Trong quá trình tiêu thụ thành phẩm của công ty có một khâu hết sức quan trọng là công tác quản lý nợ phải thu. Chính sách thanh toán với khách hàng cũng là một trong những biện pháp để thúc đẩy quá trình tiêu thụ thành phẩm tại công ty. Hiện nay công ty đã áp dụng chính sách bán chịu cho các khách hàng truyền thống, còn đối với các khách hàng không thường xuyên, công ty có yêu cầu ứng trước tiền hàng từ 20-30% tổng giá trị thanh toán của số hàng bán. Bên cạnh đó, với các đối tác phát sinh cả giao dịch bán hàng và mua hàng với công ty thì phương thức thanh toán chủ yếu là bù trừ tiền hàng. Hiện nay công ty chưa có các chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng để thúc đẩy quá trình thanh toán với khách hàng, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn
Đến cuối năm, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết các khoản phải thu của từng khách hàng, lập các biên bản đối chiếu công nợ, định kỳ nếu các khách hàng không thanh toán đủ, công ty sẽ tiếp tục gửi thư báo Nợ đến để thúc đẩy quá trình thanh toán. Hiện nay do chưa có chính sách phạt với các khoản thanh toán quá hạn so với hợp đồng kinh tế nên vốn của công ty bị chiếm dụng khá nhiều.
Để quản lý Nợ phải thu liên quan đên hoạt động tiêu thụ thành phẩm, công ty dử dụng TK 131- Phải thu của khách hàng, TK này được chi tiết theo đối tượng khách hàng như sau:
TK 1311: Phải thu của khách hàng khăn TK 1312: Phải thu của khách hàng phế liệu TK 1313: Phải thu của khách hàng gia công TK 1314: Phải thu dài hạn của khách hàng TK 1315: Phải thu của khách hàng khác
Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm, kế toán tiến hành cập nhật chứng từ hóa đơn bán hàng vào phần mềm kế toán,dù khách hàng thanh toán ngay hay trả chậm kế toán cũng dùng TK 131 làm trung gian để theo dõi quá trình thanh toán. Việc làm này tránh trùng lặp khi kế toán cập nhật các chứng từ có liên quan khác như: Phiếu thu (biểu số 2.9) Giấy báo Có của Ngân hàng. Lúc này máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng (biểu số 2.10). Cuối kỳ, chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào Bảng kê số 11(xem biểu Số 2.11), Nhật ký chứng từ số 8 (xem biểu số 2.3 – trang 69 ) làm cơ sở để máy tính tiếp tục cho số liệu trên Sổ Cái TK 131 (xem biểu số 2.12)
Cụ thể, khi công ty tiến hành xuất bán cho Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội lô hàng xuất khẩu vào ngày 3 tháng 12 theo hoá đơn GTGT số 010404 theo hình thức trả chậm với tổng số tiền thanh toán là 1.841.470.818 VNĐ kế toán tiến hành cập nhật hoá đơn này vào phần mềm kế toán. Đến ngày 20 tháng 12 năm 2008 Tổng công ty tiến hành thanh toán tiền hàng cho công ty bằng tiền mặt với số phiếu thu 4 (biểu số 2.9) số tiền là 125.889.000, kế toán lại tiến hành cập nhật chứng từ này vào phần mềm kế toán
Biểu số 2.9: Phiếu thu
Đơn vị: Công ty cổ phần dệt Hà Đông Mẫu số 02-TT
Điạ chỉ: Cầu Am-Hà Đông-Hà Nội Ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
PHIẾU THU Quyển số : 04
Ngày 20 tháng 12 năm 2008 Số: 42 Nợ: 111 Có: 131
Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Chính
Địa chỉ: Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội
Lý do thu: Thu tiền bán hàng theo hóa đơn GTGT số 010404
Số tiền: 125.889.000 đồng….. Viết bằng chữ: Một trăm hai mươi năm triệu, tám trăm tám mươi chín nghìn đồng chẵn…….
Kèm theo: hóa đơn GTGT………..chứng từ gốc…
Ngày 20 tháng 12 năm 2008
Giám đốc KT.trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
Biểu số 2.10 : Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT HÀ ĐÔNG
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG
TK: 1311- Phải thu của khách hàng- khăn (VNĐ) Đối tượng: Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội
Từ ngày 01/10/08 đến 31/12/08 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu ThángNgày Nợ Có Nợ Có - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ 398.778.987 … … … … … … … … …
03/12/08 HĐ010404 03/12/08 Phải thu của Tổng công ty 5111 33311
1.674.064.380 167.406.438 10/12/08 HĐ010407 10/12/08 Phải thu của Tổng công ty 333115111 98.557.9609.855.796
20/12/08 PT42 20/12/08 Thu tiền hàng Tổng công ty 1111 125.889.000
22/12/08 GBC 25 22/12/08 Tổng công ty thanh toán tiền hàng 1121 800.000.000 27/12/08 PT 50 27/12/08 Tổng công ty thanh toán tiền hàng 1121 78.650.000
- Cộng số phát sinh
- Số dư cuối kỳ 2.556.980.560 2.186.970.001 768.789.546
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Biểu số 2.11: Bảng kê số 11
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT HÀ ĐÔNG
BẢNG KÊ SỐ 11
PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG (TK 131)
Quý IV năm 2008
Đơn vị tính: VNĐ S
T
Tên người mua SD đầu kỳ Ghi Nợ TK 131,Có Các TK Ghi Nợ các TK,Có TK 131 SD cuối kỳ
Nợ Có 511 33311 Cộng Nợ
TK 131 111 112
Cộng Có
TK 131 Nợ Có
1 Tổng công ty 398.778.987 2.333.618.691 233.336.869 2.556.980.560 360.780.345 1.826.189.656 2.186.970.001 768.789.546
2 C.ty CP Hoàng Thị Loan 0 688.880.890 68.888.089 757.768.979 57.889.556 856.739.887
3 Cty thời trang 60.485.665 215.896.354 21.589.635 237.485.989 111.880.141 120.700.000 232.580.141 65.391.513
Cty CP TM Hải
Phòng 35.000.000 64.005.931 6.400.539 70.406.524 5.406.524 100.000.000 0
4 Cty TNHH SX và TM Tuấn Linh 20.156.958 67.543.333 6.754.333 74.297.666 32.767.333 50.000.000 82.767.333 11.687.291
5 may Hoàng AnhCty TNHH dệt 101.320.452 101.320.452 101.320.452 0
6 Công ty sợi dệt Vĩnh Phúc 57.985.471 68.899.934 6.889.993 75.789.927 150.000.000 150.000.000 16.224.602
… … … … … … … … … … … …
25 Cty cổ phần dệt Nam Định 245.967.265 175.341.910 17.534.191 192.876.101 330.261.522 108.581.844
Tổng cộng 976.464.651 29.293.274.910 2929.327.491 32222.260.241 960.845.887 30.121.633.670 31.082.479.567 2.116.245.335
Ngày31 tháng 12 năm2008
Biểu số 2.12: Sổ Cái TK 131
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT HÀ ĐÔNG
SỔ CÁI TK 131
Năm 2008 (Trích quý IV)
Số dư đầu năm
Nợ Có 976.464.651 Đơn vị tính: VNĐ Có Các TK, đối ứng với Nợ với TK
Quý I Quý II Quý
III Quý IV Cả năm
TK511 29.293.274.910 156.802.398.724 TK33311 2929.327.491 15.680.239.872 Cộng số PS Nợ 32222.260.241 172.482.638.596 Cộng số PS Có 31.082.479.567 170.366.393.261 Số dư cuối kỳ Nợ 2.116.245.335 2.116.245.335 Có Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
