II. Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mộc của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt
3. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩucủa Tổng côngty
3.3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu * Thu gom hàng xuất khẩu
* Thu gom hàng xuất khẩu
Công việc thu gom chuẩn bị hàng xuất khẩu là một công việc quan trọng ảnh hởng chủ yếu đến chi phí thực hiện hợp đồng. Đối tợng hàng xuất khẩu của Tổng công ty bao gồm tự gia công chế biến và hàng thu mua từ nhiều nguồn khác trong nớc.
Đối với hàng tự gia công chế biến các công đoạn của giai đoạn này rất quan trọng , nó đóng vai trò quyết định sự thành công hay thất bại của lô hàng xuất khẩu, cụ thể đợc thực hiện theo các bớc sau:
Bớc I : Khâu lựa chọn nguyên liệu:
Đây là khâu quan trọng trong chế biến gỗ yêu cầu ngời công nhân kỹ thuật phải có đầy đủ kiến thức về quy cách và chất lợng sản phẩm từ đó có sự lựa chọn nguyên liệu thích hợp để có sự sử dụng nguyên liệu một cách tốt nhất và tiết kiệm nhất. Do vậy ở khâu này cần phải bố trí đội ngũ công nhân kỹ thuật có tay nghề cao.
Theo chỉ tiêu chung thì để sản xuất đợc 1 m3 thành phẩm xuất khẩu phải tiêu tốn từ 2,5 m3 đến 3m3 gỗ nguyên liệu. Thực tế chỉ ra rằng nếu có trong tay đội ngũ công nhân kỹ thuật tốt ngay từ khâu lựa chọn nguyên liệu để xẻ pha thì mức tiêu hao nguyên liệu cao nhất chỉ là 2,6m3 trên 1m3 gỗ sản phẩm xuất khẩu.
Bớc II : Khâu sơ chế sản phẩm
Khâu này tức là dùng ca vòng hay ca xẻ xẻ cây gỗ ra thành hộp có bề rộng đã đợc xác định tơng ứng với bề mặt của sản phẩm xuất khẩu. Sau đó dùng các máy ca xẻ thành các phôi định hình theo bề dày thích hợp tạo thành một phôi hoàn chỉnh.
Đây là một khâu mà nếu không có các thiết bị kỹ thuật hiện đại cho công tác xẻ gỗ để thành một khối hoàn chỉnh thì dần đến tình trạng là nguyên liệu gỗ bị hao tốn đi rất nhiều gây lãng phí nguyên liệu. Và nếu có sử dụng máy móc cũ thì tất nhiên các đờng xẻ sẽ không đợc chính xác tạo ra dung sai lớn điều này gây khó khăn cho công tác gia công tiếp theo.
Bớc III : Khâu phơi sâý ngâm tẩm
Đây là khâu quyết định đến chất lợng sản phẩm sản xuất ra bởi vì gỗ Việt Nam thờng có độ ẩm tơng đối cao, do vậy hàng xuất khẩu sang các nớc có điều kiện khí hậu khác nhau thì thờng hay bị mốc, cong, vênh và bị mọt do vậy các phôi sau khi đã dợc sấy khô ở lò sấy thì buộc phải ngâm tẩm thuốc chống mốc sau đó lại đợc phơi sấy để độ ẩm tối đa không quá 18% trong gỗ thì mới có
thể đảm bảo cho sản phẩm không bị biến mầu. Do vậy trong khâu này muốn xuất đợc hàng xuất khẩu thì cần phải có các máy móc thiết bị ngâm tẩm, phơi sấy để đảm bảo sản phẩm gỗ đầy đủ điều kiện xuất khẩu đợc ra thị trờng quốc tế.
Bớc IV : Định hình sản phẩm cụ thể
Tại khâu này ngời thợ dùng ca định hình chiều dài của sản phẩm theo quy cách đã quy định. Định hình sản phẩm yêu cầu ngời công nhân đứng máy phải tính toán cụ thể từng thanh nguyên kiệu xem nên cắt ở điểm nào thì có thể loại bỏ những khuyết tật của gỗ nh lỗ mọt, mắt chết, số mắt trên một thanh sản phẩm. Còn nếu công nhân mà không có tay nghề cao đạt tiêu chuẩn quy định thì sản phẩm do công nhân đó sản xuất ra dễ bị loại bỏ hay chỉ tiêu chất lợng loại B làm cho giá trị bán giảm 30 - 50 % so với giá đã ký kết trong hợp đồng. Khâu định hình sản phẩm cũng là công đoạn quyết định đến tỷ lệ hao phí nguyên liệu khi chế biến .
Bớc V : Bào nhẵn sản phẩm
Khâu bào nhẵn sản phẩm là đa một phôi hoàn chỉnh vào bào thẩm để tạo ra một mặt phẳng chuẩn làm cho sản phẩm thẳng không bị cong lợn. Sau đó đa sản phẩm đã dợc tạo mặt phẳng chuẩn qua máy bào bốn mặt tạo gờ rãnh ở hai cạnh của sản phẩm . Khi tiến hành làm cần phải đợc trang bị máy móc hiện đại đảm bảo đúng với quy định trong hợp đồng.
Đối với hàng Tổng công ty thu mua thì căn cứ vào mẫu mã hàng đựơc quy định trong các đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng ký kết với khách hàng nớc ngoài. Tổng công ty sẽ tiến hành đặt hàng với các cơ sở sản xuất trong nớc- đơn vị có quan hệ mật thiết.
Việc mua hàng đợc giao cho phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện nhng vẫn phải đợc sự đồng ý của Tổng giám đốc . Do phải thu gom hàng từ nhiều cơ sở sản xuất khác nhau nên việc đảm bảo giao hàng đúng tiến độ và đúng chất lợng là rất khó. Mà việc đa cán bộ chuyên môn xuống tận địa bàn trực tiếp giám sát, kiểm tra quá trình sản xuất là việc Tổng công ty không thể thờng xuyên thực hiện mà chỉ có thể dựa vào sự tin tởng đối với các cơ sở sản xuất mà thực chất là dựa vào sự ràng buộc trách nhiệm đợc quy định trong hợp
đồng nội bộ. Điều này cũng đã làm ảnh hởng không nhỏ đến hiệu quả thực hiện hợp đồng cụ thể là nó đã làm cho khâu giao hàng trong một số hợp đồng của Tổng công ty bị chậm lại, làm giảm uy tín của Tổng công ty.
*Bao bì đóng gói và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu
Sau khi hàng sản xuất xong Tổng công ty hớng dẫn nhà sản xuất đóng gói và bao bì, kẻ ký mã hiệu cho phù hợp với các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng. Thông thờng với các loại hàng khác thì bao bì sẽ cũng đòi hỏi cao nhng đối với loại hàng này sau khi đã phải phân loại sản phẩm theo từng quy cách thì sẽ đóng gói thành từng khối một sau đó đóng thành Container hay đóng kiện để vận chuyển bằng tàu biển. Phân loại sản phẩm là khâu quan trọng ảnh hởng đến chất lợng hàng hoá xuất khẩu.
Cùng hỗ trợ việc đảm bảo an toàn cho quá trình vận chuyển hàng hoá còn có những ký mã hiệu bên ngoài bao bì. Các ký mã hiệu đợc kẻ đều dựa vào mẫu quy định trong hợp đồng xuất khẩu nên việc thực hiện khá đơn giản. Thông thờng trên mỗi bao bì có ghi : tên hàng, số đơn vị, tên địa chỉ ngời xuất, ngời nhận, trọng lợng .…
Ví dụ : trong hợp đồng với SCANCOM HONG KONG LTD thì hàng hoá đợc giao phải đợc đóng gói trong thùng các tông ( 05 lớp ) có chất lợng tốt, phải có dây đai nhựa buộc xung quanh thùng các tông theo đúng yêu cầu của SCANCOM. Các thùng các tông phải đợc dán băng keo kín các phần mép cho phù hợp nhng không dán chồng và che khuất những phần có chữ hoặc các nhãn khác trên thùng. Còn việc ký mã hiệu trên thùng các tông phải hoàn toàn theo đúng nh thông báo đã gửi cho Tổng công ty ngày 20/7/2003. Tổng công ty khi giao hàng phải có gắn mác đồng và thẻ treo do SCANCOM HONG KONG cung cấp.
Hiện nay phần lớn hàng hoá của Tổng công ty khi xuất khẩu ký mã hiệu lại phải phụ thuộc theo đúng yêu cầu của bên mua. Song điều này ảnh hởng rất lớn đến hình ảnh, thơng hiệu của Tổng công ty.