2.1.2.1. Nhiệm vụ:
- Căn cứ vào chủ trơng, chính sách phát triển kinh tế xã hội của Nhà nớc, các chỉ tiêu pháp lệnh trên giao để xây dựng kế hoạch kinh doanh kể cả các kế hoạch khác có liên quan (dài hạn và từng năm) của Công ty và các biện pháp thực hiện kế hoạch đợc giao. Chịu trách nhiệm trớc khách hàng việc thực hiện các hợp đồng kinh tế đã kí kết.
- Nghiên cứu thị trờng du lịch, tuyên truyền quảng cáo thu hút khách du lịch. Trực tiếp giao dịch và kí kết hợp đồng với các tổ chức, hãng du lịch nớc ngoại. Tổ chức thực hiện các chơng trình du lịch đã kí. Kinh doanh dịch vụ hớng dẫn, vận chuyển, khách sạn và các dịch vụ bổ sung đáp ứng yêu cầu của khách du lịch và các đối t- ợng khách quốc tế khác.
- Nghiên cứu ứng dụng những tiến bộ khoa học- kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh để không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và chất lợng phục vụ. Tham gia nghiên cứu, đề xuất với Tổng cục các định mức kinh tế- kỹ thuật và quy chế quản lý của ngành.
- Căn cứ định hớng phát triển du lịch trong từng thời kỳ, lập các dự án đầu t và kêu gọi đầu t xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật và mở rộng sản xuất- kinh doanh của công ty trong khuôn khổ luật pháp hiện hành.
- Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lý và sử dụng cán bộ đúng chính sách của Nhà nớc và của ngành. - Xây
dựng quy hoạch và kế hoạch công tác cán bộ. Đào tạo bồi dỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên của Công ty.
- Căn cứ chính sách kinh tế và pháp lệnh kế toán - thống kê của Nhà nớc, tổ chức tốt các loại hình hạch toán, thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nghiêm chỉnh thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nớc và cơ quan quản lý cấp trên.
2.1.2.2. Quyền hạn
- Trực tiếp giao dịch, kí kết hợp đồng với các tổ chức du lịch nớc ngoài để đón khách du lịch quốc tế vào Việt Nam và tổ chức cho công dân Việt Nam đi du lịch ở nớc ngoài. Đợc trực tiếp liên doanh, liên kết, hợp tác đầu t xuất nhập khẩu nhằm phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, yêu vầu về hàng hoá, vật t chuyên dùng.
- Đợc tham gia các tổ chức du lịch mang tính chất thơng mại của thế giới và khu vực nhằm tăng cờng hiểu biết, phát triển và mở rộng thị trờng quốc tế. Đợc đặt đại diện công ty tại nớc ngoài để tuyên truyền, quảng cáo thu hút khách du lịch.
- Ra quyết định về sản xuất kinh doanh, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động lên l- ơng, khen thởng, kỷ luật cán bộ và các mặt công tác khác.
- Đợc phép mở rộng các dịch vụ du lịch bổ sung để đáp ứng mọi nhu cầu chính đáng của các đối tợng khách du lịch.
- Đợc chủ động huy động vốn của các thành phần kinh tế trong và ngoài nớc nhằm phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới kỹ thuật công nghệ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đợc giao.
2.1.2.3. Tổ chức bộ máy của công ty
42 Đội xe Ban giám đốc Các bộ phận tổng hợp Các bộ phận nghiệp vụ du lịch Các bộ phận hỗ trợ và phát triển Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính và tổ chức Phòng điều hành Phòng hướng dẫn Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Chi nhánh tại Huế Phòng thị trư ờng Phòng TT Phòng TT
Ban giám đốc bao gồm: - Giám đốc
- Phó giám đốc
+ Giám đốc: Là ngời đứng đầu Công ty lãnh đạo và quản lý công ty về mọi mặt công tác. Bảo đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của công ty đồng thời chịu trách nhiệm trớc Tổng cục du lịch và trớc pháp luật về mọi mặt hoạt động của công ty.
+ Các phó giám đốc: là ngời giúp việc cho Giám đốc, đợc Giám đốc phân Công ty Du lịch phụ trách một hoặc một số mặt Công ty du lịch tác của đơn vị đồng thời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc, pháp luật và Nhà nớc về hiệu quả của các lĩnh vực công tác do Giám đốc uỷ nhiệm.
Phòng thị trờng quốc tế (Phòng TTQT)
+ Phòng TTQT I: đảm nhiệm việc khai thác và phục vụ khách Pháp. Với 2 chức
năng cơ bản là:
*Nghiên cứu - khảo sát tạo chơng trình và chào bán cho khách. Đây là nơi khai thác và tạo nguồn doanh thu lớn nhất cho công ty.
+ Phòng TTQT II:
* Đảm nhận việc khai thác khách từ các thị trờng còn lại.
* Đa ngời Việt Nam hoặc công dân nớc ngoài tại Việt Nam đi du lịch. * Tổ chức tour du lịch cho ngời Việt Nam đi du lịch nội địa.
- Phòng điều hành
Phân công theo từng công việc cho nhân viên nh
Phân công theo từng công việc cho nhân viên nh: bộ phận chuyên theo dõi về: bộ phận chuyên theo dõi về khách sạn (đặt phòng ở các nơi), bộ phận chuyên lo ăn uống cho khách trong ch khách sạn (đặt phòng ở các nơi), bộ phận chuyên lo ăn uống cho khách trong ch-- ơng trình, bộ phận chuyên lo về các dịch vụ vui chơi giải trí, bộ phận chuyên đối ơng trình, bộ phận chuyên lo về các dịch vụ vui chơi giải trí, bộ phận chuyên đối chiếu ch
chiếu chơng trình cho hơng trình cho hớng dẫn viên. Từng bộ phận phải chịu trách nhiệm về côngớng dẫn viên. Từng bộ phận phải chịu trách nhiệm về công việc của mình, ngày càng nâng cao chất l
việc của mình, ngày càng nâng cao chất lợng thông tin và khâu giao nhận thông tinợng thông tin và khâu giao nhận thông tin dể đ
dể đa ra đa ra đợc các sản phẩm du lịch với chất lợc các sản phẩm du lịch với chất lợng ngày càng hoàn hảo hơn, đáp ứngợng ngày càng hoàn hảo hơn, đáp ứng đ
đợc nhu cầu của khách du lịch.ợc nhu cầu của khách du lịch.
*Chức năng: Đặt, xác nhận, xác định, theo dõi, giám sát các dịch vụ mà mình chịu trách nhiệm, xử lý nhanh chóng các trờng hợp bất trắc xảy ra trong quá trình thực hiện chơng trình.
*Nhiệm vụ:
- Đảm bảo chất lợng các dịch vụ, quản lý tốt chất lợng dịch vụ để phục vụ khách. Phải nắm bắt đợc chất lợng dịch vụ cụ thể.Muốn vậy phải đi khảo sát nắm vững các tuyến điểm. Đồng thời nghiên cứu thêm một số tuyến điểm mới, nhằm phục vụ cho việc ra đời các sản phẩm mới thu hút khách. Phải có nghiệp vụ về du lịch vững vàng, biết đợc qui trình phục vụ khách, cơ cấu đoàn khách... Phải đọc kỹ và hiểu chơng trình du lịch, đảm bảo không bị sai sót nhầm lẫn trong việc xác định các dịch vụ ở từng khu vực.
- Luôn theo dõi, giám sát chơng trình du lịch xem trong quá trình thực hiện có phát sinh vấn đề gì cần giải quyết hay không; kiểm tra xem xét các dịch vụ đặt trớc có đảm bảo đúng chất lợng yêu cầu trong chơng trình hay không.
- Xác nhận hoặc đặt chỗ dịch vụ cho các đoàn khách đến Việt Nam trong những thời gian cụ thể theo chơng trình cụ thể.
- Tìm hiểu thị trờng du lịch, xác định nhu cầu của từng thị trờng về dịch vụ du lịch - Xác nhận ngày hớng dẫn viên phải đi đón khách và thực hiện chơng trình du lịch. - Sau mỗi chuyến du lịch phải làm báo cáo và tổng kết, thu lại phiếu nhận xét của khách về từng dịch vụ cụ thể từ đó kết hợp với những nơi cung cấp dịch vụ nhằm phát huy những u nhợc điểm. Phối hợp với các bộ phận kế toán để thực thanh toán với công ty đối tác và các nhà cung cấp dịch vụ du lịch.
Phòng hớng dẫn:
- Cung cấp theo yêu cầu của từng đoàn khách. Hiện nay đối tợng khách phục vụ
chủ yếu của công ty là khách du lịch Pháp, do đó số lợng hớng dẫn viên sử dụng tiếng Pháp chiếm tỷ trọng lớn,còn lại là hớng dẫn viên sử dụng các ngoại ngữ khác. Cùng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty lữ hành,việc tuyển chọn và sử dụng hớng dẫn viên có trình độ ngoại ngữ cao, thành thạo chuyên môn, giỏi giao tiêp ứng xử nắm bắt tốt tâm lý khách, trở thành một khâu quan trọng trong công tác đẩy mạnh và nâng cao chất lợng phục vụ khách quốc tế tại Công ty du lịch Việt Nam-Hà Nội.
- Tổ chức mạng lới cộng tác viên có năng lực và trình độ để đáp ứng kịp thời nhu cầu ngay càng phong phú và đa dạng của du khách. Hiện nay khách quốc tế vào Việt Nam đang tăng lên rõ rệt một phần bởi cơ chế mở cửa thị trờng các nớc có nhu cầu giao lu văn hoá với nhau, một phần bởi các thủ tục xuất nhập cảnh đã có những cải biến đáng kể tạo điều kiện thuận lợi cho khách du lịch.Cùng với nhịp độ phát triển đó Công ty du lịch Việt Nam-Hà Nội hàng năm đón đợc một lợng khách tơng đối lớn. Do vậy lợng hớng dẫn viên của Công ty không đủ đáp ứng đợc nhu cầu của du khách.Nhu cầu tìm kiếm cộng tác viên Pháp sinh nh một tất yếu khách quan. Khi đó phòng hớng dẫn có nhiệm vụ
phải tìm cho đợc các cộng tác viên giỏi có năng lực đáp ứng đợc nhu cầu của khách và mức độ phức tạp của công việc. Để duy trì đợc đội ngũ hớng dẫn viên
của mình một cách kịp thời và có hiệu quả, phòng hớng dẫn viên còn có nhiệm vụ phân loại nhằm có chế độ sử dụng và trả lơng thích đáng. Hiện nay Công ty có khoảng 150 đến 200 cộng tác viên. Trong tơng lai công ty sẽ mở rộng hơn nữa mạng lới cộng tác viên với phơng châm “ chất lợng là số một”.
Phòng tổ chức hành chính:
- Giúp Giám đốc trong việc tuyển dụng cán bộ để hoàn thành nhiệm vụ của Công ty.
- Có nhiệm vụ đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ.
- Đề bạt cán bộ cấp phòng ban.
- Nghiên cứu phơng án tiền lơng, tiền thởng để động viên khuyến khích kịp thời những cán bộ công nhân viên có thành tích cao trong lao động, có những ý kiến hay góp phần nâng cao hiệu quả của công ty.
- Chuẩn bị các văn phòng phẩm và các thiết bị cho công ty.
- Đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên
Phòng tài chính-kế toán:
Cũng nh các doanh nghiệp khác tồn tại trong cơ chế thị trờng. Bộ phận tài chính kế toán luôn đợc coi là bộ phận quan trọng trong việc phối hợp các bộ phận khác trong Công ty thực hiện mục tiêu kinh doanh do Công ty đặt ra. Đặc biệt đối với việc hạch toán kết quả kinh doanh thông qua những con số thống kê phán ánh chính xác tình hình hoạt động của Công ty. Điều quan trọng đặt ra đối vối bộ phận tài chính-kế toán là không chỉ có trách nhiệm bảo toàn nguồn vốn huy động của Công ty mà còn góp phần nỗ lực trong việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất có thể.
*Nhiệm vụ:
- Tổ chức hạch toán, mở sổ theo dõi ghi chép thu chi của doanh nghiệp một cách chính xác kịp thời. Trên cơ sở theo dõi thờng xuyên việc thu chi, tiên phát sinh trong quá trình mua bán dịch vụ của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp, với khách du lịch và các bạn hàng.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về kế toán và tài chính của Công ty theo từng năm. Thông qua đó đánh giá lại thực trạng của Công ty, tình hình thực tế của từng phòng, rút ra những vấn đề cốt lõi về xu hớng phát triển sắp tới của Công ty, cũng từ đó xác định mục tiêu cụ thể của hoạt động kinh doanh.
2.1.4. Điều kiện kinh doanh và các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty 2.1.4.1. Điều kiện kinh doanh của Công ty
Công ty Du lịch Việt Nam đóng tại 30A Lý Thờng Kiệt- Hà Nội, thuộc trung tâm văn hoá-xã hội của cả nớc. Đây là đầu mối giao thông liên lạc trong nớc và quốc tế, nơi tập trung phần lớn các cơ quan ngoại giao, thơng mại và các tổ chức quốc tế. Đồng thời nơi đây còn hội tụ nhiều di tích lịch sử hào hùng của dân tộc, rất thuận lợi cho việc thu hút khách vào Việt Nam.
Hiện nay công ty có điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật tơng đối thuận lợi: một toà nhà 4 tầng tại 30A Lý Thờng Kiệt, trang bị 40 máy vi tính, 3 máy fax, 40 máy điện thoại cùng nhiều trang thiết bị văn phòng khác.
*Vốn: + Vốn cố định: 2.113331.264 đồng + Vốn lu động: 2.000.264.689 đồng + Tài sản có : 3.060.267.032 đồng *Đội ngũ lao động: + Tổng số: 135 ngời + Giới tính: 59/135 ng + Giới tính: 59/135 ngờiời
Đội ngũ lao động của công ty khá hùng hậu với trình độ và Đội ngũ lao động của công ty khá hùng hậu với trình độ và chuyên môn giỏi. Số tuổi lao động bình quân của đội ngũ lao động là chuyên môn giỏi. Số tuổi lao động bình quân của đội ngũ lao động là khá trẻ. Việc phân bổ lao động rất phù hợp với chức năng của các cấp khá trẻ. Việc phân bổ lao động rất phù hợp với chức năng của các cấp phòng ban thể hiện sự linh động và hiệu quả trong hoạt động của công phòng ban thể hiện sự linh động và hiệu quả trong hoạt động của công ty.
Bảng số 2: Số lao động của công ty Du lịch Việt Nam Phòng ban Tổng số Nữ Trởng phó phòng Đại học Đảng viên Dới 25 tuổi 25-35 tuổi 35-45 tuổi 45-55 tuổi Trên 55 tuổi Ban giám đốc 3 1 0 3 3 0 0 0 2 1 Thị trờng quốc tế I 13 8 2 13 8 1 6 3 1 2 Thị trờng quốc tế II 21 11 3 21 13 0 3 10 7 1 Hớngdẫn 22 5 2 22 6 3 9 7 2 1 Điều hành 13 9 1 11 13 0 1 5 7 0 Kế toán 11 8 2 9 7 0 0 5 6 0 Tổ chức hành chính 19 8 2 8 15 0 0 8 8 3 Tổ xe 14 1 1 2 4 0 2 9 3 0 Chi nhánh tại TP HCM 12 6 1 10 4 0 9 3 0 0 Chi nhánh tại Huế 7 2 2 6 3 0 2 5 0 0 Tổng 135 59 16 105 76 4 32 55 36 8
Nguồn: Công ty Du lịch Việt Nam
Uy tín của Công ty
Có thể nói Công ty du lịch Việt Nam-Hà Nội tồn tại gắn liền với lịch sử nghành du lịch. Là một Công ty có uy tín và danh tiếng trên thị trờng du lịch Việt Nam, hàng năm công ty đón đợc số lợng khách tơng đối lớn. Công ty luôn quan tâm đến việc bảo đảm chất lợng các dịch vụ trong chơng trình. Bất kỳ ý kiến phàn nàn nào của du khách Công ty đều xem nh tiếng chuông báo động để kịp thời xem xét chấn chỉnh lại mình. Thông qua đó kiểm điểm rút kinh nghiệm, nâng cao hiệu
quả hoạt động kinh doanh, đồng thời gây ấn tợng tốt cho du khách trong và ngoài nớc. Hiện nay Công ty đợc đánh giá là một trong những Công ty lữ hành đứng đầu Việt Nam.
Hoạt động liên doanh, liên kết:
Công ty liên doanh với Công ty Du lịch Quảng Ninh xây dựng khách sạn Vịnh Hạ Long có 44 phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế 3 sao. Điều này giúp Công ty đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu của du khách trong quá trình phục vụ kinh doanh. Quan hệ với các hãng, đại lý du lịch
Công ty có quan hệ với 50 hãng du lịch quốc tế trong phạm vi 30 nớc, trong đó có quan hệ truyền thống với các hãng, đại lý du lịch lớn trên thế giới: ASIA,