Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty

6. Cấu trúc đề tài

2.2.1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty

lợi nhuận của công ty Kepler thuộc trung bình thấp. Các số liệu trên chỉ mang tính tương đối nhằm đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty so với các đối thủ trong ngành, bên cạnh đó còn phản ánh sự cố gắng, nỗ lực không ngừng nghỉ của tập thể Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong công ty và đồng thời cho thấy công ty cần phải có những bước tiến hơn nữa để vượt lên trở thành một trong những công ty logistics hàng đầu Việt Nam.

2.2. Thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần giao nhận vận tải Kepler

2.2.1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển củaCông ty Công ty

Sơ đồ 2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng

Đội ngũ nhân viên kinh doanh của công ty sẽ tìm kiếm khách hàng thông qua các phương tiện internet, điện thoại,… Các nhân viên phòng kinh doanh thường tìm kiếm khách hàng thông qua mạng xã hội facebook trên các hội giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, Logistics…

Hiện nay việc tìm kiếm khách hàng vẫn còn chưa thực hiện tốt. Số lượng khách hàng mới mà họ kiếm được ở mỗi tháng không nhiều.

Bước 2: Đàm phán và kí kết hợp đồng

Từ những thông tin về khách hàng của phòng kinh doanh và phương án kinh doanh của công ty mà Kepler sẽ đưa ra bảng giá phù hợp cho từng mặt hàng, khối lượng hàng và từng thời điểm. Nhân viên phòng kinh doanh sẽ căn cứ bảng chào giá của các hãng tàu để gửi bảng báo giá cho khách hàng, nếu khách hàng đồng ý thì sẽ liên lạc lại để đàm phán được giá tốt hơn và bàn kĩ hơn về dịch vụ. Đối với khách hàng mới, nhân viên kinh doanh sẽ gặp trực tiếp với khách hàng để đàm phán về các điều kiện của hợp đồng. Đối với khách hàng quen thì thường làm việc qua điện thoại, email.

Sau khi đã thống nhất về các điều khoản, dịch vụ và giá cả thì hai bên sẽ ký kết hợp đồng. Trên hợp đồng phải có thông tin của khách hàng cũng như công ty kepler. Nội dung hợp đồng giao nhận của công ty thường có 6 điều khoản. Các điều khoản cơ bản là tên hàng hóa, nội dung thực hiện dịch vụ giao nhận, giá cả dịch vụ, thanh toán, tranh chấp và khiếu nại và điều khoản chung.

Bước 3: Đặt chỗ với hãng tàu

Khi đạt được thỏa thuận với khách hàng thì khách hàng sẽ gửi bản mô tả sơ bộ hàng hóa gồm các thông tin về số lượng, khối lượng và thể tích của hàng hóa và ngày hàng xuất đi. Công ty nhận bản mô tả này và căn cứ vào đó để xem xét là hàng lẻ hay hàng nguyên container (dựa vào khối lượng và thể tích) để tiến hành liên hệ với các hãng tàu về việc đặt chỗ cho hàng hóa. Những đơn hàng mà xuất nguyên container có khối lượng ít hơn 20 tấn và ít hơn 33 khối thì nhân viên sẽ đặt container 20, ít hơn 28 tấn và ít hơn 67 khối sẽ đặt container 40. Còn những trường hợp khác, tùy trường hợp mà nhân viên sẽ linh hoạt đặt chỗ. Nhìn chung, công ty thường đặt container 20 đối với hàng nguyên container. Tùy vào thời gian cụ thể, công ty sẽ liên hệ với hãng tàu có tàu chạy và giá cước thấp để đặt booking. Tùy vào từng thời gian cụ thể, vào thời điểm đó hãng tàu nào có tàu chạy và giá cước thấp thì công ty sẽ liên hệ đặt booking. Các hãng tàu mà công ty hay đặt chỗ là WANHAI, EVERGREEN, Saigon Express,…. Hơn nữa, để giảm chi phí khi đi hàng lẻ thì công ty cũng ghép hàng với một số công ty giao nhận khác để được hàng nguyên container.

Bước 4: Giao hàng cho hãng tàu

Đối với hàng phải lưu kho bãi của cảng: việc giao hàng gồm hai bước: Thay mặt chủ hàng, nhân viên giao nhận của công ty sẽ đảm nhận công việc giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó tại cảng tiến hành giao hàng cho tàu.

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hóa với cảng.

- Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao cho cảng các giấy tờ: giấy phép xuất khẩu - Export license (nếu có), danh mục hàng hóa xuất khẩu - Cargo list, thông báo xếp hàng của hãng tàu cấp - Shipping note và lệnh xếp hàng - Shipping order.

- Giao hàng vào kho, bãi cảng và nhận phiếu nhập kho Cảng giao hàng cho tàu:

- Trước khi giao hàng cho tàu, nhân viên giao nhận phải hoàn tất thủ tục liên quan đến xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có)..

- Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến, chấp nhận thông báo sẵn hàng. - Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng

- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu: Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó (Clean Mate's Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn (B/L).

Đối với hàng hóa không phải lưu kho bãi tại cảng:

Hàng hóa do chủ hàng vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình giao trực tiếp cho tàu (Các bước giao nhận cũng giống như đối với hàng qua cảng).

Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container:

Nếu gửi hàng nguyên (FCL):

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào booking note và đưa cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng với bản danh mục xuất khẩu (cargo list)

- Sau khi đăng ký booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn.

- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình, đóng hàng vào, kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu có), làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì.

- Giao hàng cho tàu tại CY quy định, trước khi hết thời gian quy định (closing

time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tàu bắt đầu xếp hàng) và lấy Clean Mate's Receipt để lập B/L.

- Sau khi container đã xếp lên tàu thì người gửi hàng mang Clean Mate's Receipt để đổi lấy B/L (nếu xuất khẩu hàng theo FOB, CFR, CIF).

- Người gửi hàng mang hàng đến giao cho người vận tải tại CFS quy định, và lấy HB/L.

- Người chuyên chở hoặc người gom hàng đóng các lô hàng lẻ đó vào container sau khi đã kiểm hóa và niêm phong kẹp chì.

- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.

Trong những năm gần đây, công ty thường sử dụng dịch vụ của các hãng vận tải để thực hiện khâu giao hàng lên tàu. Điều này dẫn tới sự gia tăng chi phí của hoạt động giao nhận nhưng cũng đồng thời giảm thời gian giao hàng, đẩy nhanh tiến độ đưa hàng lên tàu cũng như chuyển giao các rủi ro trong nghiệp vụ giao hàng tại cảng sang các doanh nghiệp vận tải.

Bước 5: Chuẩn bị chứng từ

Hồ sơ Hải quan gồm:

- Tờ khai Hải quan: 02 bản chính (01 bản dành cho người xuất khẩu, 01 bản dành cho Hải quan).

- Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản chính

- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sale contract): 01 bản sao y bản chính. - Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): 01 bản chính.

- Giấy giới thiệu của Công ty xuất khẩu: 01 bản chính. Xin giấy chứng nhận có liên quan:

Xin giấy phép kiểm tra chất lượng hàng hóa, tùy theo từng loại hàng hóa xuất khẩu mà cần những giấy chứng nhận phù hợp với từng lô hàng.

Ví dụ: Đối với hàng nông sản cụ thể là “Vải thiều tươi” thì cần phải xin giấy đăng ký kiểm dịch hàng nông sản.

Bước 6: Làm thủ tục hải quan

Khai Hải quan điện tử:

Nhân viên chứng từ tiến hành khai hải quan điện tử, nhập các thông tin chi tiết vào các ô thông tin trong phần mềm như tên công ty xuất khẩu, mã số thuế, địa chỉ; tên công ty nhập khẩu, địa chỉ; tên cơ quan tiếp nhận tờ khai. Bên cạnh đó, còn phải cung cấp các thông tin về số lượng hàng, khối lượng, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng, số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, phương thức thanh toán, tổng trị giá hóa đơn, tỷ giá tính thuế, số container (có thể bổ sung sau). Tiếp đến, là nhập thông tin về tên hàng hóa, mã HS, thuế suất, loại hình kinh doanh của công ty khách hàng. Nhân viên giao nhận kiểm tra bộ chứng từ do nhân viên chứng từ hàng xuất cung

cấp xem đã đủ chưa. Các chứng từ bắt buộc phải có gồm 1 tờ khai hải quan điện tử, 1 hợp đồng thương mại, 1 Invoice, 1 Packing list, 2 giấy giới thiệu của công ty khách hàng.

Sau khi kiểm tra đầy đủ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành mở tờ khai.

Ra cảng mở tờ khai:

Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải quan điện tử (in 02 bản), gửi tờ khai cho khách hàng ký tên và đóng dấu xác nhận. Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu (01 bản chính), tờ khai Hải quan (02 bản chính).

Sau đó, Hải quan sẽ tiếp nhận bộ chứng từ và tiến hành kiểm tra, kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai và xem thuộc tính của hàng xuất khẩu.

Nếu hàng hóa miễn kiểm: Chứng từ hợp lệ thì sẽ chuyển sang phòng đóng dấu, nhân viên Hải quan sẽ tiếp nhận và đóng dấu thông quan.

Nếu hàng hóa kiểm hóa: chứng từ hợp lệ thì Hải quan sẽ chuyển sang khâu kiễm hóa. Nhân viên giao nhận liên lạc với Hải quan kiểm hóa, xin giấy điều động công nhân bốc dỡ hàng ra ngoài và tiến hàng kiểm hóa. Hàng hóa hợp lệ, đúng với số lượng kê khai trong tờ khai thì sẽ được đóng dấu Thông quan.

Thanh lý tờ khai Hải quan:

Nhân viên giao nhận photo tờ khai Hải quan điện tử, và nộp tờ khai bản chính và bản photo tại phòng Thanh lý tờ khai.

Hải quan thanh lý và đóng dấu vào tờ khai bản chính và trả lại cho nhân viên.

Vào sổ tàu hàng xuất:

Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để nhân viên Cảng vụ vào sổ tàu. Nhân viên vào sổ tàu sẽ in phiếu xác nhận có 2 liên: 01 liên trắng sẽ ký và nộp lại cho nhân viên vào sổ tàu, thương vụ Cảng; 01 liên vàng nhân viên giao nhận giữ lại.

Bước 7: Lập chứng từ thanh toán và quyết toán.

Khi nhân viên giao nhận làm xong thủ tục thông quan hàng xuất khẩu, nhân viên chứng từ sẽ chuẩn bị bộ chứng từ để xin giấy chứng nhận xuất xứ cho khách hàng. Bộ chứng từ gồm có 2 tờ khai đã thông quan (1 bản chính và 1 bản photo), chuẩn bị 1 hợp đồng, 1 Invoice, 1 packing list, hóa đơn mua hàng của khách hàng (bản photo), bản kê hàng hóa, bản kê khai nguyên phụ liệu, B/L (1 bản photo), công văn xin cấp C/O, form C/O (tùy thuộc vào quốc gia nhập khẩu là nước nào) để tiến hành xin C/O cho khách hàng. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ mang những chứng từ này đến khách hàng đóng dấu vào các giấy tờ trên để nhân viên công ty đi xin

C/O. Trước khi xin C/O tại phòng quản lý xuất nhập khẩu thì nhân viên chứng từ phải khai qua mạng đợi cơ quan này chấp nhận và cấp số C/O thì mới xin được. Các khách hàng của Kepler thường xuyên hợp tác hay xuất khẩu sang các nước ở Đông Nam Á, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, nên các form C/O hay được nhân viên chứng từ làm là CO form A, form D, form AK.

Công ty tiến hành bàn giao hồ sơ đầy đủ kèm theo tất cả các hóa đơn liên quan đến quá trình giao nhận lô hàng xuất khẩu. (phí B/L, kiểm dịch, phun trùng, lệ phí hải quan, phí xin C/O,. . . ). Đồng thời, Kepler sẽ gửi 2 bảng kê thanh toán (Debit Note) cho khách hàng. Sau đó, khách hàng sẽ kí nhận chi trả sau khi kiểm tra bảng kê thanh toán và các hóa đơn kèm theo.

2.2.2. Doanh thu và khối lượng giao nhận

Doanh thu giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler

Bảng 2.2. Doanh thu dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty theo hình thức xuất khẩu – nhập khẩu giai đoạn 2018-2020

Đơn vị: 1 triệu VNĐ Năm Doanh theo nhận hàng xuất khẩu Doanh theo nhận hàng nhập khẩu Tổng doanh thu

Qua bảng 2.2 ta thấy doanh thu xuất khẩu/ nhập khẩu bằng đường biển có sự thay đổi qua các năm. Doanh thu xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển không có sự chênh lệch quá lớn, hầu như là cân bằng giữa doanh thu xuất khẩu và nhập khẩu ngoại trừ năm 2020.

Ta có thể thấy sơ lược doanh thu xuất khẩu bằng đường biển thấp hơn doanh thu nhập khẩu bằng đường biển. Nhìn chung doanh thu xuất khẩu tăng đều từ năm 2018 đến năm 2020. Cụ thể, năm 2018 doanh thu xuất khẩu đạt được 3.950,3 triệu đồng, đến năm 2020 doanh thu đã tăng lên 12.097,7 triệu đồng, tức tăng gấp 3 lần và cũng là năm có tốc độ tăng trưởng cao nhất so với những năm còn lại từ 2018- 2020. Năm 2020 tăng 109% so với năm 2019.

Bên cạnh đó, doanh thu nhập khẩu bằng đường biển cũng tăng từ năm 2018 đến năm 2020. Doanh thu nhập khẩu năm 2018 đạt được 4.408,4 triệu đồng, đến năm 2019 đạt được 8.286,9 triệu đồng, năm 2020 đạt được 21.561,6 triệu đồng. Tốc độ tăng trưởng năm 2020 so với năm 2018 gần gấp 4 lần và năm 2019 là 160%. Nhìn chung, tốc độ tăng trưởng doanh thu nhập khẩu của Kepler rất đều, năm sau cao hơn năm trước.

Từ bảng 2.2, ta có thể thấy được tỷ trọng doanh thu nhập khẩu đường biển chiếm ưu thế hơn so với doanh thu xuất khẩu. Tỷ trọng doanh thu nhập khẩu chiếm hơn 50% doanh thu đường biển và có xu hướng tăng lên, cụ thể năm 2018 chiếm 52,77%, dù đến năm 2019 tỷ trọng còn 51,93% nhưng đến năm 2020 tỷ trọng lại tăng nhanh đến 57,33%. Tỷ trọng doanh thu nhập khẩu tăng nhanh trong 2020 một phần vì dịch Covid-19, nước ta phải nhập khẩu nhiều các trang thiết bị, vật phẩm, từ nước ngoài mà nước ta không sản xuất được. Dự đoán trong năm 2021 khi tình hình dịch bệnh giảm thì tỷ trọng xuất khẩu của nước ta cũng như của công ty sẽ tăng lên.

Khối lượng giao nhận hàng hóa

Bảng 2.3. Khối lượng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler giai đoạn 2018 – 2020

Chỉ tiêu

Hàng hóa xuất khẩu Hàng hóa nhập khẩu

(Nguồn: Báo cáo kế toán của Kepler)

Từ bảng 2.3 có thể thấy trong giai đoạn năm 2018 – 2020, khối lượng giao nhận hàng hóa có xu hướng tăng lên qua các năm. Trong đó, khối lượng giao nhận hàng hóa nhập khẩu cao hơn so với khối lượng giao nhận hàng hóa xuất khẩu.

Trong những phương thức giao nhận của công ty thì giao nhận bằng đường biển là phương thức chủ yếu và chiếm phần lớn là các đơn hàng nhập khẩu do đó khối lượng giao nhận hàng hóa cũng sẽ lớn hơn.