II. Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mộc của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt
3. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩucủa Tổng công ty
3.9 Làm thủ tục thanh toán
Việc thanh toán của đối tác nhập khẩu là khâu ấn định kết quả cuối cùng trong cả quá trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá. Số tiền thanh toán căn cứ vào trị gía hàng xuất khẩu và thời hạn thanh toán đã dợc quy định trong hợp đồng. Có rất nhiều phơng thức thanh toán nhng hai hình thức thanh toán chủ yếu mà Tổng công ty thờng sử dụng là thanh toán bằng điện chuyển tiền ( TT ) hoặc th tín dụng ( L/C ). Đối với hợp đồng không quá lớn và khách hàng quen thuộc thì Tổng công ty lựa chọn phơng thức điện chuyển tiền ( TT ) cho đơn giản. Với phơng thức này khách hàng sẽ trả trớc một phần cho tới khi nhận đợc bộ chứng từ gửi hàng qua đờng bu điện hoặc nhận hàng hoá, khách hàng sẽ thanh toán nốt phần còn lại. Tuy nhiên vì rủi ro trong khâu thanh toán này là có thể không thu tiền đợc hoặc thâm chí phát sinh lỗ.
Từ đó Tổng công ty thờng thực hiện phơng thức tín dụng chứng từ, đặc biệt đối với khách hàng đầu tiên hoặc cha tin cậy. Để đảm bảo quyền lợi, Tổng công ty thờng sử dụng thanh toán bằng L/C không huỷ ngang. Tổng công ty th- ờng yêu cầu bên nhập khẩu làm thủ tục mở L/C trớc thơì hạn giao hàng từ 40 đến 50 ngày. Và khi đã sử dụng phơng thức này, ngay sau khi giao hàng phòng xuất nhập khẩu nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán trình ngân hàng để đòi tiền. Mỗi bộ chứng từ sẽ phụ thuộc vào mỗi thủ tục thanh toán đợc quy định trong L/C. Thông thờng cán bộ nghiệp vụ phải cung cấp những chứng từ sau:
- Hoá đơn thơng mại : là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán, yêu cầu ngời mua trả số tiền hàng đã đợc ghi trong hoá đơn.
- Vận đơn đờng biển : đây là chứng từ rất quan trọng thể hiện Tổng công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giao hàng và để giúp cho ngời nhập khẩu có thể nhận đợc hàng. Vận đơn của Tổng công ty luôn phải là vận đơn hoàn hảo. Trong vận đơn luôn phải ghi rõ : tên hàng, đăng ký mã hiệu, số lợng, trọng lơng, giá cả, tổng giá trị, tình hình xếp hàng và đặc biệt phải có sự ký nhận của thuyền trởng xác định đó là vận đơn hoàn hảo.
- Giấy chứng nhận phẩm chất : là chứng từ xác định chất lợng của hàng hoá thực giao của Tổng công ty và chứng minh phẩm chất hàng hoá phù hợp với các điều khoản ký kết trong hợp đồng.
- Phiếu gói hàng : là một loại giấy tờ ghi lại bao bì đã dùng để gói hàng hóa xuất khẩu. Hiện nay thông thờng bao bì dùng gói hàng hoá xuất khẩu của Tổng công ty là theo yêu cầu của bên nhập khẩu.
- Giấy nhứng nhận xuất xứ : là chứng từ do phòng Thơng Mại và công nghiệp cấp cho Tổng công ty xác nhận nơi sản xuất . Do đó mà C/O rất cần thiết cho cơ quan hải quan vận dụng để tính thuế. Tổng công ty thờng sử dụng mẫu Form A .
Nội dung của chứng từ C/O mẫu Form A bao gồm: tên và địa chỉ của ngời nhập khẩu và xuất khẩu; tên hàng; số lợng; ký mã hiệu; xác nhận của phòng Thơng Mại và công nghiệp.
Ví dụ : trong điều khoản thanh toán của hợp đồng với SCANCOM HONGKONG thì bộ chứng từ thanh toán bao gồm :
- Trọn bộ vận đơn hoàn hảo ( 03 bản gốc )
- Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu A ( 01 bản gốc ) - Hoá đơn Thơng Mại ( 03 bản gốc )
- Phiếu đóng gói ( 03 bản gốc )
- Giấy chứng nhận kiểm tra chất lợng của SCANCOM( 01 bản gốc ) - Giấy chứng nhận khử trùng theo yêu cầu của SCANCOM ( 01 bản gốc )
Các chứng từ thanh toán luôn là vấn đề quan trọng bởi các yêu cầu thanh toán chỉ có giá trị khi có đầy đủ các chứng từ quy định. Biết đợc điều đó, trong quá trình lập và thu thập các chứng từ, Tổng công ty luôn kiểm tra kỹ l- ỡng đảm bảo bộ chứng từ hoàn toàn chính xác và phù hợp với L/C hoặc quy định của hợp đồng cả về nội dung lẫn hình thức. Do đó trong những năm qua Tổng công ty không một lần nào bị ngân hàng từ chối thanh toán . Việc thực hiện tốt khâu thanh toán giúp Tổng công ty tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tăng chu kỳ kinh doanh. Song diều mà Tổng công ty băn khoan là khi có những hợp đồng giá trị lại không lớn nếu Tổng công ty sử dụng thanh toán bằng TT và L/C thì sẽ mất nhiều thời gian và chi phí. Do đó Tổng công ty đang và đã có ph- ơng pháp để giải quyết vấn đề băn khoăn đó.