Hiện nay hầu hết các đơn vị đều sử dụng hình thức kế toán là Nhật Ký Chứng Từ nhng ở tổng công ty do có các nghiệp vụ phát sinh đơn giản và hầu hết là sử dụng trên máy nên bỏ qua khâu tập hợp trung gian là Nhật ký, Bảng kê, do đó tổng công ty sử dụng hình thức kế toán và Chứng Từ Ghi Sổ.
Khi sử dụng hình thức kế toán này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều đợc vào chơng trình trên máy tính từ chứng từ gốc. Chơng trình kế toán trên máy bao gồm hai hệ thống hạch toán, đó là: Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền vnđ và hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ.
- Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ thu chi tiền mặt thực hiện việc nhập số liệu và in ấn trên máy vi tính, đồng thời lu lại trên máy làm chứng từ gốc (chứng từ ghi sổ )
- Căn cứ vào các chứng từ đã thu, chi, thủ quỹ theo dõi vào sổ quỹ.
- Căn cứ vào sổ phụ các chứng từ liên quan từ ngân hàng, kế toán thanh toán nhập các chứng từ này vào chơng trình tính toán đồng thời ghi sổ chi tiết để theo dõi.
- Căn cứ vào quy định về quỹ lơng, kế toán trích quỹ lơng và tính toán mức bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế và kinh phí công đoàn. Dựa vào số liệu này, kế toán nhập chứng từ vào chơng trình kế toán.
- Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh các tài khoản đồng thời căn cứ vào quá trình thanh toán công nợ giữa các khách hàng, kế toán công nợ nhập các bút toán từ công nợ vào chơng trình kế toán và rút số d công nợ từ chơng trình kế toán theo dõi.
Trình tự hạch toán của hình thức Chứng Từ Ghi Sổ đợc khái quát trên sỏ đồ:
Chú thích:
: Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ) : :Ghi cuối tháng.
:Quan hệ đối chiếu .
- Cuối kỳ căn cứ vào mức trích khấu hao cả năm đợc bộ tài chính phê duyệt, kế toán tổng hợp chia cho từng kỳ kế toán và tính toán, phân bổ mức tính khấu hao cơ bản vào chơng trình kế toán, thực hiện việc in ấn, đối chiếu tổng hợp các tài khoản, so sánh số liệu với các sổ kế toán chi tiết.
- Đến kỳ báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính theo quy định (3) (8) sổ quỹ (bảng tổng hợp chứng từ gốc chứng từ gốc) sổ (thẻ) hạch toán chi tiết