III/ Quý khỏch đó từng biết đến Sao Việt qua những nguồn nào:
3.2.2.2. Những trang thiết bị cần thiết cho hội nghị:
Một hội nghị cần cú những trang thiết bị để hổ trợ cho nú. Thụng thường, trong hội nghị gồm những trang thiết bị cơ bản sau:
− Bàn ghế phục vụ hội nghị: bao gồm bàn ghế cho khỏch mời, bàn để những tập tài liệu chỉ dẫn cung cấp cho khỏch tham dự và bàn để cỏc trang thiết bị kỹ thuật và để quà tặng. Bàn cho khỏch mời là loại bàn dài 4 người/ bàn, ghế nờn chọn loại ghế tựa để tạo sự thoải mỏi, dễ chịu cho khỏch. Bàn ghế được kờ theo kiểu lớp học vừa tận dụng được khụng gian vừa phự hợp với tớnh chất của hội nghị tổng kết. Khăn trải bàn nờn chọn theo màu chủ đạo của cụng ty sở hữu sự kiện để phỏc hoạ được hỡnh ảnh của cụng ty, đồng thời thể hiện được đẳng cấp của cụng ty.
− Vật trang trớ trờn bàn: Những vật trang trớ này cú tỏc dụng tạo sự ấn tượng cho khỏch, cho họ cảm thấy họ được tụn trọng. Những vật trang trớ này thường là giỏ hoa tươi, được cắm thấp để khụng che khuất tầm nhỡn của khỏch và đặt ở gúc bờn tay trỏi của khỏch.
− Bục diễn thuyết: Bục diễn thuyết cú thể được đặt ở gúc bờn phải hoặc bờn trỏi của sõn khấu. Bục diễn thuyết đảm bảo khụng được che khất mặt của người đứng thuyết trỡnh trờn đú, bề rộng khụng được quỏ to sẽ gõy mất thẩm mỹ và choỏn hết phần diện tớch của sõn khấu. Bục diễn thuyết cú thể
được phủ khăn trải bàn hoặc khụng và trờn đú đặt một lẵng hoa để tụ điểm. Lẵng hoa này được cắm thành cụm và khụng quỏ cao.
− Phụng nền của sõn khấu: Phụng nền rất quan trọng, nú thể hiện tinh thần , bộ mặt của cả hội nghị. Màu của phụng nền cú thể là màu chủ đạo của cụng ty sở hữu hội nghị để thể hiện đẳng cấp của cụng ty (điều này cụng ty tổ chức phải bàn bạc với bờn khỏch hàng để xem yờu cầu của họ), gúc bờn trỏi (nhỡn từ phớa dưới hội trường lờn) là logo của chủ sự kiện, gúc trờn ở giữa thể hiện tờn cụng ty sở hữu hội nghị và phần bờn dưới là tờn hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức. Trờn sõn khấu nờn kết hợp đặt những giỏ hoa tươi cú kớch thước lớn để làm nổi bật phụng nền.
− Ly, nước phục vụ khỏch trong hội nghị: nước uống phục vụ trong hội nghị nờn lựa chọn những chai nước khoỏng cú kớch thước nhỏ. Ly cú thể là ly cao, miệng rộng tạo sự sang trọng. Ly và chai nước đặt ở gúc bờn tay phải của khỏch để tạo thuận tiện cho họ.
− Hệ thống õm thanh, ỏnh sỏng:
+ Cỏc hội nghị đều cần đến hệ thống õm thanh để truyền tin. Cụng ty tổ chức hội nghị phải luụn chỳ ý đến độ cỏch õm của phũng, đảm bảo khụng cú õm thanh bờn ngoài hay phũng bờn cạnh chen vào. Ngoài ra, hệ thống õm thanh nờn được điều chỉnh với õm lượng vừa đủ để mọi người trong phũng nghe cảm thấy dễ chịu, trỏnh to hoặc nhỏ quỏ. Đặc biệt là khi cú cỏc tiết mục văn nghệ, õm thanh khụng được để quỏ to, nhất là khi ở trong phũng kớn sẽ gõy sự mệt mỏi cho khỏch.
+ Hệ thống ỏnh sỏng: ỏnh sỏng cú tỏc dụng tạo ra hiệu quả mụi trường cho hội nghị, cú tỏc động tới tõm lý khỏch tham dự. Việc thiết kế hệ thống ỏnh sỏng phải đảm bảo tớnh hiệu quả đồng thời cú tớnh nghệ
thuật cao. Ánh sỏng trong hội nghị gồm hệ thống đốn trong phũng ( được khỏch sạn trang trớ sẵn, được treo trờn trần nhà); hệ thống đốn phục vụ trờn sõn khấu: đốn chiếu, đốn laser, đốn trũn quay và đốn màu để tạo hiệu ứng ỏnh sỏng trắng, ỏnh sỏng màu, tạo phong cảnh và ỏnh sỏng chuyển động...Ánh sỏng phải đảm bảo cho mọi người trong phũng cú thể nhỡn rừ mặt nhau và thấy được cỏc hoạt động trờn sõn khấu, khụng gõy loỏ mắt.
− Cỏc trang thiết bị hỗ trợ:
+ Thiết bị nghe nhỡn: bao gồm micro, mỏy chiếu, mỏy quay film, chụp ảnh, ổ cắm và phớch điện. Đặc biệt là micro và mỏy chiếu khụng thể thiếu được trong hội nghị để phục vụ cho mục đớch trỡnh bày của những người phỏt biểu. Cụng ty phải thoả thuận với bờn nhà cung cấp để cú phương ỏn bố trớ, vận hành cỏc thiết bị này đạt hiệu quả cao nhất. + Cỏc tài liệu trỡnh bày và bảng tờn, chỉ dẫn trong cuộc họp, pano,ap- phich: Pano, ap- phich được thiết kế treo ở trước cửa khỏch sạn để khuyếch trương hỡnh ảnh của cụng ty sở hữu hội nghị. Bảng tờn để trờn bàn của khỏch mời như là một sự chỉ dẫn chỗ ngồi cho khỏch đồng thời thể hiện sự tụn trọng họ; giỳp cỏc thành viờn trong hội nghị cú thể biết tờn, chức vụ của nhau.
+ Cỏc vật dụng phụ trợ khỏc: cụng ty nờn chuẩn bị những vật dụng : kim chỉ, kộo, dõy buộc, hộp thuốc y tế...để đề phũng những tỡnh huống nhỏ nhất cú thể xảy ra như cỳc ỏo của khỏch mời bị tuột hay một vị khỏch nào đú bị đau bụng...Tổ chức một hội nghị luụn đũi hỏi sự chi tiết nhất và yờu cầu của khỏch hàng cũng rất cao nờn việc chuẩn bị những vật dụng này giỳp cụng ty cú thể chủ động hơn.
− Trang trớ đặc biệt trong nhà: gồm những vật trang trớ như phỏo trang kim, phỏo khúi và thiết bị phun khúi màu...cú tỏc dụng làm buổi lễ thờm long trọng và hấp dẫn hơn. Tuy vậy nú cú thể rất nguy hiểm vỡ vậy cụng ty cần tớnh toỏn kỹ để đảm bảo an toàn cho hội nghị.