Vinasimex
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu nồi cơm điện của công ty CP Vinasimex
Lập kế hoạch nhập khẩu
Hỏi hàng
Đàm phán các điều khoản và kí kết
Nhận chứng từ bên xuất khẩu
Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu
Truyền tờ khai hải quan
Tính thuế và nộp thuế
Thông quan hàng hóa Nhận giấy báo hàng đến
29
Nguồn: Phòng nhập khẩu công ty Vinasimex Lập kế hoạch nhập khẩu
Giám đốc và phó giám đốc yêu cầu bộ phận kinh doanh tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trường. Thu thập thông tin và số liệu cần thiết để so sánh và phân tích nhu cầu thị hiếu của khách hàng từ đó đưa ra kết luận. dực trên những thông tin và số liệu thu thập được, bộ phận kinh doanh sẽ lập kế hoạch nhạp hàng và trình báo cáo lên cấp trên và chờ phê duyệt.
Các phòng thông tin nghiên cứu báo các bao gồm:
Cung cấp thị trường: người lập kế hoạch phải đo lường được nhu cầu mong muốn mua hàng của khách hàng như thế nào, yếu tố thị hiếu, mùa cụ tác động như thế nào đến hành vi mua hàng, lượng tiêu thụ tối đa và tối thiểu trong thời gian tới. Bên cạnh đó, phải nắm bắt được đối thủ cạnh tranh đang cung ứng những sản phẩm giống hoặc tương tự. Qua đó đánh giá được tiềm năng của sản phẩm trong tương lai gần hoặc tương lai xa.
Giá cả: Dù trong kinh doanh ngoại thương hay kinh doanh nội địa, yếu tố giá là yếu tố quan trọng then chốt đến sự thành công của sản phẩm. Giá cả cạnh tranh dễ tiếp cận với người tiêu dùng hơn bất kì yếu tố nào của sản phẩm. Tuy nhiên, giá cả không cao nhưng vẫn phải đáp ứng được chất lượng của sản phẩm.
Yếu tố chính trị, xã hội: Cần phải nắm bắt được các quy định pháp luật liên quan đến việc nhập khẩu mỗi loại hàng hóa, đánh giá thuế suất với các mặt hàng đó. Ngoài ra, mặt hàng công ty đang nhập khẩu có phù hợp với thị trường văn hóa của nước nhập khẩu hay không, có phải là mặt hàng bị hạn chế hay bị cấm sử dụng hay không,…
Hỏi hàng và kí kết hợp đồng
Sau khi phân tích và đánh giá nhu cầu của khách hàng về sản phẩm doanh nghiệp do bộ phận kinh doanh cung cấp số liệu. Công ty lập kế hoạch về mặt hàng và lượng hàng muốn nhập khẩu sẽ gửi thư hỏi hàng đến các đối tác như: Trung Quốc, Thái Lan, Hàn Quốc, Nhật Bản…Hình thức hỏi hàng chủ yếu bằng thư điện tử. Những nội dung chủ yếu đề cập trong thư hỏi hàng bao gồm: chất lượng sản phẩm, bao bì sản phẩm, giá sản phẩm, hình thức thanh toán, điều kiện giao hàng,… Đối với mặt hàng gia dụng và đồ điện thì yếu tố được ưa chuộng hàng đầu không chỉ là về giá cả mà còn là độ bền, chất liệu, bảo hành. Bởi lẽ, người tiêu dùng không muốn nhận về sản phẩm chất liệu kém sử dụng điều đó làm giảm giá trị của sản phẩm. Đó là lý do tại sao yếu tố về chất lượng sản phẩm lại được quan tâm và đề cập trong thư hỏi hàng. Bên cạnh đó là chế độ bảo hành khi khách hàng sử dụng sản phẩm, khi sản phẩm có
30
hỏng hóc xảy ra trong quá trình bảo hành thì đội ngũ sửa chữa sẽ được điều động kịp thời.
Hình thức nhập khẩu tại công ty CP Vinasimex là hình thức nhập khẩu trực tiếp. Sau khi nhận được thư điện tử hồi đáp thư chào hàng và điều kiện đơn hàng đáp ứng nhu cầu của công ty. Công ty sẽ giao trực tiếp với phía xuất khẩu về các điều khoản liên quan đến hàng hóa, giao nhận hàng hóa và điều khoản thanh toán. Việc đàm phán kí kết hợp đồng của công ty CP Vinasimex diễn ra cũng không phức tạp bởi vì các đối tác nhập khẩu chủ yếu đã có mỗi quan hệ làm ăn nhiều năm và dành sự tin tưởng cho đối tác của mình. Nhờ mối quan hệ làm ăn lâu năm và sự tin tưởng, công ty chủ yếu đàm phám kí kết hợp đồng qua điện thoại và thư điện tử. Tuy nhiên, đối với những lô hàng có giá trị cao và đối tác mới công ty vẫn thực hiện đàm phán trực tiếp để thương lượng những điều khoản một cách rõ ràng nhất, đối với khách hàng mới đó vẫn là cơ hội để gặp gỡ thân thiết hơn, đáp ứng những đơn hàng sau này.
Nhận giấy báo hàng đến
Trước khi hàng đến Việt Nam, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ nhận được giấy báo hàng đến. Giấy báo hàng đến bao gồm các nội dung như:
- Bên được thông báo (bên nhập khẩu) - Địa chỉ
- Thông tin chi tiết về lô hàng - Thời gian hàng về
- Địa điểm nhận hàng - Cước phí phải trả
Lấy lệnh giao hàng
Khi nhận được giấy thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận mang theo: - Giấy giới thiệu của cơ quan
- Giấy thông báo hàng đến - Vận đơn B/L: 01 bản gốc
Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng (D/O). Tại đây nhân viên giao nhận sẽ đóng các phí: phí xếp dỡ hàng tại cảng, phí chứng từ, phí lưu bãi, phí cước container, phí lưu container và lấy biên bản.
Nhân viên giao nhận cầm hóa đơn đóng tiền nộp cho hãng tàu. Khi đó nhân viên hãng tàu sẽ giữ lại B/L gốc, xuất hóa đơn và các chi phí đã nộp và 03 bản D/O đã ký tên và vận đơn đường biển (01 bản sao có đóng dấu của hãng tàu).
31
Khi lấy D/O xong, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra chi tết các thông tin trên D/O như tên công ty nhập khẩu, tên công ty xuất khẩu, tên tàu, số chuyến, tên cảng bốc, tên cảng dỡ, tên hàng, số lượng và chất lượng hàng hóa, số container, số seal,…
Nhận chứng từ bên xuất khẩu
Sau khi kí kết hợp đồng thương mại (Sales contract), phía xuất khẩu sẽ cung cấp các giấy tờ liên quan như:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Phiếu đóng gói hàng (Packing list)
- Chứng nhận xuất xứ (C/O) - Vận đơn (Bill of Landing)
Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu
Dựa trên các chứng từ từ nhân viên phòng nhập khẩu sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ hải quan và lên tờ khai hải quan. Trong quá trình lên tờ khai, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu phải chỉnh sửa cà điều chỉnh cho phù hợp. Bởi một chứng từ không hợp lệ sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình nhập cảnh và thông quan.
Một bộ chứng từ hợp lệ bao gồm:
Hợp đồng thương mại: 1 bản
Hóa đơn thương mại: 1 bản
Bản kê khai chi tiết phiếu đóng gói hàng hóa: 1 bản
Tờ khai hải quan: 2 bản
Phụ lục tờ khai hải quan: 1 bản
Tờ khai tờ khai giá trị tính thuế: 1 bản
Giấy chứng nhận xuất xứ: 1 bản
Giấy phép nhập khẩu: 1 bản
Vận đơn: 1 bản
Lệnh giao hàng: 1 bản
Giấy giới thiệu
Thư tín dụng
Đối với mặt hàng đồ điện và đồ gia dụng là mặt hàng chính công ty CP Vinasimex. Mỗi hàng nhập khẩu về và Việt Nam đều thực hiện công bố sản phẩm lên Bộ Công Thương. Mỗi mặt hàng đều được kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm và làm giấy nhãn sau đó thì công bố. Sau đó sử dụng công bố sản phẩm để đăng kí kiểm tra
32
chất lượng an toàn đối với hàng nhập khẩu và xác nhận đạt sản phẩm chất lượng cao là một trong những chứng từ bắt buộc khi thông quan hàng hóa.
Truyền tờ khai hải quan
Truyền tờ khai hải quan thực hiện ngay sau khi hãng tàu hoặc FWD gửi giấy báo hàng đến (A/N)
Có hai hình thức để lên tờ khai hải quan đó là lên tờ khai trực tiếp tại cơ quan hải quan và truyền tờ khai điện tử. Tuy nhiên những năm trở lại đây, các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện truyền tờ khai điện tử bởi sự tiện lợi, chính xác và tối ưu của các phần mềm khai báo điện tử. Công ty CP Vinasimex cũng nằm trong số các doanh nghiệp sử dụng các khai báo truyền tờ khai điện tử. để thực hiện lên tờ khai hải quan điện tử doanh nghiệp cần có chữ kí số và chữ kí đó phải được đăng kí tại tổng cục Hải Quan Việt Nam mới có hiệu lực. Việc lên tờ khai hải quan có thể thực hiện hoàn toàn miễn phí trên hệ thống VNACCS của tổng cục Hải Quan. Tuy nhiên, hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm ECUSS của Thái Sơn bởi sự dễ dàng và tiện lợi hơn. Trên tờ khia có các thông tin cần điền liên quan đến lô hàng và doanh nghiệp như: mã tàu, mã HS, mã hải quan,…sau khi tờ khi hoàn toàn hợp lệ, tờ khai sẽ được cấp số.
Sau khi tờ khai được truyền đivà tải lên hệ thống hải quan tờ khai sẽ được phân luồng. Hàng hóa sẽ được phân luồng thành ba loại:
Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì sẽ in được mã vạch thì tiến hành thanh lý và nhận hàng.
Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai sau đó mở tờ khai, thanh lý và nhận hàng.
Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mử tờ khai thực tế có thêm một bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi phân luồng được loại hàng hóa sẽ đưa ra tờ khai phân luồng.
Tính thuế và nộp thuế
- Tính thuế
Trong lúc chờ phân kiểm, đối với hàng hóa lưu kho, nhân viên giao nhận mang D/O đến giám sát kho và tìm vị trí cú container.
Sau khi có tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi trên màn hình để biết lô hàng của mình được phân vào luồng nào và có được miễn kiểm hay kiểm háo hay không. Nếu yêu cầu kiểm hóa, cần ghi lại tên của cán bộ kiểm hóa và cán bộ tính thuế vào tờ khai và D/O để đối chiếu tại hai quan kho. Hải quan sẽ ghi lại vị trí kho hàng
33
để tiện lợi cho quá trình kiểm hóa. Bước này là bước đối chiếu lệnh. Bước này được hiểu là hàng đã vào kho hay chưa.
Trong quá trình kiểm tra hàng hóa, cán bộ hải quan có thể kierm tra xác suất hoặc toàn bộ lô hàng tùy theo mức độ. Kết quả sẽ được ghi vào tờ khai.
Cán bộ tính thuế sẽ áp mã cùng với mức thuế đã được nhân viên bộ phận nhập khẩu của công ty tính toán và ghi lên tờ khai. Trong lúc này, công chức hải quan sẽ kiểm tra lại việc áp mã và số tiền tính thuế đã chính xác hay chưa. Cuối cùng của bước tính thuế, các bộ tính thuế sẽ đóng dấu kí tên xác nhận đã kiểm tra.
Cuối cùng bộ tờ khai hải quan được truyền đến chi cục phó để chi cục phó kiểm tra lại xem cần điều chỉnh gì không.
- Nộp thuế
Nộp thuế có thể được nộp ngay sau lúc truyền tờ khi hải quan hoặc sau khi tờ khai được thông quan, nhưng phải được thực hiện trước khi thông quan hàng hóa.
Hàng nhập khẩu sẽ bao gồm các loại thuế sau:
Thuế nhập khẩu
Thuế môi trường (nếu có)
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Các quy định về biểu thuế suất ưu đãi và thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt có thể tham khảo tại Nghị định số 57/2019-CĐ. Về thuế nhập khẩu, tùy thuộc vào loại hình hàng hóa có những mã HS khác nhau, nhân viên bộ phận nhập khẩu và cán bộ hải quan sẽ tham chiếu theo mã HS để áp thuế cho lô hàng.
Việc nộp thuế vào ngân sách nhà nước có thể thực hiện nộp tiền mặt trực tiếp hoặc ủy quyền qua ngân hàng. Để tiết kiệm thời gian và sự tiện lợi, công ty CP Vinasimex chủ yếu qua chuyển khoản từ tài khoản của công ty. Việc cần làm của nhân xuất nhập khẩu là điền vào mẫu nộp thuế vào ngân sách nhà nước chính xác thông tin của doanh nghiệp và số tờ khai hải quan, đóng dấu cùng chữ kí của giám đốc sau đó ủy quyền cho ngân hàng chuyển khoản nộp thuế.
Khi nhiệm vụ thuế đã hoàn thành và tờ khai hải quan được thông quan, bạn chỉ cần in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục hải quan. Sau đó đến hải quan giám sát để hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam.
Thông quan hàng hóa
Sau khi các thủ tục hải quan được hoàn tất, nhân viên thu nhận sẽ đến quầy thu tiền lệ phí hải quan, cung cấp cho cán bộ hải quan về thông tin liên quan đến công ty,
34
mã thuế doanh nghiệp và số tờ khai hải quan cần được thông quan. Sau khi đóng đầy đủ các lệ phí, cán bộ hải quan sẽ cung cấp 2 biên lai, một bản màu đỏ (người khai hải quan lưu) để doanh nghiệp lưu giữ, một bản màu tím (bảo sát) nộp cho cán bộ hải quan để nhận lại tờ khai
Sau hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai thông quan, bạn có thể tiến hành in mã vạch. Nộp mã vạch và tờ khai hải quan cho cán bộ hải quan giám sát ít nhất 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ. Bước này được gọi lag bước thanh lý tờ khai hải quan để đưa hàng từ cảng về kho.
Sau khi thanh lý tờ khai mang lệnh giao hàng (D/O) đến phòng thương vụ của cảng để đóng phí. Giao cho tài xế giao hàng các giấy tờ như: D/O, phiếu EIR để trình hải quan giám sát cổng để có thể đưa hàng rời cảng về kho của doanh nghiệp.
Sau khi đưa hàng về nhà kho, việc đầu tiên và quan trọng nhất là kiểm tra kẹp chì số container và tình trạng container, xe chở hàng. Sau khi rút hàng, tài xế sẽ đem container về cảng để trả lại. Mỗi hãng tàu sẽ có phí DEM và DET khác nhau, thường thì 1-7 ngày, để tránh bị tính phí cao, công ty cần nhanh chóng lấy hàng tại cảng và sau khi rút hàng cần nhanh chóng trả lại container cho cảng.