IV. TRANH CHẤP
3.2.2.Tồn tại và nguyên nhân
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ
3.2.2.Tồn tại và nguyên nhân
* Về phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho:
Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá hàng xuất. Phương pháp tính giá này giúp giảm nhẹ được công việc tính toán, tuy nhiên độ chính xác không cao. Hơn nữa, việc tính giá phải đợi đến cuối tháng, sau khi có số liệu tổng hợp về số lượng và giá trị tồn, nhập trong cả tháng mới có thể tính được giá xuất. Điều này làm cho công việc tính toán bị dồn vào cuối tháng, số liệu không được cập nhật kịp thời, gây ảnh hưởng không chỉ công tác kế toán mà còn ảnh hưởng công tác quản lý.
Việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện vào cuối quý khiến cho việc theo dõi tình hình hàng tồn kho không được liên tục và cập nhật, dẫn đến việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất sẽ bị động và không chính xác, gây hiện tượng ứ đọng vốn hoặc thiếu hàng để bán. Vì thực tế, việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất không chỉ phụ thuộc vào số lượng sản phẩm, hàng hoá sẽ tiêu thụ mà còn phụ thuộc vào số lượng hàng tồn kho.
* Về tài khoản hạch toán:
Thứ nhất, theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, hàng hoá mua về nếu phát sinh chi phí thu mua thì phải được hạch toán vào tài khoản 156 và chi tiết hai tiểu khoản:
1561: Giá mua hàng hoá
1562: Chi phí thu mua hàng hoá
Khi đó trên tài khoản 156 thể hiện tổng giá trị hàng hoá đã mua bao gồm giá mua hàng hoá và chi phí thu mua. Nhưng công ty đã không phân loại tài khoản 156 thành hai tiểu khoản mà chỉ có một tiểu khoản 1561, như vậy thì không thể xác định rõ ràng giá mua và chi phí thu mua, trái với quy định của chế độ kế toán ban hành. Nguyên nhân là do công ty hạch toán các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vào chi phí bán hàng (TK 641).
Thứ hai, công ty không sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường mặc dù khi hàng hoá nhập khẩu được thông quan, để vận chuyển về kho của công ty hay chuyển bán thẳng cho khách hàng cũng phải mất một thời gian nhất định. Thực tế vào cuối tháng, lượng hàng mua đang đi đường của công ty là khá lớn, thế nhưng công ty lại không phản ánh lượng hàng hóa này vào tài khoản 151 nên làm cho chỉ tiêu tài sản ngắn hạn của công ty bị giảm. Điều này gây khó khăn cho công tác quản lý hàng hoá và giảm tính chính xác quyết định của ban lãnh đạo.
Thứ ba, công ty không sử dụng tài khoản 007 – Nguyên tệ các loại. Nghĩa là trong quá trình thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ cho nhà cung cấp,
khi xuất ngoại tệ công ty không phản ánh trên TK 007 làm cho việc theo dõi ngoại tệ không được cập nhật và sát sao.
* Về các khoản lập dự phòng
Thứ nhất, công ty không mở tài khoản 139, nghĩa là không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mặc dù khoản mục phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng không nhỏ trong bảng cân đối kế toán của công ty. Tuy công ty có nhiều khách hàng lâu năm và uy tín nhưng vẫn có một số khoản phải thu khách hàng công ty không thu hồi được do khách hàng không có khả năng trả nợ. Việc không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi làm giảm tính tự chủ trong việc xử lý những tình huống xấu có thể xảy ra.
Thứ hai, mặc dù mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng, có nhiều mặt hàng như đồ may mặc có thể bị lỗi mốt, mặt hàng sắt thép phụ thuộc nhiều vào tình hình biến động của thị trường… nhưng công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nghĩa là không mở tài khoản 159. Chính vì việc không lập dự phòng mà nhiều kỳ kinh doanh công ty thiệt hại không nhỏ và tính chủ động trong tài chính cũng bị giảm sút đáng kể.
* Về công tác bán hàng:
Công ty chưa chú trọng đến các hình thức ưu đãi về giá cả, hầu như không có chính sách chiết khấu thanh toán chiết khấu thương mại để khuyến khích khách hàng mua nhiều hay đẩy nhanh quá trình thanh toán. Hơn nữa việc thanh toán chủ yếu là thanh toán chậm, công tác đôn đốc thu hồi nợ chưa tốt, dẫn đến tình trạng nguồn vốn của công ty bị chiếm dụng nhiều.
* Về công tác kế toán chi phí bán hàng:
Trong công tác chi phí bán hàng, kế toán không phân bổ chi phí bán hàng (mà đã gồm cả chi phí thu mua) cho số hàng bán ra và số hàng chưa tiêu thụ, mà toàn bộ chi phí bán hàng trong kỳ đều được kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Điều này dẫn đến tình trạng có những kỳ chi phí bán hàng rất lớn nhưng vẫn còn nhiều hàng tồn kho làm cho kết quả kinh doanh bị lỗ, không phản ánh đúng thực trạng kinh doanh.
* Về công tác kế toán chi phí thu mua trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp
Công ty hạch toán toàn bộ chi phí thu mua liên quan đến lô hàng nhập khẩu (phí mở L/C, chi phí kiểm tra, bốc dỡ, vận chuyển, phí, lệ phí hải quan…) vào TK 641 vì công ty cho rằng chi phí thu mua thường là không lớn nên không cần phải phân bổ vào giá vốn hàng bán, làm đơn giản hoá công tác kế toán và điều này không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cuối cùng của công ty. Nhưng về bản chất là không phản ánh đúng các khoản chi phí của nghiệp vụ phát sinh, giá vốn hàng bán được phản ánh thấp hơn thực tế làm cho việc phân tích kết quả tiêu thụ không chính xác. Hơn nữa công ty cũng không thể biết chính xác chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ như thế nào để có biện pháp kiểm soát và giảm thiểu.
* Về sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu
Công ty không mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu, giá vốn cho từng loại hàng hoá. Chính vì thế không thể xác định kết quả tiêu thụ của từng loại hàng. Do vậy công ty không thể biết được mặt hàng nào kinh doanh có lãi, mặt hàng nào chưa tốt để có thể đưa ra chiến lược kinh doanh hay biện pháp khắc phục cho từng mặt hàng.
Hơn nữa công ty cũng không lập sổ chi tiết bán hàng, bảng tổng hợp chi tiết hàng bán. Điều này khiến cho công việc theo dõi tình hình bán hàng gặp nhiều khó khăn.
* Về phương pháp xác định kết quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu:
Khi xác định kết quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu, công ty đã không xét đến doanh thu, chi phí tài chính. Điều này sẽ làm cho kết quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu sẽ không được phản ánh chính xác, đặc biệt khi mà hoạt động nhập khẩu chịu ảnh hưởng rất lớn của tỷ giá ngoại tệ nên doanh thu, chi phi hoạt động nhập khẩu không phải là một khoản nhỏ. Trong nhiều giai đoạn khi mà tình hình tỷ giá ngoại tệ biến thiên liên tục, doanh thu, chi phí tài chính là rất lớn. Việc không phản ánh doanh thu, chi phí tài chính vào
kết quả kinh doanh hàng nhập khẩu sẽ làm sai lệch kết quả, ảnh hưởng đến quyết định và chiến lược của ban lãnh đạo.