- Công tác cân đối năng lực sản xuất trong mỗi đơn vị SXKD là để xem xét được tính khả thi của hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty.
3. Đánh giá công tác lập kế hoạch của công ty cổ phần Formach.
Chuẩn bị Nhân lực Mặt bằng và thiết bị Vật tư Hợp đồng mua vật tư Kiểm tra Nhập kho Kiểm tra và xuất xưởng Sản xuất và kiểm tra
3.1. Ưu điểm.
- Là một công ty có bề dày kinh nghiệm hơn 40 năm, sau quá trình cổ phần hoá, công tác tổ chức và quản lý đã đi vào quỹ đạo, hoạt động hiệu quả, các công tác chuyên môn cũng không ngừng được nâng cao và từng bước hoàn thiện hơn, trong đó có công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kế hoạch được lập chung cho toàn công ty và lập riêng cho từng xí nghiệp, điều này sẽ giúp cho việc xây dựng các phương án kế hoạch cũng như quá trình kiểm tra giám sát hay đánh giá được cụ thể, chính xác hơn, từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Hoạt động lập kế hoạch được tiến hàng theo chiều dọc: Phòng kế hoạch thị trường xây dựng kế hoạch có sự đóng góp, chỉnh sửa của ban giám đốc, đảm bảo cho bản kế hoạch bám sát định hướng phát triển, các mục tiêu, nhiệm vụ mà công ty đã đặt ra trong chiến lược phát triển dài hạn và theo chiều ngang: Phòng kế hoạch thị trường phối hợp với các phòng ban khác trong công ty như phòng kế toán tài chính, phòng tổ chức hành chính…xây dựng nên một bản kế hoạch sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh cho công ty, qua đó phát huy được tính thống nhất, sáng tạo và đoàn kết cao độ trong toàn thể đội ngũ cán bộ viên chức của công ty. Đây chính là thành công bước đầu của một bản kế hoạch.
- Các căn cứ khi xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh đều được cân nhắc và lựa chọn hợp lý, bám sát vào tình hình thực tế trên thị trường trong và ngoài nước do đó đảm bảo tình thực tế. Công ty không chỉ xây dựng kế hoạch chung cho toàn bộ công ty mà còn có kế hoạch cho các xí nghiệp nhỏ, do đó nâng cao hiệu quả thực hiện kế hoạch, nhất là tạo sự dễ dàng và thuận tiện khi tiến hành kiểm tra, giám sát và đánh giá trong giai đoạn sau khi thực hiện kế hoạch. Đồng thời công ty luôn theo dõi và có những báo cáo chi tiết, cụ thể tình hình thực hiện kế hoạch theo tháng, quý… để kịp thời phát hiện sai sót, đặc biệt là đôn đốc việc thi công các công trình nằm trong hợp đồng đã ký kết, kịp thời đưa ra giải pháp khắc phục để đảm bảo tiến độ bàn giao và nghiệm thu công trình đúng thời gian và chất lượng.
- Khi kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đi vào thực hiện, các hoạt động như giải ngân vốn, cung ứng vật tư, nhân lực… cũng được tiến hành khá đồng bộ theo một quy trình đã đặt ra.
- Hệ thống thông tin và công nghệ internet đã được chú trọng đầu tư và tạo hiệu quả trong công tác thiết lập xây dựng, thực hiện cũng như kiểm tra đánh giá kế hoạch. Rút ngắn thời gian xây dựng kế hoạch và nhanh chóng tìm ra những điểm thiếu sót trong quy trình thực hiện đồng thời tránh thất thoát lãng phí các nguồn sản xuất do có sự kiểm soát chặt chẽ và chính xác của hệ thống thông tin.
3.2. Nhược điểm.
Đi cùng với những mặt tích cực trong công tác lập kế hoạch của công ty vẫn tồn tại những hạn chế nhất định như:
- Trong quá trình thực hiện kế hoạch, nhiều chỉ tiêu đã được đề ra trước đó không hoàn thành nhưng chưa đưa ra được những nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả. - Chưa thực sự chú trọng đầu tư tới việc xây dựng một bản kế hoạch hoàn thiện nên có nhiều lỗ hổng trong quy trình thực hiện kế hoạch, dẫn đến những bước thực hiện còn qua loa đại khái và kém hiệu quả.
- Công tác xây dựng kế hoạch mạng nặng tính kinh nghiệm, hoạt động nghiên cứu thị trường và dự báo còn yếu kém, thiếu hệ thống và bài bản. Do vậy các thông tin được sử dụng để xây dựng kế hoạch phần lớn là thông tin nội bộ, thông tin trong quá khứ còn thông tin bên ngoài và thông tin dự báo còn thiếu làm giảm hiệu quả cũng như tính linh hoạt của việc xây dựng và thực hiện kế hoạch, đặc biệt là khi có những sự thay đổi bất định của thị trường. Tính chủ động trong công việc năm bắt thị trường, thông tin về thị trường, về giá cả, diến biến chất lượng, cạnh tranh, điều tra thẩm định từ đó báo cáo và đề xuất với lãnh đạo còn chậm ở cấp nhân viên và cấp phòng, thậm chí đi sau các thông tin mà lãnh đạo có được.
- Phương pháp áp dụng trong xây dựng kế hoạch mới chỉ dừng lại ở phương pháp cân đối, chưa có sự cập nhật và sáng tạo trong việc áp dụng các phương pháp mới, hiện đại. Các chỉ tiêu kế hoạch đặt ra rất ít chỉ tiêu lồng ghép cả định tính và định lượng mà mới chỉ tập trung vào các chỉ tiêu định tính hoặc định lượng nên khi đánh giá hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh thiếu tính toàn diện và mang nặng tính cục bộ. - Quy trình xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty tuy đã có sự chia nhỏ thành các kế hoạch tác nghiệp và kế hoạch ở cấp các xí nghiệp nhỏ nhưng chưa thực sự đi sâu, sơ sài và không được đầu tư. Theo đó, công tác theo dõi kiểm tra, đánh giá trước, trong và sau quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn vướng mắc, mất nhiều thời gian.
- Lập kế hoạch sản xuất là cụ thể hoá kế hoạch Marketing nhưng công ty lại không có một kế hoạch marketing hoàn hảo, cụ thể mà mới chỉ có đội ngũ nghiên cứu thị trường đồng thời cũng là cán bộ làm công tác xây dựng kế hoạch sản xuất. Chính sự chồng chéo trong chuyên môn của các cán bộ nhân viên trong công ty dẫn tới việc xây dựng kế hoạch có nhiều lỗ hổng. Trong khi đó, hoạt động sản xuất của công ty dựa phần lớn vào các đơn hàng và việc xem nhẹ kế hoạch Marketing là một hạn chế lớn trong quy trình bộ máy tổ chức của công ty nói chung và gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh nói riêng. Bên cạnh đó, kế hoạch sản xuất thường đi kèm với kế hoạch dự trữ, kế hoạch nghiên cứu và phát triển sản phẩm nhưng các kế hoạch này cũng không được đề cập nhiều trong quá trình xây dựng kế hoạch và cũng không có cán bộ chuyên trách nào được đảm nhiệm riêng trong việc lập các kế hoạch này.
3.3. Nguyên nhân.
- Công ty được thành lập từ những năm 60, trải qua hơn 20 năm hoạt động và phát triển trong cơ chế kinh tế kế hoạch hoá tập trung bao cấp, mặc dù đã có những thay
đổi cho phù hợp với nền kinh tế thị trường đang ngày càng phát triển nhưng công ty cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc thích ứng với môi trường mới này đặc biệt là sau quá trình cổ phần hóa. Công tác lập kế hoạch bị xem nhẹ, không có sự đầu tư và mang nặng tính kinh nghiệm, thiếu sự linh hoạt do ảnh hưởng từ cơ chế cũ.
- Mặc dù nhận thức rõ hiệu quả của việc áp dụng hệ thống thông tin, internet vào công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch nhưng do thiếu nguồn vốn đầu tư và cán bộ chuyên môn nên hiệu quả từ việc áp dụng hệ thống thông tin không cao, thậm chí trang Web chính thức của công ty cũng chưa được chú trọng quan tâm, sơ sài, thiếu thông tin gây khó khăn cho người xem và không tạo được hấp dẫn đối với nhà đầu tư cũng như khách hàng muốn tìm hiểu sâu.
- Kế hoạch được lập chung cho toàn công ty và có sự điều chỉnh từ ban giám đốc và ý kiến chỉnh sửa, góp ý từ các phòng ban khác nhưng khi đi vào thực hiện kế hoạch thì sự phối hợp này thiếu tính linh hoạt và nhịp nhàng. Một vài thủ tục hành chính rườm rà do ảnh hưởng của cung cách làm việc từ giai đoạn trước, các chỉ tiêu đặt ra không sát thực, quá cao hoặc quá thấp do hạn chế của công tác nghiên cứu, dự báo thị trường và từ các đối tác làm ăn cũng làm giảm hiệu quả công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Nguồn vốn hoạt động của công ty hạn hẹp, dựa khá nhiều vào các nguồn vay từ ngân hàng, các nguồn phải thu kéo dài, vòng quay vốn chậm khiến việc giải ngân vốn của công ty cho sản xuất kinh doanh hay thực hiện đầu tư không được chủ động. - Đội ngũ cán bộ làm công tác xây dựng kế hoạch cũng như cán bộ có trình độ chuyên môn cao không nhiều. Công tác đào tạo, cắt cử nhân viên đi học để nâng cao trình độ chưa được chú trọng đầu tư thoả đáng. Công tác quản lý đôi khi còn lỏng lẻo, xử lý sai sót chưa nghiêm, tính chủ động trong công việc chưa cao, chưa thực sự tìm tòi, suy nghĩ tìm ra giải pháp tối đa cho công việc của mình, kể cả ở nhân viên và cán
bộ cấp phòng, cấp phân xưởng, giải quyết công việc thụ động theo chỉ định, yêu cầu của lãnh đạo do đó chất lượng công việc chưa đạt yêu cầu.
CHƯƠNG III
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FORMACH KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FORMACH