P. Kế hoạch TH Tài chính kế toán
2.2.2. Trình tự xây dựng chương trình đào tạo – phát triển
Để xây dựng một chương trình đào tạo cán bộ phụ trách đào tạo của công ty cũng thực hiện qua bảy bước:
2.2.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Hiện tại công ty đang thực hiện bốn loại chương trình đào tạo:
- Đào tạo ban đầu cho nhân viên vừa vào công ty: Cán bộ công nhân viên sau khi được tuyển dụng mặc dù đã có kiến thức chuyên môn phù hợp nhưng vẫn sẽ tham gia vào khoá đào tạo ban đầu, được phổ biến những thông tin cơ bản cùng với thực tế thực hiện công việc tại môi trường làm việc của mình.
- Đào tạo nâng bậc cho công nhân, nhân viên các nghề: Đối với lao động là công nhân, nhân viên trực tiếp sản xuất các bậc đòi hỏi phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn của một bậc thợ nào đó mới được công nhận. Theo một thời hạn nhất định nếu không có các vi phạm về nội quy, pháp luật… thì người lao động sẽ được học các lớp nâng bậc để củng cố kiến thức, kỹ năng của mình đồng thời phát triển lên bậc cao hơn.
- Đào tạo đột xuất và nghề mới: Khi có sự thay đổi về công nghệ hay công ty có phương hướng mở rộng phạm vi, lĩnh vực kinh doanh sẽ tổ chức các khoá đào tạo để người lao động nhanh chóng làm quen và thích nghi với sự thay đổi đó, tạo điều kiện cho công ty hoạt động có hiệu quả.
- Đào tạo nâng cao, bồi dưỡng cho cán bộ chuyên môn: Đối với cán bộ công nhân viên gián tiếp công ty thường phát triển đội ngũ này bằng cách cử đi học các lớp bồi dưỡng để nâng cao nghiệp vụ. Theo nội dung "Đào tạo" trong Nội quy lao động của công ty thì căn cứ nhu cầu sản xuất kinh doanh, quy hoạch cán bộ và xét năng lực cán bộ để lên kế hoạch cử CBCNV đi học các khoá đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ chính trị…
Trên thực tế việc xác định nhu cầu đào tạo tại công ty rất đơn giản. Hàng năm cán bộ đào tạo chỉ lập kế hoạch đào tạo nâng bậc cho công nhân theo quy định về thời gian được giữ bậc của mỗi ngành nghề nhất định. Cụ thể:
- Đối với cán bộ, nhân viên gián tiếp:
+ Ngạch chuyên viên chính, kỹ sư chính, kinh tế viên chính: 3 năm + Ngạch chuyên viên, kỹ sư, kinh tế viên: 3 năm
+ Ngạch nhân viên bảo vệ: 3 năm
+ Ngạch cán sự, kỹ thuật viên: 2 năm
+ Ngạch nhân viên văn thư: 2 năm
- Đối với nhân viên, công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh: + Phải đủ 3 năm (36 tháng) đối với nhân viên, công nhân các loại:
Công nhân vận hành nhà máy nước, thi công đường ống, cơ khí, sửa chữa đồng hồ đo nước, sửa chữa điện, sửa chữa và bảo dưỡng giếng, sửa chữa ô tô, nhân viên ghi thu tiên nước, nhân viên thanh kiểm tra chuyên ngành cấp nước từ bậc 1/7 đến bậc 5/7.
Công nhân vệ sinh công nghiệp, công nhân kho từ bậc 1/7 đến bậc 4/7. Công nhân lái xe từ bậc 1/4 đến bậc 2/4.
+ Phải đủ 4 năm (48 tháng) đối với nhân viên, công nhân các loại: Công nhân vệ sinh công nghiệp, công nhân kho bậc 5/7.
Công nhân lái xe bậc 3/4.
Nhân viên thanh kiểm tra chuyên ngành cấp nước bậc 6/7.
+ Riêng công nhân các nghề ở bậc 6/7 công ty vẫn tạm thời chưa tổ chức học và thi nâng bậc.
Căn cứ vào thống kê về số lượng, bậc và thời gian giữ bậc của công nhân theo từng nghề ở từng đơn vị để lên danh sách đào tạo ở đơn vị nào, số lượng bao nhiêu, đào tạo nghề gì, bậc mấy… theo mẫu trích ở Phụ lục 1.
Ta có số lượng công nhân, nhân viên các nghề được đào tạo nâng bậc qua các năm như sau:
Bảng 2.4: Công nhân, nhân viên các nghề đào tạo nâng bậc qua các năm
Đơn vị: người
CN vận hành bơm 75 70 78 CN đường ống 24 17 19 CN điện 3 9 4 CN cơ khí 5 6 3 CN VSCN 8 3 6 CN lái xe 7 8 5 CN SC đồng hồ 2 5 3 CN SC giếng 4 2 3
Nhân viên ghi thu 80 76 73
Nhân viên thanh kiểm tra 19 17 15
Tổng 227 213 209
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Đào tạo – Công ty TNHH MTV Nước sạch Hà Nội)
Có thể thấy sự chênh lệch giữa các năm là không đáng kể. Đặc trưng của công ty số lượng lao động đã làm việc tại công ty lâu năm là khá lớn, đa số họ đã đạt bậc thợ cao, thêm vào đó chủ trương của công ty hiện tại là không nâng bậc 7/7 đối với công nhân các nghề. Vì vậy số công nhân được nâng bậc chủ yếu là lao động trẻ hoặc mới vào công ty thời gian gần đây, chiếm tỷ lệ ít hơn.
Về đào tạo nâng cao cho nhân viên thì công ty cũng quy định các phòng ban, đơn vị xây dựng yêu cầu đào tạo cho nhân viên của mình với các nội dung: nguyên nhân phát sinh nhu cầu đào tạo, mục đích đào tạo, nội dung đào tạo, số lượng người cần được đào tạo. Sau đó gửi lên phòng Tổ chức - Đào tạo để tiếp tục các bước sau. Tuy nhiên thực tế rất ít xảy ra. Việc đào tạo nâng cao cho nhân viên còn rất bị động. Chủ yếu phụ thuộc vào các khoá học do các ban ngành cấp trên có liên quan quảng cáo và thực hiện chứ chưa được tiến hành một cách khoa học. Ví dụ Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng gửi giấy giới thiệu về các khoá học do Trung tâm đào tạo tổ chức (Phụ lục 2). Cán bộ đào tạo chuyển giấy giới thiệu xuống các phòng ban lấy ý kiến sau đó lập kế hoạch và trình Tổng giám đốc duyệt.
Hoạt động đào tạo ban đầu cho nhân viên mới vào công ty hoàn toàn do phía đơn vị phụ trách. Việc lập kế hoạch đào tạo được thực hiện ngay khi có kế hoạch tuyển dụng. Số lượng người cần tuyển chính là số lượng cần đào tạo, được xác định bằng công thức:
Lao động cần tuyển = Lao động định biên - Lao động thực tế
Ví dụ:
Tính định biên lao động ghi thu ở xí nghiệp KDNS Ba Đình năm 2009: Có định mức ghi thu:
- Định mức khách hàng tư nhân: 1.700 khách hàng/người - Định mức khách hàng cơ quan: 500 khách hàng/người - Định mức Cụm trưởng: 13.000 khách hàng/người
Kết hợp với số lượng khách hàng tư nhân trên địa bàn là 80.929, khách hàng cơ quan là 1.188 xác định được định biên lao động ghi thu là 106 lao động, trong đó có 6 cụm trưởng.
Số lao động ghi thu hiện có năm 2008 của xí nghiệp KDNS là 100 người. Như vậy nhu cầu cần tuyển là 6 lao động. Đây cũng là số lao động sẽ tham gia khoá đào tạo ban đầu do đơn vị tổ chức.
Công ty cũng sử dụng phương pháp định biên để xác định số lao động thừa, thiếu ở các phòng ban từ đó có biện pháp cân đối hợp lý hoặc đào tạo lao động ở vị trí khác lấp vào chỗ trống…
Có thể thấy mặc dù xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên, cơ sở cho toàn bộ quá trình xây dựng chương trình về sau nhưng lại rất ít được quan tâm. Việc xác định cũng không dựa trên các cơ sở khoa học như phân tích tổ chức xem liệu đào tạo có phải là giải pháp tối ưu hay không. Trách nhiệm của cán bộ đào tạo cũng như phòng Tổ chức - Đào tạo rất hạn chế. Điều này ảnh hưởng rất không tốt đến công tác đào tạo và phát triển của công ty.
2.2.2.2. Xác định mục tiêu đào tạo
Mục tiêu đào tạo là nội dung rất quan trọng, có tính chất định hướng cho việc thực hiện đào tạo trong các giai đoạn sau. Sau khi xác định được nhu cầu, cán bộ phụ trách đào tạo sẽ xây dựng các mục tiêu của khoá học.
Mục tiêu tổng quát trong các khoá đào tạo của công ty là nâng cao tay nghề, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật thông tin cho người lao động, từ đó phát triển sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận, giảm thất thu thất thoát, đào tạo lực lượng kế cận cho công ty.
Tuy nhiên do những hạn chế của bước xác định nhu cầu đào tạo nên tại đây cũng mới chỉ phần nào làm rõ được mục tiêu của các khoá đào tạo nâng bậc cho công nhân viên và đào tạo ban đầu cho người lao động mới vào công ty. Còn đào tạo nâng cao và đào tạo nghề mới chỉ khi phát sinh mới được tiến hành cụ thể.
Mục tiêu chủ yếu của đào tạo nâng bậc là nâng cao tay nghề, đáp ứng mức độ ngày càng cao của công việc để không lãng phí khả năng của người lao động thuộc các nghề: vận hành bơm, sữa chữa bảo dưỡng đồng hồ, vận hành clo, sửa chữa bảo dưỡng giếng, vệ sinh công nghiệp, thanh tra, ghi thu, lái xe. Người lao động sau khi được đào tạo phải thực hiện được các yêu cầu của bậc nghề cao hơn.
Đối với đào tạo ban đầu cho nhân viên mới thì mục tiêu được xác định là giúp người lao động làm quen nhanh chóng với môi trường và cách thức thực hiện công việc cụ thể, nắm được những thông tin cơ bản về công ty như nội quy lao động, chủ trương, chính sách của công ty… Quá trình này thường được tiến hành trong thời gian ngắn vì người lao động được tuyển vào công ty đa số đã có các kiến thức, kỹ năng cần thiết. Nếu do nhu cầu đột xuất mà cần kéo dài thì cũng không quá thời gian thử việc (hai tháng).
Có thể thấy việc xác định mục tiêu đào tạo cũng mới chỉ dừng lại ở việc mô tả chung chung, chưa lượng hoá cụ thể để người lao động dễ phấn đấu cũng như đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo sau này.
2.2.2.3. Lựa chọn đối tượng đào tạo
Việc lựa chọn đúng đối tượng có tác động rất lớn đến hiệu quả của công tác đào tạo sau này. Đối tượng không phù hợp hoặc không có nhu cầu đào tạo sẽ gây ra sự trì trệ, không hứng thú trong học tập. Vì thế lựa chọn đối tượng đào tạo phải được thực hiện một cách khách quan, khoa học.
Tại công ty TNHH MTV Nước sạch Hà Nội, tuỳ thuộc vào từng loại hình đào tạo mà đối tượng được chọn phải đạt được những yêu cầu khác nhau. Cụ thể:
- Để được tham gia khoá đào tạo nâng bậc người lao động cần phải thoả mãn các điều kiện sau:
+ Đủ thời hạn giữ bậc cũ như đã trình bày ở phần trên.
+ Hoàn thành nhiệm vụ được giao.
+ Không vi phạm kỷ luật lao động từ khiển trách trở lên.
+ Không vi phạm pháp luật của Nhà nước liên quan trực tiếp tới công việc hoặc tư cách đạo đức nghề nghiệp.
- Đối với đào tạo nâng cao hoặc đào tạo nghề mới thì chỉ khi phát sinh đối tượng được cử đi học mới được xác định:
+ Nếu khoá học có tính chất đặc thù và có yêu cầu những đối tượng bắt buộc tham gia, ví dụ như giám đốc, trưởng phó các phòng ban… thì cán bộ đào tạo chỉ lập danh sách và gửi về đơn vị.
+ Còn lại thì đối tượng được đào tạo chủ yếu do các phòng ban lựa chọn sau khi cán bộ phụ trách đào tạo gửi thông báo về yêu cầu, mục tiêu khoá học. Thông thường là những cá nhân có trình độ, kinh nghiệm cao, có đóng góp cho công ty… và có kết hợp mong muốn của cá nhân người lao động.
- Đối với đào tạo ban đầu thì đối tượng là toàn bộ người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại công ty.
Theo số liệu thống kê ta có số lượng lao động theo từng đối tượng được đào tạo qua các năm như sau:
Bảng 2.5: Số lượng đào tạo qua các năm
Đơn vị: người
Đối tượng 2006 2007 2008
Nhân viên gián tiếp 218 210 167
Công nhân đào tạo nâng bậc 227 213 209
Công nhân đào tạo khác 183 119 253
Đào tạo ban đầu 35 32 40
Tổng 663 574 669
Nhìn chung số lượng lao động được đào tạo qua các năm cũng xấp xỉ nhau. Tuy nhiên do tính chất công tác đào tạo của công ty khá đơn giản và còn phụ thuộc nhiều nên việc đưa ra các tiêu chí lựa chọn đối tượng đào tạo chưa rõ ràng.
2.2.2.4. Xây dựng chương trình và lựa chọn phương pháp đào tạo
Tuỳ thuộc vào mỗi loại hình đào tạo mà công ty sử dụng những phương pháp khác nhau.
- Đối với đào tạo nâng bậc, là loại hình đào tạo chủ chốt ở công ty thì chương trình đào tạo được thực hiện theo khuôn mẫu từ trước để lại. Công ty sử dụng cả hai phương pháp đào tạo trong và ngoài công việc cho loại đào tạo này tuỳ thuộc vào ngành nghề đào tạo.
+ Đào tạo trong công việc:
Áp dụng cho các đối tượng: công nhân vệ sinh công nghiệp, nhân viên ghi thu, nhân viên thanh kiểm tra chuyên ngành cấp nước, công nhân giếng, công nhân sửa chữa bảo dưỡng đồng hồ.
Hình thức đào tạo chủ yếu thông qua kèm cặp, truyền kinh nghiệp bởi người quản lý trực tiếp. Với hình thức này, người lao động được học tập ngay tại môi trường làm việc của mình, do người lãnh đạo trực tiếp giảng dạy. Tài liệu học tập do giáo viên tự biên soạn vì vậy mới chủ yếu phục vụ cho công việc chứ chưa có tác dụng mạnh hơn trong việc phát triển người lao động.
+ Đào tạo ngoài doanh nghiệp:
Từ năm 2006 đến nay công ty gửi người lao động đi đào tạo nâng bậc tại hai trường:
Trường cao đẳng xây dựng công trình đô thị tại Yên Thường, Gia Lâm: công nhân các nghề bơm và đường ống. Trường có cơ sở vật chất khá tốt với đầy đủ các trang thiết bị, giảng đường, thư viện, xưởng thực hành, khu kỹ thuật, trạm xử lý nước sạch, trạm xử lý nước thải, mạng lưới cấp nước Thành phố thu nhỏ, xưởng lắp ráp và kiểm định đồng hồ đo nước, bãi lắp đặt đường ống, hệ thống công viên, hồ nước, cây xanh, điện chiếu sáng, phòng thực hành tự động hoá và khí nén hiện đại... phục vụ cho việc học tập của học viên. Đặc biệt vừa qua trường đã nhận bàn giao Trung tâm
đào tạo ngành nước và môi trường từ phía chính phủ Pháp. Cải thiện hơn nữa điều kiện học tập cho học viên.
Trường cao đẳng nghề công nghiệp Hà Nội: công nhân cơ khí (nguội, tiện, hàn…), công nhân điện, công nhân sửa chữa bảo dưỡng hệ thống sát trùng clorateur. Mặc dù phần lớn đội ngũ giáo viên của trường rất có năng lực và tâm huyết tuy nhiên trường lại có cơ sở vật chất không hiện đại lắm, thiết bị dạy và học khá lạc hậu.
- Đào tạo ban đầu cho nhân viên mới được thực hiện ngay dưới các đơn vị, do thủ trưởng đơn vị đảm nhiệm.
- Đào tạo nâng cao và đào tạo mới tuỳ thuộc chương trình phát sinh, thường là theo các khoá do cấp trên giới thiệu nên hình thức, phương pháp… đều do nơi đào tạo quyết định.
Có thể thấy các hình thức đào tạo đang được công ty áp dụng không phong phú.
2.2.2.5. Dự tính chi phí đào tạo
Tương tự như các bước trên, phòng Tổ chức - đào tạo cũng chỉ dự tính chi phí cho loại đào tạo nâng bậc nhưng theo mức các năm trước có tính đến biến động trên thị trường. Khâu dự tính chi phí đào tạo rất quan trọng nhưng cũng không được quan tâm thực hiện kỹ lưỡng. Thường là sau khi thực hiện cán bộ đào tạo mới báo cáo và quyết toán theo thực tế thực hiện. Nguồn kinh phí dành cho đào tạo là từ các quỹ của công ty, ngoài ra một số khoá học bồi dưỡng, nâng cao còn có thể được sự giúp đỡ,