phần thương mại và vận tải Tân Sao Sáng
2.2.1. Quy trình nhập khẩu của lô hàng thiết bị điện tử và linh kiện bằng đường biển tại Công ty
Quy trình nhập khẩu đối với các lô hàng với mặt hàng là các sản phẩm linh kiện điện tử cũng tương tự như các mặt hàng khác mà công ty TSS đang tiến hành nhập khẩu.
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu của công ty TSS
Lên kế hoạch nhập khẩu
Đàm phán và ký kết hợp đồng
Thực hiện hợp đồng
Đặt cọc
Lấy lệnh giao hàng và khai báo hải quan
Hàng về kho công ty
Hoàn thành thủ tục thanh toán
Thanh lý hợp đồng
Nguồn: Công ty TSS Diễn giải chi tiết về quá trình nhập khẩu:
Bước 1. Lên kế hoạch nhập hàng
Bộ phận thực hiện: Phòng nhập khẩu kết hợp phòng kế hoạch và nhân viên kho Nội dung thực hiện:
-Tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích những và rút ra kết luận về:
+Tình hình nhu cầu trên thị trường cũng như khả năng cung ứng hiện tại về mặt hàng linh kiện, điện tử trên thị trường,
+ Biến động giá cả của từng mặt hàng cụ thể trong lô nhập khẩu lần này trên thị trường
để có những điều chỉnh phù hợp khi đàm phán về giá.
- Kết hợp nhân viên kho để nắm bắt tình trạng hàng tồn kho, sự thừa thiếu hàng để lên thời gian đặt hàng và số lượng hàng phù hợp.
Bộ phận thực hiện: Phòng Nhập khẩu hoặc Giám đốc (với lô hàng giá trị lớn). Nội dung thực hiện:
- Công ty TSS tiến hành nhập khẩu trực tiếp không qua trung gian. Với những đối tác mới sẽ tiến hành gặp mặt trực tiếp còn với các đối tác lâu năm thì các điều khoản cơ bản (đặc điểm, quy cách bao gói hàng hóa, phương thức giao nhận, hình thức thanh toán) đã được xây dựng từ đầu và cứ thế áp dụng cho những lần sau.
- Hình thức đàm phán được đơn giản hóa qua fax, email, điện thoại vì các đối tác cung cấp đến nay đã được hình thành tạo mối quan tin cậy. Mỗi lần nhập hàng mới cần mail thông báo bên phía đối tác về số lượng hàng, các mốc thời gian quan trọng.
Bước 3. Thực hiện hợp đồng:
Bộ phận thực hiện: Phòng Nhập khẩu Nội dung thực hiện:
❖ Đặt cọc:
-Phương thức thanh toán mà công ty sử dụng chủ yếu là phương thức điện chuyển tiền T/T
-Những lô hàng cần đặt cọc, nhân viên Nhập khẩu cần tiến hành liên hệ ngân hàng lập phiếu đề nghị thanh toán cho đối tác. Sau đó liên hệ đối tác xác nhận đã chuyển tiền và đề nghị giao hàng như dự kiến.
- Để tiến hành mở lệnh chuyển tiền, hồ sơ cần có: + Lệnh chuyển tiền (mẫu ngân hàng): 2 bản gốc + Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có): 2 bản gốc + Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao
❖ Nhận chứng từ:
- Đối tác cung cấp sẽ gửi bộ chứng từ gồm Invoice, Packing list, B/L qua chuyển phát nhanh cho công ty.
- Khi nhận được chứng từ, kiểm tra chi tiết nội dung của chứng từ dựa trên căn cứ Hợp
- Sau đó gửi chứng từ bản mềm cho bên FWD để họ lên tờ khai Hải quan nháp
❖ Bộ chứng từ khai Hải quan gửi bên FWD gồm: - Invoice: 1 bản sao y công ty
- Packing List: 1 bản sao y công ty
- Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao y công ty - Bill of lading
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do: 1 bản chứng thực - Tài liệu mô tả kỹ thuật: 1 bản chứng thực
- Giấy giới thiệu (mẫu sẵn bên FWD): 1 bản gốc
- CO, CQ và các chứng từ yêu cầu với từng loại mặt hàng
❖ Lấy lệnh giao hàng và Khai báo hải quan:
- Khi hàng sắp đến công ty nhận được A/N thông báo hàng đến (có ngày dự kiến hàng đến ETA và yêu cầu để nhận D/O)
- Khai báo Hải quan qua phần mềm ECUS5 (trước 1 ngày dự kiến hàng về). sau khi tờ khai xuất ra thuế, chuyển ngay kế toán nộp thuế, nộp trước 3h chiều xin dấu tròn của kho
bạc, nộp thuế và lấy giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
-Chuyển tờ khai thông báo kết quả phân luồng qua mail cho bên FWD để bổ sung vào bộ chứng từ đã bàn giao.
+ Luồng xanh: Hàng thông quan luôn
+ Luồng vàng: Lô hàng cần tiến hành kiểm tra chứng từ + Luồng đỏ: Lô hàng cần kiểm tra chứng từ và kiểm hóa
-Hàng về đến cảng, và đã thông quan bên FWD báo lại các chi phí liên quan và gửi lại bộ chứng từ, chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán thanh toán cho FWD để nhận hàng.
❖ Hàng về kho công ty
- Liên
FWD để xác nhận ngày hàng về kho 40
-Nhân viên nhập khẩu báo nhân viên kho sắp xếp chỗ để hàng trong kho - Kiểm tra số lượng và tình trạng hàng bàn giao cho nhân viên kho kèm biên bản.
Bước 4. Thực hiện thủ tục thanh toán:
Bộ phận thực hiện: Phòng Kế toán Nội dung thực hiện:
- Tiến hành thanh toán phần tiền còn lại với lô hàng có đặt cọc trước đó.
-Tùy vào từng phương thức thanh toán mà công ty và đối tác thỏa thuận trong hợp đồng mà tiến hành thanh toán. Với những đối tác lâu năm do đã tin tưởng lẫn nhau và uy tín của công ty mà có những lô hành sử dụng phương thức thanh toán điện chuyển tiền T/T trả sau.
- Thường sau khoảng một tuần nhận được hàng, nhân viên phòng Kế toán được cử đi đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán cho đối tác cung ứng.
Bước 5. Thanh lý hợp đồng
Bộ phận thực hiện: người chịu trách nhiệm ký hợp đồng
Sau khi nhận hàng đúng theo điều khoản ký kết trong hợp đồng thì hộ đồng sẽ kết thúc khi thanh toán đầy đủ cho lô hàng.