1. Công tác chuẩn bị và kế hoạch định hớng
3.2 Phê duyệt các kế hoạch thôn bản xã
Kết quả Trách nhiệm Các tiêu chuẩn
Các kế hoạch thôn bản và xã phê
duyệt(3 bản sao số theo dõi VDP/CDP Ban quản lý thôn bản + ban quản lý xã
Số CDP đợc phê duyệt (rất cần thiết
• Cuộc họp ở cấp xã cùng với đại diện của tất cả các bản chính thức phê duyệt các kế hoạch thôn bản và xã khi các kế hoạch đã đợc hoàn thiện và các nguồn ngân sách đợc tính một cách chính xác (không có sự vợt quá về con số)
• Bản kế hoạch cuối cùng đợc chuẩn bị thành 3 bản sao: Xã và huyện mỗi cấp lu một bản, thôn bản lu hệ thống biểu của bản
Chú ý: Việc chuẩn bị 3 bản sao mất không nhiều thời gian, vì vậy nên đợc bắt đàu càng sớm càng tốt trong hội thảo . Một số cán bộ hỗ trợ nên cùng viết với nhau, đảm bảo rằng có đủ các biểu mẫu trống của biểu [VDP B5] bởi vì các kế hoạch thôn bản đã đợc chuẩn bị trong quá trình VDP có lẽ đợc thay thế do có nhiều thay đổi.
Sổ ghi chép VDP/CDP
Toàn bộ kế hoạch thôn bản và xã đợc tổng hợp thành một cuốn sổ ghi chép: • Tranh bìa (1 trang)
• Kế hoạch định hớng [X1-X5]( khoảng 13 -15 trang)
• Tất cả các “kế hoach giải pháp”(thông thờng 2-3 trang/1bản)
• Các hoạt động đợc lập kế hoạch cho cấp xã [kế hoạch giải pháp](1-2 trang) • Mỗi bản sao sẽ do (1 ) trởng bản ,(2)lãnh đạo xã, và (3) đại diện từ cấp huyện hay tỉnh ký tên
• Bản sao các kế hoạch với chữ ký của các bên đại diện đợc gửi cho phòng kế hoạch huyện để nhập dữ liệu vào máy tính.
• Trong trờng hợp, dự án tài trợ có mặt tại hội thảo để phê duyệt tức thì nguồn hỗ trợ tài chính , thì cần có thêm bản sao thứ t và ngời đại diện nhà tài trợ cùng ký tên. Chữ ký thứ t chỉ đơn thuần khẳng định nguồn ngân sách từ nhà tài trợ này đợc thông qua.
Chú ý: khi đầy đủ các chữ ký thì có nghĩa vụ VDP/CDP đợc phê duyệt. Điều này không có nghĩa là sự cam kết về hỗ trợ tài chính hay bât kì sự hỗ trợ bên ngoài nào. Mọi nguồn đầu t sẽ đợc các cơ quan ban ngành liên quan thông qua sau này.
Bớc 4: phê duyệt và phản hồi
* Thời điểm Việc xử lý dữ liệu ở cấp huyện bắt đầu ngay sau khi thu nhập các kế hoạch thôn bản và xã . Việc in ấn các kế hoạch theo ngành cần đợc gửi tới các đơn vị cung cấp dịch vụ và đầu t liên quan trớc khi họ bắt đầu chuẩn bị kế kế hoạch hàng năm của họ
Các nguồn quỹ phát triển thôn bản và xã nhỏ hơn thậm chí có thể đợc thông qua trực tiếp trong hội thảo lập kế hoạch cấp xã (bớc 3)
* Thời gian Việc nhập dữ liệu của cả huyện vào cơ sở dữ liệu mất khoảng 10 đến 12 ngày làm việc đối với cán bộ đã đợc đào tạo(cụ thể một tuần làm việc cho 2 cán bộ đợc đào tạo)