhiệm chỉ là theo dõi và không bao hàm trách nhiệm thực hiện hay quản lý tài chính)
• Các nhóm nói trên tổ chức các cuộc họp theo quý đề chuẩn bị các báo cáo về tiến độ thực hiện kế hoạch, bao gồm các báo cáo hoàn thành các tiểu dự án . Báo cáo dựa vào các bản kế hoạch thôn bản đợc phê duyệt. Trởng thôn xem lại các báo cáo quý, ký tên và gửi tới uỷ ban nhân dân xã
• Giám sát các hoạt động bao gồm cả giám sát việc hoàn thành đúng thời gian, và đảm bảo chất lợng, chi tiêu hợp lý(ví dụ: tránh chi tiêu trùng lắp) và thanh toán tài khoản xã
• Ban quản lý thôn bản xin ý kiến ban quản lý xã khi có các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch, và yêu cầu hỗ trợ bên ngoài theo kế hoạch đã phê duyệt
• Trởng thôn thờng xuyên thông báo các kết quả giám sát và thảo luận các vấn đề liên quan đến thực hiện kế hoạch trong các cuộc họp thôn trong cả năm
• Hỗ trợ ngời dân thực hiện các kế hoạch thôn bản.
• Trong các cuộc trao đổi định kì với ban quản lý thôn bản, theo dõi việc thực hiện kế hoạch, đồng thời sử dụng sổ ghi chép VDP/CDP (xem phần 3.4) làm công cụ theo dõi
• ủng hộ việc hỗ trợ từ bên ngoài cho việc thực hiện VDP/CDP từ các đơn vị cung cấp dịch vụ và đầu t theo nh kế hoạch đã đợc thông qua.
Trách nhiệm của uỷ ban nhân dân xã:
• Xã có trách nhiệm quản lý các nguồn cũ đợc phân bố. Đối với các công trình xây dựng với quy mô nhỏ việc quản lý các nguồn có thể là:
- Duy trì một tài khoản ở kho bạc nhà nớc hay ngân hàng nhà nơc huyện
- Kế toán ngân sách
- Khảo sát, thiết kế kỹ thuật, dự toán công trình - Các thủ tục mua bán nếu có thể áp dụng
- Ký kết hợp đồng, thực thi và theo dõi công trình xấy dựng - Bàn giao và bảo dỡng công trình
- Chuyển tiền tới các bản từ các nguồn ngân sách đợc xem là ban quản lý thôn bản có thể quản lý đợc
- Tạm ứng tiền , thanh toán , giải ngân theo nh các quy trình đợc đa ra - Chi trả phí quản lý và hành chính
- Công khai tất cả các nguồn ngân sách và mọi chi phí ( Niêm yết tại trung tâm xã) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cuối mỗi quý, chuẩn bị báo cáo quý về tiến độ thực hiên kế hoạch. Báo cáo này đợc viết dựa vào các báo cáo tổng hợp từ các bản cùng với các thông tin liên quan đến các hoạt động của xã và sẽ đợc gửi tới uỷ ban nhân dân huyện / phòng kế hoach huyện.
Ghi chú: Các kế hoạch về dịch vụ và đầu t ( Các đơn hỗ trợ bên ngoài) nhìn chung khác với VDP /CDP . Ngoài ra, đôi khi không có ngân sách kế hoạch ban
đầu. Việc trì hoãn và sự không chắc chắn là một thực tế không chi ở–
VDP/CDP. Bởi vậy tất cả các bên liên quan cùng nhau có trách nhiệm hoàn thành một cách hiệu qủa và hữu hiệu nhất mọi kế hoạch phất triển ở cấp cơ sở.
Trách nhiệm các đơn vị dịch vụ và đầu t:
• Hỗ trợ việc thực hiện VDP/CDP theo nh kế hoạch đã đợc thông qua từ ban đầu và bám sát kế hoạch làm việc của mình và kế hoạch đầu t.