- Một liên kẹp cùng hoá đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán.
- Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu.
- Ví dụ: Trong tháng 10/2005 Công ty đã mua xi măng của Công ty xây dựng Sông Đà II và nhận đợc hoá đơn chứng từ sau:
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 2 tháng 10 năm 2005
Mẫu số: 01QTKT-3LL DL/99-b
N: 022474Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng Sông Đà II Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng Sông Đà II
Địa chỉ: ... Số tài khoản: ... Điện thoại:... Mã số: ... Họ tên ngời mua hàng: Anh Quân
Địa chỉ: 61 E - Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội Số TK: ... Hình thức thanh toán: ... MS: ...
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Xi măng kg 20.000 709,1 14.182.000
Cộng tiền hàng: 14.182.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.418.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 15.600.000
Số tiền viết bằng chữ: Mời lăm triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Khi nhận vật liệu về đến kho, căn cứ vào hoá đơn, nếu phù hợp và hợp lệ cho nhập kho và tiến hành viết phiếu nhập kho số hàng thực nhập.
Đơn vị: Địa chỉ: ... Phiếu nhập kho Ngày 2/10/2005 Số:... Nợ:152 ... Có: 331... Họ tên ngời giao hàng:...
Theo hợp đồng số: ... Ngày 01/10/2005 của Công ty Xây dựng Sông Đà II Nhập tại kho: Đội xây dựng số 2
TT Tên nh n hiệu, quyã
cách phẩm chất vật t
MS ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
CT TN
Xi măng PC 30 kg 20.000 709,1 14.182.000
Ngày ... tháng .... năm 2005
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
Cũng trong tháng 10 Công ty đã mua gạch men sứ Hạ Long của Công ty xây dựng sông Đà 2 có hoá đơn và phiếu nhập kho nh sau:
hoá đơn (GTGT)
Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày ...tháng .... năm 2005
Mẫu số: 01QTKT-3LL DL/99-b
N: 034523Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng Sông Đà II Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng Sông Đà II
Địa chỉ: ... Số tài khoản: ... Điện thoại: ... Mã số: ... Họ tên ngời mua hàng: Anh Quân
Đơn vị: Công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20
Địa chỉ: 61 E Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội Số TK: ... Hình thức thanh toán: ... MS: ...
TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Gạch men sứ Hạ Long viên 65.000 436,37 28.364.050
Cộng tiền hàng: 28.364.050
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.836.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 31.200.050 Viết bằng chữ: Ba mơi mốt triệu hai trăm nghìn không trăm năm mơi đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Đơn vị: Địa chỉ: ... Phiếu nhập kho Ngày 2/10/2005 Số: ... Nợ: ... Có: ... Họ tên ngời giao hàng...
Ngày 01/10/2002 của Công ty Xây dựng Sông Đà II Nhập tại kho: Đội xây dựng số 2
TT Tên nh n hiệu, quyã
cách phẩm chất vật t
MS ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
CT TN
Gạch men sứ Hạ Long viên 65.000 436,37 28.364.050
Cộng: 28.364.050
Ngày ... tháng ... năm 2005
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
Thủ tục xuất kho.
Căn cứ vào nhiệm vụ xây dựng sản xuất đợc giao, căn cứ vào định mức tiêu hao vật liệu cho từng công việc, hạng mục công trình, các đội viết giấy xin tạm ứng vật t. Nhân viên kinh tế đội tiến hành lập phiếu xuất kho làm 3 liên, sau khi ngời phụ trách ký vào, giao cho ngời lĩnh vật t xuống kho để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất kho ghi số thực xuất, sau khi kiểm nghiệm số lợng, chất lợng, số thực nhận, ngời nhận và thủ kho ký vào ba liên đó.