Để việc đo lờng, đánh giá chất lợng thuận lợi và dễ dàng công ty cần xây dựng tiêu chuẩn chất lợng của công ty. Các tiêu chuẩn này cần đợc truyền đạt rõ ràng cho từng bộ phận liên đới để từng nhân viên thấu hiểu đối với công việc của họ thì họ phải làm những gì, làm nh thế nào, làm đến mức độ nào thì đạt yêu cầu của công ty. Các tiêu chuẩn đo lờng, đánh giá chất lợng thờng xuyên phải đợc sửa đổi bổ sung cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng đặc biệt là đối với khách hàng th- ờng xuyên của công ty.
Để việc đánh giá chất lợng đợc dễ dàng ngoài việc xây dựng các tiêu chuẩn công ty cần xây dựng các hồ sơ chất lợng. Hồ sơ chất lợng bao gồm các biểu mẫu của công ty đã đợc điền đầy đủ các thông tin sự vụ hàng ngày của từng bộ phận thực hiện, các biên bản, các hợp đồng, các phiếu thăm dò khách hàng…
Các hồ sơ trên cần đợc lu lại và quản lý. Các qui trình kiểm soát hồ sơ chất l- ợng đợc thiết lập trong đó có qui định rõ ai là ngời chịu trách nhiệm kiểm soát hồ sơ, nhiệm vụ của họ và sự phối hợp của các bộ phận liên quan trong quá trình kiểm soát hồ sơ chất lợng.
Trên cơ sở của hồ sơ chất lợng đã đợc thiết lập ở trên, công ty tiến hành xem xét, đánh giá các mục tiêu chất lợng đã đề ra. Việc đánh giá này bao gồm xem xét những yêu cầu mong muốn của khách hàng (qua các bảng hỏi, thăm dò y kiến khách hàng), các đánh giá của khách về chất lợng phục vụ của công ty, xem xét các mặt thực hiện của công ty qua các hồ sơ chất lợng với các tiêu chuẩn, các mục tiêu chất lợng mà công ty đề ra xem đã đạt đợc ở mức độ nào, các mặt đã đạt đợc và các mức độ cha đạt đợc của hệ thống để tiến hành cỉa tiến cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Trên cơ sở của việc xem xét, đo lờng, đánh giá ở trên, công ty xem xét các điểm cha phù hợp của hệ thống đa ra các biện pháp và hành động khắc phục và qui trình thực hiện, kiểm soát các hành động khắc phục ấy. Các điểm phù hợp cần đợc tiếp tục thực hiện và duy trì thờng xuyên.
Phần III: Kiến nghị và giải pháp để xây dựng hệ thống ISO 9000 tại công ty