II, Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm của Công ty liên doanh mút xốp Việt Nhật.
1, Tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán.
a,Về tổ chức bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán của Công ty có 4 ngời, do ít nhân viên nên trởng phòng, phó phòng phải kiêm nhiệm khá nhiều so với mức trung bình ở một Công ty có qui mô và tính chất kinh doanh tơng tự nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán dê việc phạm. Đặc điểm này gây một sức ép lớn đối với công tác kế toán của Công ty .
Mặt khác, để đảm bảo tính khách quan, kiểm soát đợc hóa đơn, tránh đợc sự sai sót, nhầm lẫn Công ty nên tuyển thêm ít nhất một nhân viên để đáp ứng nhu cầu của công tác kế toán . Lúc đó thì :
* Trởng phòng kế toán : chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính, kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công ty theo chế độ hiện hành.
* Phó phòng 1 : làm nhiệm vụ kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính theo định kỳ, đồng thời phải đảm trách công việc kế toán phân phối kết quả, kế toán thơng mại, ..đồng thời phụ trách kiểm toán.
* Phó phòng 2 : làm nhiệm vụ lt lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán tiêu thụ, sổ theo dõi các khoản thanh toán đối với khách hàng, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành .
* Nhân viên kế toán 1 : làm công việc một thủ quỹ kiêm kế toán và các nghiệp vụ tạm ứng, công nợ phải thu, phải trả. Ghi chép vào sổ sách các phần hành kế toán đợc phân công.
* Nhân viên kế toán 2 : kế toán vật t, thanh toán với ngời bán, kế toán tài sản cố định và các nguồn vốn đầu t xây dựng
Sơ đồ hoàn thiện công tác kế toán theo hớng hoàn thiện.
b, Về tổ chức sổ kế toán .
Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sau: • Nhật ký chung • Nhật ký- chứng từ • Chứng từ ghi sổ • Nhật ký - sổ cái Kế toán trởng: Tổ chức, điều hành công tác kế toán của
Công ty
Phó phòng kiêm kế toán kinh tế, lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ, giá thành
tiêu thụ, thanh toán với ngời mua
Phó phòng kế toán kiêm kế toán thơng mại, TGNH, tổng hợp xác định kết quả, phân phối
kiểm toán
Kế toán viên phụ trách : Nguyên vật
liệu, tài sản cố định,thanh táon với ng-
ời bán, các nguồn vốn.
Kế toán viên phụ trách: công nợ, qũy,phải thu, phải trả,tạmứng, kê khai
Qua nghiên cứu thực tế tại Công ty hiện nay. Công ty nên sử dụng hinh thức sổ kế toán nhật ký chung bởi vì : Công ty đã bắt đầu trang bị bộ máy vi tính cho phòng kế toán, nên việc kế toán đã đợc ghi chép trên các phần mềm, mà hệ thống sổ sách của các phần mềm này hoàn toàn không giống nh chế độ quy định.
Ví dụ : Khi Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ thì các sổ cái đợc lập có tính chất tổng hợp chỉ ghi số liệu tổng cộng chứ không đề cập theo giá trị, trong khi phần mềm kế toán của Công ty lại cho phép lập sổ cái theo mẫu của hình thức nhật ký chung. Do đó kế toán Công ty vẫn phải làm một só việc bằng tay.
Trong khi đó hình thức nhật ký chung là hình thức sổ đợc áp dụng nhiều nhất hiện nay trên Thế giới, dễ sử dụng, có tính u việt, phù hợp với việc làm kế toán trên máy tính, đặc biệt là phù hợp với hạch toán nghiệp vụ bán hàng thông qua nhật ký đặc biệt nh nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký bán hàng .
2, Doanh thu bán hàng nội bộ.
Trong điều kiện thị trờng có cạnh tranh gay gắt, Công ty thực hiện các hoạt động thông tin quản cáo, các hội nghị với khách hàng, tiếp thị, khuyến mại..
Chơng trình này hoàn toàn phù hợp với yêu cầu phát triển, khuyến khích làm ăn tăng số lợng tiêu thụ. Tuy nhiên khi hạch toán và xuất thành phẩm để phục vụ mục đính trên, kế toán ghi nhận doanh thu vào 511. Điều này phản ánh không đúng thực chất nghiệp vụ là xuất bảng để phục vụ hoạt động nội bộ của Công ty, đồng thời gây khó khăn cho công tác kế toán theo dõi kết quả của công tác khuyến thị cũng nh kết quả quá trình tiêu thụ . Do đó, kế toán cần theo dõi phần doanh thu này trên TK 512( doanh thu bán hàng nội bộ ) nh chế độ quy định.
Phơng pháp xác định giá vốn hàng bán ( thành phẩm tiêu thụ ) : thực tế tại Công ty là theo phơng pháp bình quân cả ký dự trữ. Vì vậyh đến cuối tháng kế toán mới cập nhật đợc số liệu giá thành chuyển sang để tính giá trị thành phẩm xuất kho trong tháng. Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, đa dạng chủng loại sản phẩm, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên, doanh nghiệp nên sử dụng một loại giá thống nhất trong phạm vi Công ty để ghi chép đó là giá hạch toán.
Giá hạch toán có thể chọn là giá thành công xởng kế hoạch, có thể là giá thực tws của một kỳ nào đấy, chẳng hạn giá thành sản xuất cuối kỳ( năm qúy ) tớc.
Với phơng pháp này các nghiệp vụ xuất nhập đợc kế toán tiêu thụ ghi chép theo giá hạch toán. Cuối tháng, căn cứ vào bảng tính giá thực tế do kế toán chi phí giá thành chuyển sang kế toán tiêu thụ tính ra hệ số giá sau :
Trị giá thực tế thành phẩm tồn đk và nhập trong kỳ Trị giá hạch toán thành phẩm tồn đk và nhập trong kỳ Từ đó tính ra trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho trong kỳ Trị giá thực tế thành = trị giá hạch toán thành * hệ số
phẩm kho xuất trong kỳ phẩm xuất kho trong kỳ giá
nh vậy, trong hình thức nhật ký chứng từ đang áp dụng tại Công ty, tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm trên hai mặt hiện vật và giá trị sẽ đợc theo dõi trên “bảng kê số 8” .Bảng kê này phản ánh tình hình nhập xuất tồn thành phẩm theo số lợng, giá hạch toán, giá thực tế.
Bảng kê này đợc mở theo nhóm sản phẩm .Việc lập bảng kê cho sản phẩm theo mẫu sau:
* Về nhập kho : hàng ngày khi nhận đợc phiếu nhập kho do thủ kho gửi lên, kế toán ghi vào dòng tơng ứng sột số lợng đã nhập và ghi theo giá hạch toán phần cghi nợ TK 155, ghi có TK liên quan.
* Về xuất kho : kế toán căn cứ vào hóa đơn VAT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để ghi vào cột số lợng xuất kho và ghi theo giá hạch toán phần ghi có TK 155, ghi nợ TK liên quan.
Cuối tháng căn cứ vào hệ số giá để tính giá thực tế thành phẩm xuất kho cho từng hóa đơn.
Để có hệ số giá thành sản phẩm làm căn cứ tính chuyển nh nói trên cần phải tiến hành lập “ bảng kê số 9-tính giá thành thực tế thành phẩm “ chi tiết cho từng loại sản phẩm .
Phơng pháp lập bảng kê số 9:
I. Số d đầu tháng : căn cứ vào số tồn cuối kỳ trớc của bảng kê số 9 hoặc bảng kê số 8
Hệ số = giá
II. Số phát sinh trong tháng: căn cứ vào dòng tổng cộng cột giá hạch toán giá thực tế phần ghi nợ TK 155 ở bảng kê số 8.
III. Cộng số d đầu tháng và nhập trong tháng =(I) + (II) IV. Hệ số giá = chỉ tiêu III cột giá thực tế bảng kê số 9
Chỉ tiêu III cột giá hạch toán trên bảng kê số 9
V. Xuất trong tháng : căn cứ vào dòng tổng cộng cột giá hạch toán phần ghi có TK 155 trên bảng kê số 8 để điền vào cột giá hạch toán . Cột giá thực tế =hệ số giá * trị giá hạch toán thành phẩm xuất
VI. Tồn cuối tháng =(III)-(V)
Số liệu tổng cộng cuối tháng của bảng kê số 8, 9 dùng để ghi vào nhật ký chứng từ 8. Mẫu bảng kê số 9 đợc lập nh sau: biểu số 24.
• Về sổ chi tiết TK 623
Tại đây, quá trình tiêu thụ thành phẩm đợc hạch toán trên các sổ tổng hợp và chi tiết . Tuy nhiên sổ chi tiết chỉ đợc lập cho doanh thu tiêu thụ, chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại mà cha có sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Để thuận lợi cho việc tổng hợp và k/c giá vốn hàng bán trong tháng số TK 632 sẽ đợc mở để ghi hàng ngày cho từng sản phẩm theo mẫu.
Biểu số 24: Sổ chi tiết TK 632 Đệm giờng đôi
Tháng 2 năm 2001
Chứng từ
Số hiệu Ngày tháng Diễn giải
TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Kho/các giá vốn hàng bán cuối tháng Cộng số phát sinh
Số liệu tổng hợp sổ chi tiết TK 632 đợc sử dụng vào sổ chi tiết TK 911 và nhật ký chứng từ số 8.