II. Đánh giá của phụ trách bộ phận 1 Năng lực, chuyên môn
3. Phụ trách bộ phận đánh giá
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐANG THỰC HIỆN
CHỨC DANH CÁN BỘ PHÓ PHÒNG ĐÀO TẠO
1. Hỗ trợ lãnh đạo phụ trách phòng Đào tạo, điều hành triển khai chỉ đạo, tổ chức thực hiện các hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của phòng.
2. Tham mưu xây dựng kế hoạch về nguồn lực, vật lực cho hoạt động đào tạo, dạy nghề ngắn hạn, dài hạn.
3. Tổng hợp, theo dõi tham mưu cùng lãnh đạo phụ trách phòng Đào tạo nhận xét thực hiện nhiệm vụ của CB-NV trong phòng.
4. Xây dựng phương án đào tạo tiếng Việt, nấu ăn, cắt, tỉa, pha chế. Liên hệ, thương thảo với các đối tác, giảng viên liên quan đến các hoạt động của phòng Đào tạo. 5. Khai thác, xây dựng dự án đào tạo làng nghề gửi Cục Công nghiệp địa phương
phê duyệt. (Đã gửi 01 bản đề án dạy nghề tại tỉnh Hưng Yên chờ duyệt kinh phí làm thí điểm, rút kinh nghiệm cho năm sau).
6. Lên phương án phòng ốc, tính toán chi phí, tìm đối tác triển khai phòng ốc tại tầng 1 trong tháng 3 (Đầu tuần sau trình phương án với BGĐ).
7. Tổng hợp viết báo cáo kết quả đào tạo, dạy nghề và cung ứng lao động xuất khẩu hàng quý, 6 tháng, năm.
8. Viết bài tuyên truyền, quảng cáo trang web, báo, truyền hình, truyền thanh. 9. Thực hiện nhiệm vụ khi BGĐ yêu cầu.
10. Thực hiện đúng nội quy, quy chế của Trung tâm, duy trì mối quan hệ với các phòng, bộ phận trong Trung tâm nhằm mục đích hỗ trợ lẫn nhau trong công việc và trong cuộc sống.
Trong quá trình thực hiện công việc nếu có vướng mắc xin ý kiến phụ trách phòng để xử lý kịp thời, đảm bảo không để công việc tồn đọng.
Qua hai bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự và phó phòng đào tạo như trên ta có thể thấy: Thứ nhất, mẫu bản mô tả công việc trong Trung tâm không có sự thống nhất, không có đầy đủ các yêu cầu đối với bản mô tả hoàn chỉnh. Tuy nhiên, đối với nhân viên nhân sự, tiêu chuẩn thực hiện công việc được viết khá đầy đủ, bao gồm các tiêu chí phản ánh yêu cầu về sự thực hiện công việc của nhân viên nhân sự tại Trung tâm. Các tiêu chí không được lượng hoá rõ ràng để dễ đánh giá là do đặc
thù của công việc. Tuy nhiên, các tiêu chí trong tiêu chuẩn (mức độ hoàn thành) chỉ ở mức độ khó trung bình, người lao động không cần cố gắng cũng có thể hoàn thành được một cách dễ dàng. Điều này đã vi phạm nguyên tắc khi xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc, làm mất đi ý nghĩa khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ, hoàn thiện hơn trong công việc của mình. Tuy vậy, không phải tất cả các bản mô tả công việc trong Trung tâm đều có được các tiêu chuẩn thực hiện công việc kèm theo như vậy, điều này có thể thấy qua bản mô tả công việc của Phó phòng Đào tạo, các câu mô tả trong bản mô tả công việc mang tính chất liệt kê các nhiệm vụ hàng ngày mà phó phòng Đào tạo phải làm, không kèm theo các tiêu chuẩn quy định mức độ hoàn thành với từng nhiệm vụ cụ thể.
2.3.1.2. Đo lường sự thực hiện công việc
Thực chất của việc đo lường là việc đưa ra các đánh giá có tính quản lý về mức độ “tốt” hay “kém” việc thực hiện công việc của người lao động. Hay nói một cách cụ thể hơn đó chính là việc ấn định một con số hay một thứ hạng để phản ánh mức độ thực hiện công việc của người lao động theo các đặc trưng hoặc khía cạnh đã được xác định trước của công việc. Việc ấn định này phải dựa trên các tiêu chuẩn đánh giá đã được xây dựng từ trước. Tuy nhiên, do chưa có các tiêu chuẩn thực hiện công việc riêng cho từng chức danh công việc cụ thể nên việc đo lường còn thiếu chính xác, mang tính chung chung.
2.3.1.3. Thông tin phản hồi
Như đã phân tích ở trên, việc cung cấp các thông tin phản hồi vào mỗi đợt đánh giá thực hiện công việc tại Trung tâm thực hiện vẫn chưa thực sự đạt hiệu quả cao lắm. Tuy các cuộc họp nội bộ vào cuối tháng để xếp loại nhân viên đã có sự thảo luận hai chiều từ phía người lãnh đạo trực tiếp và người lao động nhưng nó vẫn còn mang tính hình thức và đại khái, làm cho qua, vì vậy đã làm ảnh hưởng đến việc thu hút ý kiến đóng góp tích cực từ phía người lao động trong việc xây dựng hệ thống đánh giá hoàn thiện hơn.
II.3.2. Các nhân tố bên ngoài hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Vai trò của phòng Hành chính- Tổ chức: chịu trách nhiệm trong việc lập kế hoạch đánh giá, thiết kế phương pháp đánh giá, tổng hợp các kết quả đánh giá và cùng với Ban giám đốc và các bộ phận, phòng ban khác xây dựng các kế hoạch nhân sự và đưa ra các quyết định nhân sự phù hợp… Trên thực tế, việc thiết lập hệ thống đánh giá thực hiện tại Trung tâm tuy đã có nhiều sự cố gắng nhưng vẫn còn bộc lộ những hạn chế nhất định. Công tác phân tích công việc chưa thực sự được coi trọng, chưa quan tâm tới việc thực hiện đánh giá và kiểm tra công tác đánh giá thực hiện công việc ở các bộ phận, phòng ban. Sự thiếu trách nhiệm này đã làm cho công tác đánh giá thực hiện công việc tại Trung tâm chưa thực sự phát huy hết vai trò vốn có của nó. Ngoài ra, việc định hướng mục tiêu đánh giá của phòng Hành chính - Tổ chức đã ảnh hưởng đến phương pháp đánh giá và thái độ của người lao động trong Trung tâm đến công tác đánh giá thực hiện công việc. Nếu ngay từ đầu, phòng Hành chính- Tổ chức xác định mục tiêu của đánh giá không phải chỉ để phục vụ cho việc tính lương thì phương pháp đánh giá sẽ tập trung vào hoàn thiện sự thực hiện công việc, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp và tạo động lực làm việc cho người lao động.
Vai trò của Ban giám đốc: Ban giám đốc là người giải quyết các thắc mắc, kiến nghị phát sinh trong đánh giá, ngoài ra còn là người ra các quyết định nhân sự quan trọng. Ban giám đốc chính là người đánh giá các trưởng bộ phận và đánh giá cá nhân, tập thể lao động có thành tích xuất sắc. Tuy nhiên, sự quan tâm của Ban giám đốc đến công tác đánh giá thực hiện công việc còn bị xem nhẹ. Trung tâm đã đi vào hoạt động được hơn hai năm nhưng cho đến thời điểm gần đây Ban giám đốc mới quyết định mời chuyên gia về thực hiện công tác phân tích công việc. Bên cạnh đó, Ban giám đốc hầu như không tiến hành kiểm tra đột xuất tình hình thực hiện công việc và đánh giá thực hiện công việc tại các bộ phận. Điều này làm cho người đánh giá và người được đánh giá chưa thực sự có trách nhiệm đối với công tác đánh giá thực hiện công việc.
Vai trò của các phòng ban khác: Có trách nhiệm trong việc triển khai công tác đánh giá thực hiện công việc, đồng thời kết hợp với phòng Hành chính- Tổ chức giải quyết các vấn đề trong quá trình thực hiện. Qua quá trình tìm hiểu, tác giả nhận thấy
các bộ phận, phòng ban trong Trung tâm chưa thực sự quan tâm đến công tác đánh giá. Các trưởng bộ phận chưa đóng vai trò tích cực trong việc phối hợp với phòng Hành chính- Tổ chức để xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc cũng như tiêu chuẩn đánh giá, việc tiến hành đánh giá còn mang nặng tính hình thức, chung chung, không sát thực. Điều này làm cho mức độ chính xác của kết quả đánh giá không cao.
Vai trò của người lao động: Người lao động là nhân tố trung tâm trong công tác đánh giá thực hiện công việc, họ vừa là đối tượng được đánh giá chiếm đa số, vừa là người tham gia đóng góp ý kiến để xây dựng nên các tiêu chuẩn thực hiện công việc, kiến nghị về cách thực đánh giá. Nhưng trên thực tế, người lao động trong Trung tâm hầu như chỉ thực hiện theo các quy định sẵn có mà không có bất cứ sự đóng góp ý kiến nào. Điều này đã làm mất đi tính thực tiễn của hệ thống đánh giá. 2.3.2.2. Đặc trưng của lĩnh vực sản xuất kinh doanh
Trung tâm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ khách sạn nên các công việc trong Trung tâm chịu ảnh hưởng rất nhiều bởi yếu tố thời vụ, ví dụ như vào dịp cuối năm và đầu năm mới, số lượng khách du lịch rất đông nên các công việc của các nhân viên thuộc tổ bếp, tổ nhà hàng, tổ buồng rất tất bật và các bộ phận này còn phải huy động thêm nhân viên của bộ phận khác cùng thực hiện công việc. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả thực hiện công việc của người lao động, đồng thời cũng là nhân tố gây khó khăn cho việc xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đánh giá thực hiện công việc của họ.
II.4. Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc tại Trung tâm
Hiện tại, Trung tâm đã sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc của từng nhân viên làm căn cứ để trả lương theo lao động và xếp loại thi đua, khen thưởng vào dịp cuối năm.
2.4.1. Xếp loại thi đua, khen thưởng
Đối tượng tham gia bình xét bao gồm các tập thể và cá nhân người lao động trong Trung tâm. Tập thể người lao động là các phòng/ tổ chuyên môn thuộc Trung tâm, cá nhân người lao động gồm cán bộ biên chế của TW Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt
Nam, cán bộ, nhân viên có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn và hợp đồng lao động khoán việc hiện đang làm việc tại Trung tâm. Để đạt được các danh hiệu thi đua, người lao động cần phải đạt được các tiêu chuẩn đã quy định của Trung tâm (xem phụ lục 2- Tiêu chuẩn xếp loại thi đua khen thưởng năm).
Đối với cá nhân có các danh hiệu thi đua sau: danh hiệu “Lao động tiên tiến”, “Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở”, “Chiến sỹ thi đua cấp TW Hội”, “Chiến sỹ thi đua toàn quốc”. Đối với tập thể, có các danh hiệu: “Tập thể lao động tiên tiến” và “Tập thể lao động xuất sắc”.
2.4.2. Phương pháp xác định tiền lương
Hình thức trả lương hiện nay Trung tâm đang áp dụng là trả lương theo thời gian. Tiền lương của người lao động được xác định theo công thức:
Tiền lương tháng theo kết quả kinh doanh của từng CB, NV =
Quỹ tiền lương ứng với kết quả kinh doanh của TT trong tháng Tổng hệ số tiền lương tháng của toàn bộ CB, NV TT x Tiền lương tháng của từng CB, NV x Số ngày công làm việc thực tế của từng nhân viên trong tháng Số ngày công quy định trong tháng + Các khoản phụ cấp (nếu có) Hệ số TL tháng của từng CB,NV= (Hcv+ Hcm+ Hkk+ Hkn+ Htrn+ Htn)x K
Với:
Hcv: hệ số công việc xác định cho từng chức danh (Xem phụ lục 3)
Hcm: hệ số trình độ chuyên môn kỹ thuật được đào tạo
(Trên ĐH: 0.3 ĐH: 0.2 CĐ: 0.15 Trung cấp: 0.1)
Hkk: hệ số khuyến khích
(Có 2 bằng tốt nghiệp, phục vụ tốt cho công việc: 0.1)
Hkn: hệ số kiêm nhiệm
(Bí thư chi bộ và Chủ tịch Công đoàn: 0.2 Bí thư Đoàn: 0.15)
Htrn: hệ số trách nhiệm xác định cho từng chức danh.
Htn: hệ số thâm niên công tác
K: hệ số bình xét chất lượng công tác.
Trong đó, K được xác định dựa trên kết quả đánh giá thực hiện công việc trong tháng:
- Nếu xếp loại A: K= 1.0 - Nếu xếp loại B: K= 0.8 - Nếu xếp loại C: K= 0.6 - Không xếp loại: K= 0.
Như vậy, kết quả đánh giá thực hiện công việc của người lao động có ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương mà họ nhận được trong tháng, nếu bị xếp loại thấp hơn A thì tiền lương của họ sẽ bị giảm đi tương ứng theo từng loại. Điều này có tác dụng làm cho người lao động luôn cố gắng phấn đấu không vi phạm lỗi để được xếp loại A. Tuy nhiên, kết quả đánh giá chỉ phục vụ cho mục đích tính lương nên người lao động chỉ cần hoàn thành công việc được giao trong tháng mà không cần hay không quan tâm đến việc hoàn thành tốt hơn mức độ trung bình và hoàn thiện công việc trong tương lai.