6. Cấu trúc đề tài
3.3. Một số giải pháp thúc đẩy dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
bằng đường biển của công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
Tập trung mở rộng thị trường
Đây là một giải pháp hiệu quả để đạt được các mục tiêu về lợi nhuận và tăng cường vị thế của công ty. Có thể mở rộng theo hai cách: Một là khai thác triệt để các thị trường vốn có như EU, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và các nước thuộc khu vực Châu Á, Châu Mỹ. Hai là kết nối và mở rộng, mở rộng thị trường cần phải thực hiện trong thời dài và phụ thuộc vào diễn biến nền kinh tế, diễn biến an ninh chính trị. Để xây dựng được một chiến lược mở rộng thị trường tốt công ty cần: Nghiên cứu đủ lâu, đủ hiểu về tính chất thị trường đó; tăng cường công tác nghiên cứu qua thời gian; tìm kiếm cách thâm nhập thị trường hiệu quả tiết kiệm để mang lại hiệu quả cao; xây dựng kế hoạch hợp lý để bám sát vào mục tiêuu (tài chính bao nhiêu tỷ, nhân sự bao nhiêu người ..).
Giảm chi phí kinh doanh và tăng nguồn vốn, tăng lợi nhuận
Chi phí cũng là một yếu tố không kém phần quan trọng tạo nên thành công cho doanh nghiệp. Để giảm được chi phí thì cần chuẩn bị bộ chứng từ cho thật chính xác điều này ngoài việc tránh được sự tiêu cực trong Hải quan mà còn có thể khắc phục tình trạng bị phạt do áp mã hàng hóa sai. Công ty cần kiểm soát và theo
dõi thường xuyên giá thành dịch vụ để tiến hành việc tăng hay giảm cước một cách hợp lý bằng cách:
- Khuyến khích cho những khách hàng tham gia nhiều vào loại hình xuất nhập khẩu và giao nhận với công ty và trở thành khách hàng trung thành của công ty trong một thời gian dài. Đồng thời, đưa ra nhiều chính sách ưu đãi về giá cước tạo nhiều cơ hội lựa chọn cho khách hàng.
- Còn đối với khách hàng mới thì việc tìm hiểu giá cước hợp lý nhất để có thể cạnh tranh với các công ty cùng ngành và biến những khách hàng mới trở thành khách hàng trung thành với công ty.
Bên cạnh việc giảm chi phí thì công ty cũng cần phải tìm cách để tăng nguồn vốn kinh doanh của công ty. Tận dụng loại hình kinh doanh của công ty là công ty cổ phần, công ty có thể huy động vốn từ bên ngoài thông qua việc bán cổ phần cho những người muốn đầu tư từ bên ngoài công ty. Những người này có thể là người thân, quen hay thông qua giới thiệu của bạn bè. Ngoài ra, công ty cũng có thể tận dụng các gói ưu đãi của ngân hàng cũng như các tổ chức tín dụng để bổ sung nguồn vốn kinh doanh. Để có thể tạo được sự tin tưởng từ người cho vay nhằm tăng thời hạn thanh toán thì công ty phải tạo được uy tín cho ngân hàng, tổ chức tín dụng cho vay. Công ty có thể tạo uy tín qua nhiều khía cạnh như khả năng thanh toán, hiệu quả sử dụng vốn, tốc độ tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận.
Rút ngắn thời gian giao nhận
Để rút ngắn thời gian cần làm là phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để làm được điều đó thì bộ phận kinh doanh, bộ phận giao nhận,… phải thường xuyên liên lạc, trao đổi thông tin cho nhau qua các công cụ, thường xuyên tổ chức các cuộc họp chung nhằm rút kinh nghiệm đối với những vấn đề phát sinh, thảo luận đưa ra hướng giải quyết và khắc phục hiệu quả. Các phòng ban có liên quan phải luôn phối hợp với nhau để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của mình, nhiệm vụ chung của toàn công ty một cách tốt nhất.
Ngoài ra, cần nắm vững quy trình khai báo Hải quan và các quy trình, thủ tục nhận hàng tại bãi, càng chứa hàng cũng như các quy định hiện hành có liên quan. Lúc này mới nhận thấy sự cần thiết khi kiểm tra hàng ở khâu ban đầu giúp người giao nhận chủ động để biết được mình cần chuẩn bị những chứng từ nào là cần thiết và hợp lệ nhằm tránh được những sai sót nhằm tạo điều kiện cho quá trình giao nhận diễn ra nhanh hơn, ít tốn kém hơn.
Xây dựng đội ngũ và chương trình marketing
Đầu tiên, công ty cần phải thành lập một bộ phận Marketing riêng biệt tách ra khỏi phòng kinh doanh, với chức năng và quyền hạn rõ ràng đồng thời cũng khẳng định vai trò và vị trí của phòng marketing ngang tầm với các phòng khác và chịu lãnh đạo trực tiếp từ Ban giám đốc. Phòng Marketing sẽ gồm các bộ phận về tư vấn, chăm sóc khách hàng và nghiên cứu thị trường, xây dựng phương án kinh doanh và sẽ là nơi đưa ra những bảng khảo sát, đánh giá tình hình thị trường hiện nay. Từ đó tổng hợp các thông tin thu thập được và phân tích những thông tin đó, chuyển về cho giám đốc công ty. Phòng Marketing cũng là nơi xây dựng giá dịch vụ sau khi khảo sát thị trường, nhận đơn báo giá của hãng tàu mà điều chỉnh giá cước. Thêm vào đó, phòng Marketing cũng chuyên quản lý về các dịch vụ sau khi kết thúc hợp đồng với khách hàng để giữ chân khách, tạo tình cảm thân thiện và quan tâm như tặng quà vào dịp lễ, tết trong năm. Thường xuyên gọi điện thoại, gửi email để cảm ơn cũng như tìm hiểu nhu cầu xuất nhập khẩu của khách hàng.
Khi xây dựng phòng Marketing riêng biệt thì sẽ có sự chuyên môn hóa hơn. Nhân viên phòng kinh doanh chỉ cần việc tìm kiếm khách hàng không cần phải thực hiện tất cả quy trình từ tìm kiếm, báo giá đến giữ chân khách hàng. Khi có đội ngũ Marketing làm việc thì hình ảnh của công ty được cải thiện, thương hiệu của công ty sẽ được nhiều người biết đến hơn. Do đó, sẽ khắc phục được việc ít khách hàng mới, giữ chân được khách hàng cũ, tăng sức cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh. Để thành lập phòng Marketing và bắt kịp được với tiến độ hoạt động của công ty thì công ty phải có những chính sách về nhân sự cho phòng này.
Nâng cao chất lượng nhân lực
Thường xuyên tạo cơ hội cho các nhân viên tham gia các khóa huấn luyện nghiệp vụ ngoại thương do cơ quan Hải quan tổ chức. Bên cạnh đó, nhân viên cũ có nhiều kinh nghiệm nên truyền đạt, hướng dẫn tận tình cho nhân viên mới để nhân viên mới có thể nhanh chóng hòa nhịp với công ty, nắm bắt được quy trình và đặc thù của công ty.
Công ty cũng có thể giữ lại các sinh viên thực tập tại công ty để làm việc. Vì khi đó, nhân viên thực tập đã quen với môi trường của doanh nghiệp cũng như nắm bắt được công việc. Công ty sẽ tốn ít thời gian trong việc đào tạo nhân viên mới hơn. Ngoài ra, cần trau dồi kĩ năng giao tiếp, thuyết phục khách hàng cũng như cách giải quyết vấn đề cho nhân viên phòng kinh doanh.
Khi tuyển nhân viên mới, công ty nên yêu cầu trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm làm việc và khả năng nhanh nhạy trong giải quyết vấn đề. Khi chất lượng
đầu vào tốt, có năng lực chuyên môn thì chất lượng nguồn nhân lực của công ty sẽ được cải thiện.
Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức của nhân viên cũng hết sức quan trọng. Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Khi khách hàng đã tin tưởng sử dụng dịch vụ của công ty thì nhân viên giao nhận phải có ý thức đảm bảo hàng hóa được an toàn. Để thực hiện, công ty nên tuyên truyền để nâng cao ý thức của mọi nhân viên trong công việc, trong sử dụng thiết bị, tài sản của công ty; đưa ra nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, đãi ngộ tốt đối với người có sáng kiến cải tiến công việc; chính sách sử dụng lao động phải đúng người đúng việc.
Chính sách ưu đãi
Công ty nên có chế độ ưu đãi hoặc thưởng đối với nhân viên hoàn thiện nhanh, khịp thời, giảm bớt chi phí trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu cho công ty cũng như khuyến khích các thành viên đóng góp ý tưởng mới lạ, độc đáo cho lợi ích của công ty và nếu ý kiến khả thi được áp dụng thì công ty có thể khen thưởng họ đồng thời tạo cơ hội thăng tiến trong tương lai.